Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина

Скачать 2.28 Mb.

Название	Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина
страница	23/24
Тип	Пояснительная записка

filling-form.ru > Договоры > Пояснительная записка

1 ... 16 17 18 19 20 21 22 23 24

В данную опись внесено _____ дел с № по №

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:
Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства

организации

подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

структурного подразделения

от _______ № __________

Передал ______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и ___________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной

организации) подпись Расшифровка подписи
Дата

Принял __________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и ____________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности

работника архива подпись Расшифровка подписи
Дата

ГЛАВА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ
Тема 6.1. Цели и организационные формы использования документов АФ РФ

Документы, хранящиеся в архивах, содержат ценные сведения о различных сторонах деятельности общества. Они являются источником информации, необходимой в работе различных учреждений и организаций страны.

Цели использования документов:

- политические: использование документов в интересах внешней политики, укрепления авторитета государства в международных организациях, в борьбе за развитие культурных и экономических связей и т.д.;

- организационно-управленческие – изучение документов, отражающих опыт работы в различных сферах деятельности для принятия решений по организации работы, реорганизации управленческого аппарата и т.д.;

- научные – изучение информации для научных исследований;

- экономические – использование информации, содержащей сведения, нужные народному хозяйству (о водном режиме рек для строительства железных дорог);

- культурно-просветительные – изучение информации при создании художественных произведений, постановке фильмов, для лекций и т.д.;

- учебные – использование информации в лекциях и на уроках по различным дисциплинам, экскурсии студентов;

- удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан: привлечение документов для оформления пенсий, документов о рождении, браке, об образовании и т.д.

Формы использования архивных документов различные:

Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов.

Основные виды информационных документов:

- информационное письмо – письмо, направляемое в конкретное учреждение по определенным темам или вопросам, соответствующим функциям учреждения-адресата;

- справка-ориентировка – более подробное перечисление документов по определенной теме, но без ссылок на конкретные дела;

- тематический перечень – перечень конкретных документов по определенной теме, составляемый в виде описи; составляется по запросу заинтересованного учреждения.

2. Публикация документов в виде сборников, тематических поборок документов в журналах, газетах.

3. Выдача дел для изучения в читальный зал

4. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива.

5. Подготовка выставок документов, телепередач.

6. Проведение экскурсий по архиву.

7. Проведение встреч с общественностью (выступление архивистов с лекциями по определенной теме).

8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов.

9. Наведение биографических справок социально-правового характера.

Основные формы использования документов ведомственного архива:

- информирование руководства и структурных подразделений, а также других организаций и исполнение их запросов;

- культурно-просветительская и агитационно-пропагандистская работа архива;

- предоставление документов для изучения в читальном зале архива;

- исполнение запросов социально-правового характера.

Посетители из других организаций допускаются к работе на основании официального письма, в котором указывается конкретная тема и хронологические рамки необходимых материалов. Разрешение дает руководитель учреждения.

При организации работы по использованию документов следует соблюдать следующие требования:

- использование документов проводится только с разрешения руководства;

- обеспечение физической сохранности документов;

- дела, выдаваемые для изучения, должны быть полностью обработаны и оформлены;

- при пользовании делами запрещено подчеркивать текст документов, делать на них пометки, загибать листы, курить и принимать пищу, просматривая дела;

- снимать копии с документов с разрешения завархивом;

- при организации выставок подлинные документы постоянного хранения не выставляются, для этого используются копии;

- при выемке дела на его место вкладывается лист-заместитель.

Исследователи должны быть ознакомлены с правилами работы с документами и предупреждены об ответственности за их сохранность и физическое состояние.
Наименование организации

Наименование ведомственного архива
Лист использования дела
Фонд № ____________ Опись № __________________ Дело № ____________________

Заголовок дела _____________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы, наименование организации	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело

6.2. Методика наведения архивных справок по документам,

хранящимся в архивах

Значительную долю всей работы ведомственного архива составляет наведение справок по запросам организаций и граждан. Существует три вида справочных документов:

Архивная справка – официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение графического документа с указанием их адресов.

Архивная выписка – архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.

В заявлении должно быть указано, для какой цели требуется справка и куда она должна быть представлена.

Работа по наведению справок начинается с просмотра научно-справочного аппарата. Для этого обращаются к каталогам, при отсутствии материалов – к описям фондов учреждений, в которых согласно их функциях могут быть документы по теме. Изучается археографическая часть предисловия, так как в ней дается характеристика содержания документов. Если в предисловии нет упоминания по запрашиваемой теме, просматривают указатели к описи или читают заголовки дел по описи.

Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются выписки со ссылкой на листы.

Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.

В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или архивной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата.

В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.

Все листы справки должны быть сшиты и на месте сшивания заверены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории РФ, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба РФ.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

Законченная справка печатается на бланке архива.

Сложность поиска справок по личному составу выявляется в тех случаях, когда учреждение неоднократно реорганизовывалось, меняло название и подчинение. В таком случае необходимо иметь списки существующих и ликвидированных организаций своей системы, с указанием подчиненности и крайних дат существования.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др.

После текста архивной выписки указываются поисковые данные.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и архивных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

При изготовлении ксеро-и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.

На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть сшиты и на месте сшивания заверены печатью архива и подписью исполнителя.

Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба РФ и подписью руководства архива.

Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.

Выдача подлинных личных документов. Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива (трудовая книжка).

С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.

Не всякие личные документы могут быть выданы заявителю. Запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным учреждениям по их запросам.
ГЛАВА 7. ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
Тема 7.1. Устройство, оборудование и эксплуатация

помещений архива

Создание оптимальных уловий для хранения документов – главная задача архивистов.

Под обеспечением сохранности документов организации, как правило, понимают определенный комплекс работ.

Комплекс работ, обеспечивающий сохранность документов организации:

• создание оптимальных условий хранения документов;

• размещение документов в местах хранения;

• обеспечение физико-химической сохранности документов.

• учет документов и соблюдение правил выдачи дел;

• проверка наличия и состояния дел, определение состава особо ценных дел и документов, создание на них страхового фонда.

Создание оптиальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов:

• наличие помещения для архива организации;

• наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, с металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.);

• оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;

• поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания (помещения). Для государственных архивов строят специальные здания.

Помещение предусматривают и располагают в здании не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями в зданиях структурных подразделений, в составе которых действует архив. Это помещение должно быть удалено от помещений, связанных с хранением и использованием химических веществ, пищевых продуктов и т.п., и не иметь с ними общих вентиляционных каналов.

В хранилищах не должно быть также водопроводных, газовых, канализационных и других магистральных трубопроводов. Немагистральные трубопроводы изолируют специальными защитными приспособлениями.

Основным помещением архива является хранилище для документов. В зависимости от объема ежегодно образующихся документов хранилища проектируют с запасом свободной площади.

Свободная площадь в архиве позволяет иметь :

- дополнительное помещение для приема, временного хранения, акклиматизации и научно-технической обработки дел;

- комната для документов, пораженных вредителями (изолятор);

- помещения для сотрудников архива и работы исследователей;

- читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов;

- помещения для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией (+дезинфекционная камера);

- комната для реставрации и переплета документов;

- комната для приема пищи сотрудниками.

Если рабочие комнаты и хранилище не изолированы, между ними устанавливают специальные перегородки.

Наружные двери помещения архива должны быть металлическими и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатывают.

На окна, в которые возможен доступ извне, устанавливают открывающиеся металлические решетки с замками, которые так же, как и двери , опечатывают пломбиром.

Печать хранят вместе с ключами в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации.

Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных ей хранилища и другие помещения архива располагают в помещениях снами на Северную сторону.

Лица, не являющиеся штатными сотрудниками, или ответственными архив, в помещение хранилища допускаются только с разрