Глава 2. Порядок разработки проектов, заключения, изменения условий Договоров пожертвования, заключаемых Университетом, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним.
Разработка, согласование и заключение Договора пожертвования.
Для заключения Договора пожертвования Ответственный заказчик самостоятельно разрабатывает его проект, к которому должна быть приложена служебная записка, согласованная курирующим Проректором с отметкой Планово-экономического управления и Бухгалтерии.
Ответственный заказчик назначается руководителем структурного подразделения, которое инициирует заключение Договора.
Ответственный заказчик согласовывает Договор с:
- Бухгалтерией;
- Планово-экономическим управлением;
- Юридическим управлением.
Срок проверки и согласования условий проекта Договора пожертвования внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день после дня его получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней.
При оформлении Договора пожертвования лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете. Должностные лица Университета согласовывают Договор пожертвования путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №5).
В случае если проект Договора пожертвования поступил от Жертвователя в прошитом и опечатанном виде или его текст расположен на двух сторонах листа, то лист согласования распечатывается на отдельном листе, прикладывается и подшивается к Договору пожертвования, к тому экземпляру, который хранится в Университете.
Если в ходе согласования проекта Договора пожертвования в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений, и повторному согласованию с Жертвователем.
Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров Договора пожертвования уполномоченным лицом со стороны Университета и Контрагента и заверение его подписи гербовой печатью Университета, после чего передает все его экземпляры в Управление по договорной работе в прошитом виде.
Управление по договорной работе:
- в течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Договора пожертвования регистрирует его в системе «1С: Предприятие», присваивает ему номер, который проставляется в установленных местах на всех его экземплярах;
- в течение 1 (одного) рабочего дня после дня регистрации Договора пожертвования в системе «1С: Предприятие» направляет через Ответственного заказчика Жертвователю подлинник Договора пожертвования, а его копию в Бухгалтерию.
Договор пожертвования является заключенным после его подписания уполномоченным должностным лицом Университета и Жертвователем.
Структурные подразделения Университета несут ответственность за полноту и правильность формулирования условий Договора пожертвования в рамках своей компетенции.
Контроль за исполнением Договора пожертвования, изменение назначения использования пожертвованного имущества и отмена пожертвования.
Исполнение Договора пожертвования курируется Ответственным заказчиком, который контролирует фактическое исполнение и соблюдение условий Договора пожертвования, а также совместно с Бухгалтерией готовит отчет для Жертвователя.
Расчеты по Договору пожертвования осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в них. Бухгалтерия ведет обособленный учет всех операций по использованию пожертвованного имущества. В случае несоблюдения сроков исполнения обязательств информация доводится Ответственным заказчиком до сведения курирующего Проректора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента возникновения просрочки.
Исполнение обязательств по Договору пожертвования осуществляется в соответствии с его условиями.
Если использование пожертвованного имущества в соответствии с назначением, указанным Жертвователем, становится вследствие изменившихся обстоятельств невозможным, оно может быть использовано по другому назначению лишь с согласия Жертвователя, а в случае смерти гражданина-жертвователя или ликвидации юридического лица - жертвователя по решению суда.
Использование пожертвованного имущества не в соответствии с назначением, указанным Жертвователем, или изменение этого назначения с нарушением правил, предусмотренных Договором пожертвования, дает право Жертвователю, его наследникам или иному правопреемнику требовать отмены пожертвования.
Решение об изменении назначения использования пожертвованного имущества принимается Университетом с письменного согласия Жертвователя и оформляется дополнительным соглашением, согласованным в установленном порядке (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №5), которое подлежит обязательной нумерации и, подлинник которого хранится вместе с соответствующим оригиналом Договора пожертвования.
Предложение об изменении назначения использования пожертвованного имущества подготавливается Ответственным заказчиком в виде служебной записки на имя курирующего Проректора с изложением обстоятельств, которые сделали невозможным использование пожертвованного имущества в соответствии с назначением, указанным Жертвователем.
Курирующий Проректор рассматривает обстоятельства, изложенные Ответственным заказчиком, и принимает решение по существу предложения путем написания соответствующей резолюции на указанной служебной записке и возвращает ее Ответственному заказчику, который в течение 3 (трех) рабочих дней направляет Жертвователю письмо, содержащее предложение Университета об изменении назначения использования пожертвованного имущества с изложением обстоятельств, которые сделали невозможным его использование в соответствии с назначением, указанным Жертвователем.
При получении согласия от Жертвователя, служебная записка дополнительно согласовывается с Планово-экономическим управлением и Бухгалтерией с приложением копии письменного согласия Жертвователя на изменение назначения использования пожертвованного имущества.
После произведенных согласований, Ответственный заказчик подготавливает совместно с Управлением по договорной работе проект Дополнительного соглашения.
Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров Дополнительного соглашения уполномоченным лицом со стороны Университета и Жертвователя и заверение его подписи гербовой печатью Университета, после чего передает все его экземпляры в Управление по договорной работе.
В течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Дополнительного соглашения Управление по договорной работе присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах и вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением.
Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами пожертвования в Управлении по договорной работе, а копии таких соглашений передаются Управлением по договорной работе в Бухгалтерию.
В случае возникновения ситуации, которая может привести к невыполнению условий Договора пожертвования, руководитель Исполнителя обязан в письменной форме известить об этом курирующего Проректора, Юридическое управление, Бухгалтерию и Планово-экономическое управление с указанием причин, приведших к такой ситуации в течение 1 (одного) рабочего дня с момента возникновения такой ситуации.
В случае возникновения спора между сторонами по Договору пожертвования и невозможности его решения во внесудебном порядке, курирующий Проректор принимает решение о направлении претензии, либо передачи спора на рассмотрение в суд.
В случае необходимости разрешения спора в судебном порядке, Ответственный заказчик по Договору направляет все необходимые документы в Юридическое управление в течение 3 (трех) дней с момента принятия соответствующего решения. Юридическое управление вправе привлекать к участию в судебных слушаниях Ответственного заказчика по Договору. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует соответствующего Проректора, либо Ректора.
Материалы судебного разбирательства спора хранятся в Юридическом управлении.
Глава 3. Порядок разработки проектов, заключения, изменения условий Соглашений, Договоров (Меморандумов) о сотрудничестве, заключаемых Университетом, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним.
Разработка, согласование и заключение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве.
Для заключения Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве Ответственный заказчик должен самостоятельно разработать проект Договора, к которому должна быть приложена служебная записка, согласованная курирующим Проректором, с указанием Контрагента.
Ответственный заказчик назначается руководителем структурного подразделения, инициирующего заключение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве.
Ответственный заказчик согласовывает Соглашение, Договор (Меморандум) с:
- Бухгалтерией;
- Планово-экономическим управлением;
- Юридическим управлением.
Срок проверки и согласования условий проекта Соглашения, Договора (Меморандума) внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день после дня его получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней.
При оформлении Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора на русском языке, который хранится в Университете. Должностные лица Университета согласовывают Соглашение, Договор (Меморандум) о сотрудничестве путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Соглашению, Договору (Меморандуму) о сотрудничестве приведен в Приложении №5).
В случае, если проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве поступил от Контрагента в прошитом и опечатанном виде или его текст расположен на 2 (двух) сторонах листа, то лист согласования распечатывается на отдельном листе, прикладывается и подшивается к тому экземпляру Договора на русском языке, который хранится в Университете.
Проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве, поступивший от Контрагента на иностранном языке, направляется на согласование только после его перевода на русский язык.
Ответственный заказчик должен обеспечить перевод проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве на русский язык.
Если в ходе согласования проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве до внесения в него указанных изменений, а в случае если проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве был подготовлен Контрагентом, то и с Контрагентом.
Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве уполномоченными лицами со стороны Контрагента и Университета с заверением подписей гербовой печатью Университета и, при возможности, печатью Контрагента, после чего передает прошитые и опечатанные круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета экземпляры в Управление по договорной работе.
