2.2.3. Мониторинг и анализ программы аудита.
III стадия - мониторинг и анализ программы аудита (впервые появилось в стандарте ISO 19001:2002) предполагает отслеживание и периодическую проверку степени достижения поставленных целей с последующим выявлением/идентификацией возможности улучшения в несколько этапов:
мониторинг и анализ программы
определение необходимости в корректирующих действиях программы
определение возможностей для улучшения программы.
Стандарт рекомендует использовать показатели эффективности для мониторинга следующих характеристик:
соответствия программы аудита намеченным графикам работ;
обратной связи с заказчиками аудита, проверяемыми организациями и аудиторами;
способности групп по аудиту к выполнению плана аудита.
Для оценки достижения целей и выявления возможностей улучшения программы аудита должен проводиться мониторинг реализации и, через определенные промежутки времени, анализ программы аудита с последующим представлением результатов высшему руководству.
Так, анализ программы аудита должен учитывать:
результаты и тенденции, выявленные при мониторинге ;
соответствие процедурам;
растущие потребности и ожидание заинтересованных сторон;
записи программы аудита;
альтернативные или новые методики проведения аудита;
согласованность деятельности аудиторских групп в сходных ситуациях.
Следствием результатов анализа программы аудита могут быть корректирующие, предупреждающие действия, а также улучшение и последующее развитие программы аудита.
В заключении по результатам аудита может быть указано на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или действий по улучшению, при необходимости. Такие действия обычно разрабатываются и проводятся проверяемой организацией в течение согласованного срока и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе таких действий. Выполнение и результативность корректирующих действий должны быть верифицированы/ проверены. Верификация может быть частью очередного аудита. В программе аудита может быть определено проведение последующего аудита членами аудиторской группы, имеющими ценный опыт. В таких случаях следует обратить внимание на обеспечение независимости при очередном аудите
2.3.Деятельность по проведению аудита.
Общее представление типичной деятельности при проведении аудита можно представить в 5 этапов (рис.12):
Рис.12. Деятельность по проведению аудита
Пунктирная линия указывает на то, любая последующая деятельность обычно не рассматриваются как часть аудита.
2.3.1. Этап инициирования аудита.
Первый этап проведения - это инициирование аудита, предусматривающее:
назначение руководителя группы аудита
определение целей, области и критериев
определение выполнимости аудита
определение группы по аудиту
установление начального контакта с проверяемой организацией
1) назначение руководителя аудиторской группы. Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы. В случае проведения совместного аудита проверяющие организации до начала аудита должны прийти к соглашению относительно ответственности каждой организации, в частности относительно назначения и полномочий руководителя группы аудита;
2) определение целей, области и критериев аудита. В контексте общих целей программы аудита, конкретный аудит должен основываться на документированных целях, области и критериях.
Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита и могут включать в себя:
а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой
организации или ее частей критериям аудита;
б) оценка соответствия системы менеджмента законодательным,
нормативным и контрактным требованиям;
в) оценка результативности системы менеджмента в достижении
поставленных целей;
г) определение / идентификация областей возможного улучшения системы менеджмента.
Область аудита описывает объем и границы аудита, а именно :
место расположения,
структурные подразделения,
деятельность и процессы, подлежащие проверке, а также
период времени, требуемый для проверки.
Критерии аудита используются в качестве ориентиров при определении соответствий, которые могут включать:
применимые политики;
процедуры;
стандарты;
законы и требования, в том числе требования системы менеджмента;
контрактные требования;
кодексы отдельных отраслей экономики или предпринимательской деятельности.
Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены совместно заказчиком аудита и руководителем аудиторской группы в соответствии с процедурами по программе аудита. Любые изменения целей, области и критериев аудита подлежат согласованию этими же сторонами.
В случае проведения комплексного аудита руководитель аудиторской группы должен обеспечить соответствие целей, области, критериев и состава группы аудита характеру комплексного аудита;
3) определение выполнимости аудита. Возможности аудита должны быть определены с учетом таких факторов, как:
а) достаточность и соответствие информации для планирования аудита;
б) адекватное сотрудничество со стороны проверяемой организацией;
в) наличие достаточного времени и ресурсов.
