КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
Санкт-Петербургское государственное бюджетное
образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Промышленно-экономический колледж»
Заочное отделение
Специальность 030912 Право и организация социального обеспечения
КОНТРОЛЬНАЯ работа
по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
студента группы 32701
зачетная книжка № 13-7-032
ФИО студента Акембетова Алина Варисовна
Адрес Санкт-Петербург, Калининский р-н, ул. Вавиловых д.10 кор. 3
E-mail: Akembetova@yandex.ru
телефон: 89045185187
2014 год
|
|
Страницы
|
1.
|
Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное расписание, Положение, Инструкции.
|
3
|
1.1
|
Значение организационных документов.
Виды организационных документов.
|
3
|
1.2
|
Значение и правила оформления Штатного расписания
|
3
|
1.3
|
Значение и правила оформления Положения
|
7
|
1.4
|
Значение и правила оформления Инструкции
|
8
|
2.
|
Технология работы с документами: регистрация документов
|
10
|
2.1
|
Регистрация документов
|
10
|
3.
|
Практическое задание
|
14
|
4.
|
Список литературы
|
16
|
СОДЕРЖАНИЕ
Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное расписание, Положение, Инструкции.
1.1 Значение организационных документов. Виды организационных документов.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организационные документы - это документы по общим и административным вопросам, то есть вопросам общего руководства организацией и ее производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
Виды организационных документов:
устав организации;
положение об организации;
учредительный договор;
лицензия;
положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
регламент;
штатное расписание;
инструкции по определенным направлениям деятельности;
должностные инструкции работников;
правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
1.2 Значение и правила оформления Штатного расписания.
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.
Разработку штатного расписания работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку этого документа, были определены в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. Здесь же обычно закрепляется процедура внесения изменений в этот документ.
При составлении штатного расписания оформляются следующие реквизиты:
Наименование организации.
Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, то сначала указывают полное, а только потом сокращенное.
Код организации.
Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-3 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Дата составления.
Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Оформляется дата арабскими цифрами. Всего должно быть десять знаков (включая точки).
Период действия.
В соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 указывается, на какой период составлено штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать.
Штатное расписание должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.
Штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа. Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности. В его тексте необходимо указать факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие.
Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания не является обязательной процедурой. Однако это желательно делать для совершенствования содержания штатного расписания и приведения его в соответствие с нормами действующего законодательства.
Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.
При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным проектом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. При наличии замечаний проект штатного расписания дорабатывается до окончательного варианта. В том случае если в процессе согласования в проект штатного расписания были внесены существенные изменения, оно подлежит повторному визированию. В случае внесения уточнений (и они не меняют сути) повторное визирование не требуется.
Приказ об утверждении штатного расписания должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.
Регистрируем приказ об утверждении штатного расписания
Приказ об утверждении штатного расписания регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.
При утверждении документа приказом руководителя или иного уполномоченного лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО. Оформляется наименование документа. Наименование ставится в творительном падеже. Указывается дата и номер.
Каждый работодатель определяет место хранения штатного расписания самостоятельно. Как правило, это место хранения приказов по основной деятельности.
Работодатель определяет и требуемое количество экземпляров штатного расписания, а также необходимость предоставления выписок из документа в соответствующие структурные подразделения.
Графы таблицы
|
Особенности заполнения граф
|
Наименование структурного подразделения
|
Указывается без сокращений в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденном работодателем. При отсутствии утвержденного классификатора наименования структурных подразделений могут приводится в алфавитном порядке либо по убыванию штатной численности подразделения.
|
Код структурного подразделения
|
Указывается в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденным работодателем.
|
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
|
Указывается без сокращений в составе структурных подразделений в порядке иерархии: начиная от руководителя и заканчивая техническим исполнителем.
|
Количество штатных единиц
|
Указывается по каждой должности (профессии)
|
Тарифная ставка (оклад)
|
Указывается в рублевом исчеслении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли и прочее в зависимости от системы оплаты труда, принятой у работодателя в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.
|
Надбавки
|
Указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством, а также введенные по усмотрению работодателя.
|
Таблица 1.
Таблица 2.
1.3 Значение и правила оформления Положения.
Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов управления, либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях. Положения разрабатываются по указанию руководителей организаций, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель разрабатывает проект положения и согласовывает с юридическим отделом и другими должностными лицами. Разработчик должен подписать проект положения. Им может быть руководитель структурного подразделения, деятельность которого регламентируется, вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение.
Проект положения представляется на утверждение руководителю организации. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящего ведомства.
В положении указывается дата утверждения документа или дата распорядительного документа, если в тексте не указана другая дата. Структура текста положения о подразделении организации включает:
Общие положения;
Задачи;
Функции;
Права и обязанности;
Руководство;
Взаимоотношения.
Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ о структурном подразделении состоит из реквизитов:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
гриф утверждения;
место издания документа;
заголовок;
текст;
подписи;
визы.
1.4 Значение и правила оформления Инструкции.
Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «о ведении делопроизводства в ...»).
Для инструкции, как правило, характерны указания, поэтому в ней рекомендуется применять четкие формулировки, например: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.
Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические предложения...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого обращения ...»).
Инструкция относится к документам постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.
Разновидностью инструкции является, например, должностная инструкция, которая состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа. В соответствии с «Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов» типовая структура текста должностной инструкции включает:
общие положения;
функции работника;
обязанности работника;
права работника;
ответственность;
взаимоотношения (связи по должности) работника;
ответственность;
оценка работы.
Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми документами.
В соответствии с требованиями указанного документа в разделе «Общие положения» устанавливаются:
Задачи работника (например, для делопроизводителя − прием, регистрация входящих и отправление исходящих документов и т.д.).
Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник.
Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.).
Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяются:
Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником.
Перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:
Связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации.
Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.
Требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий.
Порядок исполнения поручений и т.д.
В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе «Связи по должности» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и затем передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.
Формуляр-образец должностной инструкции состоит из реквизитов:
наименование организации - автора документа;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа−ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место издания документа;
заголовок документа (в дательном падеже);
гриф утверждения;
текст;
подпись автора.
Технология работы с документами: регистрация документов.
Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.
2.1 Регистрация документов.
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому оптимизация, рационализация и автоматизация делопроизводства всегда начинаются со знакомства с самой системой регистрации.
Цель регистрации − обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.
Процесс регистрации − это перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяет создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами (контроль за сроками их исполнения, информационно-справочная работа по документам).
Принципы регистрации документов: регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (на электронном носителе).
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся, например:
рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения, программы конференций, семинаров, совещаний;
печатные издания (книги, каталоги, журналы, брошюры);
пакеты с пометкой «лично»;
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы.
В каждой организации должен быть перечень нерегистрируемой корреспонденции, который утверждается руководителем и при необходимости обновляется. Как правило, такой перечень помещается как приложение к инструкции по делопроизводству.
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые − в день подписания или утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Регистрация документов может производиться в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно могут регистрироваться приказы руководителя по основной деятельности и приказы по личному составу.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов, например:
плановая документация − в плановом отделе;
снабженческая документация − в отделе снабжения;
протоколы и решения коллегиальных органов − в секретариате;
распорядительные документы, подписанные руководством организации, −
в службе ДОУ;
документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, − в службе ДОУ.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству в организации. Документы регистрируются в традиционных журналах, регистрационно-контрольных формах (РКФ) или электронных формах базы данных организации.
В настоящее время существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется регистрационно-контрольная форма.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, по классификатору видов документов и др.
Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Для создания оптимальной поисковой системы установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, поручение, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
количество листов документа;
наличие приложений;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа и др.
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например:
классификатор видов деятельности;
классификатор видов документов;
классификатор корреспондентов;
номенклатура дел и др.
Существенно расширяет возможности поиска полнотекстовая база данных, которая позволяет вести поиск необходимых документов не только по реквизитам документа, но и по отдельным фразам или ключевым словам документа.
Автоматизированная система регистрации, созданная, например, с помощью системы управления базами данных «СУБД − Microsoft Access», позволяет сформировать запросы поиска документа не только для разового использования, но и создать необходимую «библиотеку запросов» по различным параметрам поиска.
Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».
Практическое задание
Акционерное общество «Ампер»
ПОЛОЖЕНИЕ
22.11.12 № 32/04 – 20
Санкт-Петербург
о службе документационного обеспечения
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор АО «Ампер»
____________ Е.Н. Ерохин
24.11.2012
|
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя);
1.2 Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами РФ, законодательными актами по архивному делу РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов, уставом организации, приказами и распоряжениями руководителя организации.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
2.1 Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.2 Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
2.2.1 формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации;
2.2.2 разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
3. ОБЯЗАННОСТИ
3.1 Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:
3.1.1 разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации;
3.1.2 разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.
4. ПРАВА
4.1 Служба имеет право:
4.1.1 в соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников;
4.1.2 запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
Начальник службы ДОУ
|
__________
|
А.С. Федорова
|
Юрист
_______________ М.В. Сергеев
22.11.2012
В дело № 03-31
____________23.12.13
Список литературы
ГОСТ Р6.30 – 2003 от 03.03.2003 №65 – ст. – Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.; Новосибирск: Инфра-М-Сибирское соглашение, 2009г.
Документационное обеспечение управления, Соколов В.С., - М.: ИНФРА-М, 2009 г.
Справочник кадровика / Л. А. Потапова, А. В. Батура. - №3. -2010 г.
|
