констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
В связи с этим служебные письма условно подразделяются на виды:
сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно необходимо в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения по приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов;
договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора, например:
Направляем подписанное с нашей стороны соглашение. Справка о финансировании будет направлена...;
Возвращаем подписанное и заверенное печатью соглашение о дальнейшем сотрудничестве от "___" _______2013 г. N ___, а также..., которое просим считать его неотъемлемой частью;
Направляем... экземпляров подписанного нами договора о сотрудничестве...;
Просим... и один экземпляр договора... возвратить нам;
письма-просьбы. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность органа или организации в ее исполнении.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Министерство культуры Республики Хакасия просит..."), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.
В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:
"Просим...
Вас сообщить...,
выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу,
включить в проект сметы расходы...";
"Прошу...
принять меры...,
сообщить данные о сроках реализации...,
направить отчет о реализации...,
подтвердить получение документов...";
письма-ответы (отказы). Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов должностного лица.
Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
повторение просьбы, на которую составляется ответ;
обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);
констатация отказа.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:
"Ваше предложение рассмотрено и отклонено по следующим причинам...";
"Считаем нужным сообщить, что...";
"Предлагаемые Вами условия проведения...";
"Ваше предложение не получило поддержки...";
письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола "напоминать".
Пометка "повторно", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, направленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:
"Напоминаем, что...
по проекту долгосрочной целевой республиканской программы... Вы должны...,
в соответствии с... Вы должны...";
"Обращаем Ваше внимание, на то, что...
отчетные данные необходимо представить...",
"Несмотря на неоднократные напоминания...
Вы до сих пор не представили...,
мы до сих пор не получили...".
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства;
информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте.
Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц, например:
... информирует о том, что приказ Министерства культуры Республики Хакасия от 27.10.2012 N 153 "Об..." опубликован в газете "Хакасия" от 09.11.2012 N 63;
письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении на мероприятие большого количества участников в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом, тексты-приглашения, так и трафареты, например:
16 сентября 2013 года в 12.00 в конференц-зале Министерства культуры Республики Хакасия состоится обсуждение проекта программы конференции...
Учитывая Ваш большой вклад в популяризацию культурных ценностей Республики Хакасия, направляем проект... и просим принять участие в его обсуждении.
В случае невозможности участия в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу...;
письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы, например:
Министерство финансов Республики Хакасия рассмотрело дополнение к проекту сметы на 2014 год... и считает возможным включить...;
письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) по-прежнему актуален. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания:
"Подтверждаем...
получение документов на...,
согласие на участие в...";
"С благодарностью подтверждаем...
получение Вашего письма от...,
получение приглашения на международный форум...";
"Министерство культуры Республики Хакасия подтверждает...
свой запрос о выполнении постановления...,
условия проведения республиканских конкурсов...".
5.4.12. Отметка о наличии приложений к служебному письму оформляется в соответствии с пунктом 4.2.13, 4.2.14 настоящей Примерной инструкции.
Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).
5.4.13. Подпись при подготовке служебного письма оформляется в соответствии с пунктом 4.2.10 настоящей Примерной инструкции.
Как правило, для подписания должностным лицом служебное письмо оформляется в двух экземплярах вместе с приложением, при наличии (в случае направления одному адресату):
один экземпляр письма с приложением (при наличии) оформляется на бланке;
второй - без бланка (визовый экземпляр), впоследствии этот экземпляр оформляется в дело.
При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса оформляются и подписываются пять экземпляров писем с приложениями (при наличии), из них:
четыре экземпляра, оформленных на бланках, с указанием на каждом экземпляре одного адресата, с приложениями (при наличии);
пятый экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр, с указанием всех адресатов и приложением, при наличии);
список рассылки.
При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса оформляются два экземпляра письма с приложениями (при наличии), из них:
один экземпляр письма, оформленный на бланке, в котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование (например: "Главам городских округов и муниципальных районов Республики Хакасия", "Согласно списку", "Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия");
второй экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);
список рассылки.
После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.
При принятии решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:
необходимое количество экземпляров письма, оформленных на бланке, в соответствии с количеством адресатов, указанных в списке рассылки, и приложениями (при наличии);
один экземпляр письма с приложением (при наличии), оформленный без бланка (визовый экземпляр);
список рассылки.
5.4.14. Визы согласования письма.
Виза согласования письма оформляется в соответствии с пунктом 4.2.11 настоящей Примерной инструкции и проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, оформляемом без бланка.
5.4.15. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с пунктом 4.2.15 настоящей Примерной инструкции и оформляется на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу шрифтом размером N 10.
5.4.16. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Для служебного пользования" в соответствии с пунктами 4.3.2, 4.3.3 настоящей Примерной инструкции.
5.5. Подготовка и оформление
информационно-справочных документов
5.5.1. Информационно-справочные документы являются формой передачи информации от одного уровня управления к другому, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.
Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов в республиканских органах исполнительной власти являются:
служебная (докладная) записка;
предложение;
объяснительная записка;
пояснительная записка;
акт.
5.5.2. Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, его заместителям, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная (докладная) записка составляется как по указанию руководителя, так и по инициативе сотрудника.
Служебная (докладная) записка может быть внешней или внутренней.
Внешние служебные (докладные) записки применяются при переписке между исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия или адресуются Главе Республики Хакасия или его заместителям.
Внешние служебные (докладные) записки оформляются на бланках служебных писем в соответствии с разделом 4.2 настоящей Примерной инструкции и подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Внутренние служебные (докладные) записки, адресованные руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителям и подписанные руководителем структурного подразделения или составителем (в зависимости от адресования), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4.
В состав реквизитов внутренних служебных (докладных) записок входят адресат, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата, регистрационный номер.
Наименование вида документа печатается строчными буквами (кроме первой) центрованным способом.
Датой внутренней служебной (докладной) записки является дата ее подписания.
Регистрационным номером внутренней служебной (докладной) записки является ее порядковый номер в течение календарного года.
Текст оформляется от первого лица единственного числа и состоит из двух частей. В первой части указываются основание или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.
Должностное лицо, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции (при необходимости).
5.5.3. Предложение - документ, представляющий собой разновидность служебной (докладной) записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Текст не содержит аналитическую часть, только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений). Оформляется аналогично служебным (докладным) запискам.
5.5.4. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия (бездействия), происшествия, ситуации, события, факта.
Объяснительная записка составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом, оформляется аналогично внутренним служебным (докладным) запискам.
Объяснительная записка подписывается составителем.
5.5.5. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа; содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта постановления, приказа); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.
Составляется на стандартных листах.
Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой - объясняются причины: приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам, пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.
Заголовок пояснительной записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:
"Пояснительная записка к проекту приказа Министерства культуры Республики Хакасия "Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги...".
5.5.6. Акты составляются для оформления результатов приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации и т.д. (приложение 10).
Обязательными реквизитами акта являются: наименование формы документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: акт уничтожения архивных документов.
Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования, экспертизы).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.
|
