просмотр, редактирование ОТЧЕТА
Следующим этапом работы с отчетной формой является отражение в ней отчетных данных.
Для просмотра, редактирования отчета необходимо выбрать его в списке отчетов и открыть на редактирование кнопкой Открыть  либо двойным щелчком правой клавиши мыши.
Открытая форма отчетности будет доступна для работы нескольким пользователям. Для того, чтобы у одного пользователя отразились изменения, введенные параллельно другим пользователем, требуется, предварительно сохранив форму, обновить таблицу отчета  Обновить. Если несколькими пользователями одновременно редактируется одна и та же ячейка, то при сохранении пользователь будет изменять данные, сохраненные ранее другим пользователем. То есть при редактировании одной и той же ячейки итогом редактирования будут данные того пользователя, который последним сохранил форму.
-
|
Если несколькими пользователями одновременно редактируется одна и та же ячейка в отчете, то при сохранении пользователь также будет изменять данные, сохраненные ранее другим пользователем. То есть при редактировании одной и той же ячейки итогом редактирования будут данные того пользователя, который последним сохранил форму.
|
|
|
Для того, чтобы работать с отчетом монопольно, необходимо использовать кнопку Открыть монопольно  . При использовании данного режима для всех остальных пользователей отчет будет открываться исключительно в режиме просмотра и на экране будет появляться окно с отметкой по графе «Монопольная блокировка» (Рисунок ).
Рисунок . Монопольная блокировка
В верхней части окна отчета расположена панель инструментов (Рисунок ), состоящая из элементов управления для работы с открытой отчетной формой.
Рисунок . Панель командных кнопок для работы с отчетом
Кнопка  Сохранить сохраняет данные всего отчета;
Кнопка  Сохранить изменения, рассчитать итоги и выполнить проверку внутридокументных КС последовательно сохраняет отчет, рассчитывает итоги и выполняет проверку внутридокументных контрольных соотношений;
Кнопка Обновить <Ctrl+R> обновляет данные всего отчета. Если внесенные изменения в отчете не были сохранены, после обновления они исчезнут;
Кнопка  Печать <Ctrl+P> осуществляет печать отчета (вывод отчета в бланк). По кнопке  предоставляется возможность предварительного просмотра печатной формы отчета, вывода всего отчета в Excel, а также вывода Excel только текущей таблицы.
При нажатии на кнопку  Проверка КС можно проверить внутридокументные и междокументные контрольные соотношения данной отчетной формы.
По кнопке  Расчет итогов происходит расчет значений итоговых ячеек в отчете. В контекстном меню данной кнопки имеется возможность выбрать расчет итогов как по всему отчету, так и только по текущей таблице.
Кнопка  Автозаполнение позволяет заполнить отчет данными другого отчета в соответствии с правилами междокументных контрольных соотношений.
Кнопка  Рассчитать предназначена для переноса числовых значений из программы «Смета-СМАРТ».
Кнопка  Анализ позволяет осуществить контроль сводного отчета. В выпадающем списке по кнопке предоставляется на выбор Анализ строки, Анализ ячейки, Анализ досчета ячейки, Контроль сводного отчета, Контроль текущей таблицы сводного отчета.
Все действия пользователя отражаются в журнале событий. Просмотр по кнопке Журнал событий.
По кнопке  Повторить свод производится перерасчет свода (отчет пересводится), либо последнего свода (повторяется последний свод с выбранными настройками: с расчетом итогом или без расчета итогов, сведение в 1 группу и прочее).
Кнопка  Настройки в верхней панели инструментов ссылается на Настройки программы, которые находятся в Главном меню (левый верхний угол).
Кнопка  Информация об отчете позволяет получить информацию о правах, которые распространяются на данный отчет, строку, ячейку, а также Лист согласования и Информацию о подписи.
Выгрузка отчетов в файл происходит при помощи кнопки  Экспорт.
По нажатию на кнопку  Выход происходит закрытие формы.
Под заголовками вкладок, содержащих таблицы отчетной формы расположена панель инструментов, состоящая из элементов управления для работы с таблицей (вкладкой отчетной формы), представленной в данный момент на экране. Содержание данной панели зависит от того, какой вид отчета открыт в данный момент.
Кнопка  Строки отображает, либо скрывает строки/группы, находящиеся в справочнике боковика. С помощью данной кнопки также можно скрыть незаполненные строки/группы.