Если аудит не возможно провести, то, по результатам консультаций с проверяемой организацией, заказчику аудита должен быть предложен альтернативный вариант.
4) формирование аудиторской группы. Если будет признана возможность проведения аудита, то необходимо подобрать аудиторскую группу с учетом требуемой компетентности для достижения целей аудита. При проведении аудита только одним аудитором, он должен выполнять все обязанности руководителя аудиторской группы.
При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующее:
а) цели, область и критерии и продолжительность аудита;
б) возможности комплексного или совместного аудита;
в) общую компетентность аудиторской группы, необходимую для достижения целей аудита;
г) законодательные, регламентирующие, контрактные требования и требования органов аккредитации/сертификации;
д) необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и исключения конфликта интересов;
е) способность членов аудиторской группы к совместной работе и к эффективному взаимодействию с проверяемой организацией;
ж) язык аудита и понимание социальных и культурных особенностей проверяемой организации, что может быть достигнуто либо собственным опытом аудитора, либо при поддержке технического эксперта.
Процесс обеспечения общей компетентности аудиторской группы предполагает следующие шаги:
− выявление знаний и умений, необходимых для достижения целей аудита;
− подбор членов аудиторской группы таким образом, чтобы аудиторская группа владела всеми необходимыми знаниями и умениями.
Если необходимые знания и умения обеспечиваются аудиторами, входящими в аудиторскую группу не в полном объеме, то недостающие знания и умения могут быть восполнены включением в группу технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора. Аудиторы-стажеры могут быть включены в аудиторскую группу, но должны действовать только под руководством и контролем аудитора или в рамках руководящих указаний.
Как заказчик аудита, так и проверяемая организация, могут потребовать замены конкретных членов аудиторской группы на разумных основаниях, исходя из принципов проведения аудита. Примеры оснований включают ситуации конфликта интересов (например, член аудиторской группы – бывший работник проверяемой организации или оказывал ей консультационные услуги) и неэтичное поведение в прошлом. Такие основания должны быть доведены до сведения руководителя аудиторской группы и лиц, ответственных за управление программой аудита, которые уполномочены решать все вопросы совместно с заказчиком аудита и проверяемой организацией до принятия решений по замене члена группы по аудиту;
5) установление предварительного контакта с проверяемой организацией. Начальный контакт с проверяемой организацией может быть неофициальным или официальным (формальным \ неформальным), и устанавливаться лицами, назначенными ответственными за управление программой аудита, или руководителем аудиторской группы.
Цели предварительного контакта:
а) установление каналов обмена информацией с представителем проверяемой организации;
б) подтверждение полномочий на проведение аудита;
в) обеспечение информацией относительно графика аудита и состава аудиторской группы;
г) запрос доступа к соответствующим документам, включая записи;
д) определение применимых правил безопасности на «месте» аудита;
е) подготовка мероприятий (организация) аудита;
ж) достижение соглашения о присутствии наблюдателей и необходимости в сопровождающих для аудиторской группы.
2.3.2. Этап анализа документов и подготовки к проведению аудита "на месте".
Второй этап проведения проверки – анализ документов и подготовка к проведению аудита "на месте".
Данный этап предполагает:
анализ соответствующих документов системы менеджмента, включая записи, и определение их адекватности по отношению к критериям аудита;
подготовка плана аудита;
распределение заданий в группе по аудиту;
подготовка рабочих документов.
1) До проведения аудита на местах должен быть проведен анализ документации проверяемой организации для определения соответствия документированной системы критериям аудита.
Документация может включать соответствующие документы системы менеджмента, включая отчетные, и отчеты по предыдущим аудитам. Анализ должен учитывать размер, тип и сложность организации, а также цели и область аудита. В ряде случаев, данный анализ может быть отложен до начала проведения аудита на местах, если это не нанесет ущерба результативности аудита. В других случаях может оказаться необходимым предварительное посещение места аудита для получения общего представления о доступной информации.
