ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
1. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности и рекомендует единые требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
1.2. Настоящая Примерная инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами Республики Хакасия, постановлениями Правительства Республики Хакасия, ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия организуют и ведут делопроизводство либо, руководствуясь настоящей Примерной инструкцией, либо на ее основе составляют инструкции и другие нормативные методические документы.
Инструкция по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия после согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.
1.4. Положения настоящей Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от видов носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Примерной инструкции.
1.5. Положения настоящей Примерной инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.6. При уходе в отпуск, выезде в длительную командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения по акту.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
1.8. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и местного самоуправления используется единая система автоматизированного документооборота САДД "Дело", в рамках которой организована передача документов в электронном виде.
Функции координатора по взаимодействию в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия в САДД "Дело" возложены на исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, осуществляющий реализацию государственной политики в сфере информатизации и новых технологий.
2. Документация исполнительного органа
государственной власти Республики Хакасия
Деятельность исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия и другими органами и организациями.
3. Требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и нормативных правовых актов
3.1. Подготовка и оформление проектов законов
Республики Хакасия
3.1.1. Разработка проектов законов Республики Хакасия (далее - законопроект) осуществляется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с принимаемыми Правительством Республики Хакасия программами и планами законопроектной деятельности, по инициативе Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Глава Республики Хакасия).
3.1.2. Порядок подготовки проектов постановлений о законопроектах определяется Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия и Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия.
3.1.3. Порядок представления и рассмотрения законопроектов, вносимых по инициативе Главы Республики Хакасия в Верховный Совет Республики Хакасия, определяется Регламентом Верховного Совета Республики Хакасия.
3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений
Правительства Республики Хакасия и его Президиума,
постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия
Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия производится исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства в Администрации Главы Республики Хакасия.
3.3. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов исполнительных органов государственной
власти Республики Хакасия
3.3.1. Нормативные правовые акты издаются исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в пределах своей компетенции и в соответствии с Законом Республики Хакасия от 05.12.2005 N 87-ЗРХ "О нормативных правовых актах Республики Хакасия".
3.3.2. Проекты нормативных правовых актов, нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, содержащие правовые нормы, устанавливающие правовой статус организаций и имеющие межведомственный характер, подлежат независимой, антикоррупционной и правовой экспертизе, государственной регистрации и официальному опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с действующим законодательством.
4. Правила оформления документов
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо оформляются в виде электронных документов.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия применяются следующие бланки:
продольные и угловые бланки с указанием наименования исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия (приложения 1, 2);
бланки с указанием должности руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и его заместителей (бланк должностного лица) (приложение 3).
Состав видов бланков, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, утверждается его руководителем.
Размеры и порядок расположения реквизитов на бланках, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
4.1.3. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия преимущественно изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия.
Допускается изготовление бланков исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия самостоятельно при помощи средств компьютерной техники.
4.1.4. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия в исполнительных органах государственной власти возлагается на ответственных сотрудников в соответствии с приказом руководителя.
4.1.5. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия подлежат учету, организованному в исполнительном органе государственной власти, и должны использоваться строго по назначению.
Бланки документов исполнительного органа государственной власти не могут передаваться другим организациям и лицам без соответствующего разрешения руководителя.
4.1.6. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, его должностных лиц осуществляется по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
4.2. Общие требования к оформлению документов
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов, служебных писем сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия соблюдают требования по оформлению документов, утвержденные настоящей Примерной инструкцией.
4.2.2. При подготовке проектов документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером N 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), N 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта N 12 (для оформления табличных материалов).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
4.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.
4.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером N 12.
В многостраничных документах оформляется сквозная нумерация страниц.
4.2.5. В целях единообразного оформления реквизитов документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия устанавливаются единые требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе.
Состав реквизитов документов в каждом конкретном случае определяется видом и назначением документа.
4.2.6. Датой документа является:
дата подписания (приказа, распоряжения, письма, докладной, служебной записки, акта и др.);
дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя строками.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 09.08.2013.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 06 августа 2013 года или 06 августа 2013 г.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
4.2.7. Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита и присваивается документу после его подписания (утверждения).
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
Регистрационный номер входящего документа исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия состоит из кода органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", кода исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, откуда поступил документ, и порядкового номера в электронной базе данных, например: N 110-05-115.
Регистрационный номер исходящего служебного письма кроме порядкового номера может иметь буквенные или цифровые индексы, например: N 154-СО (регистрационный номер состоит из порядкового номера в регистрационной базе документов и инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ), или N 110-05-1112/02 (регистрационный номер содержит код органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", код подразделения исполнителя, порядкового номера в электронной базе данных, через косую черту указывается код должностного лица, подписавшего письмо).
Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ.
Регистрационный номер приказа (распоряжения) по основной деятельности и регистрационный номер приказа (распоряжения) по личному составу исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляется в соответствии с пунктом 5.1.7 настоящей Примерной инструкции.
|