Кнопка  Суммирование суммирует по строкам. При выборе строк позволяет увидеть сумму по ним (в нижней части таблицы появляется строка «Общие итоги»). В выпадающем списке по кнопке [Суммирование] имеется возможность выполнить Настраиваемую группировку по коду (на основе структуры кода либо произвольную группировку) (Рисунок ).
Рисунок . Настраиваемая группировка по коду
Кнопка  Добавить строку <Ctrl+N> добавляет новые строки.
Кнопка  Удалить удаляет выделенные строки.
Кнопка  Удалить группу удаляет значения выбранной группы.
Кнопка  Копировать копирует данные в выделенной области. В выпадающем списке также доступна возможность копировать данные из одной колонки в другую.
Кнопка  Вставить вставляет данные в выделенную область.
Кнопка  Инверсия <Ctrl+A> помечает строки.
Кнопка  Разметить все <Ctrl+U> снимает выделение со всех строк.
Кнопка  Группы раскрывает список кодов, которые содержит справочник групп. Становится удобнее гуппировка сумм в зависимости от выбранной группы. На Рисунок выполнена сортировка сумм по группе 020, где группой является колонка Администратор.
Рисунок . Отображение списка кодов группы
Кнопка  Дополнительно содержит в себе:
- Автоподбор высоты строк;
- Выбор групп колонок для отображения (в случае присутствия в отчете нескольких групп, таких как Боковик, Данные и др., имеется возможность скрыть группы);
- Внешний вид по умолчанию (возвращает структуру отчета к первоначальному виду);
- Настройка доступа к колонкам (запрет может быть поставлен только организациями, имеющих подведомственные организации);
- Блокировать доступ к области (необходимо выделить область и выбрать одну из опций: Применить к отчету, Применить к нижестоящим отчетам, Применить ко всем отчетам);
- Открыть доступ к области (необходимо выделить заблокированную ранее область и выбрать одну из опций: Применить к отчету, Применить к нижестоящим отчетам, Применить ко всем отчетам);
- Автодосчет.
С помощью кнопки  Справочники предоставляется возможность перейти к справочнику боковика (справочника, содержащего коды, когда-либо использованные в отчете) и к справочнику группы.
При нажатии на кнопку  Данные можно совершить ряд действий (Рисунок ) с выбранными пользователем столбцами. Причем если пользователем выделены определенные строки, то выбранное действие будет произведено только с ними, иначе – со всеми строками выбранной колонки.
Рисунок . Варианты округления
Для закрепления области в экранной форме отчета следует нажать на кнопку  в шапке графы отчета.
В зависимости от способа заполнения в ПК «Свод-СМАРТ» существует два типа отчетов – статический и динамический.
Статический отчет - это отчет, структура которого заполнена, строки фиксированы и необходимо заполнить только сами числовые показатели (Например, формы 0503120, 0503121). В динамических формах при создании отчета отсутствуют строки (Например, формы 0503117,0503723, 0503164) . Их необходимо добавлять при заполнении отчета.
Рассмотрим пример заполнения статического отчета (Рисунок ).
Рисунок . Пример статического отчета
В табличной части отчета заполняются белые ячейки. Зеленые ячейки являются итоговыми и заполняются автоматически после нажатия на кнопку . Серым цветом подкрашены ячейки, не требующие ввода данных. Крестиком отмечены ячейки, в которые запрещен ввод данных.
Заполнять значение можно несколькими способами:
Вручную –вводить значения с клавиатуры в белые ячейки отчета.
Можно копировать значение ячейки или столбца и вставлять в другие ячейки.
Также можно заполнять отчет данными из Excel таблицы. Для этого необходимо скопировать данные из документа Excel ( или правая кнопка мыши + «Копировать»), добавить новую строку в новый отчет и вставить данные в ячейки ( или правая кнопка мыши + «Вставить»).
После ввода всех или нескольких данных необходимо обязательно сохранить отчет.
Рассмотрим заполнение динамического отчета (Рисунок ).
Добавление строк отчета может производиться по одной строке с помощью кнопки Добавить строку. Удалить добавленную строку можно при помощи соответствующей кнопки  Удалить строку.
Рисунок . Пример динамического отчета
Ячейки, подкрашенные серым цветом не подлежат заполнению пользователем. Ячейки, подкрашенные оранжевым цветом, заполняются путем выбора из справочника необходимого значения. Кнопка вызова справочника  появляется в данных ячейках при наведении на неё курсора. Белым – ячейки, в которые пользователем вводятся числовые показатели или текст. Зеленым – расчетные ячейки.
Возможно добавлять строки при помощи копирования уже заполненных строк. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой Копировать на панели инструментов работы с таблицей отчета. В этом случае в отчет будут добавляться скопированные строки.
В некоторых формах отчетности на панели инструментов есть область  , в котором предлагается из справочника выбрать данные, которые при создании новой строки будут появляться «по умолчанию».
Числовые значения в ячейках динамического отчета можно аналогично статическому отчета заполнять с клавиатуры, копированием или данными с Excel таблицы.
По завершении заполнения отчета необходимо вновь сохранить отчет, нажав соответствующую командную кнопку  Сохранить на панели инструментов.
Автозаполнение отчета
С помощью кнопки  из формы отчетности или при помощи для некоторых форм в ПК «Свод-СМАРТ» реализовано автоматическое заполнение данными на основании существующих связанных форм отчетности этой же организации или бюджета.
При нажатии на данную командную кнопку на экране появится окно (Рисунок ) для выбора возможных групп правил для автозаполнения. Необходимо выделить курсором нужную группу нажать кнопку [ОК].
Рисунок . Настройка автозаполнения
При необходимости добавить в отчет данными отчета, из которого происходит заполнение, и заполнение которых строго прописано правилами, необходимо убрать галочку в поле «Очистить форму». Дополнительной опцией при автозаполнении также является опция «Рассчитать итоги».
Автозаполнить из отмеченных
Данная опция предоставляет возможность создания и заполнения новой отчетной формы данными из другой, выбранной пользователем, отчетной формы за аналогичный период одной и той же организации согласно правилам автозаполнения.
Для того чтобы воспользоваться данной опцией, необходимо в режиме «Работа с отчетностью» отметить галочкой отчетную форму, данные которой будут использованы для заполнения нового отчета, и выбрать на панели инструментов опцию «Расчет итогов» - «Автозаполнить из отмеченных». На экране появится окно «Создание и автозаполнение формы» (Рисунок ). В нем необходимо отметить одну или несколько групп правил автозаполнения и нажать кнопку [ОК]
Рисунок . Автозаполнение из отмеченных
По окончании создания новой отчетной формы и заполнения её сведениями из одной или более выбранных отчетных форм согласно правилам заполнения, на экране появится сообщение об успешном выполнении операции. В списке отчетов режима «Работа с отчетностью» по выбранной организации появится новый отчет.
Досчет по маске
Данная опция предназначена для расчета итогов по заданной маске кода отчетной формы.
Для начала следует в списке отчетов режима «Работа с отчетностью» выделить необходимый отчет и выбрать на панели инструментов опцию «Расчет итогов» - «Досчет по маске». На экране появится окно «Досчет по маске» (Рисунок ). В нем следует выбрать раздел отчетной формы и в колонках элементов кодового показателя задать маску, по которой будет производиться досчет итогов (обнулить необходимые элементы кодового показателя), нажать кнопку [ОК]. Например, для обнуления расходной классификации в маске необходимо указать нулевые значения в колонках РЗПР, ЦСР, ВР.
Рисунок . Досчет по маске
В данном примере (Рисунок , Рисунок ) произойдет досчет итогов по номеру счета. Остальные показатели кода бюджетного учета (РЗПР, ЦСТ, ВР) будут досчитаны в нулевые показатели.
Рисунок . Расчет подитоговых строк
Рисунок . Расчет итоговых строк
Просмотр промежуточных итогов
Данная опция предназначена для просмотра промежуточных итогов всей отчетной формы либо текущей таблицы, открытой на экране.
Чтобы воспользоваться данной функцией необходимо в открытом отчете на панели инструментов выбрать опцию «Анализ» - «Просмотр промежуточных итогов» или «Анализ» - «Просмотр промежуточных итогов текущей таблицы». На экране появится окно «Настройки» (Рисунок ).
Рисунок . Настройки просмотра промежуточных итогов
В данном окне необходимо задать настройки формирования промежуточных итогов. Так, например, на Рисунок , задано формирование промежуточных итогов по Разделу и Подразделу. В результате в таблице «Расходы» будут сформированы промежуточные итоги по выбранным показателям (Рисунок ). Данные строки будут выделены серым цветом.
-
|
|
|
|
Промежуточные итоги предназначены исключительно для просмотра, на дальнейшую работу с отчетными данными они не влияют.
|
|
Рисунок . Промежуточные итоги по РЗПР
Для возврата к первоначальному виду отчета необходимо нажать кнопку [Обновить] либо переоткрыть отчетную форму.
|
