Организация управляющего органа
Министр Экономического Развития Польши исполняет обязанности Управляющего Органа. В соответствии с принципом разделения функций, в рамках УО должны работать функционально независимые блоки: операционный блок, финансовый блок, блок контроля и платежный блок. Конкретные задачи каждого блока могут быть переданы другому блоку, но не должны дублироваться.
Уполномоченным должностным лицом является заместитель Государственного Секретаря Министерства Экономического Развития Польши, или уполномоченный директор или заместитель директора Департамента территориального Сотрудничества Министерства Экономического Развития Польши.
СТС оказывает помощь УО в реализации своих полномочий.
Оперативный блок
Отдельное подразделение Территориального управления сотрудничества Министерства Экономического Развития Польши действует в качестве оперативного подразделения. В его обязанности входит:
поддержка работы СМК;
обеспечение СМК информацией, которая ей требуется для выполнения своих задач, в частности, данными, относящимися к прогрессу Программы в достижении ожидаемых результатов и целей ее реализаци (при поддержке СТС);
составление и, после утверждения СМК, представление ежегодных/заключительных докладов Европейской Комиссии и Российскому Национальному Органу;
обмен информацией с СТС, АО, Национальными Органами и бенефициарами, которые имеют отношение к реализации проекта;
создание и поддержание компьютеризированной системы для записи и сохранения данных по каждому проекту, необходимых для мониторинга, оценки, финансового управления, контроля и аудита, в том числе данных об индивидуальных участниках в проектах, где это применимо. Система должна обеспечивать все данные, необходимые для составления платежных запросов и годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о возмещаемых средствах, возмещенных суммах и сниженных суммах, после аннулирования всей или части взноса для проекта или Программы (совместно с финансовым и платежным блоком, СТС, ККЦ и АО);
проведение исследования по оценке воздействия на окружающую среду на уровне Программы (при поддержке СТС);
внедрение информационно-коммуникационных планов (при поддержке СТС и ОФ СТС);
осуществление планов мониторинга и оценки (в сотрудничестве с финансовым и платежным блоком);
составление и запуск конкурсов заявок (при поддержке СТС);
управление процедурами отбора проектов, предоставление ведущему бенефициару документа, устанавливающего условия для поддержки каждого проекта, в том числе плана финансирования и выполнения сроков (при поддержке СТС), а также представление рекомендаций в отношении поданных заявок для СМК и для информации в ЕК (при поддержке СТС);
подписание грантов и контрактов на обслуживание, а затем, в случае необходимости, подписание приложений к заключенным договорам (при поддержке СТС);
управление бюджетом административных расходов.
Финансовый блок
Отдельное подразделение Территориального Управления Сотрудничества в
Министерстве Экономического Развития Польши действовует в качестве
финансового и контрольного блока. В его обязанности входит:
проверка того, что услуги, поставки или работы были выполнены, доставлены и / или установлены; расходы, заявленные получателями, были оплачены ими; \ соответствия действующему законодательству, правилам Программы и условиям поддержки проектов (в сотрудничестве с СТС и ККЦ);
обеспечение того, что бенефициары, участвующие в реализации проекта, поддерживали либо отдельную систему учета, или же соответствующий бухгалтерский код для всех операций, связанных с проектом;
составление декларации руководства и годового свода расходов;
составление и представление платежных запросов в ЕС;
составление финансовой части ежегодного / окончательного финансового отчета;
ведение учета сумм, подлежащих взысканию и сумм, уменьшенных после аннулирования всей или части гранта;
проведение финансовых корректив и последующих возмещений.
Блок контроля
создание эффективных и соразмерных мер по борьбе с мошенничеством с учетом выявленных рисков;
создание процедур для обеспечения того, чтобы в наличии были все документы, касающиеся расходов и необходимых проверок, для обеспечения соответствующего аудита;
проверка результатов всех аудитов, проведенных АО или под ответственностью АО при составлении и подаче запросов об оплате;
ведение компьютеризированного бухгалтерского учета расходов, заявленных в ЕК, а также для выплат получателям.
Платежный блок
Бухгалтером-счетоводом является главный бухгалтер Министерства Экономического
Развития Польши.
Отдельное подразделение Департамента Бюджетного Развития Министерства Экономического Развития Польши выступает в качестве платежного блока. В его обязанности входит:
создание и ведение единого банковского счета Программы;
открытие счетов Программы (бухгалтерская система носит специфический характер и имеет дело отдельно и исключительно с операциями, связанными с Программой, что позволяет вести аналитическое наблюдение за ТЦ, приоритетами и проектами);
получение платежей от ЕК;
выполнение платежей получателям и подрядчикам.
Министр Экономического Развития
Замдиректора I
(оперативные
функции)
< "> Замдиректора II
(финансовые и контрольные функции)
|
f "\
|
|
|
Руководитель
|
|
Руководитель
|
|
|
Контрольного
|
|
Оперативного
|
|
|
Блока(и
|
|
Блока
|
|
|
Национальный
|
|
V -
|
|
^ г\ \ У
|
Орган)
Руководитель
Финансового
Блока (-ов)
Организационная схема УО и НО:
Выписка из организационной структуры Министерства Экономического Развития Польши в отношении к ЕИС:
Национальные Органы
НО Российской Федерации и Польши сотрудничают с УО в период подготовки и реализации Программы, отвечают за координацию и эффективное функционирование систем управления, контроля и аудита на национальном уровне. НО также отвечают за координацию в процессе возмещения и поддержку в предупреждении, выявлении и устранении нарушений.
Страны-участницы назначили в качестве НО :
В Польше: функционально самостоятельное структурное подразделение - Департамент Территориального Сотрудничества Министерства Экономического Развития,
В Российской Федерации: Министерство Экономического Развития Российской Федерации, Департамент развития межрегионального и приграничного сотрудничества, отдел координации и нормативно-правового регулирования развития межрегионального и приграничного сотрудничества.
НО оказывают содействие УО в управлении Программой в соответствии с принципом разумного финансового управления. К обязательствам НО относятся:
внедрение и эффективное функционирование систем управления и контроля на национальном уровне;
обеспечение координации работы учреждений, участвующих в реализации программы на национальном уровне, в т. ч. учреждений, действующих в качестве Контрольно-консультационного центра (ККЦ) и членов Группы аудиторов.
представления страны в СМК.
Содействие НО в управлении Программой может включать в себя:
поддержку УО в области предоставления конкретных данных, касающихся внедрения Программы;
поддержку УО в области организации консультаций по оценке воздействия на окружающую среду на их территориях (при поддержке соответствующих учреждений);
поддержку УО/ СТС в проведении проверки приемлемости / административной проверки (предоставляя заключение в отношении приемлемости напр.: соответствующего заявителя / партнера, соблюдения соответствующим подтверждающим документом национального законодательства и т.д.);
содействие созданию Представительств Программы на своей территории, например, при помощи предоставления необходимой информации, касающейся: учреждения, которое может принимать / принять на себя обязанности ПП и другой поддержки, в случае необходимости и по соглашению,
поддержку УО / СТС в решении возможных заданий и проблем с реализацией проектов в соответствующих странах, поддерживая УО в области предупреждения, выявления и устранения нарушений, включая мошенничество и возмещение необоснованно выплаченных средств, вместе с процентами, в соответствии с финансовым соглашением для Российской Федерации, а для Республики Польша в соответствии со ст. 74 ПР. Органы должны без промедления уведомлять о таких нарушениях УО и ЕК, и информировать их о ходе соответствующих административных и судебных разбирательств. Ответственность стран-участниц для сумм излишне уплаченных бенефициару регламентируется финансовым соглашением в случае Российской Федерации, а также в случае Республики Польша в ст. 74 ВР.
Оказание поддержки Национальными Органами УО в деле предупреждения, выявления и устранения нарушений, а также возмещение денежных средств на их территории страны – участницы Программы могут включать в себя:
профилактику: вклад в разработку руководящих принципов, касающихся соответствующих расходов для бенефициаров проекта и т.д;
обнаружение: верификацию своего собственного управления и / или поддержку проверки управления УО / СТС, проверку своих собственных расходов или поддержку проверок УО ( Контрольно – консультационный центр );
исправление: поддержка УО в осуществлении исправления обнаруженных случаев;
незамедлительное уведомление о выявленных нарушений в УО;
определение совместно с УО эффективных и соразмерных мер по борьбе с мошенничеством, которые необходимо применить на своей территории;
поддержку УО в возмещении средств от бенефициаров проекта (частные и государственные структуры), на их территории и другую поддержку, в случае необходимости и по соглашению.
Для НО РФ условия возмещения средств необоснованно уплаченных бенефициарам, осуществляющим проектную деятельность на российской части территории реализации Программы, , а также механизмы возмещения , урегулированы в финансовом соглашении .
Совместный Технический Секретариат И Представительство Программы
УО учреждает Совместный Технический Секретариат, назначенный в качестве промежуточного органа, указанного в статье 20 (3)ПР, для осуществления
практической реализации Программы. СТС оказывает помощь УО, СМК и в установленных случаях также АО в выполнении своих функций. В частности, СТС информирует потенциальных бенефициаров в Российской Федерации и Польше о возможностях финансирования в рамках Программы и оказывает помощь бенефициарам при реализации проекта. СТС расположен в государственной структуре Центр Европейских Проектов. Соответствующие соглашение между УО и СТС будует совершено в письменном виде.
СТС будет расположен в отдельном блоке ЦЕП, который должен быть функционально независимым от другого отдела, который должен быть привлечен в качестве польского ККЦ.
Рекомендуется, чтобы в работе СТС принимали участие лица со всей территории реализации Программы. СТС и ПП совместно работают с общественностью и заинтересованными сторонами на польском и русском языках, в дополнение к английскому языку.
Внутренняя структура СТС регламентирована в ОСУК. Функции оперативного управления и финансового менеджмента должны быть отдельно организованы в рамках СТС.
Затраты, связанные с функционированием СТС, покрываются за счет средств бюджета административных расходов Программы.
СТС выполняет следующие задачи:
Поддержка при организации конкурса заявок:
о Разработка совместно с УО типовых документов для бенефициаров Программы (инструкции, руководства, инструкции для связанных документов);
о Открытие конкурсов заявок в соответствии с решением СМК;
о Прием и регистрация заявок;
о Проведение и координация оценки заявок - с точки зрения приемлемости, административного и качественного соответствия;
о При необходимости, привлечение независимых внешних экспертов как из России, так и из Польши с целью оценки заявок и организации, в случае необходимости, совещания экспертов;
о Подготовка рейтингового списка;
о Информирование каждого заявителя о результатах оценки его формы заявки.
Поддержка работы Программных управляющих структур (СМК, НО, ККП, ГА и т.д.) в том числе:
о Подготовка необходимых материалов, документов, экспертных заключений и других материалов для совещаний руководящих структур Программы;
о Составление приглашений, протоколов заседаний и других документов совещаний;
о Помощь УО / СМК в выполнении письменной процедуры в соответствии с Правилами процедуры СМК;
о Оказание информационной поддержки национальным органам власти по их запросу о проектах и Программе.
Оказание помощи заявителям и бенефициарам, в том числе:
о Предоставление всей информации, связанной с принципами подачи заявки на финансирование Программой, приемлемости расходов, формы заявки на проект, процедур по предоставлению финансирования проекта, оказание помощи и поддержки на каждом этапе реализации проекта;
о Организация необходимых курсов, форумов, семинаров и т.д.;
о В особых случаях связь со всеми участниками проекта (не только с ведущим партнером) и помощь в решении проблем.
Информационное сопровождение и продвижение Программы, в том числе:
о Публикация и распространение листовок и других информационных материалов, продвигающих Программу;
о Организация и проведение конференций и семинаров для заявителей и бенефициаров;
о Организация тренингов и семинаров для бенефициаров;
о Поддержание и обновление веб-сайта Программы;
о Распространение публикаций;
о Сотрудничество со средствами массовой информации в сфере информирования о возможности получения помощи в рамках Программы;
о Подготовка годового плана информационных и рекламных мероприятий Программы наряду с ориентировочным бюджетом и представление УО указанного выше плана;
о Обеспечение соблюдения критерииев визуализации Программы (использование логотипа Программы, флага ЕС и стран – участниц, информации о софинансировании Программы ЕС и РФ в различных изданиях, а также во время проведения конференций,других встреч и т.д.), а также требования видимости российских партнеров на территории Российской Федерации.
Коммуникация, информация, помощь УО в области управления проектами и последующей реализации проектов, включая оказание помощи бенефициарам в обеих странах в частности,:
о Сотрудничество с УО в процессе внедрения и использования электронной системы для целей сбора и обработки финансовых и статистических данных, касающихся Программы и проектов;
о Подготовка анализов, списков и текущих отчетов, а также годовых и заключительных отчетов о реализации Программы и направление их УО;
о Подготовка, управление и мониторинг контрактов на обслуживание с ПП(в сотрудничестве с финансовыми и платежными блоками УО и Российским НО относительно ПП на территории Российской Федерации);
о = Мониторинга= бюджета административных расходов(например, контракты СМК с поставщиками услуг, использованием средств, перераспределением средств и т.д.);
о Подготовка проектов грант контрактов совместно с платежным блоком, представление их в УО для подписания и отправки их от имени УО Главным Бенефициарам, в случае необходимости - подготовка приложений к заключенным договорам;
о Сотрудничество с Группы Аудиторов;
о Ведением формальной и финансовой проверки на основании контрольных перечней промежуточных и окончательных отчетов, полученных от бенефициаров, а также отправка верифицированных отчетов платежному блоку УО;
о Верификация запроса для платежей и отправка их в отдел платежей УО;
о Проведение проверок и инспекций;
о Проверка изменений, предложенных ведущими бенефициарами в своих проектах (в т.ч. крупных);
о Сотрудничество с организациями, учреждениями и сетями, которые имеют значение для достижения целей Программы;
о Информирование УО о выявленных нарушениях.
Ведением всех документов, связанных с проектом и реализацией Программы, в частности, документов, касающихся расходов и контроля, необходимого для обеспечения надлежащего аудита.
Представительство Программы СТС и его функции
Страны-участницы приняли совместное решение о создании Представительства Программы в Калининграде. Представительство Программы будет функционировать в сотрудничестве и под руководством СТС. ПП будет учреждено СМК на основании рекомендации соответствующей страны.
Функции Представительство Программы:
консультации с национальными и региональными органами власти в их работе с Программой
внедрение информационно-коммуникационного плана;
работа в сферах коммуникации и информирования в соответствии со стратегией связей с общественностью и годовыми планами информирования по вопросам Программы; , а также требованиями российского законодательства и принципами визуализации ЕС (совместно с СТС);
поддержка УО при разработке различных документов программы, в том числе руководящих принципов конкурса заявок и последующей деятельности в реализации проектов
участие в административных проверках и проверках приемлемости заявителей, расположенных в Россиииспользование средств бюджета административных расходов для проведения мероприятий на российской сторорне территории действия Программы, мероприятия и участие российских органов в мероприятиях Программы и т. д. будут оплачиваться из бюджета административных расходов Программы
осуществление мониторинга деятельности проектов, реализуемых на территории Российской Федерации
участие в процессе оценки проектов
консультации потенциальных участников программы о юридических условиях участия в Программе, управлении проектами и т.д., помощь в поиске партнеров и подготовке проектных заявок
Консультации УО, СТС и партнеров проекта из Польши в сфере российского законодательства
контроль за выполнением правил визуализации ЕС со стороны партнеров по проекту на территории России.
содействие в организации заседаний СМК и других мероприятий Программы;
сбор информации для повышения качества мониторинга проектов;
другие задачи для содействия УО и СТС в их реализации Программы;
обеспечение поддержки Н О и ККЦ в Российской Федерации при выполнении ими своих обязанностей;
предоставление информации, консультаций и поддержки партнеров по проекту и предоставление рекомендаций для потенциальных заявителей и бенефициаров / партнеров;
оказание помощи национальным и региональным органам власти в их работе с Программой;
содействие УО и СТС в их контактах с российскими бенефициарами;
России направляет отчеты о реализации программы российским властям ежеквартально, а также по их просьбе;
Правила закупок, которые будут применяться ПП в отношении текущих затрат указанных выше функций, будут сформулированы в Финансовом соглашении.
На ПП не может быть возложена задача, осуществляемая с участием органа государственной власти или использование дискреционных полномочий суда в отношении проектов.
В случае Российского Офиса Филиала, Управляющий Орган оформит правовой договор на основе Практического Руководства По Контрактным Процедурам Для Внешней Деятельности ЕК (PRAG, применимый в момент принятия ЕК СОП), относительно Офиса Филиала и позаботится о наборе персонала с обязательным вниманием к рекомендациям, предоставленным российскими членами Совместного комитета мониторинга. В случае Российского Офиса Филиала, все соглашения с принимающей организацией и спецификация требований должны быть согласованы c Российским Национальным Органом. Уровень заработной платы должен учитывать уровень квалификации и знаний, требуемых должностью / -ями.
Сервисный контракт будет присужден путем процедуры переговоров с одним тендером на основе случая, когда, по техническим причинам, контракт может быть присужден только конкретному поставщику услуг.
Минимально необходимые квалификации специалистов ОФ и численность работников ОФ также должны быть изложены в Условиях Компетенций.
Контракт с Калининградскоим ОФ будет осуществляться также в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Руководитель Калининградского ОФ будет утверждаться в сотрудничестве между УО и Российскоим НО.
|