Для формирования основных исходных данных программ экологического аудита используется официально декларируемая предприятием информация, которая обобщена в соответствующих документах. Перечень документов, обязательных для заполнения экологической службой, а также документов, которые наиболее часто используются аудитором при работе, обобщаются авторами в аудиторском протоколе, также представляющем собой таблицу, содержащую более 30 различных документов и их характеристик. И протокол по определению основных направлений и аспектов деятельности, и протокол по определению наличия и характеристик основной экологической документации должны представлять собой удобную стандартную форму, заполнение которой должно отнимать у аудитора минимум времени. Форма протокола заполняется при беседе с компетентным представителем предприятия. В графах таблицы делаются пометки аудитора: «+» - документ имеется, «-» или отсутствие аудиторских пометок – документ отсутствует.
Ниже приведен фрагмент заполненного протокола по определению наличия и характеристик экологической документации предприятия (рис.13). Из этого примера видно, что экологическая программа предприятия документально не зафиксирована (знак «-» в соответствующей графе протокола). Если сопоставлять этот пример с рассмотренными ранее направлениями и аспектами деятельности, можно сделать вывод, что несмотря на заявление представителя природоохранной службы в первом примере о наличии экологической программы на предприятии, реально ее все-таки не существует, это подтверждает отсутствие документов. Технико-экономические обоснования (ТЭО) и проекты средоохранных сооружений, согласно приведенному примеру, в экологической службе отсутствуют, хотя в принципе есть проекты по очистке отходящих газов (знак «+/-» показывает, что документ имеется в наличии, но не в экологической службе).
 
Примечания
Рис 13. Фрагмент заполненного протокола по определению наличия и характеристик экологической документации предприятия
Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом заказчику аудита, лицам, назначенным ответственными за программой аудита, и самой проверяемой организации. Должно быть принято решение относительно того, может ли аудит быть продолжен или приостановлен до момента разрешения всех вопросов по документации.
2) Подготовка к аудиту на месте состоит в разработке плана аудита на месте. Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита, являющийся основой соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита относительно проведения аудита.
План должен облегчить составление графика и координацию действий аудита. Уровень детализации плана аудита зависит от области и сложности аудита. К примеру, детали планов для первого и последующих аудитов или для внутренних и внешних аудитов, могут быть различными. План должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например, изменение объема аудита, которое может оказаться необходимым по мере проведения аудита на местах.
План аудита должен включать следующие пункты:
а) цели аудита;
б) критерии аудита и ссылочные документы;
в) область аудита, включая идентификацию/ определение организационных и функциональных единиц и процессов, подлежащих проверке;
г) дату и место осуществления действий по аудиту на местах;
д) запланированное время и продолжительность проведения аудита на местах, включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания аудиторской группы;
е) роли и ответственность членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;
ж) выделение соответствующих ресурсов для наиболее важных участков аудита.
План аудита должен также предусматривать:
идентификацию представителя проверяемой организации, ответственного за аудит;
рабочий язык и язык отчетов по аудиту там, где он отличается от родного языка аудитора (ов) и/или проверяемой организации;
содержание отчета по аудиту;
мероприятия логистики (передвижения, условия работы "на месте" и т. д.);
вопросы, касающиеся конфиденциальности;
все последующие действия после аудита.
План должен быть проанализирован и принят заказчиком аудита и представлен проверяемой организации до начала проведения аудита на местах. Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть разрешены совместно руководителем аудиторской группы, проверяемой организацией и заказчиком аудита. Любой пересмотр плана должен быть согласован этими сторонами прежде, чем продолжить аудит;
3) Распределение работ в аудиторской группе. Руководитель аудиторской группы путем консультаций должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий. Такие назначения должны учитывать потребность в независимости, компетентности аудиторов, эффективность использования аудиторами ресурсов, а также различные роли и степень ответственности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. В процессе аудита для эффективного достижения его целей в распределение обязанностей могут быть внесены изменения;
4) Подготовка рабочих документов. Члены аудиторской группы должны проанализировать информацию, относящуюся к их заданиям при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный \ справочный материал для регистрации хода аудита.
Такие документы могут включать:
контрольные перечни (чек - листы);
планы выборки для аудита;
дополнительные свидетельства и наблюдения аудита;
выводы аудита;
протоколы совещаний.
Использование чек-листов и форм не должно сужать границы аудиторской деятельности, которые могут быть изменены на основании полученной во время аудита информации. Рабочие документы и записи по результатам их использования, должны храниться, по крайней мере, до окончания аудита. Документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, должны сохраняться в течение всего времени членами аудиторской группы с соблюдением соответствующих требований безопасности.
2.3.3. Этап проведение аудита на месте.
Третий этап проведения проверки – проведение аудита на месте. Данный этап состоит из ряда шагов:
проведение вводного совещания;
обмен информацией во время аудита;
роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей;
работа на промплощадке предприятия;
сбор и проверка информации;
получение наблюдений аудита;
подготовка проекта выводов по результатам аудита;
проведение заключительного совещания.
Цель этого этапа – уточнение, окончательное формирование и организация основных исходных данных программы, а также получение дополнительной информации, необходимой для анализа, оценки и прогноза изменения (разработки рекомендаций и предложений) фактического воздействия производства на окружающую среду.
1) проведение предварительного совещания. Вводное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или, где это приемлемо, с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания:
a) подтвердить план аудита;
b) провести краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту;
c) подтвердить каналы обмена информацией;
d) дать возможность проверяемым задать вопросы.
Практически это может выглядеть следующим образом: на предварительном совещании (начальной встрече), собираются руководители отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа.
Начинает совещание генеральный директор; он представляет присутствующим главного эксперта. После этого функция председателя совещания переходит к главному эксперту, который представляет аудиторскую группу (членов комиссии), объявляет заранее согласованную (с руководством организации) программу проверки, задает вопрос: "Все ли руководители подразделений могут присутствовать на рабочем месте в назначенное время?"; при необходимости согласовываются незначительные изменения программы проверки. На этом совещании существует последняя возможность внести коррективы в программу проверки. При внешней проверке комиссии необходимо предоставить помещение для совещаний, компьютер, сопровождающих для каждого члена комиссии; эксперты обычно проверяют каждое подразделение в течение 1,5 – 2 часов, например, работают с 8.30 до 10.00, затем собираются в комнате для совещаний на 10 - 15 минут и обмениваются мнениями друг с другом, а затем с 10.30 до 12.00 продолжают проверку в другом подразделении.
Во многих случаях, например при внутренних аудитах в малых организациях, вводное совещание может предусматривать только сообщение о том, что аудит будет проведен, и объяснять его характер. Для других аудитов вводное совещание должно быть официальным с регистрацией присутствующих. Совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту.
Должны быть освещены, если приемлемо, следующие вопросы:
a) представление участников с указанием их роли в проведении аудита;
b) подтверждение целей, области и критериев аудита;
c) подтверждение графика проведения аудита и других мероприятий с участием проверяемой организации: таких, как дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания группы по аудиту и руководства проверяемой организации, возможные дальнейшие изменения;
d) методы и процедуры, которые будут использованы при проведении аудита, включая информирование организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборке доступной информации, поэтому в аудите будет присутствовать элемент неопределенности;
e) подтверждение официальных каналов связи между группой по аудиту и проверяемой организацией;
f) подтверждение языка, который будет использоваться во время аудита;
g) подтверждение того, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;
h) подтверждение доступности ресурсов и средств, необходимых группе по аудиту;
i) подтверждение условий конфиденциальности;
j) подтверждение соответствующих процедур по обеспечению безопасности группы по аудиту, ее защиты от аварий и непредвиденных случаев;
k) подтверждение наличия, ролей и личностей сопровождающих;
l) методы составления отчетов, включая классификацию несоответствий;
m) информация об условиях, при которых аудит может быть прекращен;
n) информация о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.
