Инструкция организация делопроизводства
Скачать 1.69 Mb.
|
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯДанная инструкция применяется во всех структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». 3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
4. ТЕРМИНЫ. ОБОЗНАЧЕНИЯ. СОКРАЩЕНИЯ4.1. ТЕРМИНЫДокумент – информация, представленная на соответствующем носителе. Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству; Заверенная копия документа – копия документа, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Инструкция – нормативно-методический документ института, который является обязательным для исполнения для всех подразделений и сотрудников вуза. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Электронный вариант документа – документ официального происхождения на электронном носителе полностью идентичен бумажному варианту подлинника. Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение. Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Индекс дела – номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. Исходящий документ – отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 4.2 ОБОЗНАЧЕНИЯ ВУС - военно-учетный стол; ГОСТ Р ИСО – национальный стандарт по системе менеджмента качества; ГУК – группа управления качеством; ДЗН – до замены новыми; ДИ – должностная инструкция; ДП – документированная процедура; И – инструкция; ОК – отдел кадров; ПРК – представитель руководства по качеству; РФ - Российская Федерация; СМК - система менеджмента качества; СП – структурное подразделение; УФД - унифицированная форма документов; ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» – Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт; ФИО – фамилия имя отчество. 4.3. СОКРАЩЕНИЯ гл. – главный; зав. – заведующий; нач. – начальник; отв. – ответственный; рук. – руководитель. 5. МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЦЕССА 5.1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ5.1.1.Настоящая инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» устанавливает: -единую систему делопроизводства во всех структурных подразделениях вуза; -порядок подготовки, оформления и прохождения документов; -контроль за исполнением документов; -учет и хранение служебных документов; -формирование дел для сдачи в архив, хранение и использование. 5.1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» осуществляет вед. документовед ОК. Ответственный за организацию делопроизводства в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения в структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». 5.1.3.Ответственность за организацию, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей подразделений (отделов, кафедр, деканатов). Руководители структурных подразделений ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» несут ответственность за: -исполнение требований настоящей Инструкции; -своевременное ознакомление с документами и оповещение работников о принятых решениях и действиях должностных лиц ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», касающихся деятельности структурных подразделений; -обеспечение сохранности служебных документов, сопровождающих и отражающих деятельность структурного подразделения. 5.1.4.Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов. 5.1.5.В случае отсутствия руководителя структурного подразделения в связи с уходом в отпуск, временной нетрудоспособностью или убытием в служебную командировку ответственность за делопроизводство в структурном подразделении переходит к лицу, замещающему руководителя на время его отсутствия. 5.1.6.Работники структурных подразделений: - должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.; - несут ответственность за выполнение требований Инструкции по организации делопроизводства, за сохранность находящихся у них служебных документов; - должны обеспечивать прохождение своих документов (приказов, заявлений, служебных записок и иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, общий отдел, учебная часть и др.). 5.1.7.Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», допускается с разрешения руководства вуза. 5.1.8.Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой института, установленным порядком работы, Инструкцией по организации делопроизводства СМК-И-4.2.3-01, номенклатурой дел СМК-И-4.2.3-02 и должностной инструкцией, СМК-ДП-6.2-01 Менеджмент персонала. 5.1.9.При уходе работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их сохранности и своевременному исполнению. 5.1.10.При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в отдел кадров вед. документоведу, ответственному за сохранность личных дел и др.документации в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». 5.1.11.Содержание служебных документов не подлежит разглашению. 5.1.12.Передача документов от одного исполнителя к другому производится только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. 5.1.13.Ответственность за качество подготовки документов, за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за соответствие нормам действующего законодательства, за подготовку и исполнение документов в срок, за достоверность содержащейся в них информации возлагают на лиц, готовивших, визировавших и подписавших документы. 5.1.14.Вносить какие-либо изменения и добавления в утвержденные документы без согласования с лицом, подписавшим документ, не допускается. 5.2.ДОКУМЕНТЫ ИНСТИТУТА 5.2.1. Виды документов, создаваемые в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»: - организационные документы (Устав, штатное расписание, структура и штатная численность). - распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения); - информационно-справочные документы (акты, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, служебные записки, заявления, письма, факсы, справки, телеграммы, международные телеграммы, телефонограммы). 