4.Окна, открываемые при работе с документами 4.1.1.Окно «Регистрация документа»
Окно Регистрация документа (см. Рисунок 41), предназначено для создания регистрационного номера документа.
Рисунок 41. Регистрация
Данное окно открывается после нажатия кнопки Зарегистрировать в карточке документа (независимо от вида документа). После открытия Вы увидите список подразделений входящих в папку Номенклатуру дел. Чтобы перейти к списку дел (см. Рисунок 42), щелкните мышкой по названию подразделения.
Рисунок 42. Список дел «Регистрация»
Выберите из предложенного перечня, дело в которое хотите внести документ, поставив напротив него признак в левой колонке и нажмите кнопку Выбрать. Регистрационный номер сформируется автоматически, и индекс и номер документа появятся в поле Регистрационный номер карточки документа. Номера формируются по порядку внутри каждого дела. Чтобы выйти из окна Регистрация без формирования регистрационного номера нажмите кнопку Отменить.
4.1.2.Окно «Выбор файла»
Окно Выбор файла (см. Рисунок 43) предназначено для выбора файла с локального или сетевого диска компьютера. Данное окно вызывается нажатием кнопки Файл на закладке Реквизиты документа регистрационной карточки.
Рисунок 43. Выбор файла
Щелкните мышкой по кнопке Обзор, откроется стандартное окно Windows Выбор файла, в котором можно выбрать необходимый файл и нажать кнопку Открыть.
Рисунок 44. Выбор файла
Чтобы выйти из этого окна и вернуться к карточке документа выберите кнопку Отмена.
Выбрав файл, в окне Выбор файла (см. Рисунок 43) нажмите кнопку Сохранить. Файл будет присоединен к карточке, имя файла будет отображено в нижней части закладки Реквизиты документа в поле, имеющее до этого надпись Нет.
4.1.3.Окно «Новое приложение»
Окно Новое приложение (см. Рисунок 45), предназначено для ввода информации о файле приложения, имеет следующие поля:
Наименование – наименование приложения, можно ввести имя не соответствующе названию открываемого файла;
Количество листов – укажите количество листов данного приложения;
Количество экземпляров – укажите количество экземпляров приложения;
Важное приложение – признак важности приложений. При включении признака на регистрационной карточке важное приложение выделяется жирным шрифтом.
Файл – после выбора файла в данном поле будет отображен его имя и путь к нему.
Рисунок 45. Новое приложение
Чтобы выбрать файл, нажмите кнопку Обзор, и в появившемся стандартном окне Windows Выбор файла выберите нужный файл. Для завершения прикрепления щелкните мышкой по кнопке Сохранить. Чтобы выйти из этого окна и не прикреплять файл выберите кнопку Отменить.
4.1.4.Окно «Выбор пользователей»
Окно Выбор пользователей (см. Рисунок 46) предназначено для выбора одного сотрудника или группы сотрудников. В верхней части окна расположен список Выбранные пользователи, левая панель нижней части представляет собой иерархический список структуры управления, а правая часть – сотрудников данного уровня управления. Для быстрого поиска сотрудника без листания списка достаточно набрать первые буквы фамилии пользователя в поле Фамилия или выбрать должность сотрудника из выпадающего списка поля Должность и нажать кнопку Поиск. В правой части нижней части экрана появится список сотрудников, удовлетворяющих условиям поиска.
Рисунок 46. Список сотрудников
Чтобы добавить того или иного сотрудника в список нужно нажать на знак плюс  перед фамилией нужного сотрудника, и фамилия выбранного сотрудника появится в списке Выбранные пользователи. Чтобы удалить пользователя из списка Выбранные пользователи нажмите на знак минус  перед фамилией выбранного пользователя. Порядок сотрудников в списке может быть изменен нажатием на стрелки  и  перед фамилией сотрудника. Указав всех необходимых сотрудников, нажмите кнопку ОК. Нажатие кнопки Отмена обеспечит выход из окна без создания списка.
4.1.5.Окно «Замечание»
Окно Замечания (см. Рисунок 47) открывается при нажатии кнопки Правка на закладке Замечания регистрационных карточек и предназначено для ввода текста замечания согласующего документ сотрудника, подписывающего документ руководителя и его помощника.
Текст замечания вносится в поле вручную. Для сохранения внесенных замечаний нажмите кнопку Сохранить. Для выхода из окна без сохранения нажмите кнопку Отменить.
Рисунок 47. Окно «Замечания»
4.1.6.Окно «Ход исполнения»
Окно Ход исполнения (см. Рисунок 48) открывается нажатием кнопки Открыть на закладке Ход исполнения регистрационной карточки поручения.
Рисунок 48. Ход исполнения
В данном окне имеется две области: верхняя предназначена для Исполнителя, а нижняя для Автора поручения. В поля Исполнитель и Автор поручения Система автоматически вносит ФИО исполнителя и автора поручения.
Поле Контрольные сроки (заполняется Системой) содержит список дат, которые назначались контрольными, когда Автор принимал решение о переносе срока.
Заполнение окна и Исполнителем и Автором производится одинаково: каждый в своей области должен выбрать из выпадающего списка поля Действие (Исполнитель) или поля Решение (Автор) нужное значение. В случае необходимости Исполнитель и Автор могут составить список присоединяемых файлов и в поле Комментарий написать пояснения по поводу принятого решения или содержания файлов.
Для присоединения файла нужно нажать кнопку Добавить файл, которая откроет окно Выбор файла (см. п. 4.1.2). Для удаления файла из списка присоединенных файлов включите флаг рядом с нужным файлом и нажмите кнопку Удалить.
В зависимости от текущей даты, даты контрольного срока и типа поручения выпадающий список поля Действие может содержать не все возможные варианты.
Выбирая в поле Решение значение продлить срок, Автор должен заполнить поле Новый контрольный срок.
Нажатие кнопки Применить сохраняет внесенные изменения и закрывает окно. Кнопка Закрыть обеспечивает закрытие окна без сохранения изменений.
4.1.7.Ввод даты
Ввод даты в Системе осуществляется двумя путями: автоматически и с помощью календаря. Автоматически вводится дата регистрации, кроме того, автоматически ставятся даты получения задач и сообщений. Все остальные даты в карточках документов вводятся с помощью календаря.
Чтобы ввести дату нажмите на кнопку с изображением календаря с правой стороны поля, где необходимо ввести дату. Откроется окно в виде календаря на текущий месяц (см. Рисунок 49).
Рисунок 49. Ввод даты
Дата текущего дня будет выделена розовым цветом. Если до этого уже была выбрана какая-либо дата, она будет выделена серым цветовым фоном. Чтобы выбрать (поменять) дату, щелкните мышкой по нужному числу. Чтобы перейти к календарю на предыдущий или последующий месяц, нажмите стрелочку влево или вправо в верхней части календаря соответственно.
После выбора даты, она будет отображена в соответствующем поле, в формате дд/мм/гггг.
4.1.8.Окно «Список статусов»
Окно Список статусов (см. Рисунок 50), в котором перечислены все возможные статусы поручения, вызывается из окна Формирование отчета с помощью кнопки Правка справа от поля Статус. Для того чтобы выбрать параметры, необходимо установить флаг рядом с названиями соответствующих статусов и нажать кнопку Сохранить. Все выбранные статусы будут отображены в поле Статус окна Формирование отчета. Для того чтобы в отчет попадали поручения со всеми статусами, данное поле нужно оставить незаполненным.
Рисунок 50. Список статусов
4.1.9.Окно «Выбор организации и подписавшего»
Данное окно (см. Рисунок 51) предназначено для внесения данных о корреспонденте, и является по своей сути справочником корреспондентов.
Рисунок 51. Выбор организации и подписавшего
Окно Выбор организации и подписавшего вызывается с закладки Реквизиты документа регистрационной карточки входящего документа. Кнопка вызова находиться рядом с полем Организация (Корреспондент). Доступ к окну имеют только Администратор и Регистраторы входящих документов.
Данное окно разделено на три основные области. Первая, в верхней части окна, предназначена для поиска по имени и должности сотрудника организации корреспондента. В центральной части окна располагаются сами списки справочника. А в нижней части поля, позволяющие редактировать справочник. Рассмотрим все три области по порядку.
4.1.9.1.Поиск
Поиск осуществляется по двум параметрам: фамилии сотрудника и должности сотрудника корреспондента.
Для того чтобы найти сотрудника по фамилии, укажите целиком или начальные буквы фамилии в поле Имя и нажмите кнопку Поиск. Для того чтобы найти сотрудника по должности, укажите данные в поле Должность и нажмите Поиск. Можно также указать и фамилию, и должность, в этом случае можно значительно сузить результаты поиска.
Результат поиска выводится в правой области центральной части экрана, которая называется Сотрудники.
Для того чтобы вывести весь список фамилий в алфавитном порядке, нажмите кнопку Поиск, не вводя при этом в поля Имя и Должность ни каких данных.
4.1.9.2.Выбор из справочника
В центральной части окна отображается два списка: список организаций – корреспондентов и список сотрудников. Первый список содержит перечень организаций, которые неоднократно направляли входящую корреспонденцию и занесены в справочник корреспондентов. Второй список отображает данные о сотрудниках, которые обычно подписывают документ в организации корреспондента – ФИО и должность. Для каждой организации может быть указано несколько сотрудников.
В данной части и осуществляется выбор для заполнения полей. Необходимо в левой части выбрать название организации, а затем в правой части выбрать сотрудника, подписавшего документ. Установив курсор на нужные строки в обоих списках нажмите кнопку Выбрать внизу окна. Окно закроется. На закладке Реквизиты документа автоматически будут заполнены следующие поля: Организация, ФИО подписавшего и Должность подписавшего. В окне Выбор организации и подписавшего можно часть информации - только название организации или только данные подписавшего, соответственно в карточке будут заполнены только поля, для которых была выбрана информация.
В списке сотрудников можно отобразить всех сотрудников записанных в справочник, для этого необходимо воспользоваться функцией поиска (см. 4.1.9.1).
Если в справочнике нет нужной организации или в организации не указан сотрудник, которого необходимо указать, можно добавить данные в справочник воспользовавшись опциями в нижней части окна Выбор организации и подписавшего (см. 4.1.9.3).
Чтобы закрыть окно и не сохранять выбранные данные, нажмите кнопку Отменить.
4.1.9.3.Редактирование справочника
В этом же окне производиться редактирование справочника корреспондентов. Данные могут, как заноситься, так и удаляться из справочника.
Для того чтобы добавить в справочник новую организацию, введите в поле Выбранная организация ее название и нажмите кнопку Добавить. Организация будет добавлена в список Организации и выделена курсором. Чтобы добавить нового сотрудника в организацию введите в поле Имя сотрудника его фамилию и инициалы, а в поле Должность, занимаемую им должность и нажмите кнопку Добавить в организацию. Введенные данные появятся в правом списке Сотрудники, выбранной организации.
При удалении организации, выделите ее название в списке Организации, центральной части окна. В поле Выбранная организация автоматически отобразиться ее название, после этого нажмите кнопку Удалить. Помимо выбранной организации будут удалены все сотрудники, числящиеся в этой организации.
Для того чтобы удалить сотрудника, необходимо сначала в левом списке выбрать название организации, в которой он числится. После этого в списке Сотрудники выберете строку с нужной фамилией, данный о сотруднике появятся в полях Имя сотрудника и Должность нижней части экрана, затем нажмите кнопку Удалить из организации.
4.1.10.Окно «Выбор документа»
Данное окно (см.Рисунок 52) предназначено для указания в регистрационной карточке одного документа ссылок на другой документ Системы. Это может быть документ-основание для данного документа, либо документ являющийся результатом выполнения данного документа.
Рисунок 52. Выбор документа
Окно Выбор документа разделено на три части:
Область поиска – располагается в верхней части окна и включает в себя поля Имя и Рег.номер и кнопку Найти.
Иерархический список. отражающий структуру номенклатуры дел электронных документов системы (см.2.3.8), располагается в левой части окна.
Список документов - отражающий результат поиска документов или документы, выбранного дела.
Список документов состоит из трех колонок:
Признак выделения строки - значок  , предназначенный для выбора документа
Имя – заголовок документа, выведенный в качестве его названия.
Рег.номер – регистрационный номер документа.
Для того чтобы выбрать нужный документ, его необходимо найти в номенклатуре дел ЭД, выбрав последовательно год, подразделение, вид искомого документа и папку дела. В правой части окна появится список всех документов, выбранного дела, среди которых находится искомый документ. Чтобы выбрать документ, щелкните мышкой по значку так, чтобы документ выделился, и нажмите кнопку ОК. Ссылка и данные по выбранному документу попадут в РК.
Чтобы быстро найти нужный документ, укажите его имя (заголовок) или начальные буквы имени в пол Имя и нажмите кнопку ОК. В правой части окна появятся все документы удовлетворяющие указанному параметру. Документ также можно найти по регистрационному номеру, указав его в поле Рег. номер и нажав кнопку Найти. Для того чтобы посмотреть список всех документов Системы нажмите кнопку Найти, не указывая параметры отбора.
Кнопка ОК предназначена для сохранения выбранного значения в РК. Кнопка Отмена закрывает окно без сохранения, выбранного документа.
4.1.11.Окно «Дополнительная рассылка»
Рисунок 53. Дополнительная рассылка
Нажатием кнопки Правка открыть окно Выбор пользователей (см. 4.1.4), в котором выбрать сотрудников для дополнительной рассылки документа. После нажатия кнопки ОК в окне Выбор пользователей (см. Рисунок 46), список выбранных пользователей появится в окне Список сотрудников для дополнительной рассылки (см. Рисунок 53). Для того чтобы отправить документ выбранным пользователям нажмите кнопку Отправить. Окно закроется, а на закладке Лист рассылки регистрационной карточки документа в Список сотрудников для рассылки будут добавлены все выбранные пользователи. При этом в окне при дополнительной рассылке могут указываться сотрудники, которые уже ранее были внесены в Лист рассылки, но после дополнительной рассылки их фамилии дублироваться не будут.
Чтобы закрыть окно без отправки документа, нажмите кнопку Закрыть.
4.1.12.Окно «Выбор списка рассылки»
При заполнении листа согласования и листа рассылки пользователь может создавать, а затем использовать стандартные списки, которыми будет пользоваться только он. Типовые списки хранятся в окне Выбор списка рассылки (см. Рисунок 54). Окно вызывается с закладок Лист согласования и Лист рассылки регистрационных карточек различных видов документов.
После заполнения Листа согласования или Листа рассылки через окно Выбор пользователя (см. Рисунок 46), для того чтобы сделать новый список - типовым списком, необходимо нажать кнопку Добавить к спискам. Новый типовой список появится в окне Выбор списка рассылки (см. Рисунок 54).
Рисунок 54. Выбор списка рассылки
В данном окне, типовые списки хранятся в виде таблицы с двумя столбцам:
Поле признака;
Пользователи перечень пользователей включенных в список.
Каждая строка в данной таблице и является отдельным типовым списком.
Чтобы добавить тот или иной список в Лист согласования или Лист рассылки (в зависимости от того с какой закладки было открыто данное окно), на соответствующей закладке регистрационной карточки нажмите кнопку Выбрать из списков. Откроется окно Выбор списка рассылки (см. Рисунок 54), выделите нужную строку, установив признак в первом столбце и нажмите кнопку Выбрать. Данное окно автоматически закроется, а сотрудники, указанные в выбранном списке будут добавлены на соответствующую закладку. Таким образом, вы можете добавить несколько типовых списков, в случае необходимости. Не зависимо от того в с какой закладки и с регистрационной карточки, какого документа вызывается данное окно, в таблице будут отображаться одни и те же типовые списки для каждого пользователя.
Чтобы удалить типовой список из таблице, выделите его и нажмите кнопку Удалить.
Необходимо отметить, что до тех пор пока не будет выбрана строка в таблице, кнопки Удалить и Выбрать будут неактивными.
Чтобы закрыть данное окно без добавления типовых списков в Лист согласования или Лист рассылки нажмите кнопку Отменить.
5.Поиск документов 5.1.Полнотекстовый поиск
Для того чтобы осуществить полнотекстовый поиск документа, т. е. поиск по содержанию документа, введите в поле Поиск, которое находится в верхнем левом углу Главного окна ключевые слова и нажмите кнопку Выполнить. Система покажет найденные файлы в окне Результаты поиска (см. Рисунок 55).
Рисунок 55. Результат полнотекстового поиска
5.2.Атрибутивный поиск
Для того чтобы осуществить поиск по одному или нескольким атрибутам регистрационной карточки, выберите в меню пункт Поиск и в меню тип карточки для поиска, т.е. вид документов среди которых будет осуществлен поиск.
Для осуществления поиска необходимо в карточке поиска соответствующего документа заполнить одно или несколько полей атрибутов и нажать кнопку Поиск.
Система произведет поиск документов, соответствующих запросу и выдаст результат в окно Результаты поиска (см. Рисунок 55). Если было заполнено несколько полей, система найдет документы, удовлетворяющие запросу по всем указанным атрибутам. Кроме того, по текстовым полям поиск может осуществляться не только по полностью введенному значению, т.е. поиск по контексту. Для полей, имеющих тип дата, задается период. Для тех полей, значение которых в документе выбиралось из справочника, в карточке поиска также производится выбор из справочника.
|
