3.7.Создание документов 3.7.1.Создание и регистрация входящего документа
Для создания входящего документа Регистратор входящих документов, установив курсор на папку Личный ящик, должен воспользоваться меню Документ и выбрать пункт Создать>>Входящий документ, который откроет карточку входящего документа (см. Рисунок 37).
Внесите реквизиты документа и укажите, кому он будет отправлен для наложения резолюции, заполнив следующие поля:
Вид документа – значение выбирается из выпадающего списка.
Вид доставки – значение выбирается из выпадающего списка.
Краткое содержание - заголовок или краткое содержание документа, который будет отображаться в соответствующем поле области отображения папки Личный ящик.
Направить – ФИО сотрудника, которому будет отправлен документ для наложения резолюции. Для заполнения поля нажмите кнопку  справа от поля, которая откроет окно Выбор пользователей (см. п. 4.1.4).
Количество листов – количество листов входящего документа.
В ответ на исходящий документ № если входящий документ является ответом на какой-либо исходящий документ, отправленный раннее, в этом поле указывается номер и дата регистрации этого документа.
Корреспондент. Номер документа – укажите исходящий номер документа корреспондента.
Корреспондент. Дата документа – дата исходящего документа корреспондента, указанная на самом входящем документе.
Корреспондент. Организация – выберите из списка или введите вручную организацию, отправившую данный документ (см. п. 4.1.9).
Корреспондент. ФИО подписавшего – указывается ФИО сотрудника, подписавшего документ в организации корреспондента. Может вводиться вручную или выбирается из списка в окне Выбор организации и подписавшего.
Корреспондент. Должность подписавшего – указывается должность сотрудника, подписавшего документ, если в окне Выбор организации и подписавшего был выбран подписывающий, должность заполняется автоматически, если же нет, должность можно указать вручную.
Адресат – ФИО сотрудника ГУ-ВШЭ, которому адресован входящий документ.
Поле гиперссылки на файл текста документа – поле предназначено для отображения имени и формата присоединенного файла (см. п. 3.2.2).
Приложения – список присоединенных приложений, содержащий их наименование, количество экземпляров и количество листов в приложении, а также признак важности. Список редактируется с помощью кнопок Добавить, Удалить (см. п. 3.2.2).
Централизованный контроль – признак Централизованного контроля (см. п. 3.2.3).
Децентрализованный контроль - признак Децентрализованного контроля (см. п. 3.2.4)
Помимо этого, на закладке Реквизиты документа регистрационной карточки входящего документа имеется поля, недоступные для ввода:
Регистрационный номер – регистрационный документа состоит из номера по номенклатуре дел и порядкового номера в номенклатуре. Значение заполняется системой при регистрации.
Дата регистрации – текущая дата присваивается Системой при регистрации.
Текущее состояние – Система выводит сообщение о текущем состоянии документа в процессе, т.е. на каком этапе жизненного цикла в данный момент находится документ.
Рисунок 37. Карточка входящего документа
Система не позволит пользователю выйти из карточки до тех пор, пока эти поля не будут заполнены, уведомляя соответствующими сообщениями.
После того, как реквизиты документа внесены, необходимо зарегистрировать документ, воспользовавшись кнопкой Зарегистрировать (см. п. 3.3.6.1).
Перед регистрацией убедитесь, что все поля, обязательные для заполнения, уже заполнены, иначе Система не позволит зарегистрировать документ.
Зарегистрированный документ нужно отправить по жизненному циклу (см. п. 3.1.2),
после чего документ придет пользователю, записанному в поле Отправить, называемый в дальнейшем Адресатом, или, если у него есть помощник, его Помощнику.
3.7.2.Создание приказа/распоряжения
Созданием приказа/распоряжения занимается сотрудник, называемый в Системе Инициатором документа. В его функции входит: создание приказа, занесение реквизитов в регистрационную карточку, заполнение листа согласования и листа рассылки, а также назначение жизненного цикла для документа.
Чтобы создать документ, установите курсор на папку Личный ящик, откройте меню пункта Документ и выберите в нем Создать>>Приказ.
Откроется регистрационная карточка приказа (см. Рисунок 38).
Рисунок 38. Регистрационная карточка приказа
На закладке Реквизиты документа необходимо заполнить следующие поля:
Вид документа – значение выбирается из выпадающего списка.
Вид приказа/распоряжения – значение выбирается из выпадающего списка.
Заголовок - заголовок документа, который будет отображаться в области отображения папки Личный ящик.
Подписывающее лицо – ФИО сотрудника, которому приказ будет отправлен на подпись. Заполняется нажатием на кнопку Правка и в открывшемся окне (см. п. 4.1.4) производится выбор.
Гиперссылки на текст документа и иго приложений (см. п. 3.2.2).
Поля Инициатор и Дата создания проекта заполняются Системой автоматически и содержат ФИО сотрудника, создающего документ, и текущую дату соответственно.
Поле Текущее состояние предназначено для автоматического отображения Системой состояния документа на этапах жизненного цикла. Поля Регистрационный номер и Дата регистрации остаются незаполненными, т.к. документ будет зарегистрирован Регистратором после того, как он будет подписан.
Признаки Централизованный контроль или Децентрализованный контроль устанавливаются Подписывающим лицом или его помощником.
Признак Срочность устанавливается Инициатором, Помощником Начальника УД или Начальником УД.
Поле Документы-основания содержит список документов, являющихся основанием для данного приказа. Поле заполняется с помощью кнопки Добавить, которая открывает окно Выбор документа (см. п. 4.1.10). Кнопка Удалить позволяет удалить выделенный документ в списке.
Помимо закладки Реквизиты документа, необходимо заполнить закладки Лист согласования (см. п. 3.2.6) и Лист рассылки (см. п. 3.2.8).
Заполнив все необходимые поля и закладки, и сохранив их в карточке, необходимо, отправить документ по маршруту, т.е. назначить жизненный цикл. Находясь в Личном ящике, выделите нужный документ и нажмите кнопку Отправить, которая активизируется на панели кнопок (см. Рисунок 12). Если в нижней части экрана появится сообщение - Жизненный цикл успешно назначен (см. Рисунок 13), документ будет отправлен на проверку Помощнику начальника УД.
3.7.3.Создание служебной записки
Созданием служебной записки занимается сотрудник, имеющий в Системе роль Инициатора служебной записки. В его функции входит создание, занесение реквизитов документа в регистрационную карточку и отправка документа по маршруту жизненного цикла.
Для создания служебной записки Инициатор должен установить курсор на папку Личный ящик и воспользоваться меню Документ, где выбрать пункт Создать>>Служебная записка, который откроет карточку документа (см. Рисунок 39). На закладке Реквизиты необходимо заполнить следующие поля:
Вид документа – значение выбирается из выпадающего списка.
Заголовок - заголовок документа, который будет отображаться в области отображения папки Личный ящик.
Адресат – ФИО сотрудника, которому приказ будет отправлен на подпись. Заполняется нажатием на кнопку Правка и в открывшемся окне (см. п. 4.1.4) производится выбор.
Гиперссылки на текст документа и иго приложений (см. п. 3.2.2).
Если инициатор не уполномочен на создание служебных записок, то уполномоченное лицо заносится в поле Автор с помощью кнопки Правка, которая откроет окно выбора пользователя (см. п. 4.1.4). При этом предполагается, что лицо, записанное в поле Автор, также работает в системе.
Поле Фактический автор предназначено для записи регистратором контактных данных автора служебной записки в случае, когда сотрудники подразделения не имеют технической возможности работать в системе.
Гиперссылки на текст документа и иго приложений (см. п. 3.2.2).
Поле Инициатор заполняется Системой автоматически и содержит ФИО сотрудника, создающего документ.
Поле Текущее состояние предназначено для автоматического отображения Системой состояния документа на этапах жизненного цикла.
Признаки Централизованный контроль и Децентрализованный контроль устанавливается Адресатом после рассмотрения документа.
Помимо закладки Реквизиты документа могут быть заполнены закладки Лист согласования (см. п. 3.2.6) и Лист рассылки (см. п. 3.2.8).
Заполнив все необходимые поля и закладки, и нужно сохранить документ воспользовавшись кнопкой Сохранить, а затем закрыть карточку с помощью кнопки Закрыть.
Рисунок 39. Карточка служебной записки
Далее документ должен быть отправлен по маршруту жизненного цикла. Для этого, находясь в Личном ящике, выделите нужный документ и нажмите кнопку Отправить, которая активизируется на панели кнопок (см. Рисунок 12). Если в нижней части экрана появится сообщение - Жизненный цикл успешно назначен (см. Рисунок 13), документ будет отправлен на регистрацию.
