Общие положения

2. Организация Закупки у единственного поставщика.

1. 
   В случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (в т.ч. проведение закупки по возмездным лицензионным договорам, оказание услуг по выполнению научно-исследовательских проектов, выполнению НИР) для заключения Договора, Ответственный заказчик обязан обосновать в документально оформленном отчете (Приложение №1-1) невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену и иные существенные условия Договора.
   
2. 
   При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) Ответственный заказчик должен подготовить и согласовать в Контрольно-методическом Управлении расчет-обоснование цены с приложением справочной информации и документов (с указанием их реквизитов), на основании которых выполнен данный расчет.
   
3. 
   При заключении Договора на выполнение строительных и ремонтных работ для нужд Университета обязательным является наличие локального сметного расчета (объектного сметного расчета, сводного сметного расчета), утвержденного Проректором по экономике, хозяйству и строительству.
   
4. 
   При необходимости заключения Договора с единственным поставщиком, исполнителем, подрядчиком, Ответственный заказчик совместно с Контрагентом представляет проект Договора (проект договора с физическим лицом приведен в Приложении №8), (в случае необходимости заключения возмездного лицензионного договора проект разрабатывается совместно с Юридическим управлением), который передается на согласование в Управление по договорной работе. Представленный проект Управление по договорной работе согласует с (Приложение №3):
   

• 
  на сумму до 11 млн. рублей - не позднее, чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до заключения Договора;
  
• 
  на сумму свыше 11 млн. рублей - не позднее, чем за 50 (пятьдесят) календарных дней до заключения Договора;
  

5. 
   Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений.
   
6. 
   После согласования проекта Договора в структурных подразделениях Университета Управление по договорной работе организует его подписание Курирующим проректором, Контрагентом и получение всех необходимых печатей.
   

1. 
   После подписания Договора в течение 3 (трех) рабочих дней Управление по договорной работе обязано:
   

• 
  заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета;
  
• 
  зарегистрировать Договор в программе «1С: Предприятие» с присвоением ему номера, который проставляется на всех экземплярах и его приложениях;
  
• 
  в случаях, предусмотренных законодательством, зарегистрировать Договор в реестре договоров на Общероссийском официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов.
  

1. 
   Количество подписываемых экземпляров Договоров определяется количеством сторон и наличием дополнительного экземпляра для внесения приобретаемых товаров с ценой за 1 (одну) единицу 500,0 тыс. руб. и более в Реестр федерального имущества (В случае заключения договора с физическим лицом количество экземпляров, подписываемых Заказчиком и Контрагентом определяется равным 2 (двум).
   
2. 
   После регистрации Управление по договорной работе:
   

• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня через Ответственного заказчика направляет подлинник Договора Контрагенту;
  
• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Бухгалтерию;
  
• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Юридическое управление (в случае заключения возмездного лицензионного Договора);
  
• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора Ответственному заказчику структурного подразделения, инициирующего процедуру Закупки.
  

10. 
    После регистрации договора с физическим лицом (Контрагентом):
    

11. 
    В течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Контрольно-методическое Управление, если необходима организация Приемочной комиссии в соответствии с п. 4.4. Главы 1 настоящего Положения.
    

2. 
   Порядок согласования заявок на приобретение товаров, работ, услуг подразделениями, непосредственно занимающегося учебным процессом.
   

1. 
   В случае необходимости приобретения товаров, работ, услуг, Ответственный заказчик в зависимости от вида потребности, направляет в Дирекцию по эксплуатации и ремонту зданий и сооружений или Дирекцию информационных технологий (далее – Дирекция) служебную записку с описанием возникшей потребности и согласованием Курирующего проректора.
   
2. 
   По факту поступившей служебной записки Дирекция проводит проверку на предмет целесообразности проведения закупки новых товарно-материальных ценностей (наличия товара на складе, наличия возможности покрытия потребности путем оптимизации имеющихся товарно-материальных ценностей, возможности ремонта и т.д.).
   
3. 
   В случае возможности удовлетворения потребности Ответственного заказчика по основаниям, изложенным в п. 3.2. Главы 1 настоящего Положения, потребность закрывается соответствующей Дирекцией.
   
