Бакалавра лингвистики Научный к ф. н., ст преп. Косарева Е. В. Рецензент: к ф. н., доц. Хруненкова А. В

Скачать 0.68 Mb.

Название	Бакалавра лингвистики Научный к ф. н., ст преп. Косарева Е. В. Рецензент: к ф. н., доц. Хруненкова А. В
страница	2/5
Тип	Выпускная квалификационная работа

filling-form.ru > Договоры > Выпускная квалификационная работа

1 2 3 4 5

1.2. Особенности письменной формы делового общения

Письменная форма представляет собой одну из форм реализации деловых отношений, поскольку сочетает свойства документа как правового источника, так и информационного источника.

Важнейшее требование, предъявляемое к языку документа - это требование точности, которая, как отмечает М.В. Колтунова, включает в себя предметную и коммуникативную точность, или точность содержания.

Предметная точность связана с использованием слов в соответствии с их лексическим значением, то есть точность факта. Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения, например (Колтунова 2000:123):

(1) прошу оплатить за услуги, оказанные в 1997г., по расчету стоимости согласно договору.

(2) прошу оплатить услуги, оказанные вам в 1997г., согласно утвержденным в договоре расценкам.

Кроме точности язык деловых бумаг характеризуется таким качеством как логичность.

Стандартизация и унификация—приведение языковых и текстовых средств к единому образцу—затрагивают все уровни языка деловой корреспонденции: от размещения на листе реквизитов письма до выбора сокращения слов.

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Существует несколько видов классификации деловых писем. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные；по композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. По форме отправления на электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления.

Исследователи, занимающиеся изучением делового письма, выделяют 3 типа деловой корреспонденции: а) документы личного характера (заявление, резюме, расписка и т.д.); б) служебная корреспонденция (письмо-запрос, письмо-просьба, рекламация, инструкция); в) производственная документация (договор, свидетельство, справки и т.д.).

Деловое общение может осуществляться как в устной, так и в письменной форме. Письменное деловое общение зачастую выглядит как документ, применяющийся для передачи информации. Форма устного общения используется в деловой беседе или встрече. (Баландина 2012:96).

В деловом общении характерной чертой является установление регламента, правил и ограничений. (Измайлова 2009:251) Написанное слово наделено силой, значительно большей по сравнению со словом, которое произнесено. Также характерным для письменного делового общения является то, что письмо можно перечитывать несколько раз. На предприятиях при наличии сложний ситуациях обязательно прибегают к письменному сообщению.

Электронное письмо – документ, отправляемый по электронной почте и используемый в современном деловом общении. Докладные записки, заявления, обращения и остальные виды письменного общения находят применение внутри предприятия. (Кибанов, Захаров, Коновалова 2012:368) Для организации письменное общение незаменимо. Пресс-релизы, письма, реклама - все это оказывает влияние на формирование имиджа компании.

Следовательно, разнообразные служебные документы являются современные письменные формы делового общения

Различают следующие виды письменного делового общения (Кузнецов 2012:528) :

Договор – это документ, правовое соглашение между юридическими лицами или юридического лица с физическим лицом.
Заявление – документ, который содержит обращение гражданина, предложение или жалобу. Оно направлено на исполнение прав и интересов заявителя, либо на устранение изъянов на предприятии. Заявление адресовано к должностному лицу учреждения или организации.
Распорядительная документация – это документы, которые реализуют акт управления государственного органа, а также обязанности и права руководителей и работников по выполнению определённых действий. Существует две группы распоряжения: касающиеся конкретного вопроса и длительного действия. К распорядительной документации можно отнести: постановление, приказ, указание, распоряжение.
Приказ – это распоряжение руководителя. Письменный приказ — это нормативный акт управления, используемый в письменной форме. Целью данного документа является решение вопросов на предприятии, а также вопросов касательно отчётности, планирования и др. Приказ начинается со слова «Приказываю» и излагается он от первого лица в повелительном наклонении.
Акт – документ, удостоверяющий установленные факты жизни и действия. Акт составляется несколькими лицами.
Справка - это подтверждение, какого- либо факта. Данный вид документации предназначен для получения определённой информации касательно интересующей теме.
Служебная записка – это форма внутренней деловой переписки. Составляется руководителем или работником для выполнения каких-либо работ.
Докладная записка – документ для руководителя, в котором излагается определённый вопрос. В таком документе могут быть выводы и предложения составителя. Зачастую докладная записка составляется по инициативе подчиненного или по требованию руководства.
Письмо-претензия – официальное письменное предупреждение об устранении каких-либо нарушений. Рекомендуется к претензии прилагать копии документов, которые подтверждают обоснованность данной претензии.
Аналитическая записка - документ, который содержит подробный анализ определённых исследований. Цель составления такой записки - обоснование выводов или формулирование проблемы. Справка может содержать предложения для решения поставленной проблемы, основывающиеся на определенной информации.
Статистическая записка зачастую содержит множество таблиц и графиков. Здесь широко используются цифры и статистика. Данные, которые приводятся в этом документе, должны быть представлены в определенном порядке, который облегчал бы сравнение данных и восприятие содержания.
Протокол составляется с целью принятия решения и обсуждения проблемы на общих собраниях, конференциях, совещаниях трудового коллектива и т.п.

Следовательно, форма делового письма зависит от цели уведомления, отправителя и его получателя. В деловых письмах проявляется грамотность, точность исполнителя и его профессиональная компетентность.

Самыми разнообразными видами деловых писем являются: (Самыгин, Руденко 2010: 440)

приглашение или отчет,
письмо-согласие или отказ,
письмо-жалоба,
благодарность,
требование,
извещение.

Умение правильно общаться - это ценный навык на всех уровнях управления.
(Скородумова 2009:156 )

Деловое общение считается одним из самых масштабных видов общения людей в обществе. В управленческой культуре оно незаменимо и может быть расценено как вид культурных универсалий в деловой среде.

На сегодняшний день с точки зрения бизнеса, письменное деловое общение особо актуально. Письменное обращение представлено официальными и полуофициальными деловыми письмами, а также широкое использование получила переписка по электронной почте. Значимость делового общения считается основой для разработки мероприятий, целью которых является обучение людей всем возможным аспектам современного этикета. (Шарухин, Орлов 2012:240 ).

В письменном деловом общении развитие этикета содействует приобретению всей сложности и специфики межкультурной и межнациональной коммуникации. Данная проблема связана с тем, что общение осуществляется при условии, отличающегося от стандартов поведения и национально-культурных стереотипов мышления и зависит от сферы профессионального взаимодействия. Письменная форма общения считается важной в условиях повышения культуры гражданского участия, справедливости и ответственности. В деловой сфере данная форма общения значительно увеличивает возможности взаимодействия людей.

В нашей работе мы будем исследовать деловые письма, относящиеся к служебной корреспонденции.
1.3. Деловое письмо в функционально-стилистической системе

современного русского языка

В лингвистике традиционно совокупность вопросов, которые составляют предмет исследования в рамках делового общения, многими учеными рассматривается в аспекте функциональной стилистики. При этом официально-деловой стиль подразделяется на такие подстили, как язык законов, язык дипломатии и обиходно-деловой подстиль, в котором можно выделить служебную переписку и деловые документы. При изучении характерных признаков официально-делового стиля внимание исследователей концентрируется на особенностях языка служебных документов и деловой переписки, которые и составляют основу официально-делового стиля (Введенская, Павлова 1991: 88).

Официально-деловая речь обладает рядом специфических лингвистических черт, которые обнаруживаются на всех уровнях языковой системы, что позволяет отличить данный стиль от других.

К основным признакам официально-делового стиля следует относить: сжатость изложения;

языковой стандарт, употребление клише, присущих этому стилю;
широкое употребление терминологии;
частое использование отыменных предлогов и отглагольных существительных, например, посредством, путем, ввиду, в качестве, в течение, в порядке, в случае, в условиях, в интересах, в целях, на основе, на основании, по причине, со стороны, в связи с, в соответствии с, в зависимости от, по сравнению с ...;
частотное употребление инфинитива, использование вместо глаголов глагольно-именных сочетаний, например, оказать содействие – содействовать, принять участие – участвовать, выразить благодарность – поблагодарить, глаголов формы настоящего времени;
осложнение простых предложений, которые обособленны оборотами и однородными членами; повествовательный характер изложения.

Как показывает собранный нами материал, характерными признаками языка деловой переписки являются частая повторяемость и единообразие речевых средств. Исходя из вышесказанного, в нем присутствует множество речевых клише, помогающих понятнее, конкретнее и лаконичнее выразить определённую мысль.

“Нейтральность тона изложения - характерная особенность делового письма. При этом отсутствуют диалектные слова и выражения, используются средства не эмоциональной, а логической оценки фактов, а также здесь нет междометий, модальных слов и имен с суффиксами субъективной оценки. Задачей языка данной переписки является обеспечение объективного отношения к излагаемым фактам, отсутствие субъективности и эмоциональности взгляда на вещи, а также отражение строго логической последовательности изложения.”( http://www.studfiles.ru/preview/5569029/)

Мы выяснили, что официально-деловой стиль подразделяется на подстили, как язык законов, и официально-деловая речь обладает рядом специфических лингвистических черт.
1.3.1. Лексические нормы

Характерным признаком лексики языка документов принято считать высокую степень терминированности, при этом к терминам относят огромный пласт номенклатурной лексики:

номенклатура должностей: рекламный менеджер, менеджер по продажам, рекламный менеджер, коммерческий директор, генеральный директор;
номенклатура наименований: ИЧП "Старт", АООТ "Олимп", ФСБ, государственная приемная комиссия и т.п.;
номенклатура товаров: Электропривод СП-6М, ЗИЛ-130, бензин А-76, Сталь угловая СТ-ЗКП и т.п. (Колтунова 2005: 44)

В языке деловых бумаг кроме экономических, юридических и юридическо-экономических терминов используется огромное количество терминов технического характера: блоки питания, датчики, цифровой поток, источники ионизирующего излучения, энергоносители, вспомогательная техника, минерально-сырьевая база. Среди них достаточно много аббревиатур:

НРБ — нормы радиационной безопасности;

АСУ— автоматическая система управления;

КПД — коэффициент полезного действия;

АИС — автоматическая информационная система.

Кроме терминов могут сокращаться названия правовых актов:

УК — Уголовный кодекс;

ГК — Гражданский кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки различного свойства, которые:

представляют собой наименования организаций:

ЦБР — Центральный банк России;

МВФ — Международный валютный фонд.

указывают на форму собственности предприятия, которые входят в названия предприятий в качестве классификатора:

ОАО — открытое акционерное общество;

ООО — общество с ограниченной ответственностью;

СП — совместное предприятие;

МП — муниципальное предприятие;

ЧП — частное предприятие.

Сокращается также номенклатура должностей:

ИО — исполняющий обязанности.

Однородность в плане стилистической окраски лексики в деловой письменной речи достигается с помощью высокой частотности, иначе говоря, процедурной лексики, которая представляет в тексте документа определённый предмет, действие или признак в официально-правовом рассмотрении:

срыв графика поставок (несвоевременная отгрузка товара, задержка в пути и т.д.),
нарушение трудовой дисциплины (это может быть явка на работу в неподобающем виде, опоздание, прогул и т.д.),
нести ответственность (подвергаться из-за нарушений штрафам, уголовному преследованию, материальным взысканиям и т.д.) (Колтунова 2005:45).

Как видно из вышеприведенных примеров, процедурной лексикой называется лексика с обобщенным значением, в высокой степени свойственным и терминированной лексике:

предприятие — фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат;
товар — консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.

Термины и процедурная лексика являются составляющими стилеобразующей, опорной лексики языка документов, которая составляет по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшая особенность процедурной и терминологической лексики - это то, что слово используется в одном возможном значении в тексте. Однозначность контекстного употребления зависит от тематики документа.

Номенклатурная лексика вместе с ее конкретно-денотативным значением выступает как дополнительный элемент высокого уровня процедурной лексики и обобщенности терминов. Такие типы слов используют параллельно: в приложениях к договорам используется номенклатурная лексика, в тексте договоров — процедурная лексика и термины. В реестрах, опросных листах, заявках, спецификациях и т.п. термины как бы получают свою расшифровку. (Колтунова 2005:46).

Употребление бранных слов и сниженной лексики, жаргонизмов и разговорных выражений в текстах документов вообще недопустимо. Однако профессиональные и жаргонные слова попадают в язык деловой переписки: кадровик, неучтенка, платежка, незавершенка и т.п. В деловых письмах использование данной лексики так же неуместно, как факт использования канцеляризмов в бытовой беседе, так как пользоваться ею можно только в устной сфере общения, и она не может отвечать требованию точности.

1.3.2. Грамматические нормы

К грамматическим нормам делового стиля, который представляет язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже — "кому?", а затем "что исполнить?":

1. Гл. бухгалтеру Петрову О.Б. подготовить предложение по оплате сверхурочных часов.

Особенно важно при этом учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Они употребляются, как правило, с дательным, либо с родительным падежом. Самой обширной ошибкой во всех типах документов считается использование предлога "согласно" вместо дательного падежа с родительным [Колтунова 2005: 46].

Ошибочно	Правильно
Согласно положения Согласно приказа	согласно положению согласно приказу

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?)

Употребляются с Д.п. (чему?)

в сторону

в отношении

в целях

во избежание

касательно

по мере

в продолжение

независимо от

в течение

относительно

насчет

вследствие

ввиду

по линии

в силу

в сопровождении

впредь до

за счет

по причине

при посредстве

со стороны

вопреки

благодаря

соответственно

по

в отношении к

сообразно

согласно

применительно к

В тексте документа таких предложений бывает немного, однако велика их текстообразующая, конструктивная роль. Это доказывает тот факт, что, они, как правило, и начинают, и завершают текст распоряжения, договора, приказа и других типов документов.

Итак, мы определили деловое письмо в функционально-стилистической системе, в деловых письмах используется огромное количество терминов технического характера и нормы делового стиля относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы, переходим к типологии деловых писем.
1.4. Типология деловых писем

Деловые письма – это официальная корреспонденция, которая применяется для решения множества оперативных вопросов, возникающих в коммерческой и управленческой деятельности.

Деловое письмо - одно из основных средств общения в деловом мире. Ещё с давних пор оно, являясь гибким и мощным инструментом проведения экономической тактики и стратегии предприятий, фирм и компаний, оказывает помощь человеку в осуществлении предпринимательской и коммерческой деятельности.

В современном мире современное деловое письмо трактуется как служебное послание в форме официального документа, а также в виде всевозможных просьб, подтверждений, предложений, запросов, претензий, напоминаний, поручений, соболезнований и ответов на них, то есть всего того, что обусловливает деловое отношения. Различают следующие видов классификации деловых писем по разнообразным классификационным признакам.

Рассмотрим более подробно существующие классификации деловых писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на письма-ответы и инициативные письма:

1) письма, которые не требуют письма-ответа;

2) письма, которые требую письма-ответа.

Обязательный ответ необходим для коммерческих писем (письмо-рекламация, письмо-запрос). Письма-извещения, письма-подтверждения, письма - напоминания, письма-заявления описывают свершившийся факт, из-за этого они не требуют ответа.

“По признаку адресата деловые письма делятся на циркулярные и обычные. Циркулярное письмо адресуется из одного источника в несколько, как правило, адресов подчиненных инстанций.”

Наряду с традиционным почтовым отправлением по форме отправления можно отметить факсовые отправления и электронную деловую корреспонденцию. При этом телефакс и электронная почта используются для решения оперативных вопросов. ”

Письма, которые имеют большое юридическое значение - рекламации, договоры и т. п., - отправляются обычными почтовыми отправлениями.

“По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляют по определенному образцу. В них решаются типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.”

Нерегламентированное деловое письмо - это авторский текст, реализующийся в виде этикетного текста или формально-логического повествования.

“По композиционным признакам деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектном письме рассматривается одна проблема, а многоаспектное – несколько проблем.”(http://refall.ru/1-10025.html)

Многоаспектным считается письмо, которое содержит однотипные и разнотипные аспекты – предложения, просьбы, сообщения. Каждый аспект формируется речевым действием: приглашением, просьбой, сообщением и т.п.

Исследователи, которые занимаются изучением делового письма, выделяют 3 типа деловой корреспонденции:

документы личного характера (расписка, заявление, резюме и т.д.);
служебная корреспонденция (инструкция, рекламация, письмо-запрос, письмо-просьба);
производственная документация (справки, договор, свидетельство и т.д.).

В основе типологии презентаций выделяются следующие критерии:

I. по функциональному использованию:

официальная (доклады и отчеты перед вышестоящими органами);
официально - эмоциональная (доклады и отчеты перед коллективом);
информационный ролик (слайд-шоу с целью рекламы).

II. по направленности на определенную аудиторию:

для работы в аудитории с проецированием на большой экран;
для самостоятельной работы за персональным компьютером.

III. по структуре и управлению:

линейная с жёсткой последовательностью кадров – последовательное представление цельных слайдов, так называемых «плакатов» (Ястребов 2007:55).
линейная с эффектами анимации – последовательный переход от одного слайда к другому с использованием эффектов анимации.
гипертекстовая с разветвлённой структурой – последовательность подачи материала произвольна и регламентируется гиперссылками.
в форме Интернет страницы – единственное отличие от гипертекстовой презентации - способ управления с помощью вертикального или горизонтального меню.

Мы рассмотрели деловые письма по функциональному признаку, по структурным признакам, по композиционным признакам. Переходим к описанию писама-презентации.

1.5 Письмо-презентация как часть системы делового общения: общая характеристика

Письмо-презентация, которое специально подготавливается для потенциальных партнеров по бизнесу, заказчиков или клиентов, может служить дополнительной рекламой предприятию. Такому виду рекламы доверия значительно больше, поскольку она адресная и рассылка ее проводится от лица конкретного человека – руководителя компании, которым подтверждается достоверность изложенной информации. (http://www.astromeridian.ru/psy/kak_napisat_pismoprezentaciju.html)

Специалистами в области современного делопроизводства выделяется новая жанровая разновидность делового письма: письмо-презентация, которое относят к разряду информационных писем. Многообразие ситуаций, вызывающих необходимость написания таких писем, сегодня все увеличивается. Авторы информируют о новых видах услуг, товаров, об открытии нового центра, магазина, предприятия. В письмах подобного рода содержатся сведения о статусе, общей направленности, специфике деятельности предприятия, характеристике, новизне товара, указание на адресата и т.п.

Анализируя собранный нами материал, мы отметили существенные отличия письма-презентации от классического информационного письма, основной целью которого является информирование о чем-либо, например, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании. Письма-презентаии содержат подробное описание рекламируемых услуг или товаров для того, чтобы убедить адресата приобрести что-либо. Кроме того, довольно часто такое письмо носит открытый характер, то есть может быть обращено к публике, широкой общественности и по этой причине отвечать на такие письма ответными посланиями не принято.

Для письма-презентации характерно несколько целей: информировать и вызвать интерес адресата, то есть такое письмо должно содержать такую информацию, которая может заинтересовать адресата. При этом, как утверждают специалисты, важен принцип достаточности информации, чтобы у адресата возникло четкое представление о сути предложения, преимуществах данного предложения перед аналогичными.

Приемы, позволяющие не только информировать, но и убедить, будут рассмотрены нами во второй главе.

1 2 3 4 5

	Магистра лингвистики Научный к ф. н., доц. Косарева Е. В. Рецензент:... Образовательная программа«Русский язык и русская культура в аспекте русского языка как иностранного»		Магистра лингвистики Научный к ф. н., доц. Косарева Е. В. Рецензент:... Охватывают также целые классы слов, единых по своей категориальной сущности (выражающие, например, значение предметности, признака,...
	Бакалавра Научный канд филол наук, ст преп. Фомичева А. В. Рецензент: асс. Никифорова Т. Б Теоретические основы изучения стереотипов в межкультурной коммуникации		Магистра лингвистики Научный к ф. н., доц. Андрющенко Е. В. Рецензент:... Синонимический ряд прилагательных, обозначающих маленький размер, в текстах газетно-публицистического стиля
	Магистра лингвистики Научный д ф. н., проф. Любимова Н. А. Рецензент:... Вариативность интонационного оформления эмоции удивление в речи носителей современного русского языка		Бакалавра лингвистики Научный к ф. н., старший преподаватель Соколовская... Охватывает почти все сферы жизни. Понятие компьютерного жаргона
	Программа итогового междисциплинарного экзамена для студентов специальности... Составители: канд экон наук, доц. Дорджиева О. Б., канд экон наук, доц. Сарунова М. П., канд экон наук, доц. Тостаева В. С., ст преп....		Бакалавра (Профиль: арабская филология) Научный к ф. н., Я. Ю. Хана... Охватывают всё более обширные слои населения. Подобные процессы не обошли стороной и арабские страны. Те, у кого нет доступа в интернет...
	Магистра лингвистики Научный к ф. н., доцент Лыпкань Т. В. Рецензент:... Заимствование в русском языке		«Калмыцкий государственный университет» методические рекомендации... Составители: канд экон наук, доц. Дорджиева О. Б., канд экон наук, доц. Сарунова М. П., канд экон наук, доц. Тостаева В. С., ст преп....

Бакалавра лингвистики Научный к ф. н., ст преп. Косарева Е. В. Рецензент: к ф. н., доц. Хруненкова А. В

Похожие: