Инструкция организация делопроизводства
Скачать 1.69 Mb.
|
10.9.Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию между руководителями подразделений. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, который записан первым, остальным исполнителям передаются копии. 10.11. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Схему работы с входящими документами смотри в (Приложении № 33). 11.ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 11.1.Электронная почта в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передача между пользователями как внутри института, так и между организациями. 11.2.Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 11.3.Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждое структурное подразделение имеет свой электронный ящик, с которого и на который отправляется электронное сообщение согласно СМК-П-6.3-01 «Положение о электронной почте». Электронные документы включаются в номенклатуру дел института СМК-И-4.2.3-02 «Сводная номенклатура дел». 11.4.При передаче приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»,необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом; - документ по каналу факсимильной связи отправляется ответственным структурного подразделения; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения. - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 12.ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ 12.1.Документы, отправляемые ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», передаются почтовой, факсимильной, экспресс- почтой и электронной связью. 12.2.Все документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться (регистрироваться в «Журнале исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 6). 12.3.Документы отправляются вед. документоведом отдела кадров. 12.4.При направлении документа более, чем в четыре адреса, руководитель структурного подразделения или ответственный за делопроизводство структурного подразделения составляет список на рассылку в произвольной форме и представляет его в ОК ведущему документоведу для отправки почтовой связью полностью оформленным. 12.5.Посылки, бандероли предоставляемые сотрудниками структурных подразделений в ОК для отправки почтовой связью, должны быть запечатаны и правильно оформленные ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с указанием полного почтового адреса получателя на почтовом отправлении. Отправка почтовой корреспонденции осуществляется два раза в неделю (вторник, пятница) вед. документоведом ОК, для этих целей ему предоставляется служебный автомобиль службой ЭТО. 12.6.В экстренных случаях почтовая корреспонденция отправляется экспресс – почтой. Для этого вызывается курьер, ему передается документация , она пакетируется, оформляется квитанция, копия которой остается в институте (по этим квитанциям отв. документовед ОК отчитывается перед бухгалтерией в конце месяца) курьер забирает оформленную корреспонденцию и в течении 2х,3х дней почта доставляется до адресата. 12.7.Для отправки телеграмм ответственный за делопроизводство в структурном подразделении оформляет телеграммы, (Приложение № 28) где указывает адрес, должность, Ф.И.О. абонента, текст самой телеграммы, а далее сам отправляет телеграмму по факсу. Если адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа. Полный почтовый адрес указывается, в соответствии с почтовыми правилами. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями. предъявленными к соответствующему виду документа.(см.п.5.8.1.) Сам факт отправки/получения документа посредством факсимильной связи отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который распечатывается после отправки документа. Поскольку факсимильные аппараты позволяют вести журналы отправки документации автоматически, то ведение общего журнала регистрации отправки факсов не обязательно. Как правило, документы отравленные по факсу, направляются в стороннею организацию для оперативной работы, а вдогонку высылается оригинал документа, поэтому в дело определяются копии отправленных документов и уже к ним подшиваются распечатки об отправке и получении данного документа. СМК-И-4.2.3-02- Сводная номенклатура дел. Схему работы с исходящими документами смотри в. (Приложении № 34). 13. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 13.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения - поступающих документов. 13.2.Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». 13.3.Внутренние документы (докладные записки, справки, служебные записки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ. 13.4.В ОК документы для регистрации передаются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях института уже подписанные ректором института или проректорами. 13.5. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лаборантов структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. 14. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 14.1.Руководители структурных подразделений в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 14.2.При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы немедленно передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений для исполнения исполнителю. 14.3.Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) ректором , проректорами В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», или начальниками структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров распечатывает их на ксероксе. 14.4.При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.),о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 14.5.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 15. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ И ЗАПРОСАМИ ДЕПУТАТОВ 15.1.Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», в соответствии с законом. 15.2.В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату. При обращении депутата в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью. При обращении (запросе) депутата должностные лица предоставляют запрашиваемые документы или сведения не позднее 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок. 15.3.В случае необходимости проведения, в связи с обращением или запросом депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса. 15.4.Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами в ОК. 15.5.В структурных подразделениях института по обращениям и запросам в соответствии с указаниями ректора в ФГОБУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» оперативно готовятся проекты ответов. 16. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 16.1.Регистрация документов. 16.2.Регистрация документов в институте осуществляется децентрализовано: - ведущим документоведом ОК, согласно СМК-И-4.2.3-01 – Инструкция по организации делопроизводства института, регистрируется входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора института, из министерств, ведомств, учреждений и организаций; документы адресованные в институт без указания конкретного адресата; исходящая документация за подписью ректора института или проректоров: - вед. документоведом , регистрируется корреспонденция, поступающая для рассмотрения ректору и проректору института по УР; - в структурных подразделениях института регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководителю структурного подразделения или исходящая корреспонденция и внутренние документы в журналах регистрации входящих или исходящих документов. 16.3.Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы - в день подписания. Ведущий документовед ОК регистрирует входящие документы в следующих журналах: - «Журнал регистрации входящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 4). -«Журнал регистрации входящей корреспонденции структурного подразделения» (Приложение № 5). -«Журнал регистрации исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 6). -«Журнал регистрации исходящей корреспонденции структурного подразделения» (Приложение № 7). -«Журнал регистрации приказов по основной деятельности «О» (Приложение № 11). -«Журнал регистрации распоряжений «Р» (Приложение № 15). -«Журнал регистрации заказных, ценных писем, бандеролей» (Приложение № 17). -«Журнал регистрации документов находящихся на КОНТРОЛЕ «К» (Приложение№ 13). -«Журнал регистрации выдачи документов из архива» (Приложение № 21). -«Журнал регистрации принятых телефонограмм» (Приложение № 29). -«Журнал регистрации отправки факсов, без вложения документов в дело» (Приложение № 31). -«Журнал регистрации печатей и штампов» (Приложение № 32). 16.4.Каждому структурному подразделению института присваиваются цифровые индексы согласно СМК-И-4.2.3-02 «Сводная номенклатура дел». 17. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 17.1.Организация контроля. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение зарегистрированных документов. Все поступающие на имя ректора и в адрес института документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Учёного совета , письма Минсельхоза России и т.д.). Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. 17.2. Контроль исполнения документов включает следующие этапы: - постановка документа на контроль (руководитель (ректор, проректор) делает отметку на документе «КОНТРОЛЬ» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись). - заполнение вед. документоведом ОК «Журнал входящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 4). - своевременное доведение документов до исполнителей вед. документоведом ОК (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания); - проверка и регулирование хода исполнения документа путём напоминания ответственным исполнителем специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 2 дня; - регулярное информирование начальником отдела кадров соответствующих руководителей о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях исполнителями. 17.3.Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями ректора (проректоров) института, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. 17.4.В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет ответственный за делопроизводство. 17.5.Контроль за исполнением зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес института, возлагается на ОК института. 17.6.Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. 17.7.Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором). 17.8.Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа или не менее, чем за 2 – 3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьёзными обстоятельствами. 17.9.Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки: - если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок, - документы и поручения без указания срока исполнения – в месячный срок, - если в документе имеется пометка «срочно», то в трехдневный срок. Срок исчисляется в календарных днях с дня, следующего за днём подписания документа, трёхдневный срок – в рабочих днях. |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение... |
 | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Основные положения и требования к организации документооборота | | Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование |