Глава муниципального района
«Вилюйский улус (район)»
Личная подпись Ф.И.О.
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Собрания __________
от 00.00.00. N ____
Гриф согласования оформляется ниже реквизита "подпись" (при отсутствии подписи – ниже текста документа) ближе к нижнему полю документа и выравнивание по левой границе текстового поля или на отдельном листе согласования.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается»
4.4. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись Ф.И.О.
00.00.00. (дата)
Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
4.5. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.
В документах, оформляемых на бланках "______________" (приказ, письмо), должность указывается сокращенно: глава района, слова "Вилюйский улус (район)" не печатаются.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Ф.И.О.
Члены комиссии личная подпись Ф.И.О.
личная подпись Ф.И.О.
личная подпись Ф.И.О.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
4.6. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью Учреждения. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.
4.7. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:
Подпись
Верно
Главный специалист кадров Личная подпись Ф.И.О.
Дата
4.8. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Сидоров или Сидоров Петр Иванович
(41132)43501 (41132)43501
В документах, имеющих гриф ограничения доступа, отметка об исполнителе добавляется сведениями о количестве отпечатанных экземпляров документа с указанием адресатов, например:
Исп. Сидоров
(41132)43501
Отпечатано 2 экз.
Экз. N 1 - адресату
Экз. N 2 - в дело отдела
Черновик и варианты уничтожены
Печатается на оборотной стороне последнего листа документа.
4.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
V. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
В РАЙОННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
5.1. Приказ, распоряжение
5.1.1. Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы районной администрации, рассчитанные на разовое выполнение.
5.1.2. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
5.1.3 Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой.
Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.
Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ.
Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты.
В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания.
В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.1.4. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов.
В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т.п. указываются фамилии, имена и отчества лиц, перечисленных в приказах.
Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например:
Организационно-правовому отделу (Сидорова) подготовить ...
Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например:
Начальнику Организационно-правового отдела Сидоровой подготовить ...
5.1.5. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу.
Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа.
Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например:
В дополнение к приказу __________ "______________" от 25.02.00 г. N 321
5.1.6. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью главы района или лица, его заменяющего.
5.1.7. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу главы
МР «Вилюйский улус (район) "______________"
13.03.14 N 23
Если приложений несколько, указывается номер каждого (без знака N).
5.1.8. Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева.
К приказам по личному составу заголовки не составляются.
5.1.9. Юрист при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы.
5.1.10 Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа.
Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.
5.1.11. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Организационно-правовой отдел для регистрации в специальном журнале.
Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.
Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.
5.1.12. Проекты приказов по личному составу готовятся организационно- правовым отделом.
В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается обозначающим действие глаголом: назначить, освободить, перевести, направить, затем указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое издается приказ, должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Трудовому кодексу РФ. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, документы по учету труда составляются по унифицированным формам.
В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита "Подпись".
5.1.13. Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию.
5.1.14. Подлинники приказов хранятся в Организационно –правовом отделе.
5.2. Положение, правила, инструкция
5.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации района.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые администрацией района; утверждение оформляется путем издания приказа (распоряжения, постановления) об их утверждении.
5.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
5.2.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом TimesNewRoman размером N 13 - 14 через 1 или 1,5 интервала.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
5.2.4. Внесение изменений в положения (правила, инструкции), утвержденные приказами (распоряжением, постановлением) администрации района, осуществляется путем издания приказа (распоряжения, постановления).
5.3. Протокол заседания (совещания)
5.3.1.Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
5.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
5.3.3. В районной администрации протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение (приложение № 5,6).
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержались -...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Заместитель министра экономического
Развития Республики Саха (Якутия) И.О. Фамилия
Заместители руководителя Комитета И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Датой протокола является дата заседания (совещания).
5.3.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
5.3.5. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
5.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Организационно-правового отдела.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Организационно-правового отдела.
5.3.7. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование районной администрации - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;
вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
5.4. Служебная переписка
5.4.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
5.4.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом TimesNewRoman размером N 14 через 1 или 1,5 интервала;
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2 настоящей Инструкции.
Служебное письмо составляется на русском языке.
5.4.3. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
Заголовок формулируется непосредственно исполнителем при подготовке документа.
Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...")
В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, - перед заголовком или текстом письма.
Почтовый адрес оформляется согласно пункту 23 постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении правил оказания услуг постовой связи».
5.4.4. Служебные письма подписываются главой района (заместителями главы, управделами) районной администрации в соответствии с распределением обязанностей районной администрации. Право подписи служебных писем начальниками отделов администрации района устанавливается в положениях об отделах и в должностных регламентах начальников отделов.
5.4.5. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
5.5. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
5.5.1. Переписка внутриструктурная - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами районной администрации.
5.5.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:
адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);
дата документа;
регистрационный номер;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);
название документа (заголовок к тексту);
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
отметка об исполнителе.
5.5.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам документов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.
5.6. Порядок работы с документами с пометкой
«Для служебного пользования»
Особенности работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" регулируются в соответствии с рекомендациями постановленияПравительства Республики Саха (Якутия) от 7 августа 2009 г. N 328 "Об утверждении Типового положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)", а также специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми органом местного самоуправления муниципального района «Вилюйский улус (район)».
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Принципы организации документооборота
6.1.1. Движение документов в районной администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
6.1.2. В документообороте администрации района выделяются следующие документопотоки:
поступающая (входящая) корреспонденция;
отправляемая (исходящая) корреспонденция:
6.1.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:
документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов, республиканских и федеральных органов исполнительной власти и ответы на них;
документы от других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;
обращения граждан и ответы на них.
6.1.4. Доставка и отправка документов в районной администрации осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), посредством электросвязи.
6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
6.2.1. Вся поступающая в районную администрацию корреспонденция принимается и регистрируется у секретаря приемной главы администрации МР «Вилюйский улус (район)».
6.2.2. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично").
6.2.3. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
6.2.4. При вскрытии конвертов секретарь приемной проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.
6.2.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.
6.3. Регистрация поступающих документов
6.3.1. Все документы, адресованные руководству администрации МР «Вилюйский улус (район), подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) (Приложение N 7).
6.3.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции (Приложение №8).
На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
6.3.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в приемной администрации МР «Вилюйский улус (район)».
6.4. Порядок рассмотрения документов руководством районной администрации и доведение документов до исполнителей
6.4.1. Зарегистрированный документ передается под роспись тому руководителю, в адрес которого он поступил.
6.4.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
6.4.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
6.4.4. Документы, поступившие из приемной администрации в структурные подразделения, вторично не регистрируются.
6.4.5. Документы, зарегистрированные в приемной администрации, передаются из одного структурного подразделения районной администрации в другое только через приемную администрации.
6.5. Регистрация и отправка документов
6.5.1. Подписанные руководством администрации МР «Вилюйский улус (район)» документы в тот же день должны сдаваться в Приемную администрации для регистрации и отправки.
6.5.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:
- наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
- наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
- правильность адреса получателя;
- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
6.5.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.
6.5.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции (Приложение N 9) и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.
Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.
6.5.7. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.
VII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД РАЙОННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Учреждения ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме (Приложение N 10).
7.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
7.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.
7.1.4. На основании номенклатур дел структурных подразделений организационно-правовым отделом составляется сводная номенклатура дел районной администрации, которая в установленные сроки согласовывается с архивными органами.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Учреждения.
7.1.6. В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.
7.1.7. Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.
7.1.8. В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.
Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно-распорядительные документы органов государственной власти, планы, отчеты, протоколы, справки и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.
При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д.
Термин "Материалы" употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по своим видам документов, относящихся к одному вопросу. Термин "Материалы" должен быть раскрыт перечислением основных видов документов, из которых состоит дело.
Термин "Материалы" применяется также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому-либо другому документу, например: "Материалы к протоколам заседаний совета директоров".
Термин "Дело" употребляется в заголовке при заведении личных или арбитражных дел.
7.1.9. Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии сПереченем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2010 г.).
Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.
7.1.10. Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.
7.1.11. Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года.
Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.
7.1.12. В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются (в графе "Примечания") отметки о заведении дел, о переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года на новый год), о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др.
7.1.13. Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. Например, долгосрочные планы, дела о строительстве объектов и т.д.