2) Обмен информацией во время аудита. В зависимости от области и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита.
Аудиторская группа должна периодически встречаться с целью:
обмена информацией;
оценки хода аудита;
перераспределения обязанностей между аудиторами.
В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен периодически доводить до сведения проверяемой организации и заказчика информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо. Свидетельства, собранные при аудите, которые информируют о приближающемся существенном риске (например, безопасность, окружающая среда или качество), должны быть немедленно доведены до сведения проверяемой организации и, если необходимо, заказчика.
Все вопросы, выходящие за область аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для дальнейшего возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации. Если имеющееся свидетельство указывает на невозможность выполнения цели аудита, то руководитель аудиторской группы должен сообщить причины заказчику аудита и проверяемой организации для определения дальнейших действий.
Эти действия могут включать повторное подтверждение, изменение плана аудита, изменение целей или объема аудита, прекращение аудита. Любые необходимые изменения области аудита, которые могут появляться во время проведения аудита "на месте", должны быть проанализированы и одобрены заказчиком аудита и, если это приемлемо, проверяемой организацией.
3) Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей. Сопровождающие лица и наблюдатели могут сопровождать группу по аудиту, но они не являются частью группы по аудиту. Они не должны препятствовать или оказывать влияние на проведение аудита.
Если сопровождающие лица назначены проверяемой организацией, они должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы по аудиту.
Сопровождающие лица должны выполнять следующие обязанности:
– обеспечение контактов и отслеживание графиков интервью;
– организация посещения определенных участков производства;
– обеспечение ознакомления и выполнения членами аудиторской группы правил и
процедур по безопасности и охраны труда;
– исполнение роли лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой
организации;
– предоставление разъяснений или содействие при сборе информации
4) Работа на промплощадке предприятия.
Обязательным является осмотр производственной площадки. По оценкам западных аудиторов, осмотр предприятия является критическим этапом в процессе получения информации и основан на объективных индивидуальных наблюдениях и вопросах. Осмотр предприятия дает аудиторам собственное представление о размещении и функционировании производственных мощностей, основных объектов аудирования. Во время осмотра аудиторами могут быть отмечены проблемные участки, на которых будет необходимо сконцентрировать внимание во время интервью и персоналом и последующим знакомством с рабочей документацией. При проведении обзорных туров по территории предприятия аудиторами обычно используются ситуационные планы, где может отражаться динамика получаемой информации.
При этом в каждой графе таблицы аудитором делаются пометки: присутствует данное направление или аспект деятельности (знак «+») или нет (знак «-»). В пустые графы могут вноситься дополнительные сведения. Заполнение подобного протокола требует умения от аудитора объяснить каждое из направлений и аспектов природоохранной деятельности и привести ряд характерных примеров. Каждая позиция протокола предполагает наличие вопросов второго уровня.
Для составления и проведения любой программы «обзорного тура» по промышленному производству можно сформулировать ряд общих рекомендаций:
включение в состав маршрутов обхода промышленных площадок по внешнему и внутреннему периметрам, что, как правило, позволяет определить основные неорганизованные источники сброса загрязняющих веществ «на рельеф», места неорганизованного размещения и захоронения отходов, изменения окружающей среды в результате аварийного и «ночного» воздействия и т.д.;
предварительное определение круга вопросов к службам эксплуатации, позволяющих получить необходимую дополнительную информацию об использовании ресурсов, источниках выделения загрязняющих веществ, источниках воздействия на окружающую среду и отходах; информацию об эффективности государственного и производственного экологического контроля;
использование в качестве методов сбора дополнительной информации ознакомления с рабочими журналами, технологическими регламентами, проектами, документацией по снабжению и сбыту, интервьюирование персонала в процессе знакомства с организацией работ, состоянием и фактическим уровнем эксплуатации оборудования;
выявление и анализ случаев «ночного» воздействия на окружающую среду; в частности, выявление и анализ случаев сознательного (под давлением администраций предприятий или органов государственного экологического контроля) искажения информации о фактическом воздействии на окружающую среду;
обсуждение группой экологического аудита основных результатов «обзорного тура»; организация в случае необходимости дополнительных маршрутов посещения объектов экологического аудита и встреч со специалистами по результатам проведения основного «обзорного тура»;
оформление результатов работы на объектах в виде краткого промежуточного отчета или ряда отчетов по отдельным направлениям работы, включая активное использование аудиторских ситуационных планов и карт; особое значение здесь имеет подготовка полного перечня всех выявленных проблем, включая их краткие характеристики, в соответствии с системой ранее определенных основных объектов аудирования.
