СТРУКТУРЫ И НАЗНАЧЕНИЕ КОМПЕТЕНТНЫХ ОРГАНОВ И ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ
В соответствии с нормативно-правовой базой Программы, представители стран - участниц решили организовать следующую совместную и национальную институциональную структуру в целях реализации Программы.
Функции управления осуществляются следующими учреждениями:
Совместный мониторинговый комитет (СМК)
Управляющий Орган (УО), чьи функции исполняет Министерство Экономического Развития Республики Польша;
Национальный Орган (НО) в Российской Федерации, чьи функции исполняет Министерство экономического развития Российской Федерации;
Национальный Орган в Польше, чьи функции исполняет Министерство Экономического Развития Республики Польша;
Совместный Технический Секретариат (СТС), назначенный как Промежуточный Орган (ПО) и расположенный в г. Ольштыне, Польша, в структуре Центра Европейских Проектов;
Представительство Программы - находится в Калининграде (Российская Федерация).
Функции управления осуществляются на следующих уровнях:
Независимые аудиторы, которые выбираются бенефициарами проекта и которые несут ответственность за проверку расходов на уровне проекта;
УО и ТС, которым будут асссистировать Контрольные Контактные Пункты (ККП) в каждой стране:
о в Польше: Центр Европейских Проектов;
о в Российской Федерации: Министерство экономического развития
Российской Федерации;
Функции аудита осуществляются следующими учреждениями:
Аудиторский орган(АО) - Генеральный Инспектор Контроля Казначейства Министерства финансов Республики Польша;
Группа Аудиторов (ГА), которая представлена:о от Польши Министерством Финансов;
о от Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации.
Структура управления Программой
СМК несет ответственность за качество и эффективность реализацииПрограммы. УО отвечает за управление Программой и обеспечение того, чтобы решения СМК соответствовали действующим регламентам и положениям. НО помогает УО в области управления Программой на своей территории. СТС и ПП (Представительство Программы) оказывает помощь УО и СКМ в выполнении своих функций.
Структура контроля Программы
ККЦ оказывает поддержку УО в выполнении его задач по контролю . Кроме того, ролью По запросу СТС оказывает содействие УО в осуществлении своих контрольных функций.
Структура аудита Программы
АО обеспечивает проведение проверок систем управления и контроля на соответствующей выборке проектов и по годовой бухгалтерской отчетности о реализации .ГА и входящие в нее представители обеих стран оказывают помощь АО при осуществлении им своих полномочий.
Подробные функци и обязанности вышеуказанных органов Программы изложены в последующих главах Программы и в Описании Системы Управления и Контроля (ОСУК).
Совместный мониторинговый комитет
СМК является главным органом Программы, уполномоченным на принятие решений. СМК несет ответственность за качество и эффективность реализации Программы.
Состав Совместного мониторингового комитета
В СКМ входят представители национальных и региональных органов власти программных территорий обеих стран. Каждая страна имеет один голос, независимо от числа членов.
ДОЛЖНОСТЬ
|
ИНСТИТУЦИЯ
|
Председатель
|
На основе принципа очередности
- представители НО Республики Польша и Российской Федерации
|
Секретарь (Без права голоса)
|
Совместный Технический Секретариат (Центр европейских проектов)
|
Польша
|
Министерство Экономического Развития (Национальный Орган)
Министерство Иностранных Дел
Канцелярия Маршала Поморского воеводства
Канцелярия Маршала Подляского воеводства
Канцелярия Маршала Варминско-Мазурского воеводства
Наблюдатели:
Контрольно-консультационный центр (Центр Европейских Проектов)
Аудиторский Орган (Министерство финансов)
Еврорегионы (Балтийский и Неман)
|
Российская
Федерация
|
Министерство Экономического Развития (Национальный Орган)
Министерство Иностранных Дел
Органы власти Калининградской области региональные органы
Наблюдатели:
Контрольно-консультационный центр (Министерство экономического развития)
Член Группы Аудиторов (Министерство Финансов)
|
Другие
наблюдатели, не имеющие права голоса
|
Европейская Комиссия
Управляющий Орган (Министерство экономического развития Республики Польша)
Совместный Технический Секретариат
Представительство Программы
|
Европейская комиссия приглашается на каждое заседание СМК и должна быть проинформирована о результатах заседания. Она может принимать участие в каждом заседании СКМ в качестве наблюдателя без полномочий на принятие решений.
СТС, а также ПП принимают участие в заседаниях СМК в качестве наблюдателей, без полномочий на принятие решений.
Наравне с надлежащим образом назначенным представителями в целях обеспечения взаимодействия различных заинтересованных сторон или экспертов при реализации Программы для участия в заседаниях СМК (в качестве наблюдателей без права голоса) могут быть приглашены другие стороны при условии одобрения их участия председателем СМК. Среди этих наблюдателей, могут быть приглашены представители польского координатора СЕСРБМ, Ответственного Органа ФВБ, и российской подкомиссии Программы региона Балтийского моря в целях обеспечения того, что реализация Программы надлежащим образом совмещена со Стратегией ЕС для региона Балтийского моря, а также обеспечения синергии Программы с действиями Фонда Внутренней Безопасности ЕС. .Также могут быть приглашены представители Управления Полномочного Представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном Федеральном Округе в целях обеспечения надлежащего согласования реализации Программы с целями и приоритетами Стратегии Социально-Экономического Развития Северо-Западного Федерального Округа Российской Федерации,.
Обязанности Совместного мониторингового комитета
СМК должен следить за реализацией Программы и прогрессом в достижении ее приоритетов, используя объективно проверяемые показатели и связанные с ними целевые значения, определенные в Программе (Показатели Программы, пункт 2.3). СМК рассматривает все вопросы, касающиеся реализации Программы. СМК может давать рекомендации УО в отношении реализациии оценки Программы. СМК следит за действиями, предпринятыми в результате ее рекомендаций.
В частности, СМК:
утверждает программу работы и финансовый план УО, в том числе планируемое использование Бюджета административных расходов;
контролирует деятельность УО по выполнению программы работ и финансового плана;
утверждать критерии отбора проектов для финансирования Программой;
отвечает за процедуру оценки и отбора проектов для финансирования Программой;
окончательно утверждает проекты, а также принимает решение об окончательных суммах, предоставляемых на проекты;
утверждает все предложения по пересмотру Программы;
рассматривает все отчеты, предоставляемые УО и, при необходимости, принимает соответствующие меры;
рассматривать все спорные вопросы, доводимые УО до его сведения ;
рассматривает и утверждает годовой отчет Программы;
рассматривает и утверждает годовой план мониторинга и оценки Программы;
рассматривает и утверждает годовой план, касающийся информации и коммуникации Программы.
Функционирование Совместного мониторингового комитета
СМК создается в течение трех месяцев после принятия Программы Европейской Комиссией (ЕК), Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Польша.
СМК принимает решения на основе консенсуса. Каждая страна имеет один голос независимо от количества голосующих членов, входящих в ее делегацию. Более подробная информация о функционировании СМК определена в Правилах Процедур (ПП) СМК, которые единогласно утверждаются в ходе первого совещаниякоммитета.
Председательство СМК осуществляется на основе ежегодной ротации представителями обеих стран, участвующих в Программе (НО). Представитель СТС выступает в качестве секретаря СМК.
Заседания СМК проводятся по мере необходимости, но по крайней мере один раз в год. Заседание созывается УО или после поступления должным образом обоснованного запроса от одного из своих членов или от ЕК. Комиссия также может принимать решения на основе письменной процедуры по инициативе УО или страны, участвующей в Программе. В случае возникновения разногласий любой член может потребовать, чтобы решение было обсуждено на встрече.
СТС несет ответственность за секретариат и организацию совещаний СКМ. После каждого заседания, должен быть составлен протокол и утверждается каждым членом. Окончательный вариант протокола направляется каждому члену и наблюдателю.
УО и национальные органы оказывают содействие членам СМК в получении виз.
Управляющий Орган
Министерство Экономического Развития Польши будет исполнять функцию Управляющего органа. УО отвечает за управление Программой в соответствии с принципом рационального управления финансами и обеспечения того, чтобы решения СМК соответствовали текущим регламентам и положениям.
Назначение
На этапе подготовки Программы на втором заседании Совместного программного комитета (СПК), которое состоялось 24 марта 2014 года в Москве, представители стран, участвующих в Программе, совместно решили определить бывшего Министра Инфраструктуры и Развития (нынешний Министр Экономического Развития) Польши в качестве УО Программы.
После подачи Программы в ЕК, УО должен пройти процедуру назначения. Назначение будет основываться на отчете и заключении подготовленными независимым органом аудита, т.е. АО Программы. В отчете и заключении АО будет дана оценка соответствия систем управления и контроля, . Э, роль Совместного Технического Секретариата, назначенного в качестве Промежуточного Органа, критериям назначения, изложенным в Приложении I к Регламенту Реализации Программы. АО должен принимать во внимание,аналогичны ли системы управления и контроля Программы тем, которые использовались в предыдущий программный период, а также рассматривать доказательства их эффективного функционирования. АО осуществляет свои функции в соответствии с принятыми международными стандартами аудита.
Республика Польша подает официальное решение о назначении Европейской Комиссии как можно скорее после принятия Программы Европейской Комиссией. В течение двух месяцев с момента получения официального решения, ЕК может запросить отчет и мнение АО, а также описание системы управления и контроля в частности, в отношении части, касающейся отбора проектов. Если ЕК не намерена запросить указанные документы, она уведомляет об этом Польшу в возможно короткие сроки. Если ЕК запрашивает указанные документы, она может рассматривать их в течение двух месяцев с момента получения документов.. Если ЕК не имеет каких-либо замечаний, она уведомляет об этом Польшу в овзможно ороткие сроки.
В случае, если результаты аудита и контроля показывают, что уполномоченный орган больше не соответствует критериям назначения, Польша должна на соответствующем уровне предпринять необходимые меры по исправлению положения и установить испытательный срок в зависимости от тяжести проблемы, в течение которого такие меры по исправлению положения должны быть приняты. Если назначенный орган не предпримет необходимых действий по исправлению в течение испытательного срока, определенного Польшей, Польша должна завершить действие назначения.
Республика Польша уведомляет ЕК незамедлительно, в случаях:
Назначенному органу устанавливается испытательный срок, а также предоставляет информацию о действиях по исправлению и соответствующему испытательному сроку, или
Завершении испытательного срока,
• Завершении назначения органа.
Уведомление о том, что назначенный орган ставится Польшей на испытательный срок, не приостанавливает обработку платежных требований.
В случае завершения действия назначения УО , страны-участницы (Республика Польша и Российская Федерация) назначают новый орган или структуру, которая должна взять на себя функции УО. Этот орган или структура должны пройти процедуру назначения, описанную выше, и об этом должна быть уведомлена ЕК. Данное изменение потребует пересмотра Программы.
Описание организационно-правовой формы решения о назначении:
Роль органа, который несет ответственность за процедуры назначения, возложена на Министра Экономического Развития Республики Польша. Министр Экономического Развития выполняет свои задачи, касающиеся процедуры назначения, за счет использования отдельного и функционально независимого от УО Отдела Сертификации и Назначений Департамента Министерства Экономического Развития Республики Польша.
Роль независимого органа по аудиту, который должен разработать заключение и отчет с оценкой соответствия системы управления и контроля с критериями назначения, изложенными в Приложении к Правилам Реализации Программы, возложена на Генерального Инспектора Контроля Казначейства Польши, который находится в Министерстве Финансов Польши, а также отвечает за выполнение функций АО.
Этапы процесса назначения и их сроки:
УО представляет независимому аудиторскому органу декларацию о готовности пройти процедуру назначения. С объявлением о готовности УО подает в независимый орган аудита и орган, который отвечает за процедуры назначения, описание систем управления и контроля и другие соответствующие документы,
независимый аудиторский орган выполняет аудиторскую проверку, и выдает заключение и отчет, в отором содержится оценка соответствия системы управления и контроля критериям назначения. Заключение и отчет представляются УО и органу, который отвечает за процедуры назначения в Министерстве Экономического Развития Польши,
орган, который отвечает за назначение, выдает решение о назначении УО. Официальное решение о назначении выдается органом, который несет ответственность за назначение в письменной форме и представление его Управляющему Органу и ЕК.
Предполагается, что решение о назначении УО будет принято в течение примерно 10 месяцев после принятия Программы Европейской Комиссией.
|
