4.2.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
При утверждении документа руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже через один межстрочный интервал указывается полное наименование должности лица, утверждающего документ, еще ниже, через два межстрочных интервала, располагаются личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр культуры
Республики Хакасия
Личная подпись И. Фамилия
______________
"___" ___________ 2013 г.
При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
При утверждении документа распоряжением или приказом исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН", которое согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа, например: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ", наименования вида распорядительного документа, даты и его регистрационного номера, например:
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства культуры
Республики Хакасия
от 16.03.2013 N 49
В данном случае утверждаемый документ фактически является приложением к приказу (распоряжению) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
4.2.13. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
Приложения к документу могут быть:
утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом, например, приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение (пункт 4.2.12 настоящей Примерной инструкции);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.
На самом приложении к документу оформляется соответствующая отметка, включающая: слово "Приложение", наименование вида документа, к которому прилагается, наименование организации - автора документа, его дату и регистрационный номер, например:
Приложение
к письму Министерства культуры
Республики Хакасия
от "___" __________ 2013 г. N ___
Реквизит располагают в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатают от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через одинарный межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких приложений они нумеруются без указания знака "N", например:
Приложение 1
к приказу Министерства финансов
Республики Хакасия
от "___" __________ 2013 г. N ___
4.2.14. Сведения о наличии приложений к служебным письмам, документам информационного характера оформляются в следующем порядке:
слово "Приложение" печатается через двойной межстрочный интервал ниже основного текста письма от левого края текстового поля (без красной строки). После слова "Приложение" ставится двоеточие;
если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием наименования, количества листов и экземпляров в каждом приложении, например:
Приложение: 1. Проект приказа "Об утверждении Административного
регламента" на 24 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту приказа "Об
утверждении Административного регламента" на 4 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о его наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Росархива от 24 апреля 2013 г. N 1-203 и приложение
к нему, всего на 12 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: брошюра в 5 экз.
4.2.15. Отметка об исполнителе документа включает в себя его фамилию и номер телефона или инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Печатается отметка об исполнителе на лицевой стороне последнего листа документа в две строки шрифтом размером N 10, например:
Иванов
(3902)29-51-41
или
Н.Н. Иванов
(3902)29-51-41
Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.
В случае подготовки документа группой исполнителей в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
4.2.16. Указание по исполнению документов оформляется в форме резолюции, которая должна содержать фамилии, инициалы исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись должностного лица и дату, например:
Петрову А.А.
Пономарёвой И.В.
Подготовить проект
приказа к 30.08.2013
Личная подпись 05.08.2013.
Резолюция оформляется на первом листе поступившего документа, на свободном поле документа. В случае если поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится (приложение 4).
Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
На документах, не требующих конкретных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, допускается в резолюции указывать только фамилию, инициалы имени исполнителя в дательном падеже, подпись автора резолюции, дату.
4.2.17. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
4.2.18. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Верно
Ведущий специалист
отдела кадров Министерства финансов
Республики Хакасия Личная подпись И.О. Фамилия
______________
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью цифрами и (прописью) листов
Ведущий специалист Личная подпись И.О. Фамилия
______________
Дата Печать
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
4.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об этом, или при наличии такого документа ссылку на дату и регистрационный номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дату.
4.3. Организация и порядок работы с документами,
содержащими служебную информацию ограниченного
распространения
4.3.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, например:
Для служебного пользования
Экз. N _____
4.3.2. Прием, учет (регистрация) и отправка документов и изданий, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляются службой ДОУ.
Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются поэкземплярно; на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в нижней части листа с левой стороны указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и работника, отпечатавшего документ, контактный телефон и дата печатания документа, например:
Отпечатано 2 экз.
Исполнил: Фамилия (Личная подпись)
Тел. (839022)295-140
Отпечатал: Фамилия (Личная подпись)
"__" _______ 2013 г.
4.3.3. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации в службу ДОУ, черновики при этом уничтожаются, о чем делается отметка на подлиннике документа. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются совместно с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" ("Для служебного пользования"). Данные документы регистрируются в САДД "Дело", пометка "ДСП" переносится в электронную регистрационную карточку без прикрепления электронного образа документа.
4.3.4. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения:
передаются между работниками исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения;
размножаются (тиражируются) службой ДОУ только с письменного разрешения руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; с пометкой на оборотной стороне документа о количестве снятых копий, указанием фамилии исполнителя и даты;
хранятся в сейфах или металлических шкафах.
4.3.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
4.3.6. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом ограничения доступа, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия власти по акту. О чем в учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
4.3.7. Ознакомление сотрудников исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с документами, делами и изданиями, имеющими пометку "Для служебного пользования", находящимися на текущем и архивном хранении в службе ДОУ исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, осуществляется с согласия руководителя органа исполнительной власти, где хранятся документы.
4.3.8. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Результаты проверки оформляются актом.
4.3.9. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации сотрудники, ответственные за работу со сведениями ограниченного распространения, могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, и проводится служебное расследование.
4.3.10. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
5. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
5.1. Приказ, распоряжение
5.1.1. Приказами рекомендуется оформлять решения исполнительного органа государственной власти нормативного характера, распоряжениями - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.
Проекты приказов (распоряжений) готовят подразделения органа исполнительной власти, специалисты на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы по кадровым вопросам должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (формы N Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а).
5.1.2. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) и доведение утвержденных приказов (распоряжений) до исполнителей в соответствии с указателем рассылки является обязанностью службы ДОУ.
5.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение 5).
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием наименований исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, подготовивших совместный приказ, и других органов или организаций.
5.1.4. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью службы ДОУ и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю.
|
