3.3.Обработка поступивших задач 3.3.1.Окно «Диспетчер задач»
После открытия любой поступившей задачи, откроется окно Задачи (см. Рисунок 30). В верхней части окна отображается название задачи. Под названием окна указана краткая информация о пришедшей задаче (дата и время поступления, отправитель). В нижней части окна в зависимости от задачи могут быть расположены следующие кнопки:
Завершить – кнопка предназначена для завершения текущей задачи, когда отсутствует выбор дальнейшего направления документа. После ее нажатия появится окно Завершить задачу.
Рисунок 30. Окно «Задачи»
Перенаправить – кнопка предназначена для завершения текущей задачи и назначения дальнейшего маршрута документа. После ее нажатия откроется окно Перенаправить, предлагающее выбрать маршрут.
Закрыть – кнопка предназначена для закрытия окна Диспетчер задач и возвращения в папку Поступившие. При нажатии этой кнопки задача сохранится в папке, и будет считаться невыполненной.
3.3.1.1.Завершение задачи
Завершение задачи в зависимости от типа задачи производится нажатием кнопок Завершить и Перенаправить.
Выполнив все действия, указанные в инструкции и нажав кнопку Завершить, в окне Задачи, Вы увидите окно Завершение задачи (см. Рисунок 31). Нажатие кнопки ОК завершит задачу и удалит ее из папки Поступившие. Для возврата из окна Завершение задачи в окно Задачи нажмите кнопку Отменить.
Рисунок 31. Завершение задачи
Нажатие кнопки Перенаправить открывает окно Перенаправить (см. Рисунок 32), которое позволяет выбрать один из предлагаемых маршрутов дальнейшего движения документа по жизненному циклу.
Для выбора нужно включить флаг у соответствующего маршрута и нажать кнопку ОК. Для возврата из окна Перенаправить в окно задачи нажмите кнопку Отменить.
Рисунок 32. Перенаправить
3.3.2.Задача «На доработку»
Задача На доработку поступает в подпапку Прочие папки Поступившие Инициатору документа.
Для выполнения задачи пользователю необходимо выполнять действия в следующей последовательности:
Открыть документ на редактирование включить признак у ссылки на документ (выделить документ) и на включившейся панели кнопок нажать кнопку Редактировать (см. п. 3.1.3).
Открыть карточку, перейти на закладку Замечания и ознакомиться с ними.
Изменить значения полей и отредактировать текст документа в соответствии с замечаниями.
Файлы документа, отредактированные в приложениях, нужно сохранить и закрыть.
Сохранить и закрыть карточку документа.
Записать документ в хранилище (см. п. 3.1.5).
После записи в хранилище документа нужно завершить задачу.
3.3.3.Задача «На согласование»
Задача На согласование поступает в подпапку На согласование папки Поступившие пользователю, указанному на закладке Лист согласования регистрационной карточки документа или его Помощнику.
Для выполнения задачи пользователю необходимо открыть карточку документа и ознакомиться с текстом документа и его приложений.
Пользователь может согласовать документ с замечаниями или без замечаний. Для того чтобы согласовать без замечаний, достаточно закрыть карточку и завершить задачу. Если у пользователя есть замечания, нужно перейти на закладку Замечания (см. п. 3.2.7) и воспользоваться кнопкой Правка. В открывшемся окне Замечания (см. п. 4.1.5) нужно записать текст замечания и нажать кнопку Сохранить.
Внесенные замечания появятся в таблице Замечания в ходе согласования на строке с ФИО пользователя. Далее нужно сохранить карточку с помощью кнопки Сохранить и закрыть с помощью кнопки Закрыть. После этого следует завершить задачу (см. п. 3.3.1.1).
Если задача пришла на обработку Помощнику Согласующего лица, то при завершении задачи пользователю будет предложен выбор дальнейшего направления документа:
На согласование – документ отправится на следующий этап обработки.
Руководителю – документ отправится Согласующему лицу.
3.3.3.1.Особенности согласования Начальником УД
Для согласования документа Начальник УД кроме вышеперечисленных действий по согласованию (см. п. 3.3.2) может производить следующие действия:
Редактировать текст документа и его приложений (см. п. 3.1.3).
Дополнять Лист согласования и менять порядок последовательного согласования (см. п. 3.2.6).
Дополнять Лист рассылки (см. п. 3.2.8).
При завершении задачи Начальнику УД будет предложен выбор дальнейшего направления документа:
На доработку – документ будет не согласован и отправится на доработку Инициатору документа.
На согласование – документ отправится на следующий этап обработки.
3.3.4.Задача «На подпись»
Задача На подпись поступает в подпапку На подпись папки Поступившие пользователю, указанному в поле Подписывающее лицо или Автор регистрационной карточки документа.
Для выполнения задачи пользователю необходимо открыть карточку документа и ознакомиться с текстом документа и его приложений.
Пользователь может подписать или не подписать документ. Для того, чтобы подписать документ, достаточно закрыть карточку и при завершении задачи выбрать дальнейшее направление На регистрацию.
Если пользователь не подписывает документ, ему нужно внести замечания на закладке Замечания (см. п. 3.2.7), воспользовавшись кнопкой Правка. В открывшемся окне Замечания (см. п. 4.1.5) нужно записать текст замечания и нажать кнопку Сохранить. Внесенные замечания появятся в таблице Замечания в ходе подписания. Далее нужно сохранить карточку с помощью кнопки Сохранить и закрыть с помощью кнопки Закрыть. После этого следует завершить задачу (см. п. 3.3.1.1) и выбрать дальнейшее направление На доработку.
3.3.5.Задача «На проверку»
Задача На проверку поступает Помощнику Подписывающего лица в подпапку На подписание папки Поступившие для подготовки решения по подписанию.
Выполнение задачи На проверку Помощником Подписывающего лица полностью совпадает с выполнением задачи На подписание, с тем отличием, что по завершению задачи производится выбор направления На доработку Инициатору или На подпись Руководителю.
3.3.6.Задача «На регистрацию»
Документы регистрируются сотрудниками, указанными в Системе как Регистраторы. В папку Поступившие им приходит задача На регистрацию.
Если регистраторов несколько, то одному из Регистраторов перед выполнением регистрации необходимо принять задачу, нажать кнопку Принять - Задача На регистрацию покинет папки других регистраторов.
Регистратору необходимо ознакомиться с документом и принять решение - регистрировать документ или отправить на доработку. Если документ требует доработки нужно написать замечание в поле Замечания регистратора на закладке Замечания.
После регистрации документа (см. п. 3.3.6.1) и завершения задачи регистратору предоставляется возможность направить документ На доработку Инициатору или на следующий этап жизненного цикла, который зависит от типа документа.
3.3.6.1.Регистрация документов
Регистрация документов производится на соответствующем этапе жизненного цикла для каждого типа документа и заключается в записи регистрационного номера и даты регистрации в карточку документа. Все зарегистрированные документы отображаются в папках номенклатуры дел. Подразделение и дело, к которому привязан документ, зависит от типа документа и целевого назначения:
входящий – Управление делами: Входящие письма (копии);
исходящий – Управление делами: Исходящие письма (копии);
приказ/распоряжение – Управление делами: Приказы (в соответствии с целевым назначением);
служебная записка – Управление делами: Служебные записки (в соответствии с целевым назначением);
поручение – подразделение Автора поручения;
трудовой договор – Управление персонала;
приказы по личному составу – Управление персонала;
протокол – подразделение, зафиксированное в карточке;
Перед регистрацией документа убедитесь, что в номенклатуре дел Администратор Системы создал папку дела. Для большинства документов Администратором настроено автоматическое присвоение регистрационного номера.
Чтобы произвести регистрацию документа нужно открыть регистрационную карточку и нажать кнопку Зарегистрировать. Если Администратор настроил автоматическое присвоение номера, то в левое поле регистрационного номера запишется индекс дела номенклатуры дел, а в правое поле - следующий по порядку номер. Если Администратор не настроил автоматическую регистрацию, то откроется окно Регистрация документа (см. п. 4.1.1). До закрытия карточки документа номер по порядку может быть изменен вручную. Если номер по порядку не был изменен, то достаточно нажать кнопку Закрыть. При изменении номера по порядку перед закрытием необходимо Сохранить.
ВНИМАНИЕ! Процедура регистрации необратима. В случае ошибки регистрации обратитесь к Администратору.
3.3.7.Задача «На рассмотрение»
Задача На рассмотрение поступает пользователю, внесенному в поле Адресат регистрационной карточки, или его Помощнику в подпапку На рассмотрение папки Поступившие.
Выполнение задачи На рассмотрение включает следующие действия:
На закладке Резолюция занесение текста резолюции и, при необходимости, заполнение списка исполнителей и контрольного срока. Для заполнения списка исполнителей предназначена кнопка Правка, которая открывает окно Выбор пользователей (см. п. 4.1.4)
На закладке Реквизиты установка одного из видов контроля – централизованного или децентрализованного включением соответствующего признака.
Редактирование Листа рассылки (см. п. 3.2.8).
Добавления лиц на Лист согласования (см. п. 3.2.6) (для служебных записок).
После внесения изменений на закладки карточки нужно сохранить документ с помощью кнопки Сохранить и закрыть с помощью – кнопки Закрыть.
Если пользователем является Помощник, то по завершении задачи нужно сделать выбор дальнейшего движения документа:
На рассылку – документ будет направлен далее по маршруту ЖЦ.
Руководителю – документ будет направлен Адресату.
На досогласование – лицам листа согласования, которые еще не согласовывали документ (для служебной записки).
3.3.8.Задачи «Для ознакомления», «На ознакомление»
Задачи Для ознакомления или На ознакомление поступают пользователям Системы, включенным в Лист рассылки, их Помощникам, а также лицам, включенным в список получателей выписок протокола. Задачи поступают в подпапку Для ознакомления папки Поступившие.
Если задача получена Помощником, то после ознакомления с документом, по завершению задачи ему предоставляется возможность выбора направлять или не направлять для ознакомления документ руководителю:
Руководителю.
Удалить.
Если задачу получил пользователь, включенный в список по выпискам, то чтение основного файла документа ему не доступно. Такому пользователю после открытия карточки документа нужно перейти на закладку Выписки, найти себя в списке и открывать файлы, назначенные для ознакомления.
3.3.9.Задача «На контроль»
Задача На контроль поступает пользователям группы Контролеры, если в документе установлен признак централизованного контроля. Задача приходит в подпапку Поручения папки Поступившие.
Для исполнения задачи одному из пользователей данной группы необходимо нажать кнопку Принять, тогда задача покинет папки других пользователей группы.
Пользователь должен ознакомиться с документом и принять решение о необходимости контроля данного документа сотрудниками группы контроля. Если принято решение отклонить контроль, то нужно завершить задачу и выбрать дальнейшее направление – Отклонить контроль.
Если документ будет контролироваться, то нужно открыть карточку документа, перейти на закладку Поручения и с помощью кнопок Добавить и Добавить по образцу создать поручения по документу (см. п. 3.2.10). После закрытия карточки документа нужно завершить задачу и выбрать дальнейшее направление – Контролировать. Если после завершения задачи потребуется создать еще поручения, это можно сделать, отыскав документ с помощью навигации по папкам Номенклатуры дел или воспользоваться поиском документа.
3.3.10.Задача «Создание поруч.»
Задача Создание поруч. поступает Помощнику Автора поручения, если в документе установлен признак децентрализованного контроля для создания поручений по документу. Задача приходит в подпапку Поручения папки Поступившие.
Для выполнения задачи Помощнику Автора поручения нужно открыть карточку документа, перейти на закладку Поручения и с помощью кнопок Добавить и Добавить по образцу создать поручения по документу (см. п. 3.2.10). После закрытия карточки документа нужно завершить задачу. Если после завершения задачи потребуется создать еще поручения, это можно сделать, отыскав документ с помощью навигации по папкам Номенклатуры дел или воспользоваться поиском документа.
3.3.11.Задача «Рег. поручения»
Если при создании поручение не было зарегистрировано, то для регистрации поручения Контролеру или Помощнику Автора в подпапку Поручения папки Поступившие приходит задача Рег. Поручения.
Регистрация поручения (см. п. 3.3.6.1) при децентрализованном контроле производится в дело подразделения Автора поручения. При централизованном контроле регистрация производится в дело Управления делами.
После завершения задачи документ будет отправлен Исполнителю – лицу, внесенному в поле Ответственный исполнитель.
3.3.12.Задача «На исполнение»
Задача На исполнение приходит Исполнителю поручения в подпапку Поручения папки Поступившие.
Для выполнения данной задачи Исполнителю необходимо ознакомиться и проанализировать поручение.
Для исполнения задачи Исполнителю нужно открыть карточку документа и перейти на закладку Ход исполнения (см. 3.2.13). Для внесения хода исполнения нужно нажать кнопку Открыть. Откроется окно Ход исполнения (см. п. 4.1.6), где Исполнитель должен выбрать действие по исполнению. Исполнитель также может присоединить файл, сослаться на документ системы и написать комментарий к своему действию. В зависимости от статуса поручения значения выпадающего списка возможных действий могут быть разными.
Исполнитель может исполнять поручение самостоятельно или привлечь к исполнению других пользователей. Для этого на закладке Поручения он может создать поручения, в которых он будет Автором.
ВНИМАНИЕ! Чтобы эти поручения отправились на исполнение необходимо после закрытия задачи установить курсор на папку Личный ящик, выделить поручение и отправить его по ЖЦ с помощью кнопки Отправить панели кнопок (см. п. 3.1.2).
После внесения хода исполнения на закладку нужно сохранить и закрыть карточку, завершить задачу.
После того, как Исполнитель ввел действия по исполнению данного поручения и завершил задачу, документ поступит к Автору поручения или его Помощнику с задачей Доклад о поручен.
3.3.13.Задача «Отметка исполнения»
Задача Отметка исполнения приходит Автору резолюции (его помощнику) после наложения резолюции для контроля исполнения документа без создания поручений. По факту исполнения документа Автор резолюции должен записать дату исполнения в поле Отметка об исполнении и завершить задачу. Только после этого лица, занесенные в поле Исполнители, смогут завершить задачу Для исполнения.
3.3.14.Задача «Доклад о поручен.»
Задача Доклад о поручен. приходит Автору поручения или его Помощнику в подпапку Рассмотрение папки Поступившие.
Для ознакомления с докладом об исполнении и принятия решения о ходе исполнения откройте карточку документа и перейдите на закладку Ход исполнения и нажать кнопку Открыть. Откроется окно Ход исполнения (см. п. 4.1.6), где Автор поручения (его Помощник) должен выбрать решение по исполнению из следующих возможных:
Продлить срок;
Не продлять срок;
Отменить поручение;
Снять как выполненное.
Автор поручения (его Помощник) также может присоединить файл, сослаться на документ системы и написать комментарий к своему решению.
Выбрав решение, сохраните изменения в карточке с помощью кнопки Сохранить, закройте карточку и завершите задачу.
После внесения хода исполнения на закладку нужно сохранить и закрыть карточку, завершить задачу.
Если задачу получил Помощник Автора. В случае решения Продлить срок и Не продлять срок Помощник Автора может выбрать дальнейшее направления документа – Автору поручения для принятия окончательного решения или сразу Исполнителю.
Решения по снятию поручения с контроля или отмене поручения принимаются только Автором поручения, независимо от выбора дальнейшего направления Помощником поручение будет направлено Автору.
Если задачу получил Автор поручения. В зависимости от выбранного решения поручение будет либо отправлено Исполнителю, либо снято с контроля, о чем придет соответствующее оповещение Контролеру и Исполнителю.
3.3.15.Задача «Для выписок»
Задача Для выписок приходит Инициатору протокола в подпапку Прочие папки Поступившие.
Для выполнения задачи необходимо открыть карточку документа, подготовить выписки в виде файлов и перейти на закладку Выписки регистрационной карточки протокола (см. п. 3.2.11). С помощью кнопки Добавить добавляется запись, в которую вносятся файлы выписок и список пользователей, которые получат документ с выписками. После сохранения карточки с помощью кнопки Сохранить нужно закрыть карточку (кнопка Закрыть) и завершить задачу.
3.3.16.Задача «Для исполнения»
Задача Для исполнения приходит Исполнителю резолюции. При попытке завершить задачу система выдает сообщение «Задача не может быть завершена до заполнения поля Отметка исполнения». Система позволит завершить задачу только после того как Автор резолюции (его помощник) запишет в поле Отметка об исполнении дату исполнения. Для этого Исполнитель, исполнив поручение, должен внести информацию об этом в поле Комментарий по исполнению на закладке Резолюция или сообщить Автору поручения по телефону или E-mail, что резолюция исполнена.
3.3.17.Оповещения
Система формирует оповещения пользователям системы. Оповещения и напоминания по поручениям приходят в подпапку Поручения папки Поступившие, остальные оповещения приходят подпапку Прочие.
Оповещение в отличие от задачи не нужно выполнять, оно несет только информационный характер. Текст оповещения размещается в поле для инструкций по исполнению задачи. По нажатию кнопки Завершить оповещение покидает папку пользователя. Кнопка Закрыть закрывает текущее окно.
|
