Инструкция организация делопроизводства
Скачать 1.69 Mb.
|
| При подписании документа несколькими лицами одной должности разных учреждений подписи располагаются на одном уровне. Например:
Документы, направляемые институтом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора, а в его отсутствие - исполняющий обязанности ректора. Недопустимо при подписании документа исполняющему обязанности должностного лица ставить предлог "за", подписывать от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности руководителя. Должна быть указана фактическая должность подписывающего, его инициалы и фамилия. Если в подписанный документ вносят какие-либо исправления, добавления, необходимо получить разрешение подписывающего документ. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложения к документу. Подлинная подпись может быть заменена факсимиле. Факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) – штамп (клише) с воспроизводящей подписью лица. Факсимиле в институте может изготавливаться для ректора и проректоров, хранится в приемной ректора и проректора по учебной работе у секретаря. Факсимиле проставляется на приглашениях, грамотах, благодарственных письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению или с его разрешения. Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле при заверении дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений, договоров, финансовых документов 5.4.12.Реквизит- печать При необходимости документ заверяется печатью с изображением герба РФ (гербовая печать), печатями, штампами ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», или печатями, штампами структурного подразделения. Печать с изображением герба РФ ставится на документах, где воспроизведение оттиска этой печати специально предусматривается действующим законодательством. Гербовая печать ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», проставляется на документах, подписанных или утвержденных ректором, проректорами института, гл.бухгалтером и в особых случаях на документах, подписанных Ученым секретарем ( например, на списках научных трудов работников). Перечень других должностных лиц, имеющих право подписи документов заверенных гербовой печатью, определяет ректор. По общим правилам гербовая печать ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» не ставится на документах, оформленных на бланках института. На гарантийных письмах оттиск печати необходим. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Печати структурных подразделений (деканатов, приемной комиссии, отдела кадров и т.д.) применяют на документах, подписанных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов, на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью и обучением. 5.4.13.Реквизит - отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, Это позволяет получателю документа оперативно связаться с его составителем. Например на бланке письма: Исп.: Ф.И.О. (полностью) Тел.: 73-40-23 Например на бланке приказа: Проект приказа подготовила: Викулова Елена Сергеевна Тел.:73-40-23 Такая отметка располагается на лицевой стороне документа в левом нижнем углу и печатается уменьшенным 10 кеглем. 5.4.14.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. Документ исполнен, Ф.И.О. «______»___________20___г Тел. ____________________ 5.4.15. Отметка о поступлении документа в институт. Отметка о поступлении документа в институт проставляется в виде штампа на первом листе документа справа внизу, который включает в себя: - наименование учреждения; - порядковый номер; - дату поступления документа в институт. - подпись ведущего документоведа ОК ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» Вход.№ _______________________ «____»__________________20____г Подпись _______________________ 5.5. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 5.5.1.ПРИКАЗ Приказ – это правовой акт, издаваемый ректором ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом. Приказы издаются по основным задачам (например по задачам основной деятельности ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ. Говоря о подготовке приказа, подготавливается именно проект приказа, а не документ, проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом, он должен пройти процедуру согласования и подписания, кроме того после подписания необходима регистрация документа. Оформляются проекты приказов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003»Унифицированные системы документации». В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» приказы делятся на отдельные разновидности, а их оформление поручается различным подразделениям. Регистрируются и хранятся оригиналы приказов до передачи в архив службой отдела кадров. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» используют индексацию на основе букв: -«О» - Приказы по основной деятельности, регистрируются вед. документоведом отдела кадров, согласно СМК-ДП-4.2.3-01-Управление документацией; -«С» - Приказы студенческие по дневному обучению, регистрируются вед. документоведом отдела кадров, согласно СМК-ДП-4.2.3-01-Управление документацией; -«З» - Приказы студенческие по заочному обучению, регистрируются вед. документоведом отдела кадров согласно СМК-ДП-4.2.3-01-Управление документацией; -«К» - Приказы кадровые по личному составу регистрируются специалистом отдела кадров, согласно СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала; -«К/о»-Приказы кадровые о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, регистрируются специалистом отдела кадров, согласно СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала; -«К/д»-Приказы кадровые о дисциплинарных взысканиях и о работе в выходные и праздничные дни, регистрируются специалистом отдела кадров, согласно СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала; -«П» - Приказы кадровые производственные о направлении в командировки, регистрируется специалистом отдела кадров СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала. На примере приказа по основной деятельности(О), рассмотрим процедуру подготовки этого приказа. 5.5.1.1.Работа с проектом приказа начинается с получения указания о его создании от ректора, проректоров, исполняющего обязанности ректора в случае его отсутствия. 5.5.1.2.