3.2.Регистрационные карточки документов 3.2.1.Общие элементы регистрационных карточек документов
Все регистрационные карточки содержат набор закладок, характерный для данного вида документа, и следующие кнопки:
Сохранить – позволяет сохранить данные, занесенные в поля карточки.
Закрыть – закрывает карточку без сохранения занесенной информации.
Версии – позволяет просмотреть версии прикрепленного документа и его приложений (см. п. 3.4.1.1).
Зарегистрировать становится видимой на тех этапах обработки, когда требуется регистрация документа, вызывает окно Регистрация документа (см. п. 4.1.1).
Каждая карточка имеет закладку Реквизиты документа, причем набор полей отличается для каждого типа документа. Поля, обязательные для заполнения на этапе создания карточки, помечены значком *. Закладка Реквизиты документа представлена для каждого документа при описании создания документа.
Все документы на закладке Реквизиты документа имеют гиперссылки на файлы контента (см. п. 3.2.2), а также признаки Централизованного контроля (см. п. 3.2.3) и Децентрализованного контроля (см. п. 3.2.4). Для всех типов документов, кроме поручения, присоединение контента к регистрационной карточке обязательно.
Все документы содержат закладки Доступ (см. п. 3.2.15) и История (см. п. 3.2.12), которые одинаковы для регистрационных карточек всех документов.
Кроме закладок Реквизиты документа, Доступ и История документы содержат следующие закладки, присущие данному типу регистрационной карточки:
Резолюция (см. п. 3.2.2).
Поручения (см. п. 3.2.10).
Лист рассылки (см. п. 3.2.8).
Лист согласования (см. п. 3.2.2).
Замечания (см. п. 3.2.7).
Поручения (см. п. 3.2.10).
Лист рассылки (см. п. 3.2.8).
Лист согласования (см. п. 3.2.2).
Замечания (см. п. 3.2.7).
Резолюция (см. п. 3.2.2).
Поручения (см. п. 3.2.10).
Лист рассылки.
Напоминания (см. п. 3.2.12).
Ход исполнения (см. п. 3.2.13).
Поручения (см. п. 3.2.10).
Лист рассылки (см. п. 3.2.8).
3.2.2.Гиперссылки на файлы контента
Для всех типов документов, кроме поручения, присоединение файла текста документа и приложений обязательно.
Закладка реквизиты документа содержит поле гиперссылки на текст документа, содержащее при создании значение Нет и табличное поле Приложения (см. Рисунок 37).
Для присоединения файла предназначена кнопка Файл, при нажатии на которую открывается окно Выбор файла (см. п.4.1.2), позволяющее присоединить файл. Формат и имя выбранного файла отобразятся в виде гиперссылки.
В случае ошибки при выборе файла, повторив процедуру присоединения, можно прикрепить нужный файл. Новый файл будет записан поверх предыдущего.
При наличии приложений к документу, их также можно присоединить к карточке документа. Для этого нужно нажать кнопку Добавить, рядом с табличным полем Приложения, которая откроет окно Новое приложение (см. п. 4.1.3), предназначенное для ввода данных о приложении.
После того, как файл будет успешно прикреплен, его наименование, а также данные о количестве экземпляров и страниц появится в табличном поле Приложения. Поле признака определяет важность приложения. Если приложение Важное, шрифт на строке становится жирным.
Открыть файл для просмотра можно, щелкнув мышкой по значку, который отображает формат прикрепленного документа после сохранения карточки документа.
Удалить прикрепленное приложение можно, выделив его (поставив признак в первой колонке) и нажав кнопку Удалить.
3.2.3.Признак Централизованного контроля
Признак Централизованного контроля может быть установлен инициатором документа, Автором документа или его помощником, а также регистратором, у тех пользователей, где это поле активно.
Если признак установлен, документ будет отправлен Контролеру, для составления поручений по данному документу и контроля их исполнения.
3.2.4.Признак Децентрализованного контроля
Признак Децентрализованного контроля может быть установлен инициатором документа, Автором документа или его помощником, у тех пользователей, где это поле активно.
При установленном признаке создание поручений и контроль исполнения производится помощником подписывающего лица (для приказа, протокола) или рассматривающего лица (входящий документ, служебная записка).
3.2.5.Закладка «Резолюция» регистрационной карточки документа
Закладка Резолюция (см. Рисунок 17) предназначена для внесения текста резолюции и содержит следующие поля:
Содержание – в данное поле вручную заносится текст резолюции;
Срок исполнения – указывается срок исполнения резолюции;
Исполнители – содержит список исполнителей резолюции. Заполняется с помощью кнопки Правка, открывающей окно Выбор пользователей (см. п. 4.1.4).
Поле Автор заполняется Системой и копирует данные сотрудника, указанные Регистратором в поле Направить на закладке Реквизиты документа для входящего документа или поля Адресат служебной записки.
Поля Дата поступления и Дата резолюции заполняются Системой, и отображают дату поступления и дату завершения задачи На резолюцию соответственно.
Для служебной записки отображается также поле Отметка об исполнении, которое доступно для правки Автору резолюции (его помощнику) в задаче Отметка исполнения, которая приходит ему после наложения резолюции.
Рисунок 17. Закладка «Резолюция»
3.2.6.Закладка «Лист согласования» регистрационной карточки документа
Закладка Лист согласования (см. Рисунок 18) содержит список пользователей, которые являются согласующими данного документа.
Редактирование списка Согласующие лица осуществляется с помощью нажатия на кнопку Правка, которая открывает окно Выбор пользователей (см. п. 4.1.4).
Для приказов первым номером в списке, по умолчанию всегда указывается Начальник УД.
Рисунок 18. Лист согласования
Кроме того, можно использовать типовые списки. Для того, чтобы добавить личный сохраненный ранее список, нажмите кнопку Выбрать из списков, откроется окно Выбор списка рассылки (см. п. 4.1.12), в котором необходимо выбрать нужный список.
Для того, чтобы сохранить новый список как типовой, нажмите кнопку Добавить к спискам, данный список будет сохранен и появится в окне Выбор списка рассылки.
Чтобы распечатать данные о ходе согласования приказа, щелкните мышкой по объекту Версия для печати, откроется окно с формой листа согласования приказа (см. Рисунок 19). В верхней части окна выберите пункт меню Файл>>Печать.
Рисунок 19. Отчет. Лист согласования
3.2.7.Закладка «Замечания» регистрационной карточки документа
На закладке Замечания (см. Рисунок 20) отображается информация о согласовании и подписании документа в таблицах Замечания в ходе согласования и Замечания в ходе подписания, а также замечания регистратора.
Рисунок 20. Закладка «Замечания»
Таблицы содержат одинаковый набор колонок:
Дата – дата и время согласования документа;
Версия заполняется номером версии контента, если документ был согласован с замечаниями;
Сотрудник – ФИО сотрудника;
Состояние – состояние документа, может принимать следующие значения:
На согласовании – документ находится у данного пользователя на согласовании.
Не согласован – документ отправлен на доработку инициатору.
Согласован с замечаниями – документ направлен следующему согласующему, текст замечания в колонке Замечание.
Согласован без замечаний документ направлен следующему согласующему, замечания не были занесены.
Просрочено-снято – согласующий не согласовал документ в установленный период времени.
На подписании – документ находится у подписывающего лица или его помощника.
Не подписан – документ не подписан и отправлен инициатору на доработку.
Подписан – документ подписан и находится на следующем этапе жизненного цикла.
Замечание – текст занесенного замечания.
Для записи замечания нужно нажать кнопку Правка, расположенную над таблицей, соответствующей этапу жизненного цикла, при этом откроется окно Замечание (см. п. 4.1.5) для внесения текста замечания.
3.2.8.Закладка «Лист рассылки» регистрационной карточки документа
Закладка Лист рассылки (см. Рисунок 21) содержит список пользователей, которые получат документ на ознакомление.
Изменение списка сотрудников осуществляется с помощью кнопки Правка, которая открывает окно Выбор пользователей (см. п. 4.1.4). После добавления сотрудников, их данные будут отображены в поле Список сотрудников для рассылки.
Кроме того, можно использовать типовые списки. Для того, чтобы добавить личный сохраненный ранее список, нажмите кнопку Выбрать из списков, откроется окно Выбор списка рассылки (см. п. 4.1.12), в котором необходимо выбрать нужный список.
Для того, чтобы сохранить новый список как типовой, нажмите кнопку Добавить к спискам, данный список будет сохранен и появится в окне Выбор списка рассылки.
Рисунок 21. Лист рассылки
3.2.9.Закладка «Лист рассылки» регистрационной карточки документа в состоянии «архив»
Закладка Лист рассылки регистрационной карточки документа в состоянии «архив» (см. Рисунок 22) содержит список уже получивших документ пользователей и кнопку Дополнительная рассылка, которая позволяет направить документ на ознакомления дополнительному списку сотрудников. Дополнительную рассылку документов, которые находятся в папке Номенклатура дел в состоянии «архив», могут осуществлять Администратор и Начальник УД.
Рисунок 22. Закладка "Лист рассылки", архив
Для проведения дополнительной рассылки нужно нажать кнопку Дополнительная рассылка, которая открывает окно Список сотрудников дополнительной рассылки (см. 4.1.11), которое позволяет отправить документ сотрудникам.
3.2.10.Закладка «Поручения» регистрационной карточки документа
Закладка Поручения (см. Рисунок 23) отображает список поручений созданных по документу. Список содержит следующие колонки:
Объект  вызова регистрационной карточки;
Регистрационный номер – регистрационный номер документа-поручения, созданного по данному документу;
Дата регистрации дата регистрации документа-поручения, созданного по данному документу;
Текст поручения;
Срок исполнения поручения;
Исполнители – список исполнителей данного документа;
Дата исполнения – дата исполнения заполняется автоматически, когда автор поручения принял решение Исполнено.
Рисунок 23. Закладка «Поручения»
Создавать и добавлять поручения на данной закладке может только Контролер или Помощник Руководителя, подписавшего или рассмотревшего документ. Чтобы создать новое поручение по данному документу, нажмите кнопку Добавить, откроется регистрационная карточка поручения, после сохранения которой появится строка в таблице Список поручений. Для дублирования уже созданного поручения для другого исполнителя предназначена кнопка Добавить по образцу, по которой открывается новая карточка поручения с уже заполненными как у образца полями: Контрольная дата начальная, Текст поручения, Автор поручения, Файла текста документа и приложений.
3.2.11.Закладка «Выписки» регистрационной карточки документа
Закладка Выписки содержит строки, включающие список получателей выписки и список файлов выписки.
Чтобы создать выписку, нажмите кнопку Добавить, которая добавит новую строку. Кнопка Правка, расположенная над списком получателей выписки, позволяет открыть окно Выбор пользователей (см. п. 4.1.4), в котором формируется данный список. Кнопка Добавить над списком файлов открывает окно Выбор файла (см. п. 4.1.2) и позволяет назначить файлы выписки для группы выбранных пользователей. Нажатие кнопки Удалить для выделенного файла исключит его списка.
Кнопка  , расположенная перед строкой, предназначена для удаления строки (выписки).
Рисунок 24. Закладка «Выписки»
3.2.12.Закладка «Напоминания» регистрационной карточки документа
Закладка Напоминания (см. Рисунок 25) является журналом напоминаний, которые направляют друг другу участники процесса исполнения поручения.
Чтобы внести напоминание щелкните мышкой на объект Добавить, откроется окно Текст напоминания (см. Рисунок 26), в котором необходимо ввести текст напоминания и адресата, нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить текст и отобразить его на закладке Напоминания, или кнопку Отменить, чтобы вернуться в предыдущее окно без сохранения изменений.
Рисунок 25. Закладка «Напоминания»
После сохранения карточки поручения Напоминание поступит адресату в папку Поступившие в виде оповещения.
Рисунок 26. Текст напоминания
3.2.13.Закладка «Ход исполнения» регистрационной карточки поручения
Закладка Ход исполнения (см. Рисунок 27) регистрационной карточки документа содержит список записей, где последовательно чередуются записи исполнителя и запись автора поручения. Запись содержит следующие поля:
Дата – дата и время записи;
Действие/ Решение выбирается из списка возможных действий или решений;
Исполнитель – ФИО исполнителя;
Документ список прикрепленных документов.
Для внесения или редактирования записи нужно нажать кнопку Открыть, которая откроет окно Ход исполнения (см. п. 4.1.6).
Рисунок 27. Закладка «Ход исполнения»
3.2.14.Закладка «История» регистрационной карточки документа
На всех регистрационных карточках присутствует закладка История (см. Рисунок 28), которая отображает перечень действий, производившихся пользователями с данным документом с указанием даты и времени.
Рисунок 28. Закладка «История» регистрационной карточки документа
3.2.15.Закладка «Доступ» регистрационной карточки документа
Закладка Доступ (см. Рисунок 29) регистрационной карточки документа позволяет разрешить доступ к данному документу пользователям системы.
По умолчанию все пользователи системы, не участвующие в процессе обработки данного документа, не имеют доступа к этому документу.
В верхней части закладки расположен список сотрудников, у которых в настоящий момент находятся задачи на обработку данного документа, данные о разрешениях сотруднику, создавшему этот документ. Таблица Разрешения Пользователя/группы содержит две колонки:
Пользователь/группа.
Разрешения.
Рисунок 29. Закладка «Доступ» регистрационной карточки документа
|
