4.2. Специфика заполнения отдельных полей
Ниже дается описание и рекомендации по вводу информации в отдельные поля, заполнение которых требует специальных пояснений. Поля, не отраженные в данном разделе, заполняются по общим правилам с использованием всех предусмотренных дополнительных средств ввода. Порядок представления полей в данном разделе в основном соответствует общему порядку их представления на страницах в рабочих листах ввода информации.
Для полей, имеющих внутреннюю структуру, в одностроковых таблицах показывается состав поля (подполя), а также справочники, используемые при их вводе. Отмечается также включение ЭД в словари.
Примечание. Справочники (меню и иерархические) могут корректироваться Пользователем по мере необходимости при соблюдении следующего принципа. Буквенные коды справочников – коды, определенные в коммуникативных форматах (UNIMARC, USMARC, RUSMARC), а цифровые коды – это коды, введенные дополнительно в соответствии с потребностями Пользователей ИРБИСа (при экспорте в MARC-форматы они приобретают значение «прочие»). Поэтому, расширяя справочник, можно использовать только оригинальные (не совпадающие с другими) цифровые коды. Также применяются и буквенно-цифровые коды - для детализации и расширения стандартного буквенного кода. При экспорте в MARC-форматы от таких кодов берется только буквенная часть (1-ый символ).
Технологические ЭД, относящиеся только к задаче регистрации поступления журналов, в данном разделе не рассматриваются и описаны в разделе 5.2. Обработка журналов.
Для получения подробной информации, касающейся текущего поля (фрагмента настоящей Инструкции каталогизатора), следует нажать клавишу .
4.2.1. Специфические ЭД, относящиеся к разным видам описания
В этом разделе дается описание специфических первых страниц РЛ с кодами:
PAZK, PVK - страницы «Дублетность», на которые вынесены ЭД, определяющие заголовок БО соответствующего вида, а также другие данные, участвующие в сверке на дублетность.
SPEC - страница «МН – общ.», на которую вынесены данные описания общей части многотомного издания.
ASP:
страница «Дублетность», на которую вынесены ЭД, определяющие сведения об источнике, а также другие данные, участвующие в сверке на дубль
страница «Рецензия/Реферат»,
AUNTD – страница «Дублетность», на которую вынесены ЭД, определяющие сведения об источнике, а также другие данные, участвующие в сверке на дубль
Кроме этих данных, на 1-ой, специфической для каждого РЛ, странице находится поле 920 – Код РЛ. Этот ЭД определяется видом описания издания, выбранным каталогизатором. Это важный для внутрисистемного использования ЭД: по значению кода при оптимизированном режиме предоставляется соответствующий формат просмотра, а при корректуре документа - формат РЛ.
Если каталогизатор ошибся при выборе РЛ и требуется изменить его (например, первоначально выбрали монографическое описание, а затем решили, что оно должно быть сводным), нужно поступить следующим образом:
сменить РЛ (выбрать в ниспадающем меню РЛ);
откорректировать поле «Код РЛ» на 1-й странице (с использованием меню) и вводить данные;
ОБЯЗАТЕЛЬНО удалить все данные, введенные ранее и не соответствующие вновь выбранному РЛ (если такие есть на странице «Добавочные»).
В результате будет представлен тот же документ со всеми введенными сведениями, но уже в другом формате РЛ.
Рабочие листы для ввода описаний журнала состоят из 8 страниц и различаются лишь последовательностью страниц – в РЛ !RPJ51 страница «Регистрация» вынесена на первое место.
4.2.1.1. РЛ PAZK - страница РЛ «Дублетность»
На этой странице РЛ PAZK располагаются поля, которые участвуют в сверке на дублетность документов, описание которых вводится как БО «Под автором», «Под коллективом» или «Под заглавием», а также те, что используются только в этом РЛ.
Проверка на дублетность проводится по совокупности следующих кратких данных, называемых в дальнейшем «сверткой»:
2 последние цифры года издания;
первые 9 символов фамилии автора — заголовка описания
АСТ (свертка) заглавия
номера выпусков и частей (начиная с их цифровой части и до конца, а при отсутствии в них цифровой части – полные данные);
объем документа (число страниц или других единиц измерения)
Поле 700. 1-й автор — заголовок описания.
Поле заполняется, если авторов не больше 3-х. При вводе через словарь данные заполняются полностью. При вводе с клавиатуры для сверки на дублетность достаточно ввести только ФИО и Расширение инициалов. Остальные данные целесообразно вводить на странице Основное БО.
Поле 710. 1-й Коллективный автор (КА) — заголовок описания
Поле 710:
|
Ввод через AUTHORITY-файл (№ записи). Наименование. Страна (справочник str.mnu). Аббревиатура. Номер коллектива. Город (справочник gor.mnu). Подразделение. Роль «Заглавие подразделения Характерное?» (переключатель danet.mnu). Роль «Доб. КК? Формировать сведения об ответственности?» (справочник ROLC.mnu). Сокращение по ГОСТ. Функция (1,2,3) – иерархический справочник 7024.tre
|
В этом поле указываются данные о 1-м коллективном авторе, если каталогизатор выбрал соответствующий вид описания.
При вводе через словарь или авторитетный файл данные заполняются полностью. При вводе с клавиатуры для сверки на дубль достаточно заполнить лишь Наименование, а остальные данные можно ввести после ввода поля 215 (Количественные характеристики) при отсутствии сообщения о дублетности.
Введенные данные («Сокращение по ГОСТ», а при его отсутствии полные данные коллектива) автоматически включаются в ЭД «Сведения об ответственности». Если Пользователь считает, что КА не должен включаться в сведения об ответственности, необходимо указать это в ЭД Роль. Там же можно указать, что на КА должна формироваться добавочная КК.
Коллектив включается в поисковый словарь коллективов, а отдельные слова из наименования – в словарь ключевых слов. Если заглавие подразделения должно быть включено в словарь самостоятельно, необходимо поставить признак «характерное» (по умолчанию заглавие подразделения не считается характерным и включается в словарь вместе с наименованием коллектива).
Поле 971. 1-й Временный коллектив (ВКА) - заголовок описания
Поле 971:
|
Ввод через AUTHORITY-файл (№ записи). Наименование. Аббревиатура. Номер мероприятия. Дата проведения. Город (1,2,3 - справочник gor.mnu). Роль (формировать сведения об ответственности? - справочник ROLC.mnu). Сокращение по ГОСТ. Функция (1,2,3) – иерархический справочник 7024.tre
|
В этом поле указываются данные о 1-м временном коллективном авторе (конференция, симпозиум) если он входит в заголовок ВМЕСТЕ с коллективом.
При вводе через словарь данные заполняются полностью. Содержимое поля не включается в алгоритм сверки на дублетность, поэтому заполнять его можно после ввода поля 215 (Количественные характеристики) при отсутствии сообщения о дублетности.
ЭД «страна», «город(1,2,3)» и «роль» вводятся через меню; при этом все три города могут быть введены за одно обращение.
В ЭД «Дата» записывается год. Перед всеми ЭД, включая «Дата» и «Город(1,2,3)» разделительные знаки не ставить.
Полное наименование включается в поисковый словарь коллективов, а отдельные слова из него — в словарь ключевых слов.
Все введенные данные («Сокращение по ГОСТ», а при его отсутствии полные данные коллектива) автоматически включаются в ЭД «Сведения об ответственности»; при этом дополнительный признак позволяет Пользователю отменить включение коллектива в сведения об ответственности, в частности, это актуально для коллективов, входящих в заглавие (например, Труды института…).
Поле 200. Заглавие
При вводе с клавиатуры для сверки на дублетность достаточно ввести только Наименование. Остальные данные целесообразно вводить на странице Основное БО.
Поле 923. Выпуск, часть (Номер-заглавие)
При вводе с клавиатуры для сверки на дублетность достаточно ввести только номера выпуска и части. Остальные данные целесообразно вводить на странице Основное БО.
Поле 210. Год издания
При вводе с клавиатуры для сверки на дублетность достаточно ввести только год издания. Остальные выходные данные целесообразно вводить на странице Основное БО.
Поле 10. ISBN
Для уточнения сверки на дублетность достаточно ввести только ISBN. Остальные данные целесообразно вводить на странице Коды.
Поле 19. Идентификационный № нетекстового материала
Для уточнения сверки на дублетность все данные должны быть введены полностью.
Поле 215. Объем
При вводе с клавиатуры для сверки на дублетность необходимо ввести только объем документа (с учетом возможной двойной пагинации). Если обозначение единицы объема отличается от установленной по умолчанию в справочнике ORG.MNU, оно также должно быть введено для уточнения сверки на дублетность. Остальные данные целесообразно вводить на странице Основное БО.
Поле 920. Имя (код) рабочего листа
По умолчанию установлено PAZK
Поле 900. Вид документа
По умолчанию вид документа в РЛ PAZK установлен 05. Остальные данные целесообразно вводить на странице Коды.
|