4. 
   В случае невозможности удовлетворения потребности Ответственного заказчика по основаниям, изложенным в п.3.2. Главы 1 настоящего Положения, Дирекция, к которой поступила служебная записка, готовит документальное подтверждение невозможности удовлетворения заявленной потребности (подтверждение отсутствия товара на складе, акт о невозможности проведения ремонта и т.д.) и, принимая на себя функции Ответственного заказчика, инициирует закупочную процедуру в соответствии с п.1 или п.2 Главы 1 настоящего Положения.
   
5. 
   Дирекция в письменной форме информирует подразделение, непосредственно занимающееся учебным процессом, о сроках реализации его потребности, либо о причинах невозможности ее удовлетворения.
   

2. 
   Порядок согласования счетов.
   

1. 
   Ответственный заказчик после получения от Контрагента пакета документов на оплату (счет, счет-фактура, товарная накладная, акт приемки, подписанный со стороны Контрагента) передает его на согласование в Планово-экономическое управление.
   
   1. 
      При согласовании счета все подписи и печати структурные подразделения ставят исключительно на его оборотной стороне. На лицевой стороне счета имеют право ставить подпись только Проректоры и Главный бухгалтер Университета.
      
2. 
   Планово-экономическое управление в процессе согласования счетов на оплату, в обязательном порядке указывает на них источник финансирования, КОСГУ, а также информацию о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться, а если оплата производится в рамках действующего Договора - в соответствии с условиями финансирования, обозначенными на Договоре при его заключении.
   

3. 
   В течение 1 (одного) рабочего дня после согласования представленных документов Планово-экономическое управление передает их в Управление по договорной работе.
   
4. 
   Управление по договорной работе после проведения проверки представленного пакета документов на предмет правильности оформления передает их в Контрольно-методическое Управление для организации работы Приемочной комиссии, если сумма Договора превышает 100 тыс. рублей, за исключением Договоров на оказание преподавательских услуг или когда по Договору предусмотрена предоплата (авансовый платеж).
   
5. 
   При наличии в пакете документов недостоверных или не в полном объеме предоставленных сведений, Управление по договорной работе передает ее Ответственному заказчику для внесения изменений. После внесения изменений Ответственный заказчик заново проходит процедуру согласования пакета документов.
   
6. 
   Если заключение Приемочной комиссии не требуется, Управление по договорной работе, делая на счете соответствующую отметку, передает пакет документов на согласование курирующему Проректору Ответственного заказчика.
   
7. 
   После согласования пакета документов курирующим проректором, а также Проректором, имеющим право подписывать документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, Управление по договорной работе передает его в Бухгалтерию для оплаты.
   
8. 
   В случае осуществления Университетом авансового платежа, Ответственный заказчик перед подписанием со стороны Университета акта приемки товаров (выполнения работ, оказания услуг), обязан представить его в Управление по договорной работе, для согласования его в порядке, установленном п.п. 4.4.-4.7. Главы 1 настоящего Положения.
   

2. 
   Оформление Договоров по результатам проведения закупки конкурентным способом.
   

1. 
   При оформлении Договора лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете. Управление по договорной работе согласовывает Договор путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №3):
   

1. 
   В случае, если Договор поступил от Контрагента в прошитом и опечатанном виде или его текст расположен на двух сторонах листа, то лист согласования распечатывается на отдельном листе, прикладывается и подшивается к тому экземпляру Договора, который хранится в Университете.
   
2. 
   При заключении Договора на выполнение строительных и ремонтных работ для нужд Университета корректность локального сметного (объектного сметного расчета, сводного сметного расчета) расчета дополнительно согласовывается Дирекцией по эксплуатации и ремонту зданий и сооружений в течение 2 (двух) рабочих дней с момента ее получения.
   
3. 
   Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений.
   
4. 
   Подразделение, установившее по проекту Договора недостатки, не соответствие между предложением победителя торгов и обязательствами, отраженными им в проекте Договора, незамедлительно ставит в известность Управление по договорной работе, а в случае невозможности разрешения сложившейся ситуации в рабочем порядке, в течение 1 (одного) рабочего дня, отправляет за подписью руководителя подразделения указанные документы с письменным обоснованием причин отказа в согласовании.
   
5. 
   Для передачи Договора на подпись курирующему Проректору, Управление по договорной работе сшивает каждый из экземпляров в отдельности и опечатывает линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета.
   
6. 
   После подписания Договора в течение 3 (трех) рабочих дней Управление по договорной работе обязано:
   

• 
  заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета;
  
• 
  зарегистрировать Договор в программе «1С: Предприятие» с присвоением ему номера, который проставляется на всех экземплярах и его приложениях;
  
• 
  в случаях, предусмотренных законодательством, зарегистрировать Договор в реестре договоров на Общероссийском официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов.
  

1. 
   Количество подписываемых экземпляров Договоров определяется количеством сторон и наличием дополнительного экземпляра для внесения приобретаемых товаров с ценой за 1 (одну) единицу 500,0 тыс. руб. и более в Реестр федерального имущества.
   
2. 
   Договор является заключенным после его подписания между уполномоченным должностным лицом Университета и Контрагентом.
   
3. 
   После заключения и регистрации Управление по договорной работе:
   

• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня направляет через Ответственного заказчика подлинник Договора Контрагенту;
  
• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Бухгалтерию;
  
• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора Ответственному заказчику структурного подразделения, инициирующего процедуру Закупки.
  
• 
  в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Контрольно-методическое Управление, если необходима организация Приемочной комиссии в соответствии с п. 4.4. Главы 1 настоящего Положения.
  

11. 
    Структурные подразделения Университета несут ответственность за полноту и правильность формулирования условий Договора в рамках своей компетенции.
    

6. 
   Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора.
   

1. 
   Общий контроль исполнения Договора осуществляет Управление по договорной работе.
   
2. 
   Условия Договора реализуются Ответственным заказчиком, который контролирует своевременность представления Университету пакета документов на оплату (счета, счета-фактуры, товарной накладной, акта приемки, подписанных со стороны Контрагента), фактическое исполнение Договора, соблюдение сроков окончания Договора, а также организовывает по ним прием товаров, выполненных работ, оказанных услуг, подписание актов.
   
3. 
   Расчеты по Договору осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в нем. Бухгалтерия контролирует своевременность платежа и его соответствие предмету Договора при производстве расчетов, проверяет представленный пакет документов для оплаты.
   
4. 
   В случае несоблюдения сроков исполнения обязательств Контрагентом, информация об этом в письменном виде доводится Ответственным заказчиком до Юридического управления в течение 1 (одного) рабочего дня с момента наступления просрочки обязательств с указанием всех обстоятельств их наступления.
   
5. 
   Юридическое управление в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения информации, указанной в п. 6.4. Главы 1 настоящего Положения информирует о сложившейся ситуации Проректора по правовым и административным вопросам для принятия решения о начале претензионной работы, включения Контрагента в реестр недобросовестных поставщиков или расторжения (отказа от исполнения в одностороннем порядке) Договора.
   
6. 
   Процедура включения Контрагента в реестр недобросовестных поставщиков или расторжения (отказа от исполнения в одностороннем порядке) Договора организуется совместно с Управлением по договорной работе.
   
7. 
   Исполнение обязательств по Договору оформляется путем составления акта выполненных работ, оказанных услуг (далее – Акт), а прием товарно-материальных ценностей на склад - отметкой Начальника склада или кладовщика на товарной накладной об их приеме и, в случае необходимости, актом приемки-передачи товара (образец акта приведен в Приложении №4).
   
8. 
   Исправления в Актах не допускаются. Экземпляр Акта Университета, до подписания его курирующим Проректором, в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения, по заявке которого (в интересах которого) поставлялись товары/выполнялись работы/оказывались услуги и Ответственным заказчиком.
   
9. 
   В случае проведения Университетом авансового платежа, предусмотренного условиями Договора, процедура согласования Акта осуществляется в соответствии с п.4.8. Главы 1 настоящего Положения.
   
10. 
    Подписи должностных лиц сторон, указанных в Актах, должны быть заверены оттиском печати организаций (если Уставом организации предусмотрена печать)
    
11. 
    Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или в судебном порядке. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, Университет имеет право прекратить действие Договора, отказавшись от него в установленном порядке.
    
12. 
    Изменения условий Договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде дополнительных соглашений, которые подлежат обязательной нумерации и хранятся вместе с оригиналом Договора.
    
13. 
    Изменения условий Договора допускаются исключительно в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
    
14. 
    Предложение об изменении Договора может исходить как от Контрагента, так и от Университета.
    
15. 
    Если предложение об изменении Договора исходит от Контрагента,
    то Ответственный заказчик после получения Университетом предложения Контрагента в течение 1 (одного) рабочего дня подготавливает служебную записку на имя курирующего Проректора с заключением о целесообразности или нецелесообразности внесения изменений в Договор.
    
16. 
    Курирующий Проректор рассматривает заключение Ответственного заказчика и принимает решение по существу предложения об изменении Договора путем написания соответствующей резолюции на указанном заключении и возвращает его Ответственному заказчику, который в течение 3 (трех) рабочих дней направляет Контрагенту письмо, содержащее согласие с предложениями Контрагента или аргументированный отказ от его принятия.
    
17. 
    Ответственный заказчик совместно с Контрагентом разрабатывает проект Дополнительного соглашения, который передается на согласование (образец листа согласования Дополнительного соглашения к Договору приведен в Приложении №3) в Управление по договорной работе.
    
18. 
    Представленный проект Управление по договорной работе согласует с:
    

• 
  Планово-экономическим управлением (только в случае изменения цены Договора) - на предмет определения источника финансирования, КОСГУ;
  
• 
  Контрольно-методическим Управлением (только в случае увеличения цены Договора);
  
• 
  Юридическим управлением – на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации;
  
• 
  Бухгалтерией - на предмет экономической обоснованности в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета;
  
• 
  Курирующим проректором, в случае подписания договора Ректором или Проректором, не курирующим деятельность по предмету закупки.
  

1. 
   Срок проверки и согласования условий Дополнительного соглашения внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней.
   
2. 
   Если предложение об изменении Договора исходит от Университета, то Ответственный заказчик направляет Контрагенту предложение Университета, которое должно быть согласовано с курирующим Проректором, Юридическим управлением, а при увеличении цены Договора - с Планово-экономическим управлением, Бухгалтерией и Контрольно-методическим Управлением и должно содержать конкретные предложения о внесении изменений в Договор и обоснование необходимости их внесения.
   
3. 
   В случае получения отказа Контрагента на предложение Университета об изменении условий Договора Ответственный заказчик в течение 1 (одного) рабочего дня ставит об этом в известность курирующего Проректора для принятия соответствующего решения.
   
4. 
   В случае получения согласия Контрагента с предложением Университета об изменении условий Договора, Ответственный заказчик совместно с Контрагентом разрабатывает проект Дополнительного соглашения и передает на согласование аналогично п. 6.17. Главы 1 настоящего Положения, а также организует подписание всех его экземпляров со стороны Контрагента.
   
5. 
   После подписания Дополнительного соглашения в течение 3 (трех) рабочих дней Управление по договорной работе обязано:
   

• 
  при необходимости сшить каждый из экземпляров в отдельности и опечатать линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета;
  
• 
  внести необходимые изменения в соответствии с условиями Дополнительного соглашения в реестровую запись Договора в программе «1С: Предприятие»;
  
• 
  в случаях, предусмотренных законодательством, зарегистрировать Дополнительное соглашение в реестре договоров на Официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов.
  

24. 
    Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе, а копии таких соглашений передаются в структурные подразделения Университета в соответствии с п. 5.10., Главы 1 настоящего положения.
    
25. 
    В случае возникновения ситуации, которая может привести к расторжению Договора, Ответственный заказчик обязан в письменной форме известить об этом курирующего Проректора и Юридическое управление с указанием причин, приведших к такой ситуации, в течение 1 (одного) рабочего дня с момента возникновения такой ситуации.
    
26. 
    В случае возникновения спора между сторонами по Договору и невозможности его решения во внесудебном порядке, курирующий Проректор принимает решение о направлении претензии, либо передачи спора на рассмотрение в суд.
    
27. 
    В случае необходимости разрешения спора в судебном порядке Ответственный заказчик по Договору направляет все необходимые документы в Юридическое управление в течение 1 (одного) рабочего дня с момента принятия соответствующего решения. Юридическое управление вправе привлекать к участию в судебных слушаниях Ответственного заказчика по Договору и иных представителей структурных подразделений Университета. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует соответствующего Проректора, либо Ректора.
    
28. 
    Материалы по расторжению Договора хранятся в Управлении по договорной работе.