3.6. Рабочий лист для ввода упрощенных данных о книгах
РЛ № 4 с именем IBIS (Таблица 1) предназначен для упрощенного ввода данных без анализа издания по методике традиционной обработки; он имеет только три страницы, нет проверки на дублетность по элементам БО, не вводятся результаты анализа издания каталогизатором для подготовки сложных видов БО, каталожных карточек и дополнительных точек доступа; контроль обязательности полей и контроль на дублетность шифра издания идентичны с другими РЛ.
3.7. Рабочий лист для ввода описания музейного предмета
РЛ MUSP предназначен для ввода описания музейного предмета, который может быть либо отдельным предметом, либо частью комплекта. Структура РЛ близка структуре РЛ SPEC. Как и РЛ SPEC, он не имеет специальной страницы для сверки на дублетность: проверка проводится только при сохранении документа. РЛ состоит из 9 страниц, на которых располагаются данные:
На 1-й странице «Компл» — общие сведения описания комплекта;
На 2-й странице «Коды» — кодированная информация
На 3-й странице «Основное описание» — ЭД основного описания конкретного предмета;
На 4-й странице «Расширенное» — дополнительные сведения из описания;
На 5-й странице «Музей» – специфические ЭД описания музейного предмета;
На 6-й странице «Систематизация» — информации о содержании документов;
На 7-й странице «Специфические» — специфические сведения разных видов документов (например, кинофильм, видеозапись и др.);
На 8-й странице «Технология» — ФИО составителя паспорта, ссылки, архивные данные;
На 9-й странице «Экземпляры» — сведения об экземплярах, кодовые характеристики экземпляра
РЛ содержит те же библиографические ЭД, что и другие документы Электронного каталога, но в названия полей внесены некоторые изменения: например, «документ» заменен на «музейный предмет» или «предмет»; «Заглавие» заменено на «Название» и др.
Кроме того, расширен набор элементов в соответствии с конкретными запросами ряда музеев (краеведческий, русского искусства и др.), а также для согласования со схемой элементов описания CIMI. Дополнительно введено поле 117 «Кодированные данные. Трехмерные искусственные объекты».
Исходя из специфики описания предмета, изменены некоторые справочники и добавлены новые.
Подготовлены форматы просмотра описания музейного предмета: библиографический и назывной (информационный) формат, включающий все атрибуты описания паспорта музейного предмета. Разработана табличная форма CALL «Опись музейных коллекций».
4. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ 4.1. Общие правила заполнения РЛ
Общий порядок определения отдельных элементов БО издания и их представления в полях и подполях РЛ максимально приближен к традиционной технологии составления библиографической записи на каталожной карточке каталогизатором и, в основном, соответствует Правилам составления библиографического описания.
4.1.1. Некоторые особенности, связанные с работой в автоматизированной системе
знаки препинания, определяющие области и элементы описания, ПЕРЕД элементом данных (ЭД) НЕ СТАВИТЬ;
после знаков препинания обязательно ставить пробел (они необходимы для верстки при просмотре документа на экране);
Часть данных (поля сложной структуры с подполями — см. п. 4.2 и книгу «ИРБИС Приложение) вводится через вложенные рабочие листы — о наличии такого РЛ свидетельствует кнопка расширенных средств ввода, появляющаяся при «активизации поля» (когда курсор стоит на поле и оно выделено цветом); при нажатии кнопки с тремя точками «…» (или клавиши ) на экране появляется перечень всех возможных для этого поля ЭД; обязательного заполнения всех ЭД в поле не требуется.
Примечание: В основном РЛ введенная информация представлена в виде подполей с разделителями (символ «^» и буква, которые выделены цветом). Эти служебные символы, необходимые для правильной работы системы, вводятся автоматически ПРИ ВЫХОДЕ ИЗ ВЛОЖЕННОГО РЛ; поэтому НЕОБХОДИМО вводить данные с его использованием там, где появляется кнопка расширенных средств ввода с тремя точками «…». Если пользователь начинает вводить данные без нажатия кнопки (или клавиши ), вложенный РЛ открывается автоматически, но первым ЭД в нем не обязательно окажется тот, который уже введен, что потребует корректировки (переноса) данных. Корректировать данные в поле можно и без вызова вложенного РЛ, обязательно сохраняя разделители подполей.
Часть данных вводится в виде повторяющихся полей простой или сложной (с подполями) структуры (например, сведения о нескольких экземплярах); признак повторяемости поля – наличие «1» в столбце «Номер» в РЛ. Каждое появление (повторение) имеет соответствующий номер. Для ввода нового повторения поля нужно щелкнуть по номеру того появления, за которым вы хотите поставить новое.
Ввод данных в повторяющиеся поля можно осуществлять и в другом, табличном, виде. Для вызова этого режима требуется ДВАЖДЫ щелкнуть по тексту нужного поля в столбце «Название элемента» в РЛ или нажать . В табличном виде каждое появление поля представляется одной строкой, а все его подполя располагаются по столбцам, имеющим заголовки. Порядок ввода новых повторений поля аналогичен описанному выше, но удаление выделенного курсором появления поля легко осуществляется по кнопке «Удалить повторение поля». Кроме того, можно легко вводить идентичные данные по столбцам – двойной щелчок по выделенному курсором подполю вызывает ввод в него значения из предшествующей строки этого же столбца.
Часть данных вводится с использованием меню или словаря текущей БД Электронного каталога (ЭК), или Авторитетных (Authority) файлов (внешних БД). Когда во вложенном РЛ курсор устанавливается в подполе, для которого предусмотрено использование меню (кодовая информация), или словаря, появляется кнопка расширенных средств ввода; при нажатии этой кнопки или клавиши на экране появляется соответствующее меню или фрагмент словаря.
При работе с МЕНЮ, подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (цвет меняется) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из меню (код) будет перенесена в РЛ. Во многих меню можно использовать поле «ключ» для быстрого поиска нужного значения. Часть меню имеет древовидную структуру.
При работе со СЛОВАРЕМ, также подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (щелкните по нему мышкой) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из словаря будет перенесена в РЛ. В окне «Ключ» можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина;
ИРБИС32. Нажатие кнопки «Полностью» позволяет просмотреть значение термина полностью в том виде, в каком он будет перенесен в документ, и выбрать один из нескольких терминов, начальные значения которых совпадают, а различия видны только при просмотре термина ПОЛНОСТЬЮ.
Примечание. Число развернутых продолжений при показе термина полностью определяется параметром «MaxCont=» ини-файла Irbisc.ini (по умолчанию MaxCont=5).
ИРБИС64. Кнопка «Полностью» отсутствует – в открывающемся специальном словаре видны все различия между документами.
При работе с АВТОРИТЕТНЫМИ ФАЙЛАМИ, определив нужное значение, отметьте его (щелкните в окне мышкой), по кнопке ВВОД - информация будет перенесена в РЛ; в окне «Ключ» можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина для немедленного скроллинга словаря; нажатие кнопки «Полностью» позволяет просмотреть полный текст авторитетной записи в виде пояснительного текста и в виде связанных терминов (связи типа «см.» и «см. также»), причем для переноса в документ можно отметить связанный (отсылочный) термин. Кнопка «Отобрано» показывает число отобранных к данному моменту терминов, нажатие этой кнопки дает их список. При работе с неповторяющимся ЭД отметить можно лишь один термин.
ЭД, которые можно вводить в РЛ с использованием Авторитетных файлов, вводятся в документ через отдельное подполе, в которое ПОСЛЕ переноса данных в соответствующие подполя (для авторов, коллективов, предметных рубрик) записывается Номер записи в использованном Авторитетном файле.
Примечание: ИРБИС предоставляет пользователю лишь средства создания, ведения, приема (импорта) и использования готовых БД Авторитетных записей, но не сами БД. (см. п. 5.4.2)
При вводе однотипных данных можно использовать режим «МУЛЬТИВВОДА» (Групповой обработки), позволяющий при одном обращении к МЕНЮ или СЛОВАРЮ, или к Авторитетному файлу отметить и перенести в РЛ сразу нужное число терминов. В этом случае при работе со словарем или меню, или авторитетным файлом, подводя курсор к каждому из нужных значений, делайте отметки в соответствующем окошке и, завершив отбор, нажмите кнопку ВВОД.
При мультивводе в НЕПОВТОРЯЮЩЕЕСЯ поле (например, ввод через словарь ЭД «Сведения об ответственности») между перенесенными однотипными данными автоматически проставляются разделительные знаки.
При использовании МУЛЬТИВВОДа в ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ поля необходимо перейти в режим табличного ввода (), установить курсор на столбце соответствующего элемента (ввод через меню или словарь) и войти в режим мультиввода по .
При этом на каждое из перенесенных однотипных данных, отмеченных в окошках справочника/словаря, будет создано отдельное повторение поля, которое нужно дополнить другими ЭД.
Все эти средства упрощают ввод, снижают вероятность возникновения ошибок, а также обеспечивают корректность возможных впоследствии различных преобразований или корректировки ЭД.