7.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив (Приложение N 11).
7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1. Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел.
7.2.2. Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях Учреждения.
В дело подшиваются только исполненные документы. Исполнитель списывает исполненные документы "В дело N ____", подтверждая этим, что вопрос, поставленный в письме, решен.
Копии документов, подшиваемые в дела, заверяются (Приложение №12).
7.2.3. Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации), причем документ-ответ должен следовать за документом-запросом.
7.2.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, необходимость продолжительного формирования которых более одного года вызывается ходом решения вопроса (например, перспективные планы, личные дела и т.п.).
Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
7.2.5. При формировании дела не допускаются:
- несоответствие заголовка дела и его срока хранения названию и сроку хранения по номенклатуре;
- несоответствие содержания документов заголовку дела;
- объединение в одном деле документов с различными сроками хранения;
- подшивка в дела неисполненных документов и документов без отметки исполнителя "В дело N ____", а также незаверенных копий документов или разрозненных экземпляров документов;
- подшивка в дела двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, отметки, дополняющие содержание первых экземпляров;
- разобщение в делах запросов и ответов;
- подшивка сопроводительных писем без приложений либо без отметок о них;
- подшивка документов с пометкой "подлежит возврату" (исполненные документы с такой пометкой должны быть возвращены в соответствующие организации).
7.2.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина дела 30 - 40 мм). При большом объеме документов производят либо хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела, либо деление вопроса на подвопросы.
7.2.7. Обложка при заведении дел должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами.
7.2.8. Систематизация отдельных категорий документов.
Поручения органов государственной власти формируются в дела по видам документов и корреспондентов. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
Приказы группируются в дела по номерам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы формируются в дело в хронологическом порядке и по номерам или отдельно каждый протокол, в зависимости от его объема и документов к нему.
Документы к заседаниям помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов или группируются в отдельное дело по номерам протоколов заседаний.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
Планы, отчеты, сметы должны откладываться в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления или даты поступления.
Например, отчет за 2012 год, составленный в 2013 году, должен быть подшит в дело 2012 года, а не 2013 года.
План на 2013 год, составленный в 2012 году, формируется в дела 2013 года, а не 2012 года и т.п.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года их действия. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчеты по выполнению перспективных планов формируются в деле последнего года действия этих планов.
7.2.9. Переписка группируется в дела за период календарного года.
В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
Запрос и ответ должны быть подшиты в одно дело.
7.2.10. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу или трудовой контракт (договор); направление или представление; анкета; листок по учету кадров; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному делу по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, об изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.
7.2.11. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения формируются отдельно от личных дел.
7.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
7.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан и организаций формируются раздельно.
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения в течение одного делопроизводственного года повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов.
7.2.14. Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.
Документы и дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в структурных подразделениях в закрывающихся шкафах. В целях улучшения поиска нужных документов на внутренней стороне дверки шкафа помещается номенклатура дел. Хранение дел в столах не допускается.
Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения руководства структурного подразделения. Документы из дел выдаются под расписку в "листке-заменителе", который хранится у работника Канцелярии.
Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения после завершения их делопроизводством запрещается.
7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив МР «Вилюйский улус (район)» и на уничтожение включает работу организационно-правового отдела по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в районной администрации создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК).
7.3.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается главой районной администрации. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным органом.
7.3.4. Экспертиза ценности документов в районной администрации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.
7.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в районной администрации непосредственно работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК.
7.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в муниципальный архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.3.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел районной администрации. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
7.3.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.3.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.3.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
7.3.11. Описи дел, подготовленные районной администрацией сдаются на постоянное хранение в муниципальный архив.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
7.3.12. Описи дел составляются по установленной форме (Приложения N 13).
7.3.13. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.
Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); срок хранения дела, N статьи по перечню; примечание.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
7.3.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложения к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см;
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме и уничтожении дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие отделы со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
7.3.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.3.16. Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела, курирующим вопросы Службы делопроизводства, или его заместителем и утверждается начальником отдела.
7.3.17. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
7.3.18. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Частичное оформление дела предусматривает только оформление реквизитов обложки дела (корешка дела в папках-коронах) по установленной форме (Приложение N 16).
7.3.19. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование районной администрации (фондообразователя); наименование отдела; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Обложка дела временного (до 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно Приложению N 16.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование районной администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования, наименование отдела в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК архивного органа;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое оно заведено.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
7.4. Уничтожение документов и дел м истекшими сроками хранения
7.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению (Приложения N 17).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2005 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 г.).
7.4.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются главой района только после утверждения ЭПК архивного органа описей дел постоянного хранения; после утверждения главой района актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на уничтожение. Уничтожение дел допускается проводить путем измельчения в шредере или сжигания.
7.5. Передача дел на архивное хранение
7.5.1. В архив МР "Вилюйский улус (район)" передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет), временного срока хранения не менее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководства и степени загруженности архивохранилища.
7.5.2. Сдача дел в архив МР "Вилюйский улус (район)" осуществляется по утвержденному графику.
7.5.3. Архив принимает документы на хранение по сдаточным описям отдельно постоянного и временного сроков хранения в 2-х экземплярах.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование структурному подразделению.
Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве МР "Вилюйский улус (район)".
7.5.4. Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений районной администрации производится на основании специального запроса.
Выдача дел оформляется распиской работника районной администрации и соответствующей записью в книге учета выдачи дел из архива.
Дела выдаются на срок не более одного месяца. Работники структурных подразделений несут ответственность за своевременный возврат документов, выданных архивом во временное пользование.
7.5.5. Сотрудникам организаций и предприятий, а также частным лицам ознакомление с документами, хранящимися в архиве, разрешается руководством администрации МР "Вилюйский улус (район)" по согласованию с начальником соответствующего структурного подразделения и только по письменному запросу.
7.5.6. Архивные справки, копии документов и выписки из документов выдаются архивом по письменным запросам учреждений и граждан.
7.5.7. Работники архива обязаны контролировать состояние и порядок хранения дел, выданных во временное пользование.
7.5.8. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, должны обеспечить сохранность документов.
Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от воздействия пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
7.5.9. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководства администрации МР "Вилюйский улус (район)" с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
7.5.10. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
VIII. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
8.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов главы района, его заместителей, управляющего делами, начальников управлений, начальников отделов районной администрации.
Подразделение-исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
8.2. Документы, поступившие в отделы районной администрации с указаниями по исполнению, рассматриваются начальником отдела, который определяет исполнителя и передает ему документ для работы.
8.3. Сотрудники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений, с соблюдением правил их оформления;
согласование проекта ответа с соисполнителями документа;
доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования, в случае серьезной корректировки проекта ответа;
представление на подписание (утверждение) главе района, его заместителям, управляющему делами или начальникам управлений и отделов;
подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;
передачу документа специалисту в должностные обязанности, которого входит отправка документов;
8.4. Порядок и сроки исполнения документов ответственными исполнителями и соисполнителями определен Регламентом районной администрации.
8.5. Если в процессе согласования у соисполнителя есть замечания к проекту документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются отделом - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.
В случае несогласия с представленными замечаниями, отдел - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.
При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.
8.6. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем соисполнителям в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.
Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.
8.7. Передача документов, находящихся на исполнении у исполнителя в случае его отсутствия (командировка, отпуск, болезнь), осуществляется на основании указания начальника структурного подразделения другому исполнителю. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.
Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается. Ознакомиться с ними могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.
ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
9.1. Учет печатей и штампов
9.1.1. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в районной администрации, включая печати с изображением герба муниципального района «Вилюйский улус (район)», регламентируется приказом главы района.
9.1.2. Ответственность за изготовление и учет печатей и штампов возлагается на Организационно-правовой отдел.
9.1.3. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на организационно-правовой отдел, по заявкам которых они были изготовлены.
9.1.4. Использование печатей и штампов (включая самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании приказов районной администрации, допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.
CОГЛАСОВАНО
ПРОТОКОЛ ЭК
муниципального района «Вилюйский улус (район)»
от _____________________ № _____
|
СОГЛАСОВАНО
ПРОТОКОЛ ЭПК
Департамента по архивному делу
Республики Саха (Якутия)
От ____________№______
| |
