Схема проведения Зачета аванса с использование раздела Документы поставщиков
При создании Банковского документа на вкладке Платеж/Правило следует установить чекер «Авансовый платеж». В результате отработки будут созданы следующие бухгалтерские записи:
Дт Х206ХХХХХ и Кт Х20111ХХХ/Х30405ХХХ – cписание средств с лицевых счетов/банковских счетов в счет предварительной оплаты на сумму Банковского документа с чекером «Авансовый платеж»
Дт Х50211ХХХ Кт Х50212ХХХ - принятие денежных обязательств (в сумме Банковского документа).
В разделе «Контракты и закупки» на закладке «Авансовые платежи» будет отражена информация об имеющихся авансовых платежах.
При создании Документа поставщика следует установить Чекер «Зачет аванса (если существует)». При отработке документа будет применено правило по зачету аванса (на сумму ранее зарегистрированных Банковских документов с пометкой «Авансовый платеж»). В результате отработки документа будут созданы следующие бухгалтерские записи:
Дт Х302ХХХХХ Кт Х206ХХХХХ - Списание предварительной оплаты на расчеты с поставщиками и подрядчиками при принятии к учету материальных ценностей, потреблении услуг, на сумму ранее зарегистрированных Банковских документов с пометкой «Авансовый платеж»
Дт Х50211ХХХ Кт Х50212ХХХ - сторнирование принятых денежных обязательств по авансовому платежу , на сумму ранее зарегистрированных Банковских документов с пометкой «Авансовый платеж»
Дт Х50211ХХХ Кт Х50212ХХХ - принятие денежных обязательств (в сумме Документа поставщика);
Дт Х109ХХХХХ/Х105ХХХХХ/Х40120ХХХ Кт Х302ХХХХХ - Начисление затрат по оказанию работ, услуг либо оприходование материальных запасов(в сумме Документа поставщика).
В случае, если при отработке Документа поставщика выходит сообщение об ошибке «Зачет аванса не возможен», необходимо проверить в связанном Контракте наличие не зачтенных авансовых платежей (раздел «Контракты и закупки» закладка «Авансовые платежи» поле «Остаток»).
Авансовые отчеты
Для регистрации документов, по которым подотчетные лица могут отчитываться об израсходованных на что-либо средствах, а также для закрытия расчетов с подотчетными лицами в системе предусмотрен раздел «Авансовые отчеты».
Для регистрации соответствующих документов следует перейти в раздел Документы>Авансовые отчеты. В главном окне раздела расположены две панели: список зарегистрированных авансовых отчетов (верхняя панель) и список документов, подтверждающих произведенные расходы (нижняя панель):
Рисунок 155
Добавление авансового отчета
Для добавления авансового отчета (АО) следует в контекстном верхней области окна «Отчеты» выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне требуется указать следующие данные:
Рисунок 156
Закладка «Реквизиты»:
Тип – следует указать значение типа документа. От типа АО зависит выбор источника финансирования;
Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. Автоматически формируется уникальный последовательный номер в пределах указанного префикса (в качестве префикса документа рекомендуется использовать код Вашего учреждения);
Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;
Документ-основание – реквизиты документа-основания;
Документ-подтверждение – реквизиты документа-подтверждения;
ПБЕ – подразделение балансовой единицы;
Принадлежность – наименование обслуживаемой организации;
Подотчетное лицо – подотчетное лицо, отчитывающееся по данному документу;
Назначение аванса – следует указать назначение аванса.
Рисунок 157
Закладка «Суммы/количество»:
Валюта – валюта авансового отчета и курс указанной валюты авансового отчета к базовой валюте Системы;
Сумма предыдущего аванса – данная сумма учитывается при расчете суммы покрытия для текущего авансового отчета. Сумма задается с одним из признаков - «остаток» или «перерасход» в валюте отчета. Соответственно сумма с признаком «остаток», это - долг подотчетного лица перед Организацией по предыдущему авансу, а сумма с признаком «перерасход» - долг Организации подотчетному лицу;
Сумма «получено» – сумма, выданная подотчетному лицу. Указывается в валюте авансового отчета. Значение в данном поле может вычисляться автоматически в зависимости от настройки раздела;
Сумма «израсходовано» – сумма, израсходованная подотчетным лицом – вычисляется, как сумма всех позиций спецификации текущего авансового отчета, приведенных к валюте отчета;
Прилагаемые документы – количество документов (позиций спецификации) прилагаемых к авансовому отчету.
Рисунок 158
Закладка «Классификация»:
Источник финансирования – источник финансирования возникших расходов, связанных с текущим авансовым отчетом;
Структура расходов – структура расходов, которой соответствуют расходы, связанные с текущим авансовым отчетом.
После заполнения полей следует нажать кнопку OK.
Добавление спецификации авансового отчета
Для добавления спецификации авансового отчета необходимо выделить его в верхней области окна, затем на нижней области в контекстном меню выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне требуется указать следующую информацию:
Рисунок 159
Закладка «Позиция»:
Документ – реквизиты документа, отражающего (подтверждающего) текущий (отдельный) расход денежных средств подотчетного лица;
Вид расхода – мнемокод вида расходов в соответствии со словарем «Виды расходов подотчетных лиц», например: дорожные чеки, суточные, оплата ТМЦ, оплата гостиницы, и т.п. На основании выбранного вида расхода формируется проводка в хозяйственных операциях;
Кому – получатель платежа, формируемого по текущей позиции спецификации авансового отчета. МОЛ-получатель, в хозяйственной операции подставится в поле «Кому». Данное поле следует заполнить только в том случае, когда по авансовому отчету надо сделать приход товарно-материальных ценностей на материально-ответственное лицо (МОЛ);
Примечание – поле предназначено для дополнительной информации;
Автоматический пересчет сумм – если признак «Автоматический пересчет сумм» выставлен, то суммы «В эквиваленте» и «В валюте отчета» недоступны для редактирования и рассчитываются автоматически из суммы в валюте операции - каждая по своему курсу.
Рисунок 160
Закладка «Cуммы»:
По отчету сумма – валюта и сумма текущего расхода по отчету МОЛ;
Принято к учету – валюта и сумма расхода принятия к учету.
Рисунок 161
Закладка «Классификация»:
Экономическая классификация – экономическая классификация расходов, которой соответствуют расходы, связанные с текущей позицией спецификации авансового отчета;
Структура расходов – структура расходов, которой соответствуют расходы, связанные с текущей позицией спецификации авансового отчета;
Получено для позиции расхода – сумма, полученная подотчетным лицом в счет расходов по указанной статье расхода, которая поставлена в соответствие текущей позиции спецификации авансового отчета. Данная сумма указывается в валюте авансового отчета.
Рисунок 162
Закладка «Номенклатура»:
Код (артикул) – мнемокод в соответствии со словарем «Номенклатор»;
Партия – код партии вводится только в том случае, если хотя бы один из счетов проводки хозяйственной операции, которая будет сформирована на основании данной позиции спецификации, имеет типовую форму аналитического учета: «2pa - материалы, товары (партионный учет)»;
Дата поступления – дата поступления вводится только в том случае, если хотя бы один из счетов проводки хозяйственной операции, которая будет сформирована на основании данной позиции спецификации, имеет типовую форму аналитического учета: «2da -материалы, товары (учет по дате поступления)»;
Количество – количество ТМЦ. Указывается вручную.
Рисунок 163
Закладка «Cвойства»:
На данной закладке есть возможность задать дополнительную аналитику.
Важно! Данные на закладке «Классификация» можно не заполнять, если структура расходов выбрана в заголовке авансового отчета. Если структура расходов разная для спецификаций, то ее необходимо выбрать для каждой строки. Последовательность подстановки в проводки структуры расходов (1-ый уровень аналитики) следующая: если заполнены структуры расходов в спецификации, то система берет в проводки их, если они не заполнены, а заполнена структура расходов в заголовке авансового отчета, то из заголовка авансового отчета. Если структура расходов вообще нигде не выбрана, то сформируются проводки без 1-го уровня аналитики, что будет являться ошибкой.
После заполнения полей следует нажать кнопку OK.
Отработка авансового отчета в учете
После регистрации авансовый отчет следует отработать в учете. Для этого в его контекстном меню необходимо выбрать пункт Отработка>Отработать в учете и указать параметры отработки:
Рисунок 164
Дата хозяйственных операций – дата, на которую зарегистрируются в Системе создаваемые хозяйственные операции;
Отработка с подтверждением – если отмечен данный пункт, то после нажатия кнопки «ОК» Система выведет на экран окно предварительного просмотра списка сформированных (в соответствии с заданным правилом отработки), но еще не зарегистрированных хозяйственных операций;
Использовать дату документа – данный признак задает в качестве даты создаваемой хозяйственной операции дату регистрации авансового отчета;
Переносить назначение аванса – для того, чтобы в поле «Содержание», создаваемой хозяйственной операции, было перенесено назначение авансового отчета, отметьте данный пункт. Если пункт не отмечен, то в поле «Содержание», создаваемой хозяйственной операции, будет перенесено значение из одноименного поля правила отработки;
Учет – Бухгалтерский/Налоговый. Виды учетов, в рамках которых можно отработать данный АО;
Валюта – валюта, в которой рассчитывается сумма проводки.
Результатом отработки будет создание хозяйственных операций в соответствии с заданными параметрами.
Печать документов
В данном разделе возможен вывод на печать отчетных документов. Для печати требуемого отчета необходимо в контекстном меню выбрать пункт Расширения>Пользовательские отчеты - Авансовый отчет (EXCEL).
|
