Учет бланков, выданных документов о квалификации и их дубликатов
С целью учета документов о квалификации, справок об обучении (о периоде обучения), сертификатов и их дубликатов ведутся книги регистрации выданных документов (далее — книга регистрации):
- книга регистрации выдачи удостоверений о повышении квалификации;
-книга регистрации выдачи дипломов о профессиональной переподготовке и приложений к диплому;
- книга регистрации выдачи сертификатов о прохождении обучения;
-книга регистрации выдачи сертификатов участника;
- книга регистрации выдачи справок об обучении;
- книга регистрации выдачи дубликатов документов о квалификации и сертификатов.
В книгу регистрации вносятся следующие данные:
- наименование документа;
- номер бланка документа;
- порядковый регистрационный номер;
- наименование ДПП;
- срок обучения по программе ДПО;
- наименование присвоенной квалификации (при наличии);
-фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, получившего данный документ;
- дата и номер протокола заседания аттестационной комиссии (при наличии);
- дата и номер приказа о зачислении слушателя
- дата и номер приказа об отчислении выпускника
- подпись лица, которому выдан документ (если документ выдан лично выпускнику либо по доверенности), либо дата и номер почтового отправления (если документ направлен через операторов почтовой связи общего пользования);
- дата выдачи документа.
Листы книги регистрации должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству СПбГАУ.
При заполнении книги регистрации не допускается:
- внесение данных и проставление подписи гелиевой ручкой,
- факсимильное воспроизведение подписи;
- исправление записей.
В случае обнаружения ошибки, неверно сделанная запись корректируется посредством вписывания рядом новой записи и внесения дополнительной записи «Исправленному верить». Исправление заверяется подписью заведующего учебно-организационным отделом Академии.
Книги регистрации и документы, на основании которых выданы документы о квалификации, справки об обучении (о периоде обучения), сертификаты и их дубликаты, хранятся в соответствии с номенклатурой дел Академии.
Списание, хранение и уничтожение бланков документов о квалификации, сертификатов
Бланки документов о квалификации хранятся как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру.
Передача бланков документов о квалификации в другие организации не допускается.
Списание документов строгой отчетности производится в соответствии с порядком, установленным Письмом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2015 г. № АК-610/06 «О направлении методических рекомендаций».
К акту о списании бланков строгой отчетности (Приложение Г) прикладываются копии ведомостей выдачи документов и акты об уничтожении документов строгой отчетности
Испорченные при заполнении бланки документов о квалификации подлежат замене и возвращаются специалисту, ответственному за документы строгой отчетности, для замены. При этом сохраняется порядковый регистрационный номер документа и дата его выдачи.
Испорченные бланки документов уничтожаются в установленном Письмом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2015 г. № АК-610/06 порядке, на основании акта об уничтожении документов. Номера и серии (при наличии) испорченных бланков документов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к акту об уничтожении документов строгой отчетности.
Списание сертификатов об обучении и сертификатов участников производится на основании акта о списании (приложение Г), к актам прикладываются копии ведомостей выдачи документов.
|
