Глава 4. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых Университетом Договоров гражданско-правового характера с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в которых МГИМО МИД России является Исполнителем, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроль выполнения обязательств по ним.
Разработка, согласование и заключение Договора.
Для разработки проекта Договора Ответственный исполнитель должен оформить Заявку на выполнение работ и/или оказание услуг в виде гарантийного письма на имя Ректора, подписанного руководителем и Главным бухгалтером (Бухгалтером) Заказчика и заверенного печатью Заказчика.
Заявка должна содержать:
перечень работ и/или услуг, исполнителем которых должен выступить Университет;
объем и сроки выполнения работ и/или услуг, исполнителем которых должен выступить Университет;
банковские реквизиты и обязательство Заказчика оплатить выполненные Университетом работы и/или оказанные Университетом услуги.
Заявка может содержать примерную или точную стоимость выполнения работ и/или услуг, а также указание на Исполнителя.
Заявка принимается в порядке, установленном положением Университета о документообороте.
Решение о принятии Заявки к исполнению принимается Ректором или по его поручению - курирующим Проректором.
В случае принятия решения об отказе Ответственному исполнителю по существу его Заявки, Ответственному исполнителю в установленном порядке направляется соответствующий ответ.
В случае принятия решения о согласии исполнить Заявку:
Курирующий Проректор направляет Заявку Ответственному исполнителю;
Ответственный исполнитель совместно с Планово-экономическим управлением определяет стоимость и срок выполнения Заявки;
Ответственный исполнитель извещает Заказчика о принятии Заявки к исполнению, а также о стоимости и сроке выполнения Заявки.
Подготовка проекта Договора:
Ответственный исполнитель в течение 3 (трех) рабочих дней согласовывает проект Договора, представленный Контрагентом с:
- Бухгалтерией;
- Планово-экономическим управлением;
- Юридическим управлением.
Срок проверки и согласования проекта Договора внутри структурного подразделения Университета должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней.
При оформлении Договора лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете. Должностные лица Университета согласовывают Договор путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №5).
Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений.
После утверждения проекта Договора Ответственный исполнитель обязан направить все его экземпляры на подпись Заказчику.
После подписания Договора Ответственный исполнитель в течение 2 (двух) рабочих дней обязан:
заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета;
сшить каждый из экземпляров в отдельности и опечатать линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета;
передать подписанные Заказчиком экземпляры Договора в Управление по договорной работе.
Управление по договорной работе в течение 1 (одного) рабочего дня после дня получения Договора регистрирует его в программе «1С: Предприятие» (в случае большого количества одновременно представленных на регистрацию Договоров, срок их регистрации устанавливается по согласованию с Ответственным исполнителем), и присваивает ему номер, который проставляется на всех экземплярах Договора и его приложениях.
После проведения регистрации Управление по договорной работе через Ответственного исполнителя направляет подлинник заключенного Договора Ответственному исполнителю, а также передает копию Договора в Бухгалтерию.
Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора.
Общий контроль исполнения Договорных обязательств осуществляет Ответственный исполнитель.
Кроме того, Ответственный исполнитель контролирует своевременность и качество выполнения работ и/или оказания услуг, а также обеспечивает оформление их сдачи Заказчику.
Бухгалтерия контролирует выполнение Заказчиком условий Договора по оплате выполнения работ и/или оказания услуг, а также обеспечивает подготовку и представление Заказчику к оплате платежных документов.
В случае несоблюдения сроков и качества выполнения Договорных обязательств, как со стороны Университета, так и со стороны Заказчика, данная информация незамедлительно доводится контролирующим подразделением до сведения курирующего Проректора.
Сдачу Заказчику выполненных работ и/или оказанных услуг производит Университет через Ответственного исполнителя в порядке, предусмотренном условиями Договора.
Изменение условий Договора допускается по основаниям и в порядке, указанном в Договоре, либо по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.
Порядок принятия решения о внесении изменений аналогичен порядку принятия решений о внесении изменений в Договора (п.6, Главы 1 настоящего Положения).
В случае необходимости внесения изменений в условия Договора, Ответственный исполнитель в порядке, указанном в Договоре, совместно с Заказчиком оформляет дополнительное соглашение к Договору.
Для подготовки проекта дополнительного соглашения к Договору, Ответственный исполнитель получает письменное разрешение курирующего Проректора на внесение изменений в условия Договора и совместно с Заказчиком подготавливает проект дополнительного соглашения.
Разработанный проект Дополнительного соглашения к Договору согласовывается путем подписания листа согласования, который распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете (образец листа согласования приведен в Приложении №5) с:
- Бухгалтерией;
- Планово-экономическим управлением;
- Юридическим управлением.
Срок проверки и согласования проекта Дополнительного соглашения внутри каждого из вышеупомянутых структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней.
После подписания Дополнительного соглашения Управление по договорной работе присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах и вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением.
Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе, а копии таких соглашений передаются Управлением по договорной работе в Бухгалтерию.
В случае возникновения между сторонами спора по существу исполнения обязательств и передачи указанного спора на рассмотрение в суд соответствующей юрисдикции, Управление по договорной работе направляет необходимые документы в Юридическое управление в течение 3 (трех) дней с момента получения соответствующего запроса. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует курирующего Проректора.
Глава 5. Порядок оформления гражданско-правовых Договоров на оказание преподавательских услуг с физическими лицами, не состоящими в штате Университета и порядок проведения расчетов по ним.
Разработка, согласование и заключение Договора.
С физическими лицами, не состоящими в штате Университета, в случае необходимости, заключаются гражданско-правовые Договоры на оказание преподавательских услуг.
Для заключения Договора с физическим лицом, связанного с преподавательской деятельностью, Ответственный заказчик должен представить в Управление учебно-организационной работы не менее, чем за 2 (две) недели до даты заключения Договора, следующие документы: служебную записку на имя Ректора МГИМО МИД России с указанием названия и кода программы/направления подготовки на которую привлекается физическое лицо, с обоснованием необходимости привлечения данного лица для оказания услуг с обязательным согласованием Декана факультета, Директора института, Начальника структурного подразделения и личную карточку;
Ответственный заказчик назначается руководителем структурного подразделения, инициирующего заключение Договора.
В случае положительного решения вопроса Управлением учебно-организационной работы о привлечении данного лица для оказания преподавательских услуг, Ответственный заказчик передает служебную записку на согласование курирующим Проректором, а далее - на согласование в Планово-экономическое управление на предмет определения источника финансирования, КОСГУ, информации о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться, а также на выполнение условий Приказа об установлении почасовых ставок.
Срок проверки и согласования служебной записки структурными подразделениями Университета должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней.
После согласования служебной записки Ответственный заказчик обеспечивает заполнение соответствующих бланков договоров (в печатном виде) на оказание преподавательских услуг (образец представлен в Приложении №6, если услуги оказываются иностранными преподавателями в Приложении №7), привлекаемыми к оказанию преподавательских услуг физическими лицами. В случае затруднения заполнения бланков Договоров лицами, являющимися иностранными гражданами, Ответственный заказчик оказывает им необходимую помощь.
После подписания Договора со стороны привлекаемого работника, Ответственный заказчик оформляет и согласовывает его в Юридическом управлении и Бухгалтерии на предмет соответствия заполненного Договора условиям, согласованным в служебной записке: предмет Договора, перечень услуг, название и код программы/направления подготовки на которую привлекается физическое лицо, финансовые условия, реквизиты сторон договора, а также получает отметку Планово-экономического управления с указанием источника финансирования, КОСГУ, а также информацию о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться.
Лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Бухгалтерии Университета (образец представлен в Приложении №3-1). Должностные лица Университета согласовывают Договор путем подписания листа согласования. Срок проверки и согласования проекта Договора структурными подразделениями Университета должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней.
Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений.
После подписания Договора Ответственный заказчик обязан:
заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета;
сшить каждый из экземпляров в отдельности, опечатать линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета;
передать подписанные экземпляры Договора в комплекте с документами-основаниями в Управление по договорной работе.
Управление по договорной работе в течение трех (трех) рабочих дней регистрирует Договор в программе «1С: Предприятие» (в случае большого количества одновременно представленных на регистрацию Договоров, срок их регистрации устанавливается по согласованию с Ответственным заказчиком), и присваивает ему номер, который проставляется на всех экземплярах Договора и его приложениях.
После регистрации Управление по договорной работе в течение 1 (одного) рабочего дня:
- направляет через Ответственного заказчика второй экземпляр Договора работнику (Исполнителю);
- передает копию Договора в Бухгалтерию для осуществления расчетов по нему и осуществления общего контроля исполнения Договорных обязательств;
Оформление дополнительного соглашения, соглашения о расторжении, их регистрация в программе «1С: Предприятие» и передача экземпляров и документов, послуживших основанием для их оформления, производится в том же порядке, что и при заключении Договора.
Расчет по Договорам на оказание преподавательских услуг с физическими лицами.
Условия Договора реализуются Ответственным заказчиком Университета, который контролирует совместно с Управлением по учебно-организационной работе фактическое его исполнение, соблюдение сроков окончания Договора, а также организовывает подписание актов сдачи-приемки преподавательских услуг, образец которого приведен в приложении №2 к соответствующему Договору.
На экземпляре акта сдачи-приемки преподавательских услуг начальник Управления по учебно-организационной работе ставит отметку о его проверке.
После подписания актов сдачи-приемки преподавательских услуг Ответственный заказчик передает их в Управление по договорной работе для контроля за исполнением договора, передачи их в Расчетный отдел Бухгалтерии для оплаты и проведения необходимых регистрационных действий на Официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов
В случае, если объем оказанной за период действия Договора услуги оказался меньше указанного в Договоре, Ответственный заказчик составляет в 2-х экземплярах и организовывает совместно с Управлением по учебно-организационной работе подписание итогового акта оказанных преподавательских услуг по Договору, образец которого приведен в приложении № 9 к Положению, и передает один экземпляр Исполнителю по Договору второй - в Управление по договорной работе.
Глава 6. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными Договоров по оказанию платных образовательных услуг, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним.
Разработка, согласование и заключение Договора.
При желании абитуриента участвовать в конкурсе на места с оплатой обучения один из родителей (законных представителей) подписывает заявку-согласие. Форма заявки размещается на сайте Университета в разделе «Абитуриенту».
После успешного прохождения вступительных испытаний с Заказчиком заключается Договор, количество экземпляров которого определяется количеством сторон. Содержание и условия Договора устанавливаются типовым Договором, который ежегодно утверждается приказом Ректора Университета, согласованным с Юридическим управлением и Бухгалтерией. Типовой Договор является базовым Договором, на основе которого возможны модификации в зависимости от вида предоставляемых платных образовательных услуг (КРЯ, КИЯ и т.п.).
После утверждения типового Договора все структурные подразделения в течение 10 (десяти) дней оформляют заявки в Издательство Университета для печатания необходимого количества экземпляров в установленном порядке.
Заключение Договоров осуществляется в сроки, определяемые локальными нормативными актами. Для программ «бакалавр», «магистр» - сроки определяются решением Приемной Комиссии Университета. В случае объявления дополнительного набора на какие-либо направления или образовательные программы сроки могут продлеваться в установленном порядке.
После подписания Юридическое управление присваивает Договору внутренний номер, который указывается Заказчиком в платежных документах.
Примерная структура внутреннего номера:
2015/1-МЭО сокращенное наименование факультета, института и т.п.
год
порядковый номер Договора присваивается каждому Договору
в пределах учебного года.
После присвоения внутреннего номера Управление по договорной работе в течение 3 (трех) рабочих регистрирует Договор в программе «1С: Предприятие».
Один экземпляр Договора хранится в Управлении по договорной работе, копия которого передается в Бухгалтерию, второй экземпляр передается студенту или Заказчику под роспись.
Договор является заключенным после его подписания между уполномоченным должностным лицом Университета и Заказчиком/Студентом.
Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора.
Общий контроль исполнения Договора осуществляется Юридическое управление совместно с Деканатами, Институтами, Бухгалтерией, Управлением по учебно-организационной работе, либо структурным подразделением Университета, ответственным за соответствующее направление подготовки.
Расчеты по Договорам осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в них. Бухгалтерия, контролирует своевременность платежа и его соответствие предмету Договора при производстве расчетов, проверяет представленные к оплате платежные документы, информирует Юридическое управление, курирующих Проректоров, Деканов о наличии задолжников по оплате.
В соответствии со сроками оплаты, указанными в Договоре, лица, ответственные за работу со студентами (слушателями), обучающимися на платной основе, обязаны незамедлительно уведомлять их о порядке, сроках оплаты, изменении банковских реквизитов и т.п.
Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или в судебном порядке.
Изменения условий Договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде Дополнительных соглашений.
Дополнительные соглашения, оформляемые к утвержденным типовым договорам об оказании платных образовательных услуг, хранятся в Управлении по договорной работе без листа согласования.
Предложение об изменении Договора может исходить как от Контрагента, так и от Университета.
После подписания Дополнительного соглашения Юридическое управление присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах, Управление по договорной работе вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением.
Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе. Копии Дополнительных соглашений передаются в Бухгалтерию.
Договором предусматривается возможность Университета в одностороннем порядке отказаться от исполнения Договора в случае неисполнения Заказчиком своих обязательств по оплате образовательных услуг. Приказ об отчислении студента/слушателя за неисполнение обязательств по оплате издается Деканатом, Институтом, ответственным структурным подразделением в случае просрочки оплаты, превышающей 10 (десять) дней с даты оплаты, указанной в Договоре.
Договор прекращает свое действие с даты указанной в приказе об отчислении студента/слушателя.
При досрочном расторжении Договора перерасчет/возврат денежных средств производится с даты, указанной в приказе об отчислении, по письменному заявлению Заказчика из расчета оплаты стоимости одного месяца обучения за каждый полный и неполный календарный месяц (пропорционально периоду обучения), при этом с Заказчика удерживается сумма за обучение до даты, указанной в приказе об отчислении, а остаток внесенной суммы возвращается в течение 30 (тридцати) рабочих дней путем перевода по реквизитам, указанным в заявлении. При восстановлении студента заключается новый Договор по расценкам, существующим на момент восстановления в Управлении по договорной работе на основании завизированного Деканом/Директором факультета/института, руководителем ответственного структурного подразделения заявления студента/слушателя. При переводе студента/слушателя с одного факультета/программы на другой/другую Юридическое управление заключается новый Договор по расценкам, существующим на момент перевода, на основании завизированного Деканом/Директором факультета/института, руководителем структурного подразделения заявления студента/слушателя. Перезачет денежных средств производится с даты указанной в приказе о переводе студента на другой факультет/программу по письменному заявлению Заказчика.
В случае возникновения спора между сторонами по Договору и невозможности его решения во внесудебном порядке, курирующий Проректор принимает решение о направлении претензии, либо передачи спора на рассмотрение в суд.
В случае необходимости разрешения спора в судебном порядке, все необходимые документы в Юридическое управление в течение 3 (трех) дней с момента принятия соответствующего решения. Юридическое управление вправе привлекать к участию в судебных слушаниях представителей структурных подразделений Университета. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует соответствующего Проректора, либо Ректора.
Материалы по расторжению Договора хранятся в Управлении по договорной работе.
Разработка, согласование и заключение Договора на оказание дополнительных платных образовательных услуг.
После прохождения вступительных тестирований или по личному заявлению с Заказчиком заключается Договор, количество экземпляров которого определяется количеством сторон. Содержание и условия Договора устанавливаются типовыми Договорами, которые утверждаются приказом (распоряжением) Ректора Университета, согласованным с Юридическим управлением и Бухгалтерией.
Если типовая форма договора отсутствует, проект Договора разрабатывается Юридическим управлением и согласовывается путем подписания листа согласования (образец листа согласования приведен в Приложении № 5).
Заказчик производит оплату только на основании Договора.
Заключение Договора осуществляется в сроки, определяемые по каждому направлению дополнительного обучения в зависимости от сроков обучения, набора групп и т.п.
После подписания Договора структурное подразделение Университета, ответственное за соответствующее направление подготовки, присваивает Договору внутренний номер.
После присвоения внутреннего номера Управление по договорной работе в течение 3 (трех) рабочих дней регистрирует Договор в программе «1С: Предприятие».
Один экземпляр Договора хранится в Управлении по договорной работе, копия которого передается в Бухгалтерию, второй экземпляр передается студенту или Заказчику.
Договор является заключенным после его подписания между уполномоченным должностным лицом Университета и Заказчиком/Студентом.
Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора на оказание дополнительных платных образовательных услуг.
Контроль исполнения Договора осуществляется структурными подразделениями Университета, ответственным за соответствующее направление подготовки совместно с Деканатами, Бухгалтерией, Юридическим управлением..
Расчеты по Договорам осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в них. Бухгалтерия контролирует своевременность платежа и его соответствие предмету Договора при производстве расчетов, проверяет представленные к оплате платежные документы, информирует структурные подразделения, курирующих Проректоров, Деканов, Юридическое управление о наличии задолжников по оплате.
В соответствии со сроками оплаты, указанными в Договоре, лица, ответственные за работу со студентами (слушателями), обучающимися на платной основе, обязаны незамедлительно уведомлять их о порядке, сроках оплаты, изменении банковских реквизитов и т.п.
Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или в судебном порядке.
Изменения условий Договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде Дополнительных соглашений.
Дополнительные соглашения составляются Юридическим управлением и согласуются путем подписания листа согласования (образец листа согласования приведен в Приложении № 5).
Дополнительные соглашения, оформляемые к утвержденным типовым договорам об оказании платных образовательных услуг, хранятся в Управлении по договорной работе без листа согласования.
После подписания Дополнительного соглашения структурное подразделение Университета, ответственное за соответствующее направление подготовки присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах, Управление по договорной работе вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением.
Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе. Копии Дополнительных соглашений передаются в Бухгалтерию.
При досрочном расторжении Договора материалы по расторжению Договора хранятся в Управлении по договорной работе.
Глава 7. Хранение Договоров.
Подлинные экземпляры всех Договоров, заключенных Университетом в соответствии с требованиями Федерального Закона от 18 июля 2011 №223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", исходные материалы, послужившие основанием к их заключению (служебные записки, листы согласования, экономическое обоснование, протоколы разногласий, копии писем сторон и т.д.), а также подлинные экземпляры всех гражданско-правовых Договоров, заключаемые Университетом, исходные материалы, послужившие основанием к их заключению (служебные записки, листы согласования, экономическое обоснование, протоколы разногласий, копии писем сторон и т.д.) хранятся в Управлении по договорной работе.
Ответственный отдел обеспечивает условия хранения подлинных экземпляров Договоров, выдачу их копий и работу с ними, исключающие несанкционированный доступ к ним сторонних лиц.
В необходимых случаях подлинные экземпляры Договоров могут передаваться на определенный срок в подразделения Университета по письменному разрешению курирующего Проректора. В Юридическое управление подлинный экземпляр Договора выдается на основании служебной записки Начальника Юридического управления.
Глава 8. Заключительные положения.
Сотрудники Университета, принимающие участие в работе с Договорами, обязаны:
на стадиях подготовки, заключения и исполнения всех обязательств по Договору, в первую очередь, руководствоваться интересами полного обеспечения потребностей Университета при соблюдении режима экономии материальных, денежных и трудовых ресурсов;
соблюдать тайну сведений конфиденциального характера Университета;
быть вежливыми и корректными по отношению к Контрагентам.
|
