Задание: Требуется создать базу данных, содержащую сведения о студентах. Из общего списка студентов необходимо выбрать студентов, обучающихся в определенной группе. Разработать специальную форму для ввода данных в таблицу. Организовать соответствующий отчет для вывода на печать списка студентов.
Определим логическую структуру создаваемой базы данных. Поскольку почти все поля базы данных являются уникальными, создаем одну сводную таблицу, состоящую из записей, в которые входят поля, Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения и Домашний адрес. Загрузите Microsoft Access.
В появившемся окне Microsoft Access выберите переключатель Новая база данных. Нажмите кнопку .
В ниспадающем списке Папка окна Файл новой базы данных установите свою папку. В наборном поле Имя файла введите имя создаваемой базы данных Student. Нажмите кнопку Создать.
Откроется окно базы данных. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных.
Создание структуры новой таблицы
В появившемся окне Student: База данных выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создать.
В появившемся окне Новая таблица выберите режим работы Конструктор. Нажмите кнопку < Enter >.
В первой строке в столбце Имя поля введите: Фамилия. Нажмите клавишу вправо ->.
Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Текстовый.
В нижней части экрана, в Свойствах поля, на вкладке Общие в строке Размер поля установите 20.
В строке Обязательное поле при помощи кнопки раскрывшегося меню укажите Да.
Установите курсор в первой строке в столбце Описание. Введите: Фамилия студента.
Во второй строке в столбце Имя поля введите: Имя. Установите тип данных — текстовый.
В поле Описание введите: Имя студента. Установите Размер поля— 10.
В третьей строке в столбце Имя поля введите: Группа. Установите тип данных — числовой.
В раскрывающемся списке Размер поля выберите Целое.
В поле Описание введите: Номер группы.
Методика выполнения работы
В четвертой строке в столбце Имя поля введите: Дата рождения.
Установите тип данных Дата/время. Установить курсор в наборном поле Формат поля.
В раскрывающемся списке Формат поля установите — Краткий формат даты.
Установите курсор в поле Маска ввода, находящееся в нижней части экрана, и щелкните мышью на кнопке с тремя точками. На запрос подтвердите сохранение таблицы под именем Таблица 1 и создание ключевого поля.
В появившемся диалоговом окне Создание масок ввода выберите Краткий формат даты. Нажмите кнопку Далее.
В следующем окне можно выбрать знак заполнителя для отображения в поле. Нажмите кнопку Готово.
Обратите внимание, что в первой строке Microsoft Access автоматически добавил дополнительное ключевое поле Код, которое играет роль уникального идентификатора записей, и установил для него Тип данных Счетчик.
В шестой строке в столбце Имя поля введите: Домашний адрес.
Установите тип данных Поле MEMO. В поле Описание введите: Домашний адрес.
Закройте текущее окно Таблица 1: таблица с сохранением изменений.
Заполнение таблицы
В окне Student: База данных выберите объект Таблицы, установите курсор на названии Таблица 1 и нажмите кнопку Открыть.
В поле Фамилия введите свою фамилию, в поле Имя введите свое имя и в поле Группа введите номер своей группы.
Переместите курсор в поле Дата рождения и введите дату своего рождения в формате ДД. ММ. ГГ., например 12.05.79. Примечание: вводить следует только числа, а остальное Microsoft Access подставит автоматически по заданной маске.
Переместите курсор в поле Домашний адрес и введите свой домашний адрес.
Подобным образом введите еще 7 записей. В поле Группа в любых двух строках введите № группы — 271 группу, в остальных - 272. Если потребуется изменить ширину столбца, то это можно сделать при помощи мыши аналогично работе в Excel.
Обратите внимание, что в поле Код цифры изменяются автоматически по мере ввода новых строк, каждый раз увеличиваясь на 1.
Нажмите на значок закрытия текущего окна Таблица 1: таблица.
В окне Student: База данных установите курсор мыши на слово Таблица 1 и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.
Выберите команду Предварительный просмотр. Если потребуется, измените масштаб для более удобного просмотра созданной таблицы с помощью пиктограммы с лупой или ниспадающего списка масштабов. Закройте окно просмотра.
В окне Student: База данных снова установите курсор на слове Таблица 1 и вызовите контекстное меню.
Выберите команду Переименовать. Введите новое имя таблицы Т_Студенты.
Создание запросов
В окне Student: База данных выберите объект Запросы. Нажмите кнопку Создать.
В появившемся окне Новый запрос выберите Конструктор. Нажмите кнопку < Enter >.
В окне Добавление таблицы выберите объект Таблицы Т_Студенты. Нажмите кнопки Добавить и Закрыть.
Перед Вами окажется окно Конструктора запросов с заголовком Запрос 1: запрос на выборку. В его верхней части отображаются списки полей таблицы, к которым обращается запрос. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Указывается также название таблицы, которой принадлежит выбранное поле.
Поочередно щелкните два раза левой кнопкой мыши на следующих полях: Код, Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения, Домашний адрес.
Установите курсор в нижней части окна в столбце Фамилия в поле Сортировка. В раскрывающемся списке этого поля установите По возрастанию.
Нажмите на значок закрытия текущего окна «Запрос 1: запрос на выборку. Подтвердите сохранение структуры запроса.
В наборном поле Имя запроса в окне Сохранение введите имя запроса Список всех студентов. Нажмите кнопку < Enter >.
Откройте и просмотрите запрос «Список всех студентов». Обратите внимание, что в записях фамилии расположены в алфавитном порядке. Закройте запрос.
Установите курсор на запрос «Список всех студентов».
Нажмите клавишу <Ctrl>, и, ухватившись за значок запроса, переместите курсор мыши в сторону. Отпустите кнопку. Возникнет новый ярлык Копия Список всех студентов.
Установите курсор на новый ярлык и переименуйте его в Список студентов 271 группы.
Откройте запрос Список студентов 271 группы.
В меню Вид выберите режим работы Конструктор.
В столбце Группа в строке Условие отбора введите 271.
Нажмите на значок закрытия текущего окна, подтвердите со сравнение макета Список студентов 271 группы: запрос на выборку.
Откройте запрос Список студентов 271 группы. Просмотрите содержимое запроса. Закройте текущее окно.
В исходной таблице в одной из записей измените номер группы на номер 271. Закройте таблицу.
Вновь откройте запрос Список студентов 271 группы. Убедитесь, что содержание запроса изменилось.
Создание формы при помощи Мастера форм
В окне Student: База данных выберите объект Формы, нажмите Кнопку Создать.
В окне Новая форма выберите Мастер форм, а в качестве источника данных с помощью кнопки раскрывающегося списка выберите таблицу Т_Студенты. Нажмите кнопку
< Enter >.
Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.
В первом окне Мастера форм, показанного на рис. 7.2, в списке Таблицы и запросы указана выбранная таблица Т_Студенты.
Щелкните на кнопке », чтобы добавить в список Выбранные поля: все поля таблицы.
Выделите пункт Код и щелчком на кнопке < уберите это поле обратно в левый список. Содержимое этого поля генерируется автоматически, а его значение несущественно для пользователя, поэтому не следует включать его в форму.
Щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне диалога выберите для формы стиль В один столбец и щелкните на кнопке Далее.
В списке третьего окна выберите понравившийся Вам стиль оформления и снова щелкните на кнопке Далее.
В последнем окне Мастера щелкните на кнопке Готово, не изменяя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.
Окно формы содержит названия полей и области отображения данных исходной таблицы. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям.
Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до пустой строки, и введите запись еще об одном человеке.
Создание формы при помощи Конструктора
Недостатком форм, создаваемых Мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей, а также не имеют элементов управления. Чтобы приукрасить форму, расположить поля более удобным способом, следует воспользоваться Конструктором форм, который позволяет создавать новые формы и редактировать имеющиеся.
Выберите вкладку Формы. Установите режим Конструктор форм (команда меню Вид — Конструктор).
В окне Конструктора форм появится разметочная сетка, вертикальная и горизонтальная линейки, позволяющие позиционировать объекты. Изменение позиции объекта происходит при помощи методов, обычных для WINDOWS.
Одним щелчком выделите подпись Фамилия, установите курсор внутри объекта и измените подпись на Фамилия студента.
Щелкните на объекте Фамилия студента правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Свойства, откроется окно свойств Надпись: Фамилия_надпись. Во вкладке Макет установите цвет фона — голубой, размер шрифта — 12, оформление приподнятое и другие свойства по своему желанию. Если текст не будет помещаться в рамку, при помощи маркеров измените границы объекта.
Измените внешний вид других объектов формы.
Создание элементов управления
При открытии конструктора на экране появляется Панель элементов  . Если ее нет - щелкните на кнопке Панель элементов/панели инструментов. С помощью кнопок Панели элементов в форму можно добавлять различные объекты. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель имеется в Конструкторе отчетов.
Поместите указатель мыши на угол области формы.
Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы увеличить форму.
С помощью команды Правка Выделить все выделите все элементы формы.
Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажатием клавиш со стрелками переместите элементы формы вниз и вправо, так чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы.
Щелкните на кнопке Надпись Панели элементов
Растяните рамку надписи в верхней части формы на ширину области данных.
Введите надпись, которая будет являться заголовком формы: Список студентов.
Находясь в области заголовка, вызовите контекстное меню и выберите команду Свойства.
Во вкладке Макет установите следующие параметры: ширина границы — 3 пункта, цвет фона — розовый, размер шрифта 14, курсив - Да, от левого края — 3 см.
Щелкните на кнопке Рисунок  Панели элементов.
Внизу формы растяните рамку рисунка.
В открывшемся окне выбора файла найдите папку с рисунками Windows, выберите любой понравившийся Вам рисунок и щелкните на кнопке < Enter >. По умолчанию рисунки вставляются в форме урезания рисунка рамкой элемента.
Чтобы изменить режим размещения, щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Свойства.
В списке Установка размеров открывшегося окна параметров выберите пункт Вписать в рамку.
Закройте окно параметров.
Щелкните на кнопке Кнопка  Панели элементов.
Перенесите указатель мыши в область формы и щелкните левой кнопкой мыши внизу формы.
В открывшемся окне Создание кнопок выберите категорию действия Переходы по записям, в качестве Действия выберите - Следующая запись. Нажмите кнопку Далее.
Во втором окне Мастера создания кнопок выберите рисунок на кнопку, например Стрелка вправо (синяя). Нажмите кнопку Далее.
В третьем окне Мастера создания кнопок выберите название кнопки — Следующая запись. Нажмите кнопку Готово.
Используя пункты 16—20, создайте кнопки Предыдущая запись, Найти запись, Выход из формы.
Установите режим работы с формой (команда меню Вид — Режим формы).
Проверьте действие кнопок.
Создание отчетов
В окне Student: База данных выберите объект Отчеты и нажмите кнопку Создать.
В окне Новый отчет выберите режим Конструктор, а в качестве источника данных выберите таблицу Т_Студенты. Нажмите кнопку < Enter >.
Окно конструктора отчетов состоит из трех областей: Верхний колонтитул, Нижний колонтитул и Область данных. Появляется также небольшое окно со списком полей источника записей (Таблицы Т_Студенты). Если на экране отсутствует Панель элементов, выведите ее на экран, щелкнув на кнопке Панель элементов панели инструментов.
На панели элементов нажмите пиктограмму Надпись
Щелкните мышью в области Верхний колонтитул и введите надпись Список студентов -→ <Enter>.
В области надписи правой кнопкой мыши откройте контекстное меню и выберите команду Свойства.
В открывшемся окне параметров во вкладке Макет выберите размер шрифта —16. Закройте окно параметров.
В области надписи снова откройте контекстное меню, выберите команду Размер — по размеру данных, Цвет текста — розовый.
Аналогично Верхнему колонтитулу оформите в Нижнем колонтитуле надпись Инженерно-физический факультет.
Щелкните мышью на пиктограмме Поле в Панели элементов.
Затем щелкните мышью в первой строке первого столбца Области данных. Access создаст элемент управления типа поле (Свободный), а также Поле № для надписи
Щелкните на элементе Поле № и удалите элемент клавишей <Delete>.
На элементе Свободный откройте контекстное меню, выберите команду Свойства, на вкладке Данные в строке Данные наберите = 1.
В строке Сумма с накоплением при помощи кнопки выбора установите Для всего. Закройте окно свойств.
Поместите указатель мыши на пункт Фамилия окна Т_Студенты, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access снова создаст элемент управления типа поле справа, а также поле для надписи — слева. Удалите поле для надписи.
Проделайте аналогичную операцию для пунктов Имя, Группа, Дата рождения.
Оформите новые элементы области данных разными шрифтами, фонами и т. д. по своему выбору.
Если поля в Области данных не умещаются, увеличьте Область данных до нужных размеров. Выравнивание полей по горизонтали или вертикали производится после их выделения мышью при нажатой клавише <Shift> с помощью контекстного меню.
Закройте текущее окно Конструктора. Дайте название отчету O Cnucok студентов —> ОК.
В окне STUDENT: База данных выберите объект Отчеты, откройте отчет О_Список студентов.
Если это потребуется, отредактируйте отчет «О_Список студентов», используя режим Конструктор так, чтобы список студентов занимал минимальный размер и все данные были внесены в отчет полностью.
Закройте отчет. Закройте базу данных.
|