При получении 2-го и последующих томов одного издания (описываемых под собственным заглавием или заголовком) имеется возможность копировать документ введенного ранее тома с последующей корректировкой скопированного документа и дополнения его оригинальной информацией (см. п.п. 5.1.1.2.1, 5.3.2 и Таблицу 2).
4.1.2. Разметка заглавий
Для обеспечения правильного автоматического формирования ЭД «Авторский знак», а также правильной сортировки в выходных таблицах, могут быть введены элементы разметки заглавий с использованием символов <> (в начале полей заглавий соответственно для моноиздания или многотомника).
Примечание: В словарях БД упорядочение терминов производится без учета разметки.
Могут быть использованы два варианта, условно обозначаемые как <> («Угловые скобки») и <=> («Угловые скобки и знак равно»)
При использовании первого варианта текст, заключенный в угловые скобки, исключается из сортировки (печатается без символов разметки); может быть использовано, например, для исключения из сортировки артиклей в заглавиях иностранных изданий (не только в начале заглавия).
Второй вариант может быть использован, в частности, в следующих двух случаях, встречающихся в библиотечной практике:
Для книг, описанных «Под заглавием», которые начинаются с числительного, обозначенного цифрами, начальный элемент сортировки и авторский знак должны формироваться по словесному обозначению числительного. В связи с этим Пользователь должен ввести дополнительную разметку типа , где «Текст», стоящий после знака «=»,— это словесное значение числительного NNN, используемое взамен его для формирования авторского знака и/или в качестве начального элемента сортировки. Например, заглавие 1000 и одна ночь, размеченное как <1000=тысяча> и одна ночь, для формирования авторского знака и сортировки будет представлено как «тысяча и одна ночь», а для печати как «1000 и одна ночь».
Для биографических и биобиблиографических изданий, описанных под заглавием, начинающимся с имени лица, которому оно посвящено, авторский знак и начальный элемент сортировки должны формироваться на фамилию. В связи с этим Пользователь также должен ввести дополнительную разметку типа , где «Текст», стоящий после знака «=»,— это фамилия, используемая (взамен части ААА) для формирования авторского знака и/или начального элемента сортировки. Например, заглавие Антон Павлович Чехов может быть размечено как <Антон Павлович Чехов=Чехов Антон Павлович> (в сортировку пойдет «Чехов Антон Павлович», на печать «Антон Павлович Чехов»). Заметим, что разметка типа <Антон=Чехов> Павлович Чехов даст правильный авторский знак (Чехов Павлович Чехов), но может дать ошибки в сортировке.
Примечание: При экспорте в коммуникативные форматы разметка типа < = > из записи удаляется (остается исходный текст), а разметка типа <> остается в записи.
Аналогичные средства используются и в других полях, в частности в полях оглавления при вводе разделов и относящихся к ним статей.
4.1.3. Сверка на дублетность по ЭД БО
При проверке на дублетность каталогизируемого документа с документами, введенными в электронный каталог ранее, используется алгоритм Автоматической Свертки Текста (АСТ). По этому алгоритму из заданного текста (ЭД или набор ЭД) выбираются первые символы каждого слова, начиная с последнего (слова), затем вторые символы и т. д. до тех пор, пока будет отобрано 14 символов (ИРБИС32) или текст будет выбран полностью (ИРБИС64).
Алгоритм АСТ включает:
2 последние цифры года издания;
Библиографические ЭД (различные для разных видов описаний (разных видов РЛ))
объем документа (число страниц или других единиц измерения).
Документы, дублетные по «свертке», дополнительно проверяются на совпадение ISBN или Идентификационного номера нетекстового материала (нот и др.), а также обозначение единицы измерения объема.
Если в результате проверки система находит идентичный документ, на экране появляются сообщение о дублетности, «свертка» найденного документа и его номер в БД. В этом случае на место введенной информации нужно вводить сведения о другой книге, а сведения о дублетной книге ввести в режиме корректуры по результатам поиска или по указанному MFN (номер в БД).
Примечание: При обнаружении дублетной записи система не дает выхода из поля, на котором проводится проверка. Поэтому при необходимости ввода другой записи на место обнаруженной дублетной, нужно
удалить или изменить значение данных в поле, на котором стоит курсор (при этом, естественно, снимается сообщение о дублетности),
«опустошить» документ (вид рабочего листа сохраняется)
вводить новые данные.
4.1.4. Сокращения по ГОСТу
При вводе сокращений слов на русском языке можно использовать справочник, в котором представлены сокращения по ГОСТ 7.12-93. Справочник может быть вызван при вводе данных в любом месте по .
Файл GOS71293.MNU (Сокращения по ГОСТ 7.12-93) подготовлен в ЦГПБ имени В.В.Маяковского, СПб.
|
