Инструкция организация делопроизводства
Скачать 1.69 Mb.
|
| При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения оформляется по следующей форме: Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» от 01.03.2011 №24 (Дата и номер проставляется от руки) И могут состоять из слов (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Вносить изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документа и достоверность содержащихся в нем данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших этот документ. 5.4.7.Реквизит- резолюция В состав резолюции ректора ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», входят следующие элементы: - фамилия исполнителя (исполнителей); - содержание поручений; - срок исполнения; - личная подпись руководителя; - дата резолюции. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым). Ведущий документовед ОК обязан ознакомить с документом всех исполнителей в оперативном порядке (в день получения документа), а ответственный исполнитель организовать в указанный срок его исполнение. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхней части на любом свободном месте лицевой стороны документа. Содержание резолюции обязательно должно переноситься с документа в регистрационную форму «Журнал входящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 4). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, заполняется карточка контроля (Приложение № 12) с этого документа, снимается копия этого документа и регистрируется в «Журнале регистрации документов находящихся на «КОНТРОЛЕ-(К)» (Приложение № 13). Правила написания резолюции изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». 5.4.8.Реквизит - согласование документа Согласование документа, проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству, правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование документа может проводиться, как внутри ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа или проекта документа должностным лицом. Виза включает должность, личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. На распорядительных документах (приказы, распоряжения) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа без слова «Согласовано». На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью. Например:
При наличии замечаний, особых мнений дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием. Например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Руководитель Юридического департамента Подпись И.О.Фамилия дата Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи в левой части последнего листа на лицевой стороне документа и включает слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами (без кавычек и знаков препинания на конце). Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО ООО «ОКС» _______________С.И.Сойкин «_______» __________20___г Если согласование осуществляется коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: Например СОГЛАСОВАНО Письмо Минсельхоза России от 30.10.2009 № 451 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 17.09.2009 № 49 Если документ имеет два согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. Например:
Проект документа считается согласованным при наличии всех необходимых виз. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, подписи располагаются последовательно по алфавиту. При наличии у визирующего замечаний, дополнений они прилагаются на отдельном листе или по тексту. При внесении в процессе согласования документа изменений принципиального характера, он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных структурных подразделений. Срок согласования документа у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех рабочих дней, в исключительных случаях – пяти рабочих дней (например, при анализе правовых актов большого объема, содержащих приложения в виде положений, концепций, программ, планов и т.п.). Должностное лицо, нарушающее установленные сроки согласования документов, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. 5.4.9.Текст документа Текст документа содержит достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Документ должен быть предельно кратким, четким, тщательно отредактированным, составленным, как правило, по одному вопросу. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле, вводной части) указываются факты, основания, цели составления документа, во второй (резолютивной, заключительной) - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др. Текст документа может содержать одну заключительную часть. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. Вводная часть может начинаться словами: - в связи с тем, что…; - на основании приказа от…№…; В основной (резолютивной, заключительной) части письма формулируется предложение, отказ, просьба, а также их обоснование. При обращении к группе работников или ко всему коллективу организации используется форма обращения: - Уважаемые господа! - Уважаемые коллеги! - Уважаемые сотрудники! Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управлении, которые занимают высокие посты: - Уважаемый господин председатель! - Уважаемый господин мэр! Официальный характер носит форма обращения по фамилии: - Господин Смирнов! - Павел Александрович! - Уважаемый Андрей Иванович! Существует два основных способа изложения текста письма: исторический и систематический. При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма. В следующих абзацах – все подробности и уточняющая информация. Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных, писем-предложений. В зависимости от разновидности письма при составлении текста используются следующие обороты: СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. Сопроводительное письмо
Напоминание
Подтверждение
Извещение
Просьба
Благодарность
Кроме указанных выше составляются гарантийные письма, рекламные письма, информационные, письма-приглашения и др. При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.
|
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение... |
 | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Основные положения и требования к организации документооборота | | Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование |