5.Верификация данных
Данный режим предполагает детальную сверку данных по проводкам и вступительным остаткам в различных филиалах предприятия. Для верификации данных необходимо в одном филиале собрать данные по проводкам или вступительным остаткам в XML файл, обратившись к режиму «Верификация данных» раздел «Сбор проводок/Сбор вступительных остатков». Для выгрузки данных в XML файл от пользователя потребуется определить:
Период;
Компания (в случае использования приложения для учета по нескольким компаниям);
Филиал, если база данных содержит обороты не только своего филиала, то для верификации можно выгрузить имеющиеся данные по любому из филиалов;
Раздел учета, можно выбрать как все разделы – запись «0–Все», так и отдельные разделы, выделив их клавишей «F2»;
Счет, пользователь имеет возможность выбрать, как отдельные счета, выделив их клавишей «F2», так и все счета, определив запись «0–Все»;
Файл экспорта – путь и имя файла в формате XML.
По завершении выгрузки данных в XML файл на экран выводится итоговое сообщение со ссылкой на файл отчета.
К полученному файлу XML необходимо обратиться в другом филиале в режиме «Верификация данных/Верификация». Пользователю будет выдан подробный отчет об имеющихся различиях в данных по проводкам и вступительным остаткам для разных филиалов.
6.Журнал передачи/приема данных
Режим позволяет просмотреть подробную информацию о результатах работы, проведенной ранее в режимах передача данных и прием данных.
В журнале можно увидеть следующую полезную информацию: время приема/передачи, название файла XML, наименование филиала, режим передачи (сбор изменений, сбор операций/остатков/справочников), были ли переданы и приняты настройки, количество переданных записей справочников и операций, результат процесса передачи/приема данных (завершен успешно или произошел сбой).
Эта информация может быть полезна, как для отслеживания результатов собственной работы с объединителем данных, так и для контроля действий других пользователей.
С помощью кнопки «Сервис» возможно удалить ненужные строки, отсортировать или установить фильтр. Доступно копирование параметров просмотра журнала из одной базы в другую с помощью файлов формата .sbi. Кроме того, доступно копирование журнала передачи/приема данных в файл формата .xls.
С помощью кнопки «Постоянные параметры экрана» пользователь может по своему усмотрению сделать колонки просмотра видимыми или невидимыми, установить сортировку и выбор видимых строк.
7.Настройка программы
Режим настройки программы имеет следующие разделы:
Настройка справочников для экспорта-импорта - необходима для последующей работы в режимах «Экспорт / Импорт данных», а также в режиме «Импорт из произвольных отчетов».
Настройка системы – это настройки для создания XML-файла и определение импорта для настроек справочников, документов и плана счетов.
Первоначальная подготовка данных предполагает подготовку данных к последующей работе в корпоративном режиме.
Настройка правил сбора и приема данных предполагает определение правил, по которым справочники и обороты будут выгружаться в XML файл при работе c режимом «Передача данных» раздел «Сбор данных для передачи», и считываться из XML файла в режиме «Прием данных».
 Рис. 7.1. Настройка программы
1.1. Настройка справочников для экспорта-импорта
Режим «Настройка программы» раздел «Настройка справочников для экспорта-импорта» представляет собой подготовку к последующей работе в режимах «Экспорт данных/Импорт данных» и «Импорт данных из произвольных отчетов».
Для Экспорта данных при выгрузке операций необходимо задать, на сколько полную информацию из аналитических справочников нужно передавать при экспорте операций.
Заметим, что эта настройка не оказывает влияния на экспорт справочников. При экспорте справочников в приложении всегда выгружаются все поля. В данном случае, необходимо, выбрать пункт, при котором будет выгружаться то поле справочника, которое чуть ниже будет указанно в качестве ключевого. Желательно не выгружать лишние поля для аналитик, так как в результате увеличится размер XML файла и соответственно снизится скорость его обработки.
Определите, какие поля справочника будут передаваться при экспорте операций:
Передавать номер;
Передавать номер и наименование;
Передавать все поля.
По умолчанию выгружается только Номер записи справочника. Если ниже в качестве Ключевого поля будет указано поле Наименование, то необходимо выбрать пункт Передавать номер и наименование. Если ключевым полем будет поле отличное от Номера и Наименования, то необходимо выбрать пункт Передавать все поля.
Для импорта данных необходимо определить правила приема записей справочника:
принимать все (если запись в справочнике найдена, она изменяется, если не найдена добавляется);
принимать только новые (импортируются только новые записи, существующие записи не корректируются);
не принимать ( пункт используется, например, если бухгалтер считает нужным защитить справочник от ошибочных действий оператора).
Далее нужно определить Ключевое поле. Ключевым полем может быть любое поле справочника, кроме поля-ссылки на другой справочник. Ключевое поле в данном случае определяет поле, по значениям которого строки при импорте будут распознаваться, являются ли они новыми, или данная запись уже есть в справочнике. В качестве ключа, как правило, используется поле Номер. Но, иногда целесообразно использовать в качестве Ключевого поля такие поля как ИНН, Артикул.
1.2. Настройка системы
Предполагается настройка системы для последующего обмена данными посредством XML файлов. В данном режиме необходимо сделать следующие определения:
Рис. 7.2. Настройка системы
Если установить «0», то при экспорте данные будут выгружаться целиком в один файл XML. При больших объемах данных (свыше 10 000 выгружаемых записей), желательно разбить экспорт данных на несколько файлов XML. Это связано с тем, что огромный файл может быть не под силу оперативной памяти, кроме того, возможны трудности при передаче таких файлов по электронной почте. Если в поле запроса количества записей в файле экспорта пользователь укажет число отличное от нуля, то при экспорте будет сформирована группа файлов XML c указанным количеством записей в каждом файле. Под записью в данном случае понимается: запись в справочнике, проводка внутри операции, нециклический документ внутри операции, запись циклического документа. В том случае, когда экспорт данных разбивается на несколько XML файлов, имена этих файлов определяются следующим образом. Если при запуске экспорта пользователь указал в качестве пути и имени файла экспорта, например, D:\work\справочники.xml, то по этому адресу будет создан файл-каталог с именем справочники.xml, содержащий информацию по параметрам экспорта и перечнем всех файлов, в которые выгрузилась информация. Файлы экспорта, в свою очередь, будут иметь следующие имена: справочники_001.xml, справочники_002.xml, … , справочники_00N.xml.
Кодировка XML при экспорте
Необходимо определить кодировку экспортируемых XML файлов. При импорте кодировка определяется автоматически. При применении кодировки UTF-8 создает файлы в 1.5 раза большим размером, чем кодировка Windows-1251. При этом некоторые XML-редакторы могут не поддерживать какую-либо кодировку.
Настройки справочников, групп справочников, документов, плана счетов
В данном разделе, необходимо, определить какие настройки справочников, групп справочников, документов, плана счетов будут приниматься в режимах «Импорт данных» и «Прием данных»:
Импортировать все настройки. Будут приняты все настройки справочников/групп справочников/документов/счетов из файла XML. Если настройки были экспортированы в файл XML в режиме «0-Все», то при импорте настройки, информации о которых нет в файле XML, будут удаленны из базы данных.
Импортировать новые и измененные. Импорт новых настроек, корректировка существующих.
Импортировать только новые. Импорт новых настроек, без корректировки существующих.
Запретить импорт. Защита базы данных от вливания ненужных настроек.
Сверка настроек записанных в файл XML и имеющихся в базе данных будет производиться независимо от выбранного выше пункта.
1.3.Первоначальная подготовка данных (версия ЭЛИТ)
Группа режимов «Первоначальная подготовка данных» служит для подготовки данных к многофилиальному (корпоративному) режиму работы. Для подготовки базы данных к работе в режиме многофилиального объединения необходимо пройти следующие этапы:
заполнить таблицу филиалов;
установить текущий филиал;
закрепить вступительные остатки, операции, документы и записи справочников за филиалами;
конвертировать данные.
 Рис.7.3. Первоначальная подготовка данных
Настройка филиалов
В данном режиме нужно настроить список филиалов для работы программы "ИНФИН-УПРАВЛЕНИЕ" в многофилиальном (корпоративном) режиме. Кнопка «Сервис» предоставляет возможность добавления, корректировки или удаления филиалов.
Рис. 7.4. Настройка филиала
При добавлении филиала необходимо определить параметры настройки. Настройка филиала доступна для корректировки и после проведения конвертации.
Для каждого филиала необходимо определить, какие обороты будут содержаться в базе данных филиала.
Корпоративные. Присвоение характеристики корпоративных оборотов для филиала означает, что БД филиала будет содержать обороты не только своего филиала, но и других филиалов корпорации.
Только свои. Определение для филиала режима только своих оборотов означает, что в БД филиала будут содержаться обороты только своего филиала.
Следующая характеристика филиала, это право на Правку чужих данных. Правка чужих данных означает, будет ли возможно в данном филиале исправить или удалить записи созданные в другом филиале.
Внимание! При разрешении правки чужих записей, появляется риск рассогласования данных. Рекомендуется определять это право крайне предусмотрительно.
Для корректной работы в многофилиальном режиме необходимо:
совпадение списка филиалов и их настроек во всех базах данных;
номер филиала не должен совпадать для разных баз данных.
Также важно определить номер текущего филиала до запуска режима «Конвертирование данных». Изменение номера филиала после конвертирования приведет к следующим последствиям. Все операции, вступительные остатки, документы и записи справочников, введенные в текущем филиале, станут «чужими», т.к. номер филиала базы изменится, а номер филиала данных не изменится. Придется заново заводить всех пользователей текущего филиала, т.к. доступ в программу останется только у Главного пользователя.
Ввиду того, что конвертирование данных можно провести только один раз, настройка филиалов должна проводиться корректно.
Выберите из правого окна клавишей «Enter» филиал, который хотите определить как текущий. Система выдаст сообщение с требованием подтвердить принятое решение.
Подготовка вступительных остатков, оборотов, журналов регистраций и справочников
Подготовка вступительных остатков, оборотов, журналов регистрации и справочников производится только после того, как выбран номер текущего филиала. И следом за выбором текущего филиала, является процедурой подготовки к последующему проведению конвертирования данных. Суть данных режимов подготовки заключается в возможности изменить номер филиала у определенных записей (по умолчанию все записи будут принадлежать текущему филиалу). Необходимо, чтобы настройки в разных филиалах были соответствующими между собой.
Р
ис. 7.5. Подготовка записей к конвертированию
Например, если запись №2 справочника №84 Кассы в одном филиале прописана как запись филиала №1, то и во всех филиалах корпоративного объединения запись №2 справочника №84 Кассы должна быть прописана как запись филиала №1.
Аналогично, для документов, если документ № 3 из журнала регистраций №2 Счет-фактуры закреплен за филиалом №4, то этот документ во всех филиалах корпоративного объединения должен быть прописан как документ филиала №4.
Для оборотов и вступительных остатков закрепление за другим филиалом дает возможность далее в режиме «Удаление операций чужих филиалов» убрать все обороты чужих филиалов из базы данных, для того, что бы в базе данных филиала содержались обороты только своего филиала. В левом окне экрана нужно задать пункты, по которым программа отберет записи для корректировки.
Для Подготовки вступительных остатков к корпоративному режиму нужно указать:
Задача (бухгалтерия, торговля и т.д.)
Компания (если база используется для учета по нескольким компаниям)
Учетная политика
Счет. Можно выбрать несколько счетов клавишей «F2», выбрать все счета можно комбинацией клавиш «Shift F2» или указав запись «0-Все»
Для Подготовки оборотов к корпоративному режиму нужно указать:
Задача (бухгалтерия, торговля и т.д.)
Период
Для Подготовки журналов регистраций к корпоративному режиму нужно указать:
Задача (бухгалтерия, торговля и т.д.)
Период
Вид документа (счет фактура, приходный ордер)
Для Подготовки справочников к корпоративному режиму нужно указать:
Задача (бухгалтерия, торговля и т.д.)
Справочник
При указании периода в верхнем меню появляется кнопка «Период», предоставляющая возможность задать месяц, диапазон месяцев или диапазон дат для выбора нужных записей. Диапазон дат можно задать в режиме календаря, щелкнув по значку календаря  в правой части полей «Дата начальная», «Дата конечная».
После указания всех параметров для отбора записей, нужно определиться с выбором шаблона просмотра. Названия существующих шаблонов просмотра отображены в правой части экрана. С помощью кнопки «Сервис» верхнего меню можно создать новый шаблон просмотра, откорректировать или удалить имеющийся.
 Выберите нужный шаблон просмотра. Теперь можно изменить номер филиала для записей. Кнопка «Филиал» верхнего меню, клавиша «Enter» или комбинация клавиш «Shift F3» открывает окно выбора филиала для той записи, которая в данный момент указана курсором. Можно изменить номер филиала сразу для нескольких записей, предварительно выбрав их клавишей «F2». Комбинация клавиш «Shift F2» позволяет выбрать все записи таблицы для изменения номера филиала.
Рис. 7.6. Корректировка номера филиала для записей
Примечание: если изменить номер филиала проводки или документа, входящих в операцию, то автоматически изменяется номер филиала всей операции, включая остальные проводки и документы.
Кнопка «Сервис» в текущем режиме предоставляет возможность поиска, сортировки, фильтрации записей таблицы, сохранения данных в стороннем файле и т.п.
Кнопка «Печать» дает возможность печати документа в соответствии с имеющимися шаблонами печати.
Конвертирование данных
На данном этапе Первоначальной подготовки данных происходит конвертирование данных для работы модуля «ИНФИН-УПРАВЛЕНИЯ» в многофилиальном (корпоративном) режиме.
Внимание!
Конвертирование базы данных выполняется только один раз. Перед конвертированием данных рекомендуется сделать страховое копирование базы данных с помощью программы «ИНФИН-Администратор». После конвертирования данных все операции, документы и записи справочников, которые не были закреплены за другими филиалами, помечаются, как записи текущего филиала.
Поменять филиал для оборотов, журналов регистраций можно только до проведения конвертации в режиме «Первоначальная подготовка данных» разделах «Подготовка вступительных остатков/оборотов/журналов регистраций/справочников».
После проведения конвертации данных повторная конвертация будет не возможна. И также не возможно изменить филиал вступительных остатков, оборотов, журналов регистрации. Но останется возможность изменить номер филиала базы данных. Кроме того, остается возможность корректировки номера филиала для записей справочников.
Удаление операций чужих филиалов
Данный режим доступен только после того, как будет произведено конвертирование данных и служит для того, чтобы очистить базу данных от операций, документов и вступительных остатков чужих филиалов.
Этот режим используется для филиалов, в базе данных которых, должны содержаться только обороты своего филиала.
1.4.Настройка правил сбора и приема данных
Для корпоративного режима работы предусмотрена настройка правил сбора и приема данных. Для этого, необходимо, обратиться к режиму «Настройка программы/Настройка правил сбора и приема данных», раздел «Правила сбора данных/Правила приема данных». Созданные правила далее используются при работе с режимами «Передача данных/Сбор данных для передачи» и «Прием данных».
При настройке правила сбора данных потребуется определить, какие справочники и обороты будут выгружаться в XML-файл и будут ли выгружаться настройки.
Из списка Справочников можно выбрать запись «-1 - Не выгружать», в этом случае, справочники в XML файл выгружаться не будут. Пользователь может определить все справочники для выгрузки в XML файл записью «0 - Все справочники», либо клавишей «F2» выбрать конкретные справочники.
Далее нужно определить правило для выгрузки Оборотов:
Не выгружать;
Выгружать все периоды;
Текущий и будущие периоды.
Для Настроек возможны два варианта: выгружать либо не выгружать.
Аналогично настраиваются Правила приема данных. Потребуется определить, какие справочники и обороты будут приниматься из файла XML в базу данных, и будут ли приниматься настройки .
Возможно запретить прием всех справочников – запись «-1 Не принимать». Запись «0 – Все справочники» делает справочники открытыми для приема данных. Клавишей «F2» можно выбрать несколько конкретных справочников для приема данных.
Для Оборотов необходимо определить правило приема из следующих вариантов:
Не принимать;
Принимать все периоды;
Текущий и будущий периоды.
Для Настроек возможны два варианта: принимать либо не принимать.
Вы можете создать несколько правил для различных ситуаций. Кнопка «Сервис» позволяет добавлять новые правила, корректировать или удалять имеющиеся.
|