Чтобы экологу-аудитору в максимально сжатые сроки разобраться в круге интересующих его вопросов, целесообразно использовать последовательность действий, отображенную на
рис. 14:
Рис. 14. Схема работы экологов-аудиторов на производственной площадке
5 )Сбор и верификация/проверка данных. В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна быть собрана на основе соответствующей выборки и верифицирована (проверена).
Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита основываются на выборке доступной информации, поэтому присутствует элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы, которые делаются во время аудита, должны учитывать эту неопределенность. Свидетельства аудита должны регистрироваться. Источники информации могут меняться в зависимости от области и сложности аудита и могут включать:
a) интервью с сотрудниками и другими лицами;
b) наблюдения видов деятельности, производственной среды и условий работы;
c) политики предприятия, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты или заказы;
d) такие записи, как: технический контроль, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ и результаты измерений;
e) итоговые данные, результаты анализов и показатели эффективности;
f) информацию о программах выборки проверяемой организации, о процедурах управления выборкой и процессами измерения;
g) записи из других источников, например обратная связь от потребителей, соответствующая информация от внешних организаций и записи по оценке поставщиков;
h) компьютеризированные базы данных и веб-сайты.
Рис.15. Общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита.
7) Подготовка проекта выводов по результатам аудита.
До заключительного совещания аудиторская группа должна собраться для решения следующих задач:
а) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, для определения соответствия целям аудита;
б) согласовать выводы по результатам аудита, с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита;
в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
г) обсудить последующие аудиты, если это было включено в план.
Выводы по результатам аудита должно охватывать следующие вопросы:
степень соответствия системы менеджмента критериям аудита;
результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы
менеджмента;
способность процесса анализа со стороны руководства обеспечить постоянную
пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента и ее
совершенствование.
Если это было определено целями аудита, заключение по результатам может содержать рекомендации, относящиеся к улучшениям, деловым взаимоотношениям (предпринимательской деятельности), сертификации/регистрации или аудитам в дальнейшем. Выводы по результатам аудита могут содержать рекомендации относительно улучшений, деловых взаимоотношений, сертификации/ регистрации либо дальнейшей деятельности по аудиту.
В конце аудита необходимо еще раз просмотреть все рабочие документы, чтобы проверить качество исполнения той части процедур, которая выполнялась ассистентами, а также удостовериться, что аудит соответствует установленным стандартам.
Существует два вида контроля качества работы аудитора:
контроль основного \ведущего аудитора за работой своих ассистентов;
контроль аудиторской фирмы за работой аудитора.
Основной \ведущий аудитор несет полную ответственность за выполнение аудита. В процессе проведения аудиторской проверки он должен постоянно контролировать и направлять работу, выполняемую ассистентами.
Ассистенты, которым передается работа, должны быть соответствующим образом проинструктированы об их ответственности и задачах процедур, которые они должны выполнить, о деятельности предприятия и возможных учетных аудиторских проблемах, которые могут воздействовать на сущность, время проведения и масштаб аудиторских процедур. Письменная программа аудитора является важным элементом для передачи аудиторских полномочий.
Контроль со стороны аудиторской фирмы за работой аудитора осуществляется, во-первых, посредством обсуждения и проверки обоснованности аудиторского плана и программы проведения аудита у данного клиента, во-вторых, посредством строгого соблюдения организационно-этических аудиторских принципов, в-третьих, некоторые аудиторские фирмы практикуют повторные, бесплатные для клиента перепроверки достоверности отчетности другим аудитором фирмы уже после выдачи аудиторского заключения основным аудитором.
8) Проведение заключительного совещания.
В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и проект заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией, а также, при необходимости, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий.
Участниками заключительного совещания должны быть представители проверяемой организации, а также могут быть заказчик аудита и другие стороны. При необходимости руководитель группы по аудиту должен сообщить представителям проверяемой организации о препятствиях, возникших при проведении аудита, которые могли снизить доверие к заключению по результатам аудита.
Во многих случаях, например, при проведении внутреннего аудита в малой организации, заключительное совещание может состоять только из доведения до сведения наблюдений аудита и проекта заключения по результатам аудита. В других случаях, совещание должно быть официальным с ведением протокола и регистрацией присутствующих.
Любые разногласия по наблюдению и заключению аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены.Если нет единого решения, все мнения должны быть запротоколированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными.
2.3.4. Этап подготовки, утверждения и рассылки отчета (акта) по аудиту.
Четвертый этап проведения проверки – подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту – реализует два момента:
подготовку отчета и заключения по аудиту
утверждение и рассылку отчета по аудиту
1)Подготовка отчета и заключения по аудиту. Результаты аудиторской проверки отображаются в аудиторском отчете. Содержание акта (отчета) о результатах проверки и оценке системы менеджмента обычно согласуется на заключительном совещании (итоговой встрече). При положительных результатах проверки этот отчет часто бывает готов к моменту проведения заключительного совещания. Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.
Аудиторский отчет содержит сведения о состоянии учета, внутреннего контроля, достаточность и достоверность отчетности и предоставляет полные, точные, четкие, краткие и ясные записи по аудиту относительно:
а) цели аудита;
б) области аудита с указанием проверенных организационных и функциональных единиц или процессов за определенный период времени;
в) идентификации/ указаний заказчика аудита;
г) идентификации/указаний руководителя и членов аудиторской группы;
д) даты и участков проведения аудита «на местах»;
е) критериев аудита;
ж) наблюдений аудита;
з) заключения по результатам аудита.
Отчет по аудиту также может включать или содержать ссылки на следующее:
план аудита;
список представителей проверяемой организации;
краткое описание процесса аудита, включая случайности и препятствия аудита, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита;
подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита;
элементы, неохваченные аудитом, но входящие в область аудита;
любые неразрешенные разногласия во мнениях между аудиторской группой и проверяемой организацией;
рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;
при необходимости, согласованные планы последующих аудитов;
заявление о конфиденциальном характере содержания отчета;
список рассылки отчета по аудиту.
В связи с тем, что содержание аудиторского отчета зависит от конкретных обстоятельств и результатов проверки, он составляется в произвольной форме, как правило, по требованию заказчика.
Аудиторский отчет включает 3 части:
общую (вступительную);
аналитическую;
итоговую .
Во вступительной части указывается:
- для экологической аудиторской организации: юридический адрес и телефоны; порядковый номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего лицензию на проведение экологического аудита, а также срок действия лицензии; номер регистрационного свидетельства; номер расчетного счета; фамилия, имя и отчество всех экологов-аудиторов, принимавших участие в проверке;
- для эколога-аудитора, работающего самостоятельно: фамилия, имя, отчество, стаж работы в качестве эколога-аудитора; дата выдачи и наименование органа, выдавшего лицензию на осуществление деятельности по экологическому аудиту, а также срок действия лицензии; номер регистрационного свидетельства; номер расчетного счета.
В аналитической части аудиторского отчета приводятся результаты проверки документов и отчетности, состояния внутреннего контроля, способы проверки (сплошной, выборочный), факты нарушений законодательных и других нормативно-правовых актов.
В аналитической части указываются:
наименование аудируемого экономического субъекта
основания для проведения экологического аудита и его основные цели;
результаты проверки соответствия деятельности аудируемого экономического субъекта нормативным актам, регламентирующим охрану окружающей среды и природопользование в РФ, в том числе по вопросам организации, обеспечения кадрами и оборудованием системы охраны и управления качеством окружающей среды и природопользования, а также внешнего и внутреннего контроля за деятельностью этой системы;
степень полноты и достоверности отчетных документов, характеризующих оказывающую влияние на окружающую среду и природные ресурсы фактическую (реальную) деятельность аудируемого экономического субъекта;
факты выявленных в ходе экологического аудита существенных нарушений установленного порядка охраны окружающей среды и природопользования, ведения соответствующей документации и составления отчетности, влияющих на ее достоверность, а также нарушений законодательства РФ в области охраны окружающей среды и природопользования, которые нанесли или могут нанести ущерб интересам собственником аудируемого экономического субъекта, государства и третьих лиц;
предложения по разработке мер по снижению негативных экологических последствий деятельности аудируемого экономического субъекта (если это предусмотрено договором на проведение экологического аудита).
Третья, итоговая часть аудиторского отчета включает выводы по результатам аудиторской проверки, содержащие запись о степени полноты и достоверности отчетных документов, характеризующих фактическую (реальную) деятельность аудируемого экономического субъекта, объектов, оказывающих влияние на окружающую среду и природные ресурсы, а также краткое изложение результатов проверки других аспектов деятельности аудируемого экономического субъекта, предусмотренных договором на проведение экологического аудита.
Каждая страница аудиторского отчета, согласно Положению, подписывается экологом-аудитором, проводившим экологический аудит, и заверяется его личной печатью. При проведении экологического аудита экологической аудиторской организацией аудиторский отчет и заключение подписывается, кроме того, руководителем экологической аудиторской организации либо уполномоченным должностным лицом этой организации и заверяется ее печатью. Аудируемый экономический субъект обязан предоставлять заинтересованным лицам только итоговую часть аудиторского отчета.
К рассматриваемым документам могут быть при необходимости приобщены приложения (копии документов; картографические материалы; дополнительные материалы, в основном носящие справочный характер – громоздкие таблицы, схемы, чертежи и др.; материалы фото- и видеосъемки и т.д.).
Аудиторское заключение — это официальный документ, удостоверенный подписью и печатью аудитора (аудиторской фирмы), который составляется в установленном порядке по результатам проведения аудита и содержит выводы относительно достоверности документов и отчетности, полноты и соответствия действующему законодательству, установленным нормативам и стандартам и прочим критериям аудита.
Основные элементы аудиторского заключения, виды заключений и их форма приведены в нормативе «Аудиторское заключение». Данный аудиторский стандарт регулирует основные принципы, по которым составляется аудиторское заключение. В нем, в частности, указано, что аудитор должен проанализировать и оценить информацию, полученную на основании аудиторских доказательств для подготовки аудиторского заключения о проверке. Аудиторское заключение составляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать следующие разделы.
- заголовок аудиторского заключения;
- вступление;
- масштаб проверки;
- вывод аудитора о проверенной отчетности и документации;
- дата аудиторского заключения;
- адрес аудиторской фирмы;
- подпись.
В Заголовке аудиторского заключения подчеркивается, что аудиторская проверка проводилась независимым аудитором, указываются фамилия, имя и отчество аудитора, название аудиторской фирмы. Кроме того, отмечают полное название предприятия, которое проверяется, и время проверки.
В разделе Вступление дается информация о составе отчетности и документов, дате их подготовки. Здесь также отмечается, что ответственность за правильность подготовки отчетности возлагается на руководителя предприятия и упоминается об ответственности аудитора за аудиторское заключение, которое основывается на результатах проведенной проверки.
|
