1.4.Основные понятия
Система оперирует документами. Документ в системе представляет собой двуединое целое из карточки, содержащей реквизиты документа, и набора файлов с текстом документа. Набор файлов (контент документа) - это основной файл документа и его приложения. Количество приложений к основному файлу не ограничено.
Документы в процессе обработки переходят из одного состояния в другое. Последовательность состояний документа с момента создания до момента уничтожения называется Жизненным циклом (ЖЦ) документа. Жизненный цикл документа зависит от вида документа (см. Том 2). При создании документ приобретает состояние «новый». Далее в зависимости от вида документа состояние может быть «сформирован», «согласован», «зарегистрирован» и др. Жизненный цикл документа в системе заканчивается состоянием «архив».
Документы создаются инициаторами, т.е. пользователями системы, инициирующими документ. После создания документ должен быть направлен на обработку другим пользователям – согласующим, подписывающим и др. Эта процедура в системе производится один раз и называется назначением документу Жизненного цикла.
Для обработки пользователи получают документ с задачей, которая содержит ссылку на документ и краткую инструкцию. После выполнения необходимых действий с документом задачу требуется завершить. Завершение задачи пользователем автоматически направляет документ далее по ЖЦ. Завершение задачи может сопровождаться выбором дальнейшего направления документа.
2.Вход в Систему и организация доступа к функциям Системы 2.1.Вход в Систему
Запуск Системы производится из Internet Explorer при указании адреса http://<имя сервера>:8080/hse. На открывшейся страничке обозревателя появится окно Вход в СДОУ ГУ-ВШЭ (см. Рисунок 1).
Рисунок 1. Вход в СДОУ ГУ-ВШЭ
Чтобы начать работу с Системой введите логин (имя пользователя) в поле Имя и пароль в поле Пароль. Имя и пароль предварительно назначаются администратором для каждого пользователя Системы. В поле Хранилище необходимо указать имя базы данных, в которой хранятся документы, и куда будут записываться вновь создаваемые документы. После того как все данные будут указаны, нажмите кнопку Вход.
Перед тем как начать работу с Системой, пользователь может поменять язык загружаемой Системы (английская, русская). Для доступа к этим опциям щелкните на объекте [+] рядом с надписью More Options (Дополнительные параметры), и на экране появится поле Язык. Откройте выпадающий список и выберите из него язык интерфейса.
Если были введены правильные данные (имя и пароль), после нажатия кнопки Вход откроется Главное окно Системы (см. п. 2.3).
2.2.Завершение работы
Чтобы выйти из Системы, выберите в меню Главного окна пункт Документ>>Завершение работы (Выход), который откроет окно (см. Рисунок 2), информирующее о выходе из Системы.
Чтобы закрыть данное окно выполните выход из программы Internet Explorer.
Для повторного входа в Систему достаточно щелкнуть мышкой на объекте выполните здесь щелчок мышью.
Рисунок 2. Выход из СДОУ
2.3.Главное окно Системы 2.3.1.Общее описание
Помимо панели инструментов и стандартного меню окна обозревателя Internet Explorer, которые будут отображаться во всех окнах Системы и настраиваются средствами операционной системы, Главное окно (см. Рисунок 3) содержит:
Рисунок 3. Главное окно. Личный ящик
Дерево папок.
Область отображения – панель документов.
Меню системы для работы с документами.
Панель кнопок.
Панель сообщений системы.
Панель папок, расположенная в левой части экрана, имеет иерархическую структуру.
При старте системы курсор устанавливается на папку Личный ящик (см. п. 2.3.2),. Эта папка содержит документы, которые создал сам пользователь и жизненный цикл которых еще не дошел до логического конца. Служебные записки покидают Личный ящик после рассмотрения, остальные документы - после регистрации. Документы, которые необходимо всегда иметь перед глазами, можно поместить в папку Избранное (см. п. 2.3.3), расположенную на втором уровне под папкой Личный ящик.
Документы, поступающие на обработку с задачами от других пользователей, попадают в соответствующие подпапки папки Поступившие (см. п. 2.3.4).
Для фиксации фактов временной передачи полномочий одних пользователей другим в случае служит папка Делегирование (см. п. 3.5).
Первый уровень иерархии содержит также следующие папки:
Номенклатура дел – архив документов, включает в себя списки папок дел по каждому подразделению (см. п. 2.3.8);
Поручения - список неисполненных поручений, по которым данный пользователь является исполнителем, автором или его помощником.
Структура управления – включает в себя иерархический справочник сотрудников и подразделений реестра пользователей системы (см. п. 2.3.2);
Справочник должностей;
Группы – в настоящий момент не используется;
Для того чтобы перейти на более низкий уровень иерархии, щелкните мышкой на значке «+» слева от названия папки.
Область отображения располагается с правой стороны окна. При запуске Системы она имеет стандартный размер, его можно изменить, увеличив или уменьшив область отображения. Для этого наведите курсор мыши на левую границу области отображения, разделяющую ее с панелью папок так, чтобы курсор принял вид двунаправленной стрелки. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите границу, вправо или влево соответственно для уменьшения или увеличения области отображения.
В верхней области отображения располагается меню (далее Меню) для работы с документами, которое состоит из следующих пунктов:
Документ – предназначен для работы с документом (создание, редактирование и др.), а также для выхода из Системы;
Отчеты – данный пункт предназначен для формирования отчетов по контролю исполнения.
Над областью отображения располагается панель кнопок для работы с конкретным документом, все или часть кнопок, которой активизируется только при выделении документа.
2.3.2.Личный ящик
Папка Личный ящик открывается по умолчанию при входе в Систему. В правой области экрана будет отображен список документов, которые были созданы раннее (см. Рисунок 3). В этой папке хранятся документы, которые были созданы данным пользователем. Редактирование документов в папке возможно только до отправки документа по ЖЦ. Из Личного ящика документы, находящиеся на обработке у инициатора и у других пользователей, можно только просматривать. Редактирование отправленных документов производится из задачи.
Список документов представлен в виде таблицы, которая состоит из следующих колонок:
Колонка признака. В случае, когда признак установлен, строка выделяется цветом, и активизируются пункты меню для работы с документом.
Признак выписки. Если документ выписан из хранилища Вами, в этой колонке отображается значок в виде ключа. Если документ выписан другим пользователем, отображается значок в виде замка.
Объект  предназначен для вызова карточки документа.
Рег. номер – регистрационный номер документа.
Рег. дата – дата регистрации документа.
Вид документа – вид документа (приказ, протокол, поручение, служебная записка и т.д.).
Заголовок – заголовок, указанный в карточке документа.
Автор – в зависимости от вида документа:
входящий – подписавший корреспондент;
приказ/распоряжение – подписывающий;
служебная записка – инициатор;
поручение – автор поручения;
Состояние – текущее состояние документа по жизненному циклу.
2.3.3.Папка «Избранное»
Личный ящик содержит папку Избранное (см. Рисунок 4), предназначенную для отображения документов, необходимых в работе данному пользователю независимо от состояния жизненного цикла документа. Папка Избранное является личной папкой – портфелем данного пользователя.
Для того, чтобы поместить документы в папку Избранное, нужно:
Чтобы курсор не был установлен на папку отметить необходимые документы (включить признак рядом с документом) в других папках и нажать кнопку Добавить в буфер обмена, а затем воспользоваться пунктом Вставить из буфера меню Документ/Избранное и подтвердить перенос.
Пользователь может помещать документы не в папку Избранное, а в созданные им подпапки. Папка Избранное может содержать иерархический список подпапок. Для создания подпапки нужно воспользоваться пунктом Добавить папку меню Документ/Избранное, который откроет окно (см. Рисунок 5), ввести наименование папки и нажать кнопку Сохранить. Нажатие на кнопку Отменить прервет создание папки.
Рисунок 4. Папка «Избранное»
Для удаления папки или документа из папки Избранное нужно выделить необходимый элемент и выбрать пункт Удалить из избранного меню Документ/Избранное.
Рисунок 5. Создание подпапки папки «Избранное»
2.3.4.Поступившие
Папка Поступившие содержит список папок, в которых отражаются все возможные задачи:
На подпись.
На согласование.
Поручение.
Для ознакомления.
Рассмотрение.
Регистрация.
Прочее.
Чтобы посмотреть документы, поступившие от других пользователей, на панели папок выберите Поступившие, появится окно, в котором отображается список папок, имеющих названия соответствующих задач для исполнения.
Рисунок 6. Поступившие задачи
Чтобы перейти в папку с определенной задачей, щелкните мышкой на соответствующем названии в области отображения или на панели папок с левой стороны, предварительно открыв нижний уровень иерархии, щелкнув по значку «+» слева от названия Поступившие. В открывшемся списке папки, в которые поступили задачи, подсвечены жирным шрифтом, и рядом с названием папки указано количество поступивших задач.
Выбрав одну из папок с задачей, вы увидите окно, в котором будет отображен список документов, находящихся в этой папке с соответствующей задачей. Например, в папке На подпись для всех документов в поле Задача будет указано На подпись. Кроме папки Прочее, где отражаются все остальные задачи а также оповещения (см. Рисунок 6).
Список задач отображается в виде таблицы, имеющей следующие колонки:
Колонка признака. В случае, когда признак установлен, строка выделяется цветом, и активизируются пункты меню для работы с задачей.
Задача. Название пришедшей задачи и название вложенного файла. Чтобы открыть задачу щелкните кнопкой мыши по названию.
Получено. Дата и время прихода задачи.
Инициатор. ФИО инициатора документа.
Состояние. Текущее состояние выполнения задачи.
Для открытия задачи необходимо нажать на название задачи, после чего откроется окно Задачи (см. п. 3.3.1).
2.3.5.Папка «Поручения»
Папка Поручения (см. Рисунок 7) предназначена для отображения списка неисполненных поручений, по которым данный пользователь является исполнителем, автором или его помощником.
Рисунок 7. Папка «Поручения»
2.3.6.Структура управления
Папка Структура управления содержит описание организационной структуры ГУ ВШЭ. При открытии данной папки в области отображения появится список сотрудников и перечень подразделений ГУ ВШЭ (см. Рисунок 8).
Информация о сотрудниках включает в себя: табельный номер сотрудника, его имя и должность, номер комнаты и номер служебного телефона, а также адрес электронной почты. Над списком находится область прокрутки списка и поле, в котором задается количество отображаемых записей на странице.
Под списком сотрудников располагается перечень подразделений ГУ ВШЭ. Чтобы посмотреть список сотрудников какого-либо подразделения щелкните мышкой по его названию.
Рисунок 8. Структура управления
Изменять списки подразделений и сотрудников может только пользователь, имеющий статус Администратора системы.
Для поиска сотрудника предназначена верхняя панель экрана, которая содержит поля для задания фамилии и должности. Для поиска необходимо задать несколько букв фамилии и/или выбрать из выпадающего списка название должности и нажать кнопку Поиск.
2.3.6.1.Карточка сотрудника
Карточка сотрудника (см. Рисунок 9) заполняется и редактируется Администратором Системы.
В карточке содержатся как личные данные сотрудника, так и данные необходимые для работы с Системой:
Фамилия – фамилия сотрудника, вводится вручную, обязательно для заполнения;
Имя – имя сотрудника, вводится вручную, обязательно для заполнения;
Отчество – отчество сотрудника, вводится вручную, обязательно для заполнения;
Должность – должность, которую занимает сотрудник в ГУ-ВШЭ. Выбирает из справочника должностей, обязательно для заполнения;
Подразделение – название подразделения, в котором работает сотрудник, выбирается из справочника подразделений;
Телефон – рабочий телефон сотрудника, вводится вручную;
E-mail – адрес электронной почты, вводится вручную;
№ комнаты – номер комнаты, в которой работает сотрудник, вводится вручную;
Помощник – помощник или секретарь сотрудника, выбирается из списка сотрудников ГУ-ВШЭ.
Имя для входа в Систему - логин для входа в Систему;
Имя домена;
Статус;
Начальник – непосредственный начальник сотрудника, выбирается из списка сотрудников ГУ-ВШЭ;
Рисунок 9. Карточка сотрудника
Группа полей Делегирование, содержащая поля списков возможных делегатов. Группа включает следующие поля:
На подписание;
На рассмотрение;
На согласование;
На ознакомление.
Следующая группа признаков в настоящее время не используется:
Регистрация приказов;
Регистрация входящих;
Подписание приказов;
Рассмотрение входящих.
Для открытия карточки сотрудника нужно нажать на значок карточки .Чтобы закрыть карточку, нажмите кнопку Закрыть.
2.3.6.2.Карточка подразделения
Карточка подразделения вызывается из окна Структура управления (см. Рисунок 10) щелчком на значок папки  . Карточка подразделения заполняется и редактируется Администратором Системы.
Рисунок 10. Карточка подразделения
Карточка содержит следующие поля:
Наименование подразделения;
Руководитель подразделения;
Ответственный за делопроизводство;
Адрес подразделения
Гиперссылка на Положение о подразделении.
Чтобы закрыть карточку, нажмите кнопку Закрыть.
2.3.7.Группы
Группы пользователей в настоящий момент не используются.
2.3.8.Номенклатура дел
Номенклатура дел (см. Рисунок 11) построена на основе организационной структуры ГУ ВШЭ.
Рисунок 11. Номенклатура дел
Каждый документ в Системе в момент регистрации фиксируется в рамках определенного раздела Номенклатуры дел электронных документов.
Номенклатура имеет четырехуровневую структуру:
Год
Структурное подразделение
Список дел
Документы
При выборе папки любого уровня в области отображения выводится ее содержимое.
Редактировать состав папок номенклатуры дел может только Администратор Системы.
Перед началом нового календарного года Администратором создаются папки соответствующие делам номенклатуры.
При установке курсора на папку с названием дела в области отображения появится список документов данного дела, содержащий следующие колонки:
Колонка признака - В случае, когда признак установлен, строка выделяется цветом, и активизируются пункты меню и кнопки для работы с документом/папкой.
Признак выписки - Если документ в данный момент редактируется Вами, в этой колонке отображается значок в виде ключа. Если документ в данный момент редактируется другим пользователем, значок отображается в виде замка. Если документ никем не редактируется, значка нет.
Значок карточки  - предназначен для вызова карточки документа.
Рег. номер – регистрационный номер документа.
Рег. дата – регистрационная дата документа.
Вид документа – приказ, протокол и т.п.
Заголовок – наименование документа/папки, гиперссылка на файл основного текста документа/содержимое папки.
Автор – автор документа. В поле Автор отображается в зависимости от вида документа:
входящий – подписавший корреспондент;
приказ/распоряжение – подписывающий;
служебная записка – инициатор;
поручение – автор поручения;
Состояние – текущее состояние документа. Поле отображает этап обработки документа.
|
