Инструкция организация делопроизводства
Скачать 1.69 Mb.
|
| Тексты документов могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов и подразделов пишутся с прописной буквы по центру текстового поля. Допускается писать прописными буквами наименования разделов. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, и пишутся с абзаца. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. Текст пункта может состоять из абзацев, которые не нумеруются. При этом абзац может начинаться как с прописной буквы (в конце абзаца ставится точка) так и со строчной буквы (в конце абзаца ставится точка с запятой). В локальных нормативных актах (приказах и т.п.), а также в других документах (заявление, служебная записка) текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "прошу", "предлагаю"). В правовых актах коллегиальных органов (решение) текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил"). В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили). СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчет и др.), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа (например: "начальник управления имеет право"; "комиссия установила"; "аналитический центр разработал"; "в состав управления входят ..."). В письмах используют следующие формы изложения текста: от первого лица множественного числа ("просим направить"; "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("деканат не возражает", "комиссия считает возможным"). СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. Выбор определенных языковых средств при составлении документов осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля (нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и лаконичности изложения). В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие и слова профессионального жаргона исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" - предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первый вариант имеет разговорный оттенок. Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"). Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) допускается, но должно быть ограничено. При построении больших сложных предложений следует учитывать, что его перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, т.е. отвечать на один вопрос. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. Например: Работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и проверку исполнения поручения, обязан: - проверить наличие сведений о документе в журнале входящей корреспонденции; - установить непосредственных исполнителей в подразделениях; - обобщить сведения о ходе исполнения поручения. Заканчивать письма лучше этикетными формулами. Например: - Мы ценим Ваше сотрудничество; - будем признательны Вам за оперативное решение вопроса; - с наилучшими пожеланиями…; - надеемся на Вашу заинтересованность… Перед реквизитом «Подпись» используется заключительная этикетная фраза «С уважением». При составлении писем общепринято применение шрифтов Times New Roman с кеглем 12-14. Текст письма печатается с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Все остальные реквизиты с одинарным межстрочным интервалом. 5.4.10.Реквизит – отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два-четыре межстрочных интервала. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Например: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, при наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложение 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. Приложение 2. Смета расходов на 4 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложение: Прайс-лист в 1 экз. На приложениях к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата, номер. Например: Приложение 2к приказу ректора института от 08.12.2011г., № 1221 5.4.11.Реквизит - подпись документа. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати. Подпись – обязательный реквизит документа. Документы, направляемые институтом в вышестоящий орган, подписываются ректором или по поручению ректора – проректорами. Документы, направляемые институтом в адрес других организаций, подписываются ректором, проректорами или по поручению ректора, руководителями структурных подразделений института. Документы, направляемые структурными подразделениями (справки, письма заказчикам и др.), могут подписываться руководителями структурных подразделений вуза. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например: Ректор подпись В.И. Мяленко ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» Если документ оформлен на бланке, то допускается использование сокращенного варианта должности (без упоминания наименования организации). Например: Проректор по учебной работе подпись А.М. Васильченко При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. СМК-ДП-4.2.4-01-Управление записями. Например:
|
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение... |
 | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Основные положения и требования к организации документооборота | | Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование |