При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
6.7.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Руководители структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования. При этом размножение документов на бумажном носителе осуществляется в исключительных случаях. На исполнение, как правило, передается сканированная версия контрольного документа по электронной почте или посредством САДД "Дело" из САДД "Дело".
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа-ответа или распорядительного документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя другие исполнители осуществляют своевременный и качественный анализ информации в соответствии с предоставленными полномочиями и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справки, сведения и т.д.). Ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа-ответа.
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.9.1. Подготовка и отправление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия о статусе депутата.
6.9.2. Депутатским запросом считается обращение депутата в письменной форме к руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия по вопросам, входящим в их компетенцию.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок) направляют ответ депутату и представляют запрашиваемые документы или сведения.
Срок исполнения запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет не более 30 дней со дня получения запроса, депутатов Верховного Совета Республики Хакасия - 15 дней со дня получения запроса, если иной срок не согласован с депутатом соответствующего органа власти.
6.9.3. В случае проведения дополнительных проверок или дополнительного изучения каких-либо вопросов, необходимых для исполнения запроса депутата, следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения.
6.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с установленным порядком работы.
6.9.5. Обращения, запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.
6.10. Работа с предложениями,
заявлениями и жалобами граждан
6.10.1. Предложения, заявления, жалобы (далее - обращения) граждан, поступающие в адрес исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, регистрируются в электронной базе данных либо в отдельном журнале, либо в специальной карточке и в тот же день передаются на рассмотрение руководству. Регистрация писем и обращений граждан, формирование их в дела осуществляется отдельно от общего документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
6.10.2. При регистрации обращений граждан для единообразного их учета, систематизации, обобщения и анализа используется тематический классификатор обращений и запросов граждан (далее - классификатор), рекомендованный к использованию органами государственной власти и местного самоуправления субъектов Российской Федерации поручением Президента Российской Федерации от 12.02.2011 N Пр-375. Работа с классификатором осуществляется в автоматическом режиме при обработке обращений граждан в САДД "Дело" (приложение 12).
Обновление классификатора производится в установленном порядке в рамках обновления программного обеспечения САДД "Дело" по представлениям Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.
6.10.3. В соответствующее поле электронной регистрационной карточки, отдельный журнал либо специальную карточку вносятся тема и код, соответствующие классификатору. Количество выбранных тем должно соответствовать всем вопросам, содержащимся в обращении гражданина.
6.10.4. На первой странице обращения в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с датой регистрации и регистрационным номером. Регистрационный номер обращения гражданина состоит из сочетания первой буквы его фамилии и порядкового номера, присвоенного обращению электронной системой регистрации, через дефис, например: И-523.
В случае коллективного обращения граждан регистрационный номер имеет вид: Кол-526.
6.10.5. На каждое обращение заводится дело, в которое включаются все документы по его рассмотрению.
6.10.6. Рассмотрение обращений граждан ставится на контроль. При направлении обращения для рассмотрения по существу в подведомственные организации, муниципальные образования республики орган исполнительной власти одновременно письменно уведомляет заявителя.
6.10.7. Рассмотрение обращений считается законченным только тогда, когда решены все поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в электронной базе данных, журнале регистрации или в регистрационной карточке.
При ответе гражданину на обращение исходящим номером является входящий номер полученного обращения.
6.10.8. Все обращения, поступившие в адрес исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, рассматриваются в соответствии с положениями Федеральных законов от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями) и от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями).
7. Поисковая система по документам исполнительного
органа государственной власти Республики Хакасия
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие от других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое повторно он не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и его содержания. Например, отдельно регистрируются все входящие документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, обращения граждан и др.
7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документа. Место регистрации отдельных видов документов (приказы по личному составу, протоколы коллегий, совещаний) определяется руководителем органа исполнительной власти.
7.1.6. Документы регистрируются в САДД "Дело".
Регистрация документов в автоматизированной системе "Дело" осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в соответствии с разделом 3 Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденной постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26.03.2010 N 11-ПП (с последующими изменениями).
7.1.7. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом и оформляются в соответствии с пунктом 4.2.7 настоящей Примерной инструкции.
7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора, корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов электронной регистрации, в зависимости от характера документа и задач использования информации, может дополняться другими реквизитами:
гриф ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронные картотеки и классификационные справочники.
7.2.2. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста, предусмотренную САДД "Дело".
7.2.3. Поисковые системы обеспечивают работникам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, иным государственным органам, организациям и физическим лицам поиск информации о деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
7.2.4. Порядок получения информации определяет исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия как собственник или владелец информационных ресурсов на основании требований законодательства.
7.2.5. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия, в пределах своей компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.
8. Контроль исполнения документов
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на свободном поле документа (слева ниже реквизитов бланка или в верхнем правом поле документа) делается отметка о контроле: "К" или "Контроль".
8.1.3. Контроль обеспечивает руководитель республиканского органа исполнительной власти и по его поручению служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с предоставленными полномочиями.
8.1.4. Контроль исполнения документа строится на основе его регистрационных данных. Контрольная картотека автоматически систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы, законы, постановления, распоряжения вышестоящих органов государственной власти, приказы (распоряжения) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, служебные письма и др.).
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и зависят от даты их поступления (для поступивших из вышестоящих органов государственной власти, других регионов, организаций); от даты регистрации документов (для внутренних распорядительных документов: распоряжений, приказов). Сроки исполнения документов определяются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия исходя из срока, установленного вышестоящим органом государственной власти, организацией, направившим документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометки: "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 календарных дней;
по запросам Верховного Совета Республики Хакасия - не позднее чем через 15 дней со дня поступления запроса;
по запросам депутатов всех уровней - не позднее чем через 30 дней со дня поступления запроса;
по поручениям Правительства Республики Хакасия, данным исполнительным органам государственной власти республики по доработке проектов постановлений, рассмотренных на заседании Правительства Республики Хакасия в течение 3 дней, если более продолжительный срок не оговорен при обсуждении, по проектам постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия, поступившим в САДД "Дело" на согласование, - до 7 рабочих дней.
|
