2.Экспорт и импорт данных
Режим «Экспорт данных/Импорт данных» доступен во всех трех версиях модуля – МАКСИ, СУПЕР, ЭЛИТ. Обмен данными в этом режиме не требует определения жестких схем межхолдингового объединения, как в режиме «Передача данных/Прием данных». Обмен данными в текущем режиме осуществляется посредством XML файлов. Для экспорта и импорта доступны справочники, вступительные остатки, операции; кроме того, настройки справочников, счетов учета, документов. Приложение максимально контролирует действия пользователя для предотвращения ошибочного импорта. Например, при импорте операции, в состав которой входит некий документ, программа проверит, есть ли документ с таким номером в соответствующем журнале регистрации документов базы импорта. Если документ под таким номером уже существует в журнале регистраций, то импорт операции не будет произведен и в отчете о результатах импорта будет выдано сообщение с описанием ошибки пользователя. Если пользователь попытается импортировать данные в задачу, отличную от задачи прописанной в файл XML при экспорте, будет выдано предупреждение, но при этом возможен экспорт-импорт данных из одной задачи в другую. В качестве автора принятых записей будет прописан пользователь, под чьим именем производился импорт данных в базу. По указанной при импорте внешней задаче далее можно будет определить источник получения данных – базу данных экспорта. Подробно о внешней задаче рассказано в пункте № 2.2.1. Импорт операций.
1.1.Экспорт данных
Данный режим предполагает экспорт данных из программы «ИНФИН-управление» в файл формата XML. Режим включает в себя следующие разделы:
операции;
справочники;
вступительные остатки;
настройка справочников;
настройка групп справочников;
настройка счетов учета;
настройка документов.
Если при экспорте пользователь сошлется на ранее созданный XML файл, то далее нужно будет определить, как скачивать данные в XML файл: в режиме добавления или в режиме замены. В режиме добавления в файл к существующим записям будут добавлены новые записи из базы. В режиме замены файл будет перезаписан. По завершению экспорта создается файл отчета и пользователю будет выдано сообщение о результатах операции экспорта со ссылкой на файл отчета.
2.1.1. Экспорт операций
Для экспорта операций в файл XML потребуется определить следующие параметры:
В начале нужно указать Период, за который будет произведен экспорт данных по операциям. С помощью кнопки «Период», расположенной в верхнем меню, можно выбрать один из трех вариантов временных периодов – месяц, диапазон месяцев или диапазон дат. Используя календарь в правой стороне поля даты, можно установить диапазон дат с точностью до дня.
Далее пользователю нужно будет определить Задачу для экспорта (бухгалтерия, налоговый учет, торговля и т.д.). Можно выбрать только одну задачу.
Компания. Можно выбрать только одну компанию. Пункт существует, если приложение используется для учета по нескольким компаниям.
Тип операции - стандартные, автоматические, финансовые, налоговые операции, произвольные проводки. Для выбора нескольких типов операций воспользуйтесь клавишей «F2». Для выбора всех типов операций нужно выбрать запись «0 - Все операции». Если выбрать пункт «6 - Все как произвольные», то каждая проводка будет экспортироваться, как самостоятельная операция. Документы, участвующие в операции при этом экспортироваться не будут. Кроме того, при выборе пункта «Все как произвольные» потребуется указать номер счета. Возможно выделить несколько счетов клавишей «F2», для того чтобы выбрать все счета указывается запись «0 - Все счета» или используется сочетание клавиш «Shift F2». Экспортироваться будут проводки, у которых в корреспонденции есть счет из указанного списка.
Раздел учета. Кассовые операции, затраты на производство и т.п. Выберите нужный раздел учета. Для выбора несколько разделов используется клавиша «F2». Чтобы выбрать все разделы укажите запись «0 – Все» или воспользуйтесь комбинацией клавиш «Shift F2».
Рис. 2.1.Экспорт операций
Последним этапом задается путь и имя файла экспорта XML. Если файл экспорта с таким именем уже существует, то он доступен для просмотра кнопкой «XML файл», расположенной в верхнем меню. Рис. 2.1. Экспорт в ранее созданный файл XML возможен в режиме добавить и заменить. В режиме добавить в файл к имеющимся записям будут добавлены новые записи. В режиме заменить файл будет перезаписан.
В процессе экспорта операций можно нажать кнопку «Прервать». В следующий раз, когда будет запущен экспорт операций, от пользователя потребуется сделать выбор: продолжить с прерванной операции, либо начать экспорт сначала. Продолжить экспорт с прерванной операции возможно, только если экспортируются операции той же задачи и за тот же период.
По результатам экспорта создается отчет и пользователю выдается сообщение о завершении операции экспорта со ссылкой на файл отчета.
2.1.2. Экспорт справочников
Режим осуществляет выгрузку записей справочников из приложения в файл формата XML. Справочники выгружаются в файл полностью, т.е. с учетом всех имеющихся полей и записей.
Экспорт справочников начинается с выбора типа справочника: аналитический или служебный. К служебным справочникам относятся справочник валют, справочник курсов валют и справочник единиц измерения. Все остальные справочники - аналитические.
Если выбраны для экспорта Аналитические справочники, то предлагается список всех аналитических справочников. Можно выбрать для экспорта один справочник или, используя клавишу «F2», определить для экспорта несколько справочников. Для экспорта всех аналитических справочников нужно, либо указать в правом окне экрана запись «0 - все», либо сочетанием клавиш «Shift F2» выделить все справочники. Для экспорта аналитических справочников потребуется ввести Период (год), но, на самом деле, этот параметр важен только для справочников с периодом регистрации, относящихся к Книге покупок и продаж. Если не экспортируется в текущий момент один из таких справочников, то просто укажите текущий год. Рис. 2.2.
 При экспорте Служебных справочников для курсов валют будет предложен список валют, возможно выбрать несколько позиций из списка клавишей «F2». Для экспорта всех валют нужно выбрать запись «0 – Все валюты» или сочетание клавиш «Shift F2».
Рис. 2.2.Экспорт справочников
Затем потребуется указать путь и имя файла экспорта в формате XML. Если указан не XML формат или не указано расширение файла, то программа автоматически присвоит файлу расширение XML.
Экспорт в ранее созданный файл XML возможен в режиме «Добавить» и «Заменить». В режиме «Добавить» в файл к имеющимся записям будут добавлены новые записи. В режиме «Заменить» файл будет перезаписан.
В процессе экспорта справочников можно нажать кнопку «Прервать». В этом случае процесс экспорта будет прерван, и в файл XML попадут только те данные, которые успели выгрузиться из базы данных. В следующий раз, при запуске экспорта справочников, от пользователя потребуется сделать выбор: продолжить с прерванной записи, либо начать экспорт сначала. Продолжить экспорт с прерванной записи возможно, только если справочник, на котором прерван экспорт, выбран в числе экспортируемых справочников.
По результатам экспорта создается отчет и на экран выдается сообщение о завершении экспорта со ссылкой на файл отчета.
2.1.3. Экспорт вступительных остатков
При экспорте вступительных остатков от пользователя потребуется указать:
Учетную политику, вступительные остатки на начало которой, нужно экспортировать. Учетная политика представляет собой установленный план счетов.
Задачу для экспорта (бухгалтерия, налоговый учет, торговля и т.п.).
Компанию, в случае использования приложения для учета по нескольким компаниям.
Операции. Стандартные операции, произвольные проводки. Если выбрать пункт «Все как произвольные», то каждая проводка будет экспортироваться, как самостоятельная операция. Документы, участвующие в операции в данном случае не экспортируются. При выборе пункта «Все как произвольные» потребуется указать номер счета. Из списка счетов можно выбрать один, несколько или все счета. Экспортироваться будут проводки, у которых в корреспонденции есть счет из указанного списка.
Файл экспорта. Последним этапом задается путь и имя файла экспорта в формате XML. Если файл экспорта с таким именем уже существует, то он доступен для просмотра кнопкой «XML файл», расположенной в верхнем меню. Рис. 2.3.