На этом этапе записывается вся информация, полученная от ректора или проректоров, уточняются: - сроки исполнения; - необходимость контроля исполнения; - срок действия приказа. Если необходимо, то готовятся сопутствующие документы например, служебная записка графики, сметы и т.д. 5.5.1.3.Приказы оформляются на утвержденном бланке института (Приложение № 8). Образец оформления приказа по основной деятельности смотреть в (Приложении № 8а). 5.5.1.4.Приказ печатается шрифтом Times New Roman размером № 12-14. Верхнее поле документа должно составлять 20мм, нижнее-20мм, левое-20мм, правое- 10мм. Первая строка абзаца и все последующие абзацы начинаются на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля. 5.5.1.5.В левом нижнем углу проекта приказа может проставляться отметка об исполнителе. Указываются фамилия и инициалы (полностью) сотрудника который готовил этот проект приказа, его должность и телефон. 5.5.1.6.Если проект приказа изменяет, отменяет или дополняет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. Обеспечение правового оформления проектов приказов возлагается на гл.юрисконсульта института. 5.5.1.7.Приказ должен иметь следующие реквизиты: -наименование вышестоящей организации; -наименование института; -наименование вида документа – приказ; -дата и номер с индексом. Указанные реквизиты оформляются словесно-цифровым способом. Например: МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ КЕМЕРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТП Р И К А З г.Кемерово «15 » 01 20___г № 71-О 5.5.1.8.Заголовок к тексту Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста проекта приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Например: О назначении руководителей дипломных работ Заголовок к проекту приказа выравнивается по левой границе текстового поля документа под датой. 5.5.1.9.Текст Текст проекта приказа, как правило, состоит из 2-х частей: вводной или констатирующей и распорядительной частей. В вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания проекта приказа по основной деятельности (О). Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если проект приказа издается на основании другого документа, то в вводной части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Вводное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» обязательная часть текста проекта приказа, пишется прописными (заглавными) буквами, выносится на новую строку выравнивается по левой границе текстового поля. Если распорядительная часть не требует пояснения, вводная часть может отсутствовать. При наличии двух частей проекта приказа распорядительная часть отделяется от вводной словом ПРИКАЗЫВАЮ: после слова приказываю, ставится двоеточие. Распорядительная часть текста содержит самое главное – непосредственно принятое руководителями решение. Оно может состоять из единственного абзаца либо из нескольких пунктов. В любом случае здесь указывается что, в какие сроки должно быть сделано задание, кто исполнитель, и, если необходим контроль исполнения, то кто его осуществляет. Если срок вступления приказа в силу не указан, считается, что он начинает действовать со дня подписания. Все пункты проекта приказа располагаются от левого поля. Применяется традиционная нумерация пунктов (1,2,3 и т.д.) и подпунктов (1.1, 1.2,2.1 и т.д.). Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например: Приложение №1 к приказу ректора от 10.06.2012 № 16-О Другими словами вспомогательная информация, (смета, таблица, график или перечень), может быть оформлена в виде приложения со ссылкой на неё в соответствующих пунктах проекта приказа. При этом в проекте приказа ставится « отметка о наличии приложений », в отличии от письма ( потому, что в тексте письма не всегда четко указано, если ли к нему приложения и какие, а в тексте проекта приказа такое указание обязательно есть, более того, обычно оно сопровождается объяснением назначения приложений).(см п. 5.4.10.Реквизит – отметка о наличии приложения). Без согласования документ не может быть представлен на подпись ректору, поэтому далее проводится согласование проекта приказа по основной деятельности(О),(см.п. 5.4.8.Реквизит - согласование документа). Все приложения, так же как и сам проект приказа, должны быть подписаны ректором проректорами, или другими должностными лицами. Подпись под документом содержит наименование должности, саму подпись и ее расшифровку, (см.п. 5.4.11.Реквизит - подпись документа). Подпись ректора или проректоров превращают проект приказа по основной деятельности (О), в полноценный документ, после чего он должен считаться приказом и быть зарегистрирован. 5.5.1.10. Вед. документовед ОК, согласно порядковой нумерации в пределах календарного года регистрирует подписанный ректором и должностными лицами оригинал приказа вместе с копиями, которые приносит ответственный за подготовку проекта приказа. Не допускается регистрация приказов с дробью. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер приказа, буквенный код и дату. Каждая группа приказов имеет самостоятельную нумерацию. Например:
Оригиналы приказов по основной деятельности института (О) подшиваются в папку регистратор приказов и регистрируются в «Журнале регистрации приказов по основной деятельности» (Приложение № 11). СМК-ДП-4.2.3.-01-Управление документацией СМК, Оригиналы приказов хранятся в отделе кадров института у вед. документоведа. 5.5.1.11.Вед. документовед ОК, заверяет копии приказов по основной деятельности (О) штампом «верно» и передает ответственному за подготовку проекта приказа для ознакомления должностных лиц. 5.5.1.12.Если требуется ознакомить с приказом большое количество должностных лиц: (деканов и зав.кафедрами) то, применяется рассылка по электронной почте. Ответственный за подготовку приказа, сканирует готовый приказ и отправляет на электронную почту вед. документоведу ОК, тот в свою очередь рассылает приказ по адресатам. Подлинники приказов формируются в дела и хранятся в ОК института. Подлинники приказов с постоянными сроками хранения передаются на архивное хранение вед. документоведу ответственному за архивное хранение. |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение... |
 | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Основные положения и требования к организации документооборота | | Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование |