УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия (новая редакция) г. Улан - Удэ 2012
УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Управления
по делам архивов
Республики Бурятия
от 29 июня 2010 г. № 32
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия
I. Общие положения
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Республики Бурятия от 08 сентября 2009 г. № 329 «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия (далее – Инструкция по делопроизводству).
Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну[1].
Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.
При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации и архивного дела:
1. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22 августа 2004 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1993, № 41, с.8220-8235).
2. Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 51, ст.5718).
3. Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 22.08.2004) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 29, ст. 3697).
4. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изм. от 08 ноября 2007 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127).
5. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52 (ч.1), ст.5140).
6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 04 декабря 2006 г., 01 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169).
7. Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060).
8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть I), ст. 3448).
9. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №31 (1 ч.), ст. 3451).
10. Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (вступает в силу с 01 января 2010 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст.776).
11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127).
12. Постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 29, ст. 3035).
13. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. № 25, ст. 3060).
14. Закон Республики Бурятия от 10 июня 1992 г. №221-ХII «О языках народов Республики Бурятия» (в ред. от 03 июля 2006 г.) (Бурятия, № 119 (279), 1992, 23 июня.
15. Закон Республики Бурятия от 26 октября 1994 г. № 47-I «О порядке опубликования и вступления в силу законов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия» (ред. от 03 июля 2009 г.) (Бурятия, № 217 (884), 1994, 17 ноября.
16. Закон Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия» (Бурятия, № 80 (995), 1995, 2 мая.
17. Закон Народного Хурала Республики Бурятия от 22 июня 1995 г. № 161-I «О порядке применения отдельных положений Закона Республики Бурятия «О Государственном гербе Республики Бурятия» (Бурятия, № 120 (1035), 1995, 30 июня.
18. Закон Республики Бурятия от 23 ноября 2006 г. № 1957-III «Об архивном деле в Республике Бурятия» (ред. от 16 марта 2009 г.) (Бурятия, 2006, № 222 (3862), 25 ноября.
19. Закон Республики Бурятия от 02 июля 2007 № 2352-III «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Республике Бурятия» // Бурятия, 2007, № 118.
20. Указ Президента Республики Бурятия от 07 июля 2004 г. № 256 «О государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия» (Бурятия, № 130 (3274), 2004, 14 июля.
21. Указ Президента Республики Бурятия от 19 февраля 2010 г. № 21 «Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением документов в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, министерствах и иных исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия».
22. Постановление Правительства Республики Бурятия от 08 июля 2004 г. № 146 «Об утверждении правил подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия» (в ред. от 26 марта 2009) (Бурятия, № 130 (3274), 2004, 14 июля.
23. Постановление Правительства Республики Бурятия от 25 июля 2005 г. № 238 «О системе электронной почты Правительства Республики Бурятия» (Бурятия, №137 (3531), 2005, 30 июля.
24. Постановление Правительства Республики Бурятия от 19 декабря 2005 г. № 395 «О Типовом регламенте внутренней организации органов исполнительной власти Республики Бурятия» (в ред. от 15 января 2009 г. № 8) (Бурятия, № 55 (356), 2005, 24 декабря.
25. Постановление Правительства Республики Бурятия от 05 июня 2006 г. №162 «О Реестре государственных информационных ресурсов и информационных систем Республики Бурятия» (Бурятия, № 34(393), 2006, 10 июня).
26. Постановление Правительства Республики Бурятия от 25 октября 2006 г. № 343 «О Регламенте Реестра государственных информационных ресурсов и информационных систем Республики Бурятия» (Бурятия, №208(3848), 2006, 4 ноября).
27. Постановление Правительства Республики Бурятия от 22 февраля 2007 г. № 54 «Об удостоверяющем центре Республики Бурятия и о мерах по применению средств электронной цифровой подписи в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия» (ред. от 26 декабря 2007 г.) (Бурятия, №34 (3921), 2007, 28 февраля).
28. Постановление Правительства Республики Бурятия от 30 июля 2009 г. № 297 «О Регламенте Правительства Республики Бурятия» (Бурятия, № 85 (781), 2009, 4 августа).
29. Постановление Правительства Республики Бурятия от 08 сентября 2009 г. № 329 «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия» (Бурятия, №92 (788), 2009, 12 сентября).
30. Распоряжение Президента Республики Бурятия от 24 декабря 2008 г. №123-рп «О порядке подготовки и внесения изменений на рассмотрение проектов правовых актов Президента Республики Бурятия» (Бурятия, 2008, 27 декабря).
II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденными постановлением Правительства Республики Бурятия от 08 сентября 2009 г. № 329, с учетом положений данных Методических рекомендаций.
Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия и с заместителем руководителя исполнительного органа государственной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.
В соответствии с пунктом 5 Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия исполнительный орган государственной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Управление по делам архивов Республики Бурятия[2].
При наличии у Управления по делам архивов Республики Бурятия замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти РБ дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Управление по делам архивов РБ.
Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Управления по делам архивов РБ и исполнительным органом государственной власти РБ в целях выработки взаимоприемлемого решения.
Согласование Инструкции по делопроизводству оформляется протоколом Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов РБ, направляемым в адрес исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.
После согласования с Управлением по делам архивов РБ Инструкция по делопроизводству утверждается приказом исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.
Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений исполнительного органа государственной власти.
Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом исполнительного органа государственной власти после их согласования с Управлением по делам архивов РБ.
Подведомственные учреждения и предприятия органов исполнительной власти Республики Бурятия разрабатывают Инструкцию по делопроизводству, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти, в структуру которого они входят и, руководствуясь, настоящими Методическими рекомендациями.
III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству
3.1. Общие положения
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции.
В разделе «Общие положения» устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти документов, совершенствования делопроизводства исполнительного органа государственной власти и повышения его эффективности.
Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Республики Бурятия в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об исполнительном органе государственной власти, регламент исполнительного органа государственной власти и утвержденные Управлением по делам архивов Республики Бурятия «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия».
В разделе устанавливается, что:
положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительном органе государственной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (законами, инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем исполнительного органа государственной власти;
требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти;
функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти, устанавливаются должностными регламентами;
непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным приказом руководителя исполнительного органа государственной власти и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству устанавливаются действия работников структурных подразделений исполнительных органов государственной власти в случае прекращения служебного контракта, отпуска, командировки, болезни, а также в случае утраты служебных документов.
Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти;
работники структурных подразделений исполнительного органа государственной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации, Республики Бурятия ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
|
