3.Импорт из произвольных отчетов (Версия Супер и Элит)
Режим «Импорт из произвольных отчетов» предназначен для импорта данных из файлов MS Excel. Возможен импорт операций, вступительных остатков, пополнение справочников, кроме того, для задачи «Зарплата» предусмотрен импорт начисления зарплаты и импорт табеля рабочего времени. Режим «Импорт из произвольных отчетов» удобен, если регулярно импортируются из MS Excel однотипные отчеты. Примером использования режима может служить импорт в базу данных приходных накладных из файлов MS Excel и созданием в базе проводок по этим приходным накладным или импорт журналов проводок из файла MS Excel. Импорт в базу данных из произвольных отчетов производится на основе предварительной настройки, осуществляемой в текущем режиме в соответствующих разделах настройки импорта операций, справочников и т.д. Кроме того, для импорта справочников важна правильная настройка в режиме «Настройка программы/Настройка справочников для экспорта-импорта». Раздел «Просмотр журнала операций» предназначен для просмотра и корректировки принятых операций. Рис. 3.1.
Файл MS Excel может иметь произвольный вид, но для безошибочного считывания информации обязательно должен отвечать следующим условиям:
Строки с данными должны располагаться непрерывно. Две пустых ячейки в строке в левой части таблицы расцениваются программой как признак завершения строк данных.
Ячейки с информацией для импорта не должны быть объединенными, т.е. нельзя объединить несколько ячеек в одну, если в одной из них содержится информация для импорта в базу.
 Рис. 3.1. Импорт из произвольных отчетов
1.1. Настройка импорта операций из произвольных отчетов
Прежде чем импортировать данные, необходимо, провести детальную настройку для правильного считывания информации из файла MS Excel. Для каждого типа отчета настраиваются свои правила приема данных. Настройка импорта операций и вступительных остатков проводится аналогично. Для настройки импорта обратитесь к режиму «Импорт из произвольных отчетов/Настройка импорта операций/Настройка импорта остатков».
Рассмотрим работу данного режима на примере настройки импорта приходных накладных.
 Рис. 3.2. Приходная товарная накладная
Приходная накладная содержит следующую необходимую для импорта информацию:
Наименование товара;
Код товара;
Количество;
Цена;
Сумма без учета НДС;
Ставка НДС;
Сумма НДС;
Сумма с учетом НДС.
Требуется настроить импорт данных из файла MS Excel в базу данных. Рис. 3.2. Созданные однажды настройки используются для импорта однотипных отчетов.
В первую очередь для настройки потребуется указать период и задачу, затем нужно будет определить операцию импорта. Операция, в данном случае, это правило считывания данных из файла. Если есть уже настроенные операции импорта, то они будут перечислены в правой части экрана. Кнопка «Сервис» расположенная в верхнем меню позволяет откорректировать имеющуюся настройку, скопировать настройку - это удобно, когда нужно добавить настройку, отличающуюся от уже имеющейся, лишь несколькими пунктами. Возможно удалить ненужную настройку.
 Рис. 3.3. Настройки операций
При выборе пункта Добавить в меню «Сервис» открывается окно задания параметров для настройки новой операции импорта. Необходимо заполнить следующие поля:
Наименование – имеется в виду наименование операции настройки.
Тип внешнего файла - это файл MS Excel, с которого будет считываться информация в базу.
Имя листа - нужно указывать только в том случае, если файл MS Excel содержит несколько листов, если имя листа не указать, то приложение обратится при импорте к листу, который был активным на момент последнего сохранения книги MS Excel.
Номера первой строки, первой и последней колонки – это соответственно первая строка, первая и последняя колонки таблицы на листе MS Excel, в которой находятся строки для считывания информации. Рис. 3.4.
 Рис. 3.4. Параметры операции
Следующим этапом нужно определить проводки соответствующие этой операции. Выберите операцию клавишей «Enter» для входа в режим настройки записей данной операции. Клавиша «Сервис» предоставляет возможность добавления, удаления и корректировки записей операции. Операция может сдержать одну и более записей.
В графе Условие для записи прописывается правило, (поле необязательное для заполнения) при котором проводка будет сделана. Условие прописывается, например, для начисления НДС - проводка импортируется, только если процент НДС не нулевой. Рис. 3.5.
При импорте операция будет выполняться столько раз, сколько строк данных будет найдено в отчете. Импорт завершается, когда смежные ячейки первых двух колонок окажутся пустыми.
 Рис. 3.5. Условие импорта проводки
Выберите запись операции клавишей «Enter» для настройки проводки. Рис. 3.6.
 Рис. 3.6. Настройка проводки
На этом этапе необходимо определить дебет и кредит счетов корреспонденции в проводке. Если для счетов корреспонденции определенны уровни аналитики, то в настройке проводки потребуется определить для них формулу считывания значения. Необходимо корректно прописать с каких граф и ячеек будет считываться нужная информация.
Щелкнув по значку  в поле ввода можно открыть окно настройщика формул, использующего как стандартные математические функции, так и специальные функции «ИНФИН-Управления».
Подробно о настройке проводки рассказано в пункте 3.3. Настройка формул.
1.2.Настройка импорта справочников из произвольных отчетов
Выберите режим «Импорт из произвольных отчетов/Настройка импорта справочников». После указания периода открывается режим настройки операции. Операция в данном случае, это правило считывания информации из файла MS Excel. Если есть уже настроенные операции импорта, то они будут перечислены в правой части экрана. Для добавления новой настройки операции, воспользуйтесь меню «Сервис» пунктом «Добавить». Так же меню «Сервис» предоставляет возможность откорректировать имеющуюся настройку, скопировать настройку в гибком режиме, это удобно, когда нужно добавить настройку, отличающуюся от уже имеющейся лишь несколькими пунктами. Возможно удалить ненужную настройку.
Для настройки новой операции импорта нужно определить следующие параметры:
Наименование. Наименование настройки импорта справочника.
Тип внешнего файла - это файл MS Excel, с которого будет считываться информация в базу.
Имя листа нужно указывать только в том случае, если файл Excel содержит несколько листов, если имя листа не указано, то приложение обратится при импорте к листу, который был активным на момент последнего сохранения книги MS Excel.
 Номера первой строки, первой и последней колонки – это соответственно первая строка, первая и последняя колонки таблицы на листе Excel, в которой находится строки для считывания информации.
Рис. 3.7. Настройка операции
 Для операции можно определить несколько записей. Для записи определяется номер и наименование. Поле Условие является не обязательным для заполнения, и прописывается только в том случае, когда нужно считать из отчета не все записи, а лишь отвечающие определенным условиям.
Рис. 3.8. Условие для считывания записи
 Далее необходимо указать номер справочника для пополнения записей, и прописать формулу, по которой эти записи будут считываться из отчета.
Рис. 3.9. Формула считывания записи
Щелчок по значку в поле ввода открывает окно настройщика формул. Настройщик формул использует как стандартные математические функции, так и специальные функции ИНФИНа.
Подробно настройщик формул рассмотрен в пункте 3.3. Настройка формул.
1.3.Настройка формул
В данном режиме необходимо прописать, из каких ячеек, и из каких граф будет считываться нужная информация. Например, Гр(4) – указывает на 4 графу таблицы, которая была определена при настройке операции первой и последней колонкой.
Программа при импорте из MS Excel пытается распознать формат данных считываемой информации. Для дополнительной гарантии безошибочного импорта с помощью функций приложения определяется формат данных импорта.
Функция - СтрокаДата(Ячейка(K23)) считает содержимое ячейки К23 в формате даты.
Функция - Число(Гр(8)) считает содержимое восьмой колонки таблицы в числовом формате.
При настройке правил считывания значений для аналитик используются следующие функции:
Добавить. Например, запись Добавить(Ном=Гр(4);Наим=Гр(2)), прописанная для аналитики, предполагает добавление новой записи в справочник, если в файле Excel упоминается элемент, записи о котором нет в соответствующем аналитическом справочнике. При этом, независимо от настройки ключевого поля в режиме «Настройка программы/Настройка справочников для экспорта-импорта», поиск записи в справочнике происходит по полю «Номер».
Для поля «Номер» справочников аналитики в свою очередь возможно использование ключевого слова Очередной. Например, запись Добавить(Ном=Очередной;Наим=Гр(2);ИНН=ГР(3)), означает, что если не будет найдена запись в справочнике, то запись будет добавлена под первым свободным номером. При этом поиск записи в справочнике проходит по полю, которое указано в качестве ключевого поля справочника в режиме «Настройка программы/Настройка справочников для экспорта-импорта». Подобная настройка используется, когда в качестве ключевого поля в справочнике удобно использовать не поле «Номер», а какое-либо другое поле, например, поле «ИНН» или «Артикул».
Для пополнения записей иерархических справочников используется запись типа %Р1=Гр(5) в качестве аргумента функции Добавить. В данном случае запись означает, что - для импортируемого справочника значения родительского справочника первого уровня будут считываться из пятой графы.
Ключ. Например, запись Ключ(Ном=Гр(4);Наим=Гр(2)). Поиск записи в справочнике происходит по значениям всех аргументов функции, т.е. все поля, прописанные в качестве аргументов функции, при поиске нужной записи будут выполнять роль ключевых полей. В данном случае роль ключевого поля при поиске записи в справочнике выполняют два поля – поле Ном и поле Наим. Если значение аналитики проводки не будет найдено в справочнике, то проводка не будет добавлена в базу.
 Возможно непосредственно сослаться на номер записи в аналитическом справочнике, в таком случае проводка будет отвергнута, если в аналитическом справочнике нет записи под таким номером.
Рис. 3.10. Настройщик формул
С целью снижения возможного риска ошибки пользователя и для ускорения процесса импорта, при задании настройки импорта операций, рекомендуется, для второй и следующих записей операции ссылаться на настройки предыдущих записей. Например, функция Ан2Кт(1) ссылается на аналитику второго уровня кредита первой проводки настраиваемой операции, Док(1) – ссылается на документ первой записи.
Полная информация о возможностях Настройщика формул изложена в описании модуля «ИНФИН-Управление».
1.4. Импорт из произвольных отчетов
Импорт из произвольных отчетов происходит на основе имеющихся настроек в текущем режиме в разделах настройка импорта операций, справочников и т.д. Кроме того, импорт справочников определяется в режиме «Настройка программы/Настройка справочников для экспорта-импорта».
При импорте из произвольных отчетов от пользователя потребуется указать:
Период, в который будут импортироваться данные;
Задача, можно выбрать только одну;
Компания, в случае использования приложения для учета по нескольким компаниям;
Операция – настройка импорта;
Файл – файл произвольного отчета в формате MS Excel, просмотреть файл возможно по кнопке
«Документ», расположенной в верхнем меню.
Далее нужно определить режим импорта: добавить или заменить:
Добавить. Все импортируемые операции будут непосредственно добавлены в базу. Будьте осторожны! По невнимательности пользователя, в данном режиме возможно принять в базу данные, которые ранее уже были занесены в базу.
Заменить. Все данные, соответствующие указанными выше параметрам импорта, будут удалены из базы. База заполнится данными из файла MS Excel в соответствии с параметрами импорта.
Рис. 3.11. Импорт из произвольных отчетов
По завершению импорта пользователю выдается итоговое сообщение со ссылкой на файл отчета. Отчет содержит описание процедуры импорта, обнаруженных ошибок и несоответствия в действиях пользователя.
Просмотреть только что принятые данные можно по кнопке «Введено», расположенной в верхнем меню, при этом, возможно откорректировать или удалить ошибочно принятые операции. Далее, для просмотра и корректировки принятых операций можно обратиться к режиму Просмотр журнала операций.
1.5. Просмотр журнала операций
Режим создан для просмотра результатов импорта операций и вступительных остатков.
Для просмотра Операций необходимо указать период, задачу, компанию и операцию настройки.
Для просмотра Вступительных остатков нужно указать период начала учетной политики, задачу, компанию и операцию настройки.
В соответствии с указанными параметрами, будет выдан на экран журнал операций полученных в режиме «Импорт из произвольных отчетов». В данном режиме возможна корректировка данных импорта.
Кнопка «Сервис» предоставляет следующие возможности:
Удалить ошибочно импортированную операцию;
Воспользоваться поиском, сортировкой и фильтром для выбора нужных записей;
Режим «Произвольный выбор» предполагает предварительный выбор клавишей «F2» нужных записей для отдельного просмотра;
Экспорт в файл формата MS Excel.
Кнопка «Журналы» предоставляет возможность просмотра:
Журнала проводок по операции;
Журнала проводок по всем операциям.
Кнопка «Печать» создана для просмотра и печати журнала операций в соответствии с имеющимися шаблонами печати, а также, для создания новых шаблонов печати и редактирования имеющихся.
|
