Ш. Правила подготовки и оформления документов

Содержание: 1. Общие положения 4 П. Документы Мурманского государственного гуманитарного университета 5 Ш. Правила подготовки и оформления документов 3.1. Документтирование управленческой деятельности. 5 3.2. Бланки документов 5 3.3. 3.3.1. Оформление реквизитов документов Наименование организации – автора документов 6 6 3.3.2. Наименование вида документа 6 3.3.3. Дата документа 6 3.3.4. Подпись документа 7 3.3.5. Согласование документа 8 3.3.6. Утверждение документа 9 3.3.7. Адресование документа 11 3.3.8. Резолюция 12 3.3.9. Отметка об исполнителе 13 3.3.10. Оформление приложений к документам 13 3.4. Порядок снятия и выдачи копий с документов 13 1V. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документа 4.1. Регистрационный номер документа 14 4.2. Приказ 15 4.3. Распоряжение 16 4.4. Положения, правила, инструкции 16 4.5. 4.6. Протокол Служебное письмо 17 19 У. Организация документооборота и исполнения документов 5.1. Организация документооборота 20 5.2. Организация доставки документов 20 5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 20 5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 21 5.5. Порядок прохождения внутренних документов 22 5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 22 5.7. Работа исполнителей с документами 23 V1. Контроль за исполнением документов 6.1. Организация контроля 24 6.2. Порядок снятия документов с контроля 24 VП. Поисковая система по документам 7.1. Регистрация документов 25 7.2. Индексация документов 26 7.3. Организация поисковой системы по документам 27 VШ. Печатание и тиражирование документов 27 1Х. Учет и хранение печатей, штампов и бланков 28 Х. Организация документов в делопроизводстве 10.1. Составление номенклатуры дел 29 10.2. Формирование и оформление дел 30 10.3. Организация оперативного хранения документов 33 Х1. Порядок передачи дел на хранение в архив 34 ХП. Экспертиза ценности документов 34 Приложение № 1. Перечень реквизитов документов 36 Приложение № 2. Схема расположения реквизитов и границы зон 37 Приложение № 3. Образец оформления общего бланка организации 38 Приложение № 4. Образец оформления углового и продольного бланка письма организации 39 Приложение № 5. Образец оформления бланка распорядительного документа (ВУЗа) приказа 40 Приложение № 6. Образец оформления приказа 41 Приложение № 7. Образец оформления распоряжения 43 Приложение № 8. Образец оформления письма 45 Приложение № 9. Образец оформления телефонограммы 46 Приложение № 10. Перечень нерегистрируемой корреспонденции 47 Приложение № 11. Регистрационно-контрольная карточка 48 Приложение № 12. Индексы структурных подразделений МГГУ 49 Приложение № 13. Образец оформления номенклатуры дел Отдела организации делопроизводства Приложение № 14. Образец оформления номенклатуры дел факультета 51 56 Приложение № 15. Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 60 Приложение № 16. Образец оформления обложки дела 62 Приложение № 17. Образец оформления титульного листа описи постоянного срока хране- ния 63 Приложение № 18. Образец оформления описи дел постоянного хранения 64 Приложение № 19. Образец оформления описи дел по личному составу 65 I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в Мурманском государственном гуманитарном университете (далее – МГГУ), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти от 27.11.2000 № 68, Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования от 24.07.2000 № 2286, согласованной с Федеральной архивной службой России 21.07.2000 и Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной Правительством Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 по согласованию с Федеральным архивным агентством. 1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет Отдел организации делопроизводства (далее — ООД). ООД дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структур­ными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводст­ва и осуществляет методическую помощь работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. 1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, свое­временное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на начальников управлений, отделов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, директоров института, библиотеки, музея, руководителей отдельных служб и подразделений (далее - руководители структурных подразделений МГГУ). Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рацио­нальное использование средств оргтехники, расходование служеб­ных бланков и бумаги. 1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структур­ных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных от­ветственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохож­дение документов в установленные сроки, информируют руково­дство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление со­трудников с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству. 1.5. Работники структурных подразделений несут ответствен­ность за выполнение требований Инструкции, за сохранность нахо­дящихся у них служебных документов. Об утрате документов не­медленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в ООД. Передача документов, их копий работникам сторонних органи­заций допускается с разрешения руководства университета. 1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структур­ного подразделения передаются другому работнику, который обя­зан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руково­дителем структурного подразделения. Копия акта передается в ООД. 1.7. Ведение переписки от имени МГГУ с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений. 1.8. Порядок работы с секретными и документами с грифом "ДСП" (прием, учет, размножение, отправка, формирование и отбор дел для хранения и к уничтожению), письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для ка­ждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. П. ДОКУМЕНТЫ МУРМАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ГУМАНИТАРНОГО УНИВЕРСИТЕТА 2.1. Управленческая деятельность Мурманского государственного гуманитарного университета выражается посредством издания и принятия организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, инструкций, положений, протоколов, постановлений. 2.2. В целях эффективного использования оргтехники в МГГУ устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в университете могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами. Ш. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным пра­вилам управленческих действий, т. е. создании управленческих до­кументов. Документирование осуществляется на естественном языке (ру­кописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, те­лефонограммы и т. д.). При подготовке и оформлении до­кументов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юриди­ческую силу документов, оперативное и качественное их исполне­ние и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование органи­зации - автора документа, название вида (унифицированной фор­мы документа), дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, под­пись). В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Похожие:

	Правила подготовки и оформления документов		Правила подготовки и защиты диссертации В пособии изложены методика написания и правила оформления рукописи диссертации, рассмотрен порядок ее защиты. В приложении представлены...
	Общие правила оформления документов в образовательных учреждениях Общие правила оформления документов в общеобразовательных учреждениях		Согласовано Российской Федерации (далее Министерство), в том числе и обязательные для всех работников Министерства основные правила приема, учета,...
	Правила оформления текстовых документов методические указания специальность... Правила оформления текстовых документов [Текст]: Методические указания по оформлению текстовых документов. Специальности 270802 Строительство...		Межгосударственный стандарт единая система технологической документации... Настоящий стандарт устанавливает формы и правила оформления технологических документов общего назначения: титульного листа (ТЛ),...
	Приложение №1 к Положению по доставке товара Покупателю Правила оформления... Комплект сопроводительных документов на доставку состоит из следующих документов		Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,...
	«Документационное обеспечение управления» Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное...		Документы первого этапа подготовки к аттестации 4 Гагарина Ю. А. (далее – колледж) определяет состав и правила оформления документов, необходимых для прохождения аттестации, а также...