Управление по договорной работе:
- в течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве регистрирует его в системе «1С: Предприятие», присваивает ему номер, который проставляется в установленных местах на всех его экземплярах;
- в течение 1 (одного) рабочего дня после дня регистрации Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве в системе «1С: Предприятие» направляет через Ответственного заказчика Контрагенту подлинник Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве, а его копию в Бухгалтерию.
Соглашение, Договор (Меморандум) о сотрудничестве является заключенным после его подписания уполномоченным должностным лицом Университета и Контрагентом.
Структурные подразделения Университета несут ответственность за полноту и правильность формулирования условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве в рамках своей компетенции.
Ответственный заказчик несет ответственность за полноту и правильность перевода проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве на русский язык.
Контроль за исполнением, изменение и расторжение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве.
Исполнение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве курируется Ответственным заказчиком, который контролирует и обеспечивает фактическое его исполнение.
Исполнение обязательств по Соглашению, Договору (Меморандуму) о сотрудничестве осуществляется в соответствии его с условиями.
Соглашение, Договор (Меморандум) о сотрудничестве может быть изменено или расторгнуто по соглашению сторон в порядке, предусмотренным его условиями.
Изменение условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочное расторжение оформляются в виде дополнительного соглашения, согласованного в установленном порядке (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №5), и переведенного, в случае необходимости, на иностранный язык, которое подлежит обязательной нумерации и, подлинник которого хранится вместе с соответствующим оригиналом Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве.
Ответственный заказчик должен обеспечить перевод Дополнительного соглашения на русский язык.
Предложение об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении может исходить как от Контрагента, так и от Университета.
Если предложение об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении исходит от Контрагента, то Ответственный заказчик после получения Университетом предложения Контрагента в течение 1 (одного) рабочего дня подготавливает служебную записку на имя курирующего Проректора с заключением о целесообразности или нецелесообразности внесения изменений в условия Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочного расторжения;
Курирующий Проректор рассматривает заключение Ответственного заказчика и принимает решение по существу предложения путем написания соответствующей резолюции на указанном заключении и возвращает его Ответственному заказчику, который в течение 3 (трех) рабочих дней направляет Контрагенту письмо, содержащее согласие с предложениями Контрагента или аргументированный отказ от его принятия.
Если предложение об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении исходит от Университета, то Ответственный заказчик направляет Контрагенту предложение Университета, которое должно быть согласовано с курирующим Проректором и Юридическим управлением, переведено в случае необходимости на иностранный язык, а также содержать конкретные предложения о внесении изменений в условия Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или обоснование необходимости его досрочного расторжения.
В случае получения отказа Контрагента от предложения Университета об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении, Ответственный заказчик в течение 1 (одного) рабочего дня ставит об этом в известность курирующего Проректора для принятия соответствующего решения.
При получении согласия от Контрагента, служебная записка дополнительно согласовывается с Планово-экономическим управлением и Бухгалтерией с приложением копии письменного согласия Контрагента на изменение условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве.
После произведенных согласований, Ответственный заказчик подготавливает проект Дополнительного соглашения.
Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров Дополнительного соглашения уполномоченным лицом со стороны Университета и Контрагента и заверение его подписи гербовой печатью Университета, после чего передает все его экземпляры в Управление по договорной работе.
Ответственный заказчик обеспечивает, в случае необходимости, перевод проекта Дополнительного соглашения на иностранный язык.
В течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Дополнительного соглашения Управление по договорной работе присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах, и вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением.
Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Соглашениями, Договорами (Меморандумами) о сотрудничестве в Управлении договорной работы, а копии таких соглашений передаются Управлением по договорной работе в Бухгалтерию.
В случае возникновения ситуации, которая может привести к невыполнению условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве, руководитель Исполнителя обязан в письменной форме известить об этом курирующего Проректора и Юридическое управление с указанием причин, приведших к такой ситуации в течение 1 (одного) рабочего дня с момента возникновения такой ситуации.
В случае возникновения спора между сторонами по Соглашению (Меморандуму) о сотрудничестве он разрешается путем переговоров.
Материалы рассмотрения спора хранятся в Юридическом управлении.
|
