3.4.Работа с версиями
В Системе предусмотрена возможность создания версий документа в процессе доработки. Инициатор, отредактировав документ, должен сохранять новую версию документа. Начальник УД и его помощник могут сохранить изменения под той же версией. Данные о всех версиях документа можно увидеть в окне Информация о версиях (см. Рисунок 33), которое открывается из регистрационной карточки документа, нажатием кнопки Версии.
3.4.1.Окно «Информация о версиях»
Окно Информация о версиях предназначено для отображения информации о версиях контента. Версии контента могут создаваться пользователями, имеющими для этого соответствующие права доступа. Для создания новой версии, документ необходимо открыть для редактирования (см. 3.1.3), а затем записать в хранилище (см. 3.1.5), выбрав номер версии.
Вызов окна Информация о версиях осуществляется с помощью кнопки Версии на закладке Реквизиты документа регистрационной карточки не зависимо от вида документа.
Рисунок 33. Информация о версиях
В этом окне информация и ссылка на карточку (см. Рисунок 34) текущей версии контента указаны в верхней части окна. Информация включает в себя: Номер версии, Дату изменения и Автора.
Информация по всем версиям представлена ниже в виде таблицы со следующими колонками:
Ссылка на карточку версии;
Номер версии;
Метка;
Дата изменения;
Автор;
Комментарий.
Номер версии, метка и комментарии заполняются пользователем при записи документа в хранилище (см. п. 3.1.5).
Данные об авторе версии и дате последнего изменения заполняются автоматически Системой при создании.
Ссылка на карточку версии позволяет открыть карточку, в которой помимо общей информации о версии контента содержится еще список файлов входящих в данную версию.
Чтобы закрыть окно и вернуться на закладку Реквизиты документа, нажмите кнопку Закрыть.
3.4.1.1.Окно «Карточка версии»
Окно Карточка версии (см. Рисунок 34) содержит информация о версии контента, в том числе перечень файлов входящих в контент данной версии.
Рисунок 34. Карточка версии
Таблица с перечнем документов включает в себя информацию о названии файла, дате создания документа в Системе и тип документа (содержимое или приложение).
Чтобы закрыть карточку и вернуться в окно Информация о версиях нажмите кнопку Закрыть.
3.5.Механизм Руководитель – Помощник
Вид регистрационной карточки и маршрут его движения зависят от типа документа. Особенностью движения всех документов является правило, согласно которому документы, направленные руководителю, имеющему в системе помощника, первоначально приходят помощнику для подготовки решения руководителя или решения части вопросов от его имени. Помощник направляет документ руководителю для редактирования и утверждения подготовленного решения. В схемах движения документов учитывается наличие помощников у руководителей. Если руководитель в системе не имеет помощника, то этапы обработки помощников пропускаются.
3.6.Делегирование полномочий
В Системе предусмотрена функция делегирования полномочий. Делегировать свои полномочия может каждый пользователь системы. Делегировать полномочия любого пользователя системы может Администратор. При описании делегирования подразумеваем что:
Делегирующий – это лицо, передающее свои полномочия.
Делегат – лицо, принимающее полномочия другого сотрудника.
Данная функция распространяется на основные этапы жизненных циклов такие как:
Подписание – передача полномочий по подписанию приказов и протоколов;
Рассмотрение передача полномочий по наложению резолюций на входящие документы;
Согласование – передача полномочий по согласованию приказов, протоколов.
Ознакомление – передача полномочий на ознакомление с документами, которые отправляются по рассылке.
Информация по делегированию полномочий различными пользователями хранится в папке Делегирование (см. Рисунок 35).
Рисунок 35. Папка «Делегирование»
Список делегирования включает в себя следующие колонки:
Поле признака;
Значок вызова карточки;
Делегирующий;
Дата начала делегирования полномочий;
Дата окончания делегирования полномочий;
Подписание – делегат, которому передаются полномочия по подписанию приказов, утверждению резолюций;
Рассмотрение делегат, которому передаются полномочия по рассмотрению документов, в том числе и наложение резолюций на входящий;
Согласование – делегат, которому передаются полномочия по согласованию приказов и протоколов.
Ознакомление – делегат, которому передаются документы для ознакомления.
Также в этом окне имеются кнопки Добавить и Удалить. Кнопка Добавить доступна всем пользователям. Кнопка Удалить доступна делегирующему пользователю и Администратору, т.е. исполнителю делегирования, если текущая дата меньше даты начала делегирования.
При вызове карточки делегирования или создании нового делегирования (кнопка Добавить) открывается окно Делегировать полномочия (см. Рисунок 36).
Рисунок 36. Окно «Делегировать полномочия»
Данное окно содержит следующие поля:
Делегирующий – лицо, передающее полномочия, автоматически вносится фамилия сотрудника, создающего делегирование. Поле доступно для редактирования только Администратору системы. Поле обязательно для заполнения;
Исполнитель делегирования – лицо создающее делегирование, заполняется Системой автоматически и не доступно для редактирования;
Делегировать полномочия с..по – два поля, куда вводится период, на который будут делегированы полномочия. По умолчанию заполняются текущей датой, редактируются с помощью календаря (см. 4.1.7), установить можно только дату позднее текущей. При этом в поле Делегировать полномочия по - дата должна быть больше, чем в поле Делегировать полномочия с. Поля обязательны для заполнения;
Дата делегирования – дата создания делегирования, поле заполняется автоматически Системой и не доступно для редактирования;
Группа полей Делегат - включает список делегируемых задач и фамилию делегата. Заполнение полей производится выбором из выпадающего списка возможных делегатов. Список возможных делегатов должен быть заполнен Администратором в карточке сотрудника (см. п. 2.3.6.1):
Подписание – подписание приказа, проверка помощником проекта приказа;
Согласование - согласование приказов, проверка помощником начальника УД;
Рассмотрение - рассмотрение документов, подготовка проекта и утверждение резолюции;
Ознакомление - ознакомление с документами.
Для вступления в силу делегирования полномочий необходимо нажать на кнопку Делегировать. Делегирование начнет действовать с даты, указанной в поле Делегировать полномочия с. Нажатие кнопки Делегировать вызовет следующие действия:
Проверка отсутствия обратного делегирования полномочий в заданный период времени, т.е. делегат в свою очередь не делегировал права делегирующему. В противном случае система выдает предупреждение с указанием сроков пересечения. Если проверка подтвердила возможность делегирования, то кнопка Делегировать становится недоступной для нажатия.
Все отмеченные задачи, находящиеся у делегирующего пользователя в папке Поступившие и направляемые ему в течение указанного периода, должны направляться делегату. При этом остальные задачи будут скапливаться у делегирующего пользователя в папке Поступившие.
В поле Подписывающее лицо карточек приказа должна меняться фамилия делегирующего на фамилию делегата для документов уже находящихся в папке Поступившие и для документов, текущее состояние которых переходит в состояние Согласован.
На закладке Замечания в табличном поле Замечания в ходе согласования должна пишется фамилия делегата, к которой добавлена информация «(делегат:)».
Если делегирование было произведено, все поля, кроме поля Делегировать полномочия по, и кнопок Отменить делегирование, Применить и Закрыть становятся недоступными.
Механизм Руководитель- помощник в рамках делегирования реализуется следующим образом:
Делегирующий является руководителем, имеющим помощника, делегат также является руководителем, имеющим помощника. - Все отмеченные задачи делегирующего направятся делегату. Все отмеченные задачи помощника делегирующего направляются помощнику делегата. При этом Делегат и его помощник получают все права делегирующего и его помощника соответственно. А у делегирующего и его помощника остаются права только на чтение документа.
Делегирующий является руководителем, имеющим помощника, делегат является руководителем, не имеющим помощника. - Все отмеченные задачи делегирующего и его помощника будут направлены делегату. Все права делегирующего и его помощника переходят к делегату, а у них остается право только на чтение документа и карточки.
Делегирующий является руководителем, не имеющим помощника, делегат является руководителем, имеющим помощника. - Все отмеченные задачи делегирующего будут направлены помощнику делегата. Все права делегирующего будут переданы делегату, а у помощника делегата будут права в соответствии с правами доступа помощника руководителя для данного этапа ЖЦ.
Делегирующий является помощником, делегат – его руководитель. Все отмеченные задачи будут направлены делегату, т.е. как руководителю без помощника. В данном случае делегат уже имеет права делегирующего.
Делегирующий является помощником руководителя, делегат не является руководителем. Все отмеченные задачи делегирующего будут направлены делегату. Все права делегирующего предаются делегату.
После нажатия кнопки Отменить делегирование в поле Делегировать полномочия по записывается текущая дата и делегирование прекращается. Все поля и кнопки становятся недоступными для редактирования.
Для изменения даты окончания срока делегирования нужно изменить значение поля Делегировать полномочия по и нажать кнопку Применить.
|