5.2.2.Комплекс документов определяется: - кругом вопросов, решаемых в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» для обеспечения уставной деятельности; - структурой института; - объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями и организациями. 5.2.3.Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы института, производится на основе, утвержденной ректором, сводной номенклатуры дел СМК-И-4.2.3-02- Сводная номенклатура дел, с указанием сроков хранения, а также описи дел постоянного и временного сроков хранения. 5.2.4.Распорядительные документы, поступающие в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений, посредством: - издания распорядительных документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам института, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению; - ссылки на наименование, номер и дату документа вышестоящей организации, при издании документов на их основе. 5.2.5.С целью усовершенствования делопроизводства в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», устанавливаются единые правила оформления документов СМК-ДП-4.2.3-01- Управление документацией СМК. Для сокращения количества применяемых форм документов используются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования» и ГОСТ Р1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения. 5.3.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 5.3.1.Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов на бумаге или других носителях. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать, установленные ГОСТом и иными нормативными актами правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение, поиск и возможность обработки документов с помощью компьютерной техники. Документ считается ненадлежащим образом оформленным при отсутствии реквизитов, обязательных для данного документа (например: наименования министерства, наименования института – автора документа, названия вида документа, номера, даты, индекса, заголовка к тексту, текста, виз, подписи и т.д.). В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если этого требует назначение документа. 5.3.2.Бланки документов Документы ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер. Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам. 5.3.3.Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм), в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30.-2003. Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее (в мм): -20 – верхнее; -20 - левое; -10 – правое; -20 - нижнее. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. 5.3.4.В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» применяются следующие виды бланков: - бланк письма с угловым штампом, образец оформления (Приложение № 1,1а); - бланк письма с продольным штампом, образцы оформления (Приложение № 2,2а); - общий бланк института, образец оформления (Приложение № 3,3а); - бланки приказов, образцы оформления приказов по основной деятельности, студенческие по очной форме обучения, студенческие по заочной форме обучения (Приложение № 8,8а, 9,9а, 10,10а); - бланк распоряжения, образец оформления распоряжения (Приложение № 14,14а); - бланк справки, образец оформления справки (Приложение № 18,18а); - бланк описи дел временного (свыше 10лет) хранения (Приложение № 23); - бланк описи дел по личному составу, образец оформления (Приложение № 24); - бланк описи документов, имеющихся в личном деле (Приложение № 25); - бланк - Лист заверитель дела №__ (Приложение № 26). - бланк телеграмм (Приложение № 28); - бланк оформления телефонограммы (Приложение № 30). 5.3. 5.Все бланки находятся в сетевом окружении ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» в папке отдела кадров: Перечень всех видов бланков, применяемых в институте, утверждается ректором института по представлению начальника ОК. 5.3.6.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 5.3.7.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) ректора института и утверждаются приказом ректора. 5.4.ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 5.4.1.Наименование института-автора документа Наименование института указывается в точном соответствии с полным наименованием юридического лица, определенном в действующей редакции Устава вуза, а именно: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт». При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТ Р 6.30-2003. Название документа пишется заглавными буквами (полужирным начертанием) и должно соответствовать его содержанию. 5.4.2.Название документа - бланк письма На бланках ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», полиграфическим способом печатаются следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации (Министерства) вуза, код организации(ОКПО), основной государственный регистрационный номер юридического лица (далее ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/КПП), справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, электронный адрес; название вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на номер и дату, заголовок к тексту. Например: на бланке письма с угловым штампом (Приложение №1)  5.4.3.Реквизит - заголовок к тексту Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок должен: -грамматически согласовываться с наименованием вида документа; -отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?»; -писаться с прописной «большой» буквы; -без кавычек; -точка в конце не ставится. Заголовок располагается ниже реквизита на регистрационный номер и дату документа, от границы левого поля без отступов. Например: -Об оказании материально-технической помощи; -О предоставлении информации. 5.4.4.Реквизит - дата документа и регистрационный номер документа На бланке документа для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки. Датой документа является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Например: (08.09.2012). В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат, Например: 10 февраля 2012 г. или 2 сентября 2011 года. Когда в тексте какого – либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце заголовок. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер на бланке проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке документа отметки: Например: на бланке письма: 22.10.2012»№ 06-13/559 Регистрационный номер письма состоит: -из индекса структурного подразделения-06; -номера дела по номенклатуре-13; -регистрационный порядкового номера документа-559. Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке документа отметки. Если письмо, которое готовится, (т.е. на исх. №09/575 от 28 июля 2012г.) является ответом на поступивший документ, вместо ошибочной фразы «На ваше письмо от 28 июля 2012г. №09/575 сообщаем…» в начале текста будет написано Например: -В связи с Вашим предложением…; -в соответствии с Вашими рекомендациями….; -сообщаем, что с Вашим предложением о………мы ознакомлены……; -благодарим Вас за приглашение…; -подтверждаем получение документов….; -подтверждаем Ваше предложение (обращение)…; -на условиях, предложенных Вами….; -согласно договору о ….. и др. 5.4.5.Реквизит - адресат Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда. Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила: СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. -инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже; -наименование института или его структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже; -иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании документа в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» или его структурному подразделению без указания должностного лица, наименование института пишут в именительном падеже с указанием полного почтового адреса. Например: ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» Отдел аспирантуры Марковцева ул.,д.5, г.Кемерово, 650056 При направлении документа должностному лицу название института, структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – дательном. Например: ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» Отдел кадров, начальнику Е.С. Викуловой Если письмо адресовано должностному лицу, имеющему ученое звание, ученую степень и другие регалии, следует писать адресование, начиная с должности. Например:
При этом допускается общепринятые сокращения. (Приложение № 35). Кандидату экономических наук - канд. экон. наук, доктору педагогических наук - д-ру пед. наук и т.д. Адрес не проставляется на документах, отправляемых в правительственные учреждения или в вышестоящие по подчиненности организации. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки. При этом на каждом экземпляре отправляемого документа указывается только один адрес. Слово "копия" перед 2,3,4-м адресом не проставляется. При адресовании письма физическому лицу вначале указывают Ф.И.О. получателя, затем почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами почтовой связи. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями. При адресовании документа нескольким структурным подразделениям, их названия следует указывать обобщенно. Например: Деканам факультетов ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» заведующим кафедрами инженерного факультета При отправке заказным, ценным письмом, заказной бандеролью, посылкой – имя, отчество указывают полностью. Например: Петрову С.Н.(Петрову Сергею Николаевичу ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Кировский р-н, Тульская обл., 301264 При направлении документа более, чем в четыре адреса, руководитель структурного подразделения или ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, составляет список на рассылку документа, в котором в обязательном порядке должны быть указаны фамилия, имя, отчество и адрес получателя с указанием почтового индекса. Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата. Например:
В письме, адресуемом организации (фирме), сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в нижнем правом углу колонтитула листа арабскими цифрами. 5.4.6.Реквизит - утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения, либо с момента, указанного в распорядительном документе. Документы, издаваемые в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», утверждаются ректором или проректорами института, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документов ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», производятся двумя способами: проставлением грифа утверждения, изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о факультетах, кафедрах, структурных и иных подразделениях института подлежат утверждению ректором и приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Ректор Кемеровского государственного сельскохозяйственного института д-р техн. наук, профессор ___________ В.И. Мяленко «__» ______________ 20_г. (Дата проставляется от руки) При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Например:
|
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение... |
 | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Основные положения и требования к организации документооборота | | Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование |