3.Общие элементы работы с Системой 3.1.Работа с документом
Для работы с документом в Системе предусмотрен пункт меню Документ, а также некоторые кнопки на панели кнопок, которые становятся активны, когда флаг отметки документа включен (см. Рисунок 3).
Создание и просмотр документа производится в главном окне, когда курсор установлен на Личный ящик, редактирование - в окне Задачи, открытой в подпапке папки Поступившие (см. п. 3.3.1). Просмотр документа доступен также в папке Номенклатура дел, в результатах поиска и др.
3.1.1.Просмотр документа
Регистрационная карточка документа открывается с помощью двойного щелчка мышью по значку карточки  . Пункт Карточка меню Документ также открывает регистрационную карточку документа. В случае наличия электронного образа документа, прикрепленного к карточке, в меню Документ будет доступна функция Просмотр, которая обеспечивает открытие текста документа для чтения. Функция Редактировать открывает документ для правки. Текст документа и его приложений доступен из карточки и открывается с помощью нажатия мышью на значок файла или приложения.
3.1.2.Создание документа и назначение жизненного цикла
Для создания нового документа необходимо установить курсор на папку Личный ящик. Создание документа включает три основные этапа:
Создание текста документа и его приложений в редакторе.
Создание документа в Системе – создание карточки документа, заполнение реквизитов карточки и прикрепление к карточке файлов текста документа и приложений.
Отправка документа по маршруту обработки - назначение документу жизненного цикла (далее ЖЦ).
Пункт Создать меню Документ используется для создания электронных документов разных видов (приказы, входящие и др.). Создание каждого из видов документа, описывается в соответствующем разделе данного документа.
После создания и сохранения документу необходимо назначить жизненный цикл, т.е. направить документ по маршруту движения данного типа документа. Для назначения жизненного цикла нужно, включив флаг документа, нажать кнопку Отправить на панели кнопок работы с документом (см. Рисунок 12). При отметке документа (кроме поручения), у которого отсутствует контент, кнопка Отправить неактивна.
Рисунок 12. Отправить документ по жизненному циклу
Если документ отправился по маршруту, то на панели информации (см. Рисунок 13) появится запись - Жизненный цикл успешно назначен. В случае неудачи на панели информации будет запись о неудаче. Жизненный цикл документу может быть назначен только один раз. После назначения жизненного цикла и обновления окна значение поля Состояние будет изменено: вместо значения новый сформирован или зарегистрирован (в зависимости от вида документа).
Рисунок 13. Панель информации
3.1.3.Удаление документа
Документ, отправленный по ЖЦ, удалению не подлежит. Для его удаления из системы необходимо обратиться к Администратору.
Чтобы удалить документ, не отправленный по ЖЦ, используйте пункт меню Документ: Удалить карточку. Откроется окно Удалить карточку (см. Рисунок 14). В данном окне выберите значение Все версии и нажмите кнопку Ок для подтверждения удаления или кнопку Отменить, чтобы отказаться от удаления.
Рисунок 14. Удалить карточку
3.1.4.Редактирование документа
Редактирование документа, отправленного по ЖЦ, производится только при открытии документа из задачи. При открытии карточки документа в Личном ящике редактирование документа возможно только до отправки по ЖЦ. Внесение изменений в карточку документа возможно в те поля, которые открыты данному пользователю на данном этапе жизненного цикла.
Редактирование документа включает следующие составляющие:
Редактирование карточки документа.
Редактирование контента (файлов) документа.
Редактирование карточки документа производится при открытии карточки документа, причем редактированию будут доступны не все поля, а только определенные для данного этапа.
Для редактирования контента документа необходимо выделить документ, при этом зажгутся кнопки работы с файлом документа, в том числе и Редактировать. При нажатии кнопки Редактировать из хранилища на сервере на компьютер текущего пользователя будут скопированы и открыты на редактирование все файлы данного документа. Файла контента копируются в каталог C:\Documentum\Checkout.Признаком того, что документ редактируется, служит значок ключа у пользователя, который его редактирует, и значок замка у других пользователей. После правки файлы документа нужно сохранить в редакторе, закрыть и записать в хранилище (см. п. 3.1.5), присвоив ему номер версии, либо отменить выписку (см. п. 3.1.6), в этом случае все изменения, внесенные в документ и приложения, не сохраняются.
3.1.5.Запись в хранилище
Чтобы записать отредактированную версию, выделите документ и нажмите кнопку Записать в хранилище.
Если контент (текстовое содержимое) документа состоит из одного файла, откроется окно Запись в хранилище (см. Рисунок 15).
Выберите версию сохранения документа, установив признак напротив соответствующего пункта:
Версию с незначительными изменениями;
Версию со значительными изменениями.
Кроме того, можно указать Метку версии и Описание (не более 60 символов).
Нажмите кнопку ОК, чтобы завершить процедуру записи документа в хранилище или кнопку Отменить, для возврата в предыдущее окно.
Рисунок 15. Запись в хранилище документа
Если контент документа состоит из нескольких файлов, т.е. помимо основного документа есть еще приложения, при записи в хранилище кнопка Завершить позволит записать сразу все файлы контента или последовательно подтверждать запись для каждого файла нажимая кнопку Далее или сразу все файлы с помощью кнопки Завершить.
В процессе записи в хранилище каждого их файлов при нажатии на кнопку Отменить будет отменена запись в хранилище всего контента.
При выборе Записать в хранилище файлы документа, которые были отредактированы на вашем компьютере, скопируются в хранилище, и значок ключа/замка исчезнет.
3.1.6.Отмена выписки
Если же нужно отменить выписку и не сохранять новую версию документа, выделите документ и нажмите кнопку Отменить выписку. В зависимости от количества файлов контента откроется окно Отменить выписку (см. Рисунок 16) с разным набором кнопок, аналогично записи в хранилище. В дальнейшем можно включить признак Не показывать вновь, который будет отменять выписку всех файлов без подтверждения.
Рисунок 16. Отменить выписку
При выборе Отменить выписку файлы документа на сервере останутся такими же какими они были до редактирования, и значок ключа/замка исчезнет.
|
