Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области
Скачать 0.69 Mb.
|
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Председатель Челябинского Председатель областного суда Государственного комитета __________________Ф.М. Вяткин по обеспечению деятельности « 14 » мая 2010 г. мировых судей Челябинской области ______________________ В.П. Быков « 14 » мая 2010 г. Начальник Управления Судебного департамента в Челябинской области __________________С.И. Андреев « 14 » мая 2010 г. Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования 1. Общие положения 1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды)) <*>, документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей ведения делопроизводства и архива судебного участка. ---------------------------------------------------------------------------------------------- <*> Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности. 1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи. 1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 6 октября 2000 г., Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. № 70, Типовой номенклатурой дел и документов (далее – Типовая номенклатура), образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента 30 декабря 2008г., Основными правилами работы архивов организаций (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. и другими нормативными правовыми документами в области архивного дела. 1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве судебного участка, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению. 2. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи 2.1. Решение на передачу в архив дел, материалов, номенклатуры дел, журналов, нарядов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи. 2.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, наряды другие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи, настоящей Инструкцией и в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263. 2.3. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив судебного участка, секретарем судебного заседания подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись (справочный лист) находящихся в деле документов и количество листов, заверяется подписью секретаря судебного заседания. 2.4 Помощником мирового судьи на обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также в учетно-статистических карточках проставляется архивный номер, за которым дело или материал сдаются по описи в архив, и номер самой описи, а также указываются сроки хранения в соответствии с Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей с указанием сроков их хранения, год и месяц отбора для уничтожения. Эти даты переносятся в правый верхний угол учетно-статистических карточек красным карандашом или ручкой с чернилами (пастой) красного цвета. 2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения. 2.6. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа. 2.7. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства. 2.8. Помощник мирового судьи обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения приговора, определения, постановления во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д. Списание дела в архив производится на основании резолюции мирового судьи. Обращение к исполнению производится в соответствии с п. 11.2.4., п. 11.3.4., п. 12.1.6. Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи, утвержденной Приказом Председателя Государственного комитета по обеспечению деятельности мировых судей Челябинской области от 18.08.2008 № 11-о. При списании уголовного дела в архив необходимо руководствоваться следующими основаниями: - в отношении осужденного к лишению свободы - получение сведений о месте отбывания наказания осужденным; - в отношении осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних - также комиссии по делам несовершеннолетних; - в отношении осужденного к исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от уголовно-исполнительной инспекции; - в отношении осужденного к штрафу - представление осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо возвращение исполнительного документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении; - в отношении осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - поступление сообщений администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденных уголовно-исполнительной инспекцией или судебным приставом-исполнителем, на которых был возложен контроль за исполнением приговора; - в случае лишения прав на управление транспортными средствами - поступление сообщения органов государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии водительских прав; - в отношении лица, к которому применены принудительные меры медицинского характера - получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение; - по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении; - в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград, - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части; - в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе; - в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении. При списании гражданского дела в архив необходимо руководствоваться следующими основаниями: - производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям. - гражданское дело, по которому в удовлетворении иска отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения или определения. - если мировой судья вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив, при наличии в материалах административного дела уведомления о поступлении копии постановления мирового судьи о назначении данного вида наказания: - при назначении ареста – в специальный приемник органов внутренних дел; - при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) – в орган (должностному лицу), полномочному изымать у правонарушителя документ, которым предоставлено специальное право; - при применении штрафа и взыскании материального ущерба - судебному приставу-исполнителю; - при конфискации - судебному приставу-исполнителю; - в случае вынесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, - после их направления адресату; - при наложении взыскания в виде предупреждения – с момента получения копии, вступившего в законную силу постановления лицом, в отношении которого оно было вынесено. 2.9. Разрешение на передачу судебных дел в архив дает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления определения. Разрешив сдачу дела в архив, мировой судья в конце справочного листа (внутренней описи) ставит свою дату и подпись. 2.10. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2); составление внутренней описи документов (приложение 1); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.). 2.11. На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указывается: - наименование судебного участка; - фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; - фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления); - даты начала и окончания дела; - номер производства по делу; - количество листов в деле и срок хранения дела, производства. 2.12. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком. 3. Подготовка и оформление нарядов и других документов 3.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят помощник мирового судьи и делопроизводитель, на которых возложена обязанность по их ведению. 3.2. Помощник мирового судьи, отвечающий за ведение нарядов обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы. 3.3. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом. 3.4. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2). 3.5. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.11 данной Инструкции. 3.6. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности. Пример: Копии обзоров судебной практики вышестоящих судов в 3 томах. Том N 1 – копии обзоров по гражданским делам; Копии обзоров судебной практики вышестоящих судов в 3 томах. Том N 2 – копии обзоров по уголовным; Копии обзоров судебной практики вышестоящих судов в 3 томах. Том N 3 – копии обзоров по делам об административных правонарушениях; 3.7. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел. 3.8. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются. 3.9. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде. 3.10. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс. 3.11. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив делопроизводителем, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись. 3.12. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов. 3.13. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек помощник мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов. 3.14. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 - 150 учетно-статистических карточек. 3.15. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем. 3.16. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не передаются. 4. Экспертиза ценности документов. 4.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. 4.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве судебного участка и их передаче на постоянное хранение. 4.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов. 4.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов на судебном участке распоряжением мирового судьи создается постоянно действующая экспертная комиссия. 4.5. Экспертная комиссия создается из числа работников аппарата судебного участка. Председателем экспертной комиссии назначается помощник мирового судьи, членом комиссии - секретарь судебного заседания, секретарем экспертной комиссии - делопроизводитель, ответственный за ведение архивной работы. 4.6. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции: - дает заключения о характере документов для определения сроков хранения уголовных, гражданских дел, административных дел, нарядов и других документов. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов; - рассматривает описи дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив; - выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение мировому судье и экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов при администрации Челябинской области (далее - экспертно-проверочная комиссия); - рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению; - рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о не обнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное или муниципальное хранение; - рассматривает проект сводной номенклатуры дел (нарядов) мирового судьи; - принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному мировым судьей. 4.7. Заседания экспертной комиссии судебного участка проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. На заседания экспертной комиссии могут приглашаться - в качестве консультантов и экспертов представители соответствующего архивного отдела администраций районов (городов). 4.8. Заседания экспертной комиссии судебного участка оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается мировым судьей. 4.9. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если присутствовало большинство членов комиссии. Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения мировым судьей. Спорные вопросы разрешаются мировым судьей. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. В необходимых случаях решения экспертной комиссии дополнительно утверждаются экспертно-проверочной комиссией или согласовываются с ней. Документы для экспертно-проверочной комиссии передаются мировыми судьями через соответствующие архивные отделы администраций районов (городов). 4.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии - делопроизводителя. 5. Отбор документов и оформление их на уничтожение 5.1. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок хранения, установленный Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30.12.2008г., отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют помощник мирового судьи, делопроизводитель и архивариус. 5.2. Отбор дел (нарядов) к уничтожению оформляется актом (приложение 5) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. 5.3. Акты судебного участка о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение 6), согласованные с экспертной комиссией, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период. 5.4. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются. 5.5. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Изъятые судебные постановления подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку. 5.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила: дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров; в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений. 5.7. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка. 5.8. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. 5.9. Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта. 5.10. Дела и наряды, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел. 5.11. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры. 5.12. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. 5.13. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд. 6. Порядок нумерации листов 6.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно. 6.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши. 6.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. 6.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется. 6.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. 6.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. 6.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 6.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. 6.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно. 6.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь, сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2). 6.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. 6.12. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д. 6.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго. 6.14. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2). 6.15. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). 6.16. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде). 6.17. Лист-заверитель подписывается помощником мирового судьи, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи (Приложение 2). 7. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов) 7.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сроки хранения нарядов и дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения. 7.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены сводной номенклатурой дел, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. 7.3. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 г. 7.4. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу; вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения; вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению. 7.5. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента: погашения судимости; вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела. 7.6. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении; вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу. 8. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения 8.1. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства заводятся отдельные описи. 8.2. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 8.3. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 8.4. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3). 8.5. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на хранение в государственный архив. 8.6. Дела (наряды) вносят в опись в порядке значимости этих документов. Дела (наряды), включенные в опись, имеющие срок хранения «постоянно», подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный архив или муниципальный архив. При наличии в примечании отметки «на постоянное хранение не передаются» ряд дел и документов, имеющих срок хранения «постоянно» хранятся в архиве мирового судьи, на государственное хранение не передаются и в описи не вносятся. 8.7. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива через три года после сдачи дела в архив судебного участка. После утверждения годового раздела мировым судьей и экспертно-проверочной комиссией государственного архива первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются на судебном участке (приложение 3). 8.8. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение 4). 8.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования: каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись не должна превышать четырехзначную цифру – 9999 единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением; номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года; при заполнении графы "Индексы дел (нарядов)" для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда); графа "Заголовки дел (нарядов)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений; если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п. 8.10. Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступлений, например "О краже", то за первой записью вида преступления следует делать запись "То же". 8.11.Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется ответственным работником аппарата мирового судьи и утверждается мировым судьей. 8.12. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи. 8.13. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи. 9. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии 9.1. Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения и подлежащие передаче в государственные или муниципальные архивы, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии через соответствующее архивное учреждение города (района) вместе с протоколами рассмотрения этих разделов описей, утвержденными экспертной комиссией судебного участка. Пример: Годовые разделы описей на наряды, переданные в архив судебного участка в 2007 году, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения не позднее 2010 года. 9.2. На рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива представляются описи на дела (наряды) общего делопроизводства, гражданские, уголовные, административные дела. 9.3. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи. 9.4. Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка и хранятся у работника, ответственного за работу архива, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве. 9.5. На экземпляре описи, который хранится в архиве судебного участка, государственный архив ставит штамп об утверждении и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. 9.6. После утверждения годовых разделов описей экспертно-проверочной комиссией государственного архива судебный участок получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный Типовой номенклатурой. 10. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив судебного участка, порядок их хранения и использования 10.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются в архив судебного участка ежегодно, не позднее 1 апреля следующего года, по графику, утвержденному мировым судьей. Пример: Дела, наряды, законченные делопроизводством в 2009 году, должны быть переданы в архив судебного участка не позднее 1 апреля 2010 г. 10.2. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения. 10.3. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 5). 10.4. Гражданские, административные, уголовные дела (наряды), передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам. 10.5. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд). 10.6. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива, и утверждается мировым судьей. 10.7. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно. 10.8. Поступившие в архив судебного участка дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке. 10.9. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 - 50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку. 10.10. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив судебного участка не сдается. На учетно-статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на контроле. 10.11. По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив судебного участка. Акт приема-передачи составляется отдельно. 10.12. Из архива судебного участка дела, наряды могут выдаваться для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи. 10.13. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (приложение 11), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде. 11. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив 11.1. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат: дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве судебного участка; судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве судебного участка. Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей. 11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей. 11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, и работник государственного архива составляет акт (приложение 9). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи. Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с экспертно-проверочной комиссией государственного архива. 11.4. Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 6). 11.5. Сдатчик (архив судебного участка) и приемщик (государственный архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив судебного участка после его оформления. 11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел (нарядов). 11.7. Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке мирового судьи. 11.8. Мировой судья, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 10). 11.9. Перевозку дел (нарядов) в государственный архив организует мировой судья. 12. Учет документов в архиве 12.1. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности. 12.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы. 12.3. Основными учетными документами в архиве судебного участка являются: паспорт архива (приложение 8); сводная номенклатура дел (нарядов) судебного участка; описи дел (нарядов) постоянного хранения; журнал регистрации выданных копий, выписок, документов; книга выдачи дел (нарядов); акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение; акты приема-передачи документов на хранение в государственный архив; акты проверки наличия и состояния дел (нарядов). 12.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги учета дел (нарядов) постоянного хранения; книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения. 12.5. Дела (наряды) учитываются по описям. 12.6. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. 12.7. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно. 12.8. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения. 12.9. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. 12.10. Архив судебного участка ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив паспорт архива (приложение 8) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. 13. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве судебного участка 13.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве судебного участка, экспертной комиссией судебного участка производится проверка наличия и состояния дел (нарядов). 13.2. В ходе проверки осуществляется: установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; выявление и устранение недостатков в учете документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение 7). 13.3. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому судье и направляется в Государственный комитет по обеспечению деятельности мировых судей Челябинской области. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене мирового судьи и работника аппарата, ответственного за работу архива. 13.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания. 13.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел (нарядов). 13.6. В этих целях рекомендуется: изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища; организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов), предварительно изучив их сдаточные описи; проверить находящиеся рядом дела (наряды); изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния. 13.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица. Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией судебного участка и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 10). 13.8. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов. 13.9. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей. 13.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных государственным архивом. 14. Научно-справочный аппарат 14.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат. 14.2. В состав научно-справочного аппарата входят: учетная документация; картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства; исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию. 15. Организация использования документов архива 15.1. Использование документов архива судебного участка проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива: выдает документальные материалы работникам аппарата мирового судьи; направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи; информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов; выдает справки и выписки из архивных документов. 15.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность. 15.3. Порядок хранения в архиве судебного участка изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с п. 13.15., 14.3., 14.4., 14.5. Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за архив, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, а по нерассмотренным делам – с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу. Документы, без необходимости, приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения мирового судьи могут быть выданы их законным владельцам. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле. В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии. На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. 15.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам. 15.5. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируются в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись лица ответственного за архив судебного участка, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца. 15.6. Выдача находящегося в архиве судебного дела для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей. 15.7. Ознакомление с судебным делом производится в помещении судебного участка в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений. 15.8. Лица, перечисленные в п. 15.6 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу лицом ответственным за архив судебного участка и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится лицом ответственным за архив судебного участка. 15.9. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются отрезком плотного листа бумаги и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити. 15.10. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. 15.11. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу. 16. Оборудование помещения архива мирового судьи, режим хранения документов 16.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение. 16.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении. 16.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. 16.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. 16.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение. 16.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища. 16.7. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов. 16.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации. 16.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения. 16.10. Ответственный работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год. 16.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см. Целесообразно применять передвижные стеллажи. 16.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы. 16.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках). 16.14. В помещении архива категорически запрещается курение. 16.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей. 16.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними. 16.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов. 16.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. 16.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений. 16.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. 16.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками. Приложение 1 |
Похожие:
 | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) |
| Общие положения | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |
| Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 | | Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 |