САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра русского языка как иностранного и методики его преподавания
И Сысяо
Письмо-презентация как разновидность делового письма
(структурные и языковые особенности)
Выпускная квалификационная работа
бакалавра лингвистики
Научный руководитель:
к.ф.н., ст. преп. Косарева Е.В.
Рецензент:
к.ф.н., доц. Хруненкова А.В.
Санкт-Петербург
2016
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение..................................................................................................................3
Глава I. Теоретические основы изучения письма - презентации
1.1. Деловое общение: понятие и основные признаки.........................................5
1.2. Особенности письменной формы делового общения.................................15
1.3. Деловое письмо в функционально-стилистической системе современного русского языка.......................................................................................................20
1.3.1. Лексические нормы.....................................................................................21
1.3.2. Грамматические нормы..............................................................................24
1.4. Типология деловых писем.............................................................................26
1.5. Письмо-презентация как часть системы делового общения: общая характеристика.......................................................................................................28
Выводы...................................................................................................................30
Глава II. Лингвистические особенности письма-презентации
2.1. Структурные составляющие письма презентации………………………..31
2.1.1.Форма письма-презентации.........................................................................32
2.1.2 Письмо презентации на уровне композиции.............................................35
2.2. Языковые средства воздействия на адресата...............................................39
2.2.1Лексические особенности.............................................................................40
2.2.2 Грамматические особенности.....................................................................43
2.2.2.1 Морфоргические особенности…………………………………….........44
2.3. Стилистические особенности………………………....................................51
Выводы…………………………………………………………………..............56
Заключение……………………………………………………………...............57
Список литературы ……………………………………………………………60
Приложение..........................................................................................................64
Введение
Сфера делового общения занимает все более прочные позиции в нашей жизни. Овладение навыками общения в деловой сфере становится объективным требованием времени. Несмотря на то, что в настоящее время опубликовано достаточно большое количество литературы данной направленности (Н.А. Буре, Л.В. Волкова, Е.В. Косарева; П.В. Веселов, А. А. Жданов, М.В. Колтунова, Ф.А. Кузин, Д. Вайссман, Н.Н. Анодина, З.И. Гурьева, Ф.Л. Косицкая и д.р.), многие проблемы в этой области остаются малоизученными и нуждаются в подробном лингвистическом анализе, в конкретных сопоставительных исследованиях, которые могут облегчить изучение делового русского языка в иностранной аудитории.
В нашей работе мы рассматриваем письмо-презентацию и его специфику. Обращение к изучению письма - презентации связано с тем, что в лингвистике до сих пор уделялось недостаточно внимания исследованию данной разновидности делового письма. Выбор темы обусловлен также и тем, что письмо-презентация вызывает определенные трудности в иностранной аудитории. Все вышеперечисленное определяет актуальность работы.
Объектом исследования является письмо - презентация.
Предмет исследования – структурные и языковые особенности письма-презентации.
Целью дипломной работы является выявление и описание языковых и структурных особенностей письма-презентации. Поставленная цель предполагает решение следующих задач:
- рассмотреть теоретические основы изучения делового письма;
- отобрать тексты русских деловых писем;
- рассмотреть письмо-презентацию на композиционном уровне;
- описать языковые особенности письма-презентации на лексическом, грамматическом и стилистическом уровнях.
Гипотеза: письмо-презентация является неотъемлемой частью делового общения, обладающей выраженной спецификой на композиционном уровне и на уровне языкового воплощения.
Основными методами и приёмами исследования являются описательный метод, метод композиционного анализа, приём сплошной выборки материала.
В качестве материала для работы используются письма - презентации различных российских компаний.
Научная новизна работы заключается в предпринятом комплексном исследовании данной разновидности делового письма.
Теоретическая значимость работы определяется тем, что ее материалы и выводы могут быть использованы в разнообразных прикладных целях, как для обучения русскоязычных, так иноязычных студентов.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в практике преподавания делового русского языка в иностранной аудитории, а также в спецкурсах по деловому русскому языку. Основные теоретические положения и выводы могут применяться при составлении методических разработок для спецкурсов по русскому языку для делового общения.
Структура работы: работа состоит из Введения, двух глав, Заключения и Списка использованной литературы, Приложения. В первой главе рассматриваются теоретические основы изучения письма - презентации. Во второй главе приводится общая характеристика исследуемого материала, определяются и анализируются языковые особенности письма - презентации на лексическом, грамматическом и стилистическом уровнях. Заключение содержит основные выводы исследования. В Приложении содержатся образцы деловых писем.
Глава I. Теоретические основы изучения письма - презентации
1.1. Деловое общение: понятие и основные признаки
На сегодняшний день деловое общение является самым массовым видом социального общения, так как постоянно возникают ситуации, которые связаны с организацией производства, с заключением различного вида договоров, сделок, оформлением документов и т.п. В научных публикациях относительно делового общения не существует однозначного подхода. У многих авторов, таких, как М.В. Колтунова, Г.А. Бороздина В.Н., Лавриненко, можно встретить неоднозначные интерпретации классификации общения по участникам, по целям и по функциям. В данной дипломной работе мы будем отталкиваться от того, что по содержанию и характеру общение делится на формальное (деловое) и неформальное (обыденное, светское, бытовое). В этом параграфе будут рассмотрены характерные признаки делового общения, а также раскрыта его специфика.
Существует множество определений понятия “деловое общение”. Приступим к рассмотрению некоторых из них.
Деловое общение является видом социального общения, представляющим сферу административно-правовых и коммерческих, дипломатических и экономико-правовых отношений. ( Колтунова 2005:3).
Деловое общение — это процесс взаимодействия и взаимосвязи, в котором имеет место обмен информацией, деятельностью и опытом, который предполагает достижение конкретного результата, решение определённой проблемы или реализацию поставленной цели. (Дебольский 1992:38).
Деловое общение — общение, которое имеет цель вне себя и служит способом для организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: коммерческой, производственной, научной, управленческой и т.д. (Мишаткина 2004:28).
С точки зрения темы дипломной работы, все определения приемлемы и равноценны. Для выявления некоторых особенностей делового общения попробуем проанализировать суть данных определений.
На сегодняшний день деловое общение проникает во все сферы общественной жизни. Компетентность в данной сфере непосредственно объединена с успехом и эффективностью в любой деятельности: торговле, управлении персоналом, науке, производстве, искусстве, производстве. Что касается предпринимателей, менеджеров, организаторов производства, людей, которые заняты в сфере управления, то для представителей данных профессий коммуникативная компетентность представляет главную часть их профессионального имиджа.
Спецификой делового общения называется столкновение, а также взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование происходит в правовых рамках. Зачастую люди вступают определенные деловые отношения, для того чтобы юридически оформить взаимодействия в определенной сфере. Партнерские отношения, которые построены на основах взаимного доверия и уважения становятся идеальным результатом при взаимодействии и правового оформления отношений.
Ещё одна специфическая особенность делового общения - его регламентированность, то есть подчиненность установленным ограничениям и правилам.
Эти правила могут определяться типом делового общения, его степенью официальности, формой и теми конкретными задачами и целями, которые стоят перед собеседниками. Эти правила определяются, учитывая национальные культурные традиции и общественные нормы поведения.
Они фиксируются, оформляются в виде протокола (дипломатического, делового), существуют в виде этикетных требований, в виде общепринятых норм социального поведения, ограничений временных рамок коммуникации.
В целом отличительной чертой между деловым общением и неформальным (не деловым) является то, что в процессе делового общения ставятся конкретная цель и определённые задачи, требующие корректного решения. В деловом общении невозможно прекращение взаимодействия с партнером. В обычном дружеском общении обычно не выделяются определенные цели и не ставятся конкретные задачи. Такое вид общения можно прекратить в любой момент, если этого желают участники процесса.
Теперь рассмотрим методологическую основу делового общения: предмет, цель и содержание.
Дело является предметом делового общения. Общение и взаимодействие участников – это необходимое средство обеспечения эффективности при любом общем деле. Также без интенсивного общения не может возникнуть и осуществиться деятельность.
“Деловое общение – это особая форма взаимодействия людей в процессе трудовой деятельности, содействующая установлению нормальной морально-психологической обстановки труда и отношений партнерства между подчинёнными и руководителями, между коллегами, а также создающая условия для продуктивного сотрудничества при достижении немаловажных целей, обеспечивая успех общего дела.” (Колтунова 2005:3)
Содержанием делового общения является социально-значимая совместная деятельность, предполагающая понимание, согласованность действий и принятие каждым участником целей, задач и специфики данной деятельности, а также своей роли и своих возможностей по ее реализации.
Цель делового общения — организовать и оптимизировать определенный вид совместной предметной деятельности.
Кроме общей цели делового общения, выделяются и личные цели, которые реализуют участники общения:
стремиться повысить свой уровень жизни;
стремиться к личной безопасности в процессе социальной деятельности;
стремиться к власти, значит стремиться продвинуться вверх по карьерной лестнице, избавиться от тягости иерархического контроля, а также расширить круг своих полномочий;
стремиться повысить свой престиж, часто сочетающийся со стремлением укрепить престижность занимаемой должности и самой организации.
“В литературе, однако, существует и другая точка зрения по поводу понимания целей делового общения. Стоит отметить, что в качестве субъекта общения может выступать как группа, так и индивидуум. Рассматривая, по поводу чего и для чего люди общаются, выявляется, что существует четыре цели:
цель общения состоит в нем самом;
цель общения формируется за пределами самого взаимодействия субъектов;
цель общения заключается в приобщении партнера к ценностям и опыту инициатора коммуникации;
целью общения является присоединение инициатора к ценностям партнера.”(http://alfa2omega.ru/load/referaty/upr_org/2580/23-1-0-2580)
“Для успешного достижения всех целей делового общения в современной науке выделяются определённые принципы делового общения, к ним относятся:
принцип создания условий, способствующих выявлению профессиональных знаний личности и творческого потенциала, благодаря которым возможно согласовать личные стремления сотрудника с общими стремлениями организации;
принцип ответственности и полномочий, который регламентирует деловое общение в пределах служебных прав и обязанностей, соответствуя служебному статусу сотрудника, оценки его деловых качеств и использованию его опыта и квалификации.”（http://alfa2omega.ru/load/referaty/upr_org/2580/23-1-0-2580）
Немного подытожив вышесказанное, обратимся к основным особенностям делового общения:
в деловом общении партнёр всегда выступает как личность, значимая для субъекта;
собеседников отличает хорошее взаимопонимание относительно вопросов дела;
продуктивное сотрудничество является основной задачей делового общения.
Далее проанализируем процессуальный аспект делового общения и приступим к более подробной характеристике взаимодействий в деловом общении. Обычно процесс общения можно описывать как локальный акт: обсуждение определённых вопросов, разговор с конкретным собеседником или группой людей и т.д.
В деловом общении в развернутом виде можно перечислить следующие этапы:“
установление контакта;
ориентация в ситуации (обстоятельства, люди и т.д.);
обсуждение проблемы, вопроса;
принятие решения;
выход из контакта.”(Лачугина 2010:30）
Данная схема в деловом общении может быть как подробной и полной, так и краткой и свернутой.
Эффективность делового общения выражается сознательным вычленением данных этапов и их регуляцией. Рассмотрим перечисленные этапы подробнее.
1. Любое общение начинается именно с контакта. Зачастую неуспех делового общения предугадан с самого начала: не получившийся контакт (конкретнее его отсутствие) является началом к дальнейшей череде неправильных действий.
Задачей контактной фазы является побуждение собеседника к общению и создание максимального поля возможностей для последующего делового обсуждения, а также принятия решений. Психологи считают, что существуют защитные механизмы психологической природы, которые препятствуют нам сразу признать другого человека, допустить его в поле своего личного «Я». Так контактная фаза призвана размыть границы данной зоны.
Основными задачами этапа ориентации являются:
проявление интереса собеседника к предстоящей беседе и вовлечение его в обсуждение;
выявление самооценки собеседника и ориентирование в распределении ролей;
начало решения основной задачи общения.
Вовлечение собеседника в активное обсуждение какого-либо вопроса, когда у него возможно нет особого желания, а также создать благоприятную атмосферу общения — это искусство. На данном этапе важно определить психологическое состояние собеседника и уметь корректировать его.
Если собеседник в плохом настроении, необходимо повысить эмоциональный тонус собеседника. Присвоение собеседнику желательного качества считается наиболее эффективным приемом.
Не менее эффективной является в данном случае сообщение интересной информации, умение высказать похвалу в адрес собеседника, либо напомнить собеседнику о приятных событиях. Включение человека в выполнение физических упражнений благоприятно сказывается на создании непринужденной атмосферы общения.
Выявить самооценку партнера требуется для того, чтобы впоследствии понизить или повысить ее до необходимого уровня.
Правильное распределение ролей, опираясь на принцип доминирование-подчинение, также нужно для обеспечения успешности в деловом общении.
Однако если данная договоренность о распределении ролей не будет достигнута, в таком случае конфликт неизбежен.
3. Характерными чертами с психологической точки зрения для этапа обсуждения проблемы и принятия решения являются эффект ассимиляции и эффект контраста.
Действие эффекта контраста состоит в том, что, указывая на различие нашей точки зрения на допустимую совместную деятельность от взгляда партнера, мы психологически устраняемся от него; а в своё время при подчеркивании сходства позиций, мы сводимся с партнером, в чем проявляется действие эффекта ассимиляции.
Чтобы достичь успеха в деловом обсуждении, необходимо подчеркнуть единство позиций. При различного рода разногласиях необходимым правилом успешного обсуждения считается тот факт, что противоположные фразы должны быть обязательно безличностными, в иначе они становятся необратимыми, в результате общение завершится неудачей. Иначе говоря, должно быть зафиксировано, что точка зрения собеседника исходит из объективных причин и связана с политикой, погодой и т.д., но никак не с его личностью, а также не с его личными качествами.
На этапе обсуждения и принятия решения значимыми являются ориентация на партнера, а также его включение в обсуждение, поэтому на данном этапе полностью должны быть проявлены умение убеждать и слушать.
“Убеждение характеризуется сложной структурой: оно включает в себя эмоции, знания и волевые компоненты. Убедить собеседника категоричностью своих суждений сложно, пусть даже они правильны: тут срабатывают психологические механизмы защиты. Если хотите убедить человека, для начала нужно его понять, выяснив причины его несогласия, привлечь к совместному обсуждению для получения общего решения. Если же общее решение не получится, то будут хотя бы известны точки зрения, их обоснованность, что позволяет вести дальнейшее обсуждение.” (http://www.studfiles.ru/preview/5424461/page:4/)
4. Роль первого впечатления, которое производится на собеседника или группу людей, хорошо изучена в научной литературе. Однако роль заключительного впечатления не менее велика. Этот этап оказывает влияние на образ, сохранившийся в памяти партнера, а также на будущие деловые отношения. Поэтому приветливость – это одна из основных задач выхода из контакта. (http://allrefs.net/c1/48ffh/p5/)
При рассмотрении особенностей делового общения необходимо остановиться на его формах и видах.
Деловое общение условно разделяется на:
прямое (непосредственный контакт)
косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция). (Шейнов 1999:221).
Характерными особенностями прямого делового общения считаются большая результативность, сила эмоционального воздействия и внушения, а в косвенном деловом общении косвенно действуют социально-психологические механизмы.
“Следует упомянуть, что существует и другая классификация видов делового общения в зависимости от различных признаков: (Колтунова 1997:64).
устное — письменное (с точки зрения формы речи);
диалогическое — монологическое (с точки зрения речи между говорящим и слушающим);
межличностное — публичное (с точки зрения количества участников);
непосредственное — опосредованное (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);
контактное — дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве). ”
В большинстве случаев различают устную и письменную деловую речь: оба вида деловой речи представляют системно различающиеся разновидности русского литературного языка. Если устная деловая речь представляет различные формы гибридных стилевых образований, то деловая письменная речь - официально-деловой стиль речи.
“Значительными являются языковые различия между монологической и диалогической деловой речью. Если монологическая речь в большей степени стремиться к книжной речи, то диалогическая — более к разговорной, что в первую очередь отражается на текстовой организации и синтаксических особенностях речи. Диалогическое общение — это по преимуществу межличностное общение, а публичная речь — это монологическая речь.”(http://obsheniedel.ru/otvety-na-ekzamen-po-delovomu-obshheniyu-formy-delovogo-sotrudnichestva.html)
Дистантное, всегда опосредованное общение (пейджинговая связь, почтовое и факсовое отправление, телефонный разговор и т.п.) отличительными чертами от контактного считаются повышенное внимание к интонационному рисунку речи (устное общение), краткость и регламентированность, невозможность использования жестикуляции и предметов как носителей информации.
Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей устного и письменного общения.
Устная деловая речь, в которой осуществляются диалогические отношения, представлена жанрами консультаций, встреч, деловых переговоров и т.п. А письменная деловая речь представлена всеми видами деловых писем, документами, которые фиксируют социально-правовые отношения — контракты (договора), соглашения и все типы сопутствующих документов. Собрания и совещания – это особый тип протокольного общения, в котором по большей части представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах — устной и письменной.
Последнее, что требуется отнести к особенностям делового общения, – культура речи. Культура речи всегда включает три основных аспекта: ортологический, коммуникативный и этический.
“Выделим показатели культуры речи в деловом общении: (Гойхман:48).
словарный состав (исключаются диалектизмы, оскорбляющие слух (нецензурные), жаргонные слова);
словарный запас (чем он богаче, тем выразительнее, ярче, разнообразнее речь, тем меньше она утомляет слушателей, тем больше увлекает, впечатляет и запоминается);
произношение (старомосковский диалект является нормой современного произношения в русском языке);
грамматика (деловая речь требует соблюдать общие правила грамматики, а также учитывать некоторые специфические отличия; в частности, центральное место в деловой речи должно быть занято существительными, а не глаголами);
стилистика (к хорошему стилю речи предъявляются такие требования, как правильный порядок слов, отсутствие стандартных, избитых выражений, недопустимость лишних слов).”
“Особенно важно для руководителя, менеджера, муниципального служащего представлять себе нормативный аспект языка документом и устной деловой речи.”
“Нормативный аспект культуры деловой речи — один из важнейших, но не единственный. Можно произвести на собеседника отталкивающее впечатление и при этом не нарушать нормы русского литературного языка. А можно и привести большое количество различных и безупречных текстов с точки зрения нормативности, но не слишком вразумительных.” (http://www.bibliotekar.ru/delovoe-obschenie/3.htm)
“Язык обладает огромным арсеналом средств. Они должны применяться с учетом сферы, задач, ситуации, жанра речи и быть мобилизованы на достижение коммуникативной цели. Коммуникативный аспект речевой культуры делового общения как раз и рассматривает эти вопросы.”( http://www.rusnauka.com/25_NNP_2011/Psihologia/8_91440.doc.htm)
То, что сейчас в современной лингвистике называется коммуникативным аспектом культуры речи, было известно еще в античности как риторика. Сначала риторика была наукой об ораторском мастерстве. Потом риторику стали трактовать как науку о хорошей речи, выделяя такие ее качества, как выразительность, точность, ясность, логичность, уместность, чистоту. Все перечисленные качества связаны между собой. Точность, которая достигается благодаря корректности словоупотребления и организации речи, обеспечивает такие качества речи, как доступность и ясность.
“Уместность речи и её чистота тесно взаимосвязаны. Отбор слов согласно условиям и целям общения определяется правилом чистоты и уместности речи, это предусматривает знание стилей литературного языка. Так, обилие штампов и терминов, стандартных выражений считается характерными для письменной деловой речи, но совершенно не характерными для разговорной речи. Все эти коммуникативные качества речи являются характеристиками речи правильной и искусной. ”(http://www.0zd.ru/kultura_i_iskusstvo/delovoe_obshhenie_i_ego_osobennosti.html)
Итак, обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод, что деловое общение - основная форма речевого взаимодействия в сфере деловых отношений. |
