Ш. Правила подготовки и оформления документов
Скачать 1.24 Mb.
|
VII. Поисковая система по документам 7.1. Регистрация документов 7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. Приказы по основной деятельности регистрируются в «Журнале регистрации приказов» в ООД. Приказы по личному составу регистрируются в «Журнале регистрации приказов по личному составу о приеме, увольнении, поощрениях» в отделе кадров. Поступающая и отправляемая корреспонденция регистрируется в регистрационных карточках в ООД (приложение № 11). Заявления, письма, жалобы граждан регистрируются в «Журнале регистрации заявлений, писем, жалоб граждан» в ООД. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в журналах регистрации. 7.1.4. Регистрация поступающих и исходящих документов в университете осуществляется в ООД: - заказная корреспонденция на имя ректора; - входящая заказная корреспонденция с указанием адресата; - заказная корреспонденция, адресованная университету, без указания конкретного адресата; - входящая правительственная корреспонденция; - исходящая от имени руководства университета документация; - приказы, распоряжения, протоколы, документы к заседанию Ученого совета. Регистрация входящих документов осуществляется службой ООД на регистрационных карточках. 7.1.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. 7.1.6. Протоколы совещаний у проректоров университета регистрируются и хранятся у помощников проректоров университета. 7.1.7. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания. 7.2. Индексация документов 7.2.1. Каждому структурному подразделению университета присваиваются цифровые индексы. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки. 7.2.2. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей МГГУ, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Например: 45-06/189 где: 45 - код документа по классификатору корреспондентов; 06- цифровой индекс структурного подразделения; 189 – порядковый номер; 7.2.4. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - дата и индекс поступления; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки представлены в приложении № 11. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: - гриф (пометка) ограничения доступа к документу; - внутренняя переадресация документов по исполнителям; - код по тематическому классификатору; - ключевые слова; - количество листов документа; - наличие приложений; - должностное лицо, поставившее документ на контроль; - промежуточные сроки исполнения; - перенос сроков исполнения; - срок хранения документа; - статус документа (проект, версия); - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 7.2.5. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационно-контрольной карточке инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 7.3. Организация поисковой системы по документам 7.3.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в МГГУ создаются поисковые системы по документам. 7.3.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. 7.3.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РК, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 7.3.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: - классификатора вопросов деятельности МГГУ; - классификатора видов документов; - классификатора корреспондентов; - классификатора резолюций; - классификатора исполнителей; - классификатора результатов исполнения документов; - номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 7.3.5. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности МГГУ, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам МГГУ, иным государственным органам, организациям, физическим лицам. 7.3.6. Порядок получения пользователем информации определяет ректор университета, как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства. 7.3.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется МГГУ, в пределах их компетенции либо непосредственно. VШ. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы. В связи с переходом структурных подразделений на работу с персональными компьютерами исполнитель готовит проект документа и выводит его на принтер в своем структурном подразделении. 8.2. Тиражирование документов, производится в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования. При отсутствии копировального аппарата в структурном подразделении тиражирование документов производится в ООД. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности университета. Тиражирование документов с грифом "Для служебного пользования" производится с разрешения специального отдела. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей. 8.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные на компьютере. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения. Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку. 8.4. Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении тиража. 8.5. В ООД ведется журнал учета тиражирования документов. 1Х. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ 9.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки государственного образца строгой отчетности, а также бланки с угловыми и продольными штампами университета, удостоверения личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки. 9.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в МГГУ (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальном журнале. 9.3. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета. 9.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются. 9.5. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. 9.6. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут лица, ответственные за ведение делопроизводства. Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ. 9.7. Уничтожение бланков, указанных в подпункте 9.1, производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета. 9.8. Печати и штампы уничтожаются комиссией по акту. 9.9. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. 9.10. Отметки о проведенных проверках ведутся в соответствующем журнале и заносятся в таблицу в соответствии со следующими правилами: - в первой графе указывается наименование печати; - во второй графе – где хранится печать; - в третьей графе указывается наименование документов, на которых проставляется печать; - в четвертой графе ставится подпись лица, ответственного за хранение печати. Х. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ГОКУ «Государственный архив Мурманской области» (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 10.1. Составление номенклатуры дел 10.1.1. Номенклатура дел университета – это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 10.1.2. Номенклатура дел вуза составляется ООД на основе номенклатуры дел структурных подразделений при методической помощи ГОКУ «Государственного архива Мурманской области» (приложение №13, № 14). Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения, и представить ее в службу ООД МГГУ. Номенклатура дел МГГУ, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного управления Мурманской области и утверждается ректором. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Архивного управления Мурманской области не реже одного раза в 5 лет, если не было значительных структурных изменений в МГГУ. 10.1.3. При составлении номенклатуры дел университета следует руководствоваться Уставом МГГУ, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения. 10.1.4. В номенклатуру дел МГГУ включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений университета, журналы учета, различного рода карточки и т. д. 10.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел МГПУ являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (приложение № 12). В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 10.1.6. Графы номенклатуры дел университета, его структурных, подразделений заполняются следующим образом: В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в МГГУ цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, а также для переходящих дел. В графу 3 заключаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел необходимо ориентироваться на формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, типового перечня документов, но составлять с учетом индивидуальных особенностей дел. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, которые также сносятся из Перечня типовых управленческих документов, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 10.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ООД. Второй используется в службе ООД в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве МГГУ. Четвертый — в Государственном архиве Мурманской области, с которым согласовывалась номенклатура дел. 10.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 10.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры МГГУ. 10.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 10.2. Формирование и оформление дел 10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел. Дела в МГГУ формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ООД или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в университете осуществляются ООД и архивом вуза. 10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “т. 1”, “т. 2” и т.д. 10.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело №...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 10.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Устав, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, командировках, отпусках, взысканиях и т.п.) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан, связанные с образовательным процессом, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 10.2.5. Дела МГГУ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений ответственных за делопроизводство, при методической помощи и под контролем работников архива МГГУ. 10.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 17); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 10.2.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 10.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование университета; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование университета указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела, — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел МГГУ; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел МГГУ, согласованной с ЭПК Архивного управления Мурманской области; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная над- пись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит “срок хранения дела” переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве МГГУ чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Архивного управления Мурманской области (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 10.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. В каждом структурном подразделении МГГУ описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива университета. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи университета, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в МГГУ. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 10.2.10. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах. 10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 10.3. Организация оперативного хранения документов 10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив МГГУ дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив МГГУ. 10.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ООД. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. X1. Порядок передачи дЕЛ на хранение в архив 11.1. Для обеспечения сохранности документов в МГГУ создается архив университета. Документы МГГУ являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Мурманской области, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. В своей деятельности архив МГГУ руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, Положением об архиве МГГУ. 11.2. В архив университета передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. 11.3. Дела постоянного хранения передаются в архив по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по описям или номенклатурам дел. 11.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом. Прием каждого дела производится документоведом архива в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи документоведа архива и сотрудника, передавшего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Подготовка документов к передаче на хранение в Государственный архив Мурманской области включает работу ООД и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. ХП. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 12.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 12..2. Экспертиза ценности документов в МГГУ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив МГГУ. 12..3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МГГУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется — ЭК). 12.4. Функции и права ЭК, а также организация работы определяется положением, которое утверждается ректором МГГУ. 12.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях МГГУ непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. 12.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел МГГУ, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "До минования надобности" и т. п. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 15). 12.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 15) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК МГГУ. 12.8. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего МГГУ. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Приложение № 1 ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Приложение № 2 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН на формате А4 углового бланка
Приложение № 3 ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ОРГАНИЗАЦИИ
Приложение № 4 ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНИЗАЦИИ
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНИЗАЦИИ
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 |  | В пособии изложены методика написания и правила оформления рукописи диссертации, рассмотрен порядок ее защиты. В приложении представлены... | |
| Общие правила оформления документов в общеобразовательных учреждениях | | Российской Федерации (далее Министерство), в том числе и обязательные для всех работников Министерства основные правила приема, учета,... |
| Правила оформления текстовых документов [Текст]: Методические указания по оформлению текстовых документов. Специальности 270802 Строительство... | | Настоящий стандарт устанавливает формы и правила оформления технологических документов общего назначения: титульного листа (ТЛ),... |
| Комплект сопроводительных документов на доставку состоит из следующих документов | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,... |
| Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное... | | Гагарина Ю. А. (далее – колледж) определяет состав и правила оформления документов, необходимых для прохождения аттестации, а также... |