Ш. Правила подготовки и оформления документов
Скачать 1.24 Mb.
|
V. Организация документооборота и исполнения документов 5.1. Организация документооборота 5.1.1. Движение документов МГГУ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в МГГУ, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников. 5.1.3. При применении в МГГУ электронного документооборота службой ООД совместно с Управлением информационных технологий разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в МГГУ. 5.2. Организация доставки документов 5.2.1. Доставка документов в МГГУ осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в МГГУ доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 5.3.1. Документы, поступающие в МГГУ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в регистрационно-контрольной карточке (приложение № 11), рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием, первичная обработка документов и поступающей корреспонденции осуществляется работниками ООД. Документы, адресованные руководству МГГУ, без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ООД, а затем направляются руководству или в соответствующее подразделение. Перед вскрытием конверта (упаковки) (за исключением конвертов с пометкой “лично”), проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтальону. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. 5.3.2. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в течение месяца и прилагаются к документам в случаях: если адрес отправителя указан только на конверте; если дата документа и дата его отправки имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции, а также для юридических действий. Все поступившие документы передаются руководству в день их поступления. 5.3.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение № 10). 5.3.4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов: на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. 5.3.5. На все входящие документы в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты его поступления. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. 5.3.6. Рассмотренные руководством документы возвращаются в ООД, где в регистрационную карточку вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 5.3.7. Передача документов от одного структурного отделения в другое производится через ООД. 5.3.8. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения. 5.3.9. Каждый сотрудник вуза обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. 5.3.10. Передача документов от одного исполнителя другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. 5.3.11. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. 5.3.12. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 5.3.13. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 5.4.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке. 5.4.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 5.4.3. Документы, подписанные ректором, проректорами и руководителями структурных подразделений регистрируются в ООД и направляются через органы почтовой связи в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. В пределах города документы доставляются адресатам курьером по согласованию. 5.4.4. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса и с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ по согласованию с ООД. 5.4.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 5.4.6. Телеграммы, составляемые в МГГУ, принимаются сотрудниками службы ООД завизированными, подписанными, с указанием даты, категории и виде отправления. 5.4.7. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. 5.5. Порядок прохождения внутренних документов 5.5.1. Внутренние документы оформляются и исполняются в пределах университета. 5.5.2. Внутренние документы (заявления, служебные записки, справки, сводки, отчеты и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. 5.5.3. Документы для отправки в другие организации должны передаваться в ООД сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. Ответственные за делопроизводство перед передачей документов на отправку должны обязательно проверить правильность их оформления и адресования. Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями университета. 5.5.4. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. 5.5.5. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ООД, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соот- ветствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. 5.5.6. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 5.5.7. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. 5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 5.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, как внутри МГГУ, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 5.6.4. Передача документов по каналам факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения ректора и проректоров университета. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Запрещается передавать текст документов с пометкой “Для служебного пользования”. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. Поступившие факсограммы учитываются в разносной книге без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.7. Работа исполнителей с документами 5.7.1. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. 5.7.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно. 5.7.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором МГГУ или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. 5.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в вуз и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения. 5.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа. 5.7.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок. 5.7.7. Исполнитель имеет право пользоваться справочно-ннформационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации. При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования. V1. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Организация контроля 6.1.1. Все поступающие на имя ректора МГГУ и в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. 6.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью компьютеризированной системы контроля. 6.1.3. Компьютеризированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора университета. 6.1.4. Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля в управлении делами университета возлагается на сотрудников ООД. 6.1.5. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства университета, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. 6.1.6. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки: - если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок, - документы без указания срока исполнения - в месячный срок, - если в документе имеется пометка "срочно", — то в трехдневный срок, - поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа. 6.1.7. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме регистрационного номера, подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении. 6.2. Порядок снятия документов с контроля 6.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. 6.2.2. Снять документ с контроля может только ООД. 6.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения. |
Похожие:
 |  | В пособии изложены методика написания и правила оформления рукописи диссертации, рассмотрен порядок ее защиты. В приложении представлены... | |
| Общие правила оформления документов в общеобразовательных учреждениях | | Российской Федерации (далее Министерство), в том числе и обязательные для всех работников Министерства основные правила приема, учета,... |
| Правила оформления текстовых документов [Текст]: Методические указания по оформлению текстовых документов. Специальности 270802 Строительство... | | Настоящий стандарт устанавливает формы и правила оформления технологических документов общего назначения: титульного листа (ТЛ),... |
| Комплект сопроводительных документов на доставку состоит из следующих документов | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,... |
| Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное... | | Гагарина Ю. А. (далее – колледж) определяет состав и правила оформления документов, необходимых для прохождения аттестации, а также... |