3.7.4.Создание поручения
Поручения может создавать Руководитель – Автор поручения, Помощник Автора или Контролер (если поручения создается по документу). Чтобы создать новое устное поручение, выберите Документ>>Создать>>Поручение откроется окно регистрационной карточки поручения (см. Рисунок 40).
Поручения по документу создаются Контролером (задача На контроль) или Помощником Автора (задача Создание поруч.) на закладке Поручения регистрационной карточки соответствующего документа. Поручение создается с помощью нажатия кнопки Добавить, которая открывает регистрационную карточку поручения. После заполнения реквизитов (см. п. 3.7.4.1), сохранения и закрытия карточки поручения происходит возврат в карточку документа-источника, а личная карточка только что созданного поручения появится в папке Личный ящик. Если в Личном ящике удалить поручение, то и на закладке Поручения документа-источника это поручение будет удалено. Если по документу созданы все поручения, задачу можно завершить (см. п. 3.3.1.1). Если задача завершена, а появилась необходимость создать поручение по документу еще, то существует такая возможность, найдя документ-источник в Номенклатуре дел или с помощью поиска или навигации.
Контролер централизованного контроля может отклонить создание и контроль поручения. Для этого после нажатия кнопки Перенаправить ему необходимо выбрать Отклонить контроль. Выбор варианта Контролировать подтвердит централизованный контроль. Если контроль был отклонен, Помощник Автора поручения получит задачу Созд. поручения.
Поручение может быть также создано с помощью кнопки Добавить по образцу, для этого предварительно нужно выделить поручение – образец. При этом создается копия выделенного поручения с пустым списком исполнителей и ответственным исполнителем.
3.7.4.1.Заполнение реквизитов и регистрация поручения
В первую очередь необходимо заполнить обязательные поля, помеченные значком *. Такими полями являются:
Контрольный срок начальный - введите дату (см. п. 4.1.7), до которой необходимо исполнить данное поручение;
Источник поручения – ссылка на документ - источник, по которому создается данное поручение.
Текст поручения;
Исполнители – исполнители данного поручения. Список исполнителей.
Ответственный исполнитель – выберите из списка одного из сотрудников, указанного в качестве исполнителя. В случае заполнения данного поля дальнейшая переписка будет вестись только с сотрудником, указанным в этом поле. В противном случае – со всеми сотрудниками из списка исполнителей.
Автор – в данном поле указывается автор поручения. Если поручение создано по документу, заносится Руководитель, подписавший или утвердивший документ – источник поручения. Если поручение устное поле заполняется по умолчанию и содержит фамилию сотрудника, создающего поручение. Значение поля может быть изменено нажатие на кнопку Правка открывает окно Выбор пользователей (см. п. 4.1.4).
Кроме этого на закладке имеются следующие поля, которые также можно заполнить:
Тип поручения – признаки: срочное и важное. По умолчанию поручение помечается как обычное – не имеющее признаков важности и срочности.
Рисунок 40. Карточка поручения
Кроме того, к карточке может быть прикреплен файл с дополнительной информацией. Для этого используется кнопка Файл (см. п. 4.1.2), при этом формат и имя присоединенного файла будут отображены в нижней части карточки в поле с надписью Нет.
Следующие поля заполняются системой автоматически:
По документу … от … - в случае создания поручения по документу система вносит номер и дату документа, являющегося основанием создания данного поручения.
Регистрационный номер – заполняется при регистрации;
Дата регистрации – заполняется при регистрации;
Текущее состояние – состояние жизненного цикла документа;
Текущий контрольный срок – при создании значение поля совпадает с первоначальным контрольным сроком. В дальнейшем в случае переноса контрольного срока значение изменяется;
Открыть файл с помощью появившейся ссылки можно только после нажатия кнопки Сохранить. Она же используется для сохранения внесенных данных в карточку.
После сохранения поручения становится доступной кнопка Зарегистрировать, которая позволяет зарегистрировать документ (см. п. 3.3.6.1). Для перехода из регистрационной карточки в папку Личный ящик или на закладку документа-источника используйте кнопку Закрыть.
3.7.4.2.Отправка поручения по ЖЦ
ВНИМАНИЕ! Если поручение было создано в Личном ящике или на закладке Поручения внутри карточки поручения - этот документ необходимо отправить по маршруту жизненного цикла (см. п. 3.1.2).
Если поручение было создано на закладке Поручения регистрационной карточки входящего документа, приказа или служебной записки – поручение автоматически продолжит жизненный цикл документа-источника.
|