В процессе экспорта вступительных остатков можно нажать кнопку «Прервать». В этом случае, в следующий раз, когда будет запущен экспорт вступительных остатков, от пользователя потребуется сделать выбор: продолжить с прерванной операции, либо начать сначала. Продолжить экспорт вступительных остатков пользователь сможет только если экспортируются операции той же задачи и на начало той же учетной политики.
Рис. 2.3. Экспорт вступительных остатков
По результатам экспорта создается отчет и на экран выдается сообщение о завершении экспорта со ссылкой на файл отчета.
2.1.4. Экспорт настроек справочников, групп справочников, счетов учета, документов
Режим осуществляет выгрузку в XML файл следующие настройки:
справочников;
групп справочников;
счетов учета;
документов.
Возможно выбрать одну запись для экспорта из списка всех справочников/групп/счетов/документов в правом окне экрана. Для выгрузки нескольких элементов из списка, их нужно выделить клавишей «F2».Обратившись к записи «0 – Все справочники/группы/счета/документы», пользователь выгрузит в XML файл настройки всех справочников/групп/счетов/документов. Далее настройки из XML файла можно будет принять в другой базе данных в режиме «Импорт данных» по одному из разделов «Настройка справочников/групп/счетов учета/документов». При этом импорт будет осуществлен по правилам, прописанным заранее в режиме «Настройка программы/Настройка системы» раздел «Настройки справочников/групп/документов/плана счетов».
Настройки счетов учета передаются в соответствии с имеющимися учетными политиками, т.е. передается информация, как по учетным политикам, так и по настройке счетов для каждой учетной политики.
1.2.Импорт данных
Режим создан для импорта данных из XML файлов. Возможен импорт, как операций и справочников, так и настроек справочников, счетов учета, документов. Импорт вступительных остатков является частным случаем импорта операций. При задании пользователем условий импорта программа проводит проверку действий пользователя. Например, если пользователь для импорта операций сослался на XML файл с информацией по справочникам, пользователю будет выдано сообщение об отсутствии нужного элемента в файле XML. Программа не допустит импорта, если пользователь оставит недопустимые условия. Если пользователь укажет задачу для импорта отличную от задачи прописанной в XML файле, то будет выдано предупреждение пользователю. Но при подтверждении пользователем своих действий возможен импорт данных из одной задачи в другую. По завершению импорта, программа создает отчет и выдает на экран сообщение о результатах импорта со ссылкой на файл отчета.
Просмотреть только что принятые данные можно по кнопке «Введено», расположенной в верхнем меню или обратившись к разделу «Просмотр журнала операций». Кроме того, возможно откорректировать или удалить ошибочно принятые операции. Подробно возможности просмотра и корректировки принятых данных описаны в пункте № 2.2.3. Просмотр журнала операций.
2.2.1. Импорт операций
При импорте операций от пользователя потребуется определить Внешнюю задачу. Все импортируемые записи будут помечены в базе данных, как относящиеся к указанной внешней задаче. По сути, внешняя задача подразумевает какой-либо филиал компании или какое-либо стороннее приложение, например, внешнюю складскую программу или внешний модуль оперативного учета. Редактирование списка внешних задач доступно непосредственно в текущем режиме. Воспользовавшись кнопкой «Сервис», возможно добавить новые записи в список внешних задач, переименовать имеющиеся записи и т.д.
Затем при импорте операций нужно указать Задачу (бухгалтерия, торговля, налоговый учет и т.п.).
Далее, при импорте операций от пользователя потребуется сделать выбор Режима импорта: добавить или заменить. В режиме Добавить программа к существующим записям в базе добавит записи из XML файла. Пользователь может выбрать этот режим, если уверен, что в файле XML нет операций, которые ранее уже были занесены в базу данных.
В режиме Заменить программа заменяет записи в базе данных на записи из файла XML. Замена происходит в периоде и за диапазон дат, указанныx в файле XML, и в соответствии с указанной пользователем внешней задачей. Рис. 2.4.
Рис. 2.4. Импорт операций
Все не принятые по каким-либо причинам (например, в результате неправильной настройки) записи помечаются в файле XML атрибутом Операция="Пропущена". Пропущенные операции можно принять при повторном импорте, выбрав пункт «Принимать только пропущенные операции».
В процессе импорта операций можно нажать кнопку «Прервать». В этом случае процесс импорта будет прерван. Далее при запуске импорта, необходимо определить: продолжить с прерванной операции, либо начать сначала. Вся информация о процессе импорта пишется в специальный отчет. По завершению импорта, программа выдает сообщение о результатах прохождения операции со ссылкой на файл отчета.
Только что принятые данные доступны для просмотра по кнопке «Введено», расположенной в верхнем меню. Кроме того, возможно откорректировать или удалить ошибочно принятые операции в режиме «Просмотр журнала операций». Подробно возможности просмотра и корректировки принятых данных рассмотрены в пункте 2.2.3. Просмотр журнала операций.
2.2.2. Импорт справочников
Импорт справочников выполняется на основе предварительных установок в режиме «Настройка программы/Настройка справочников для экспорта-импорта» раздел «Импорт данных», в котором необходимо определить правило приема записей из справочников и определить ключевое поле – поле по которому будут распознаваться записи в справочниках. Подробно, смотри пункт 6.1. При импорте справочников, так же как и в других режимах, приложение контролирует действия пользователя. Приложение не допустит импорта, если пользователь сошлется на ошибочный XML-файл. По завершении импорта, пользователю выдается сообщение о результатах импорта со ссылкой на файл отчета.
2.2.3. Просмотр журнала операций
Режим создан для просмотра результатов импорта операций и вступительных остатков.
При выборе раздела операций необходимо указать период, задачу, компанию и внешнюю задачу. Для просмотра вступительных остатков нужно указать период начала учетной политики, задачу, компанию и внешнюю задачу.
Напомним, что внешняя задача, по сути, есть метка, которой при импорте из файла XML пометили все импортируемые записи. Внешняя задача существует для распознавания источника импорта. Внешней задачей может быть какой-либо филиал или внешнее программное приложение.
В соответствии с выбранными параметрами, на экран выдается журнал операций. В данном режиме возможна корректировка данных импорта.
Кнопка «Сервис», расположенная в верхнем меню, предоставляет следующие возможности:
Удалить ошибочно импортированную операцию;
Воспользоваться поиском, сортировкой и фильтром для выбора нужных записей;
Режим «Произвольный выбор» предполагает предварительный выбор клавишей «F2» нужных записей для отдельного просмотра;
Кроме того, возможен экспорт в файл формата MS Excel.
Кнопка «Журналы» предоставляет возможность просмотра:
Журнала проводок по операции;
Журнала проводок по всем операциям.
Кнопка «Печать» создана для просмотра и печати журнала операций в соответствии с имеющимися шаблонами печати. Если обратиться в кнопке «Печать», станут доступны режимы создания новых шаблонов и редактирования имеющихся.
Кнопка «Документ» предназначена для просмотра и печати выбранного курсором документа, в соответствии с имеющимися шаблонами печати. Если обратиться в кнопке «Документ», также станут доступны режимы создания новых шаблонов печати документов и редактирования имеющихся.
2.2.3. Импорт настроек справочников, групп справочников, счетов учета, документов
Данный режим предполагает импорт настроек из XML файла, ранее созданного в режиме «Экспорт данных», раздел «Настройка справочников / групп / документов /счетов учета». Прежде чем принять настройки из XML файла, приложение предлагает провести сверку данных в файле XML с имеющимися настройками в базе данных предприятия. По результатам сверки пользователю будет выдан подробный отчет об имеющихся различиях по настройкам справочников/групп/счетов учета/документов. Импорт настроек производится в соответствии с правилами, прописанными в режиме «Настройка программы/Настройка системы», раздел «Настройка справочников/групп/документов/плана счетов».
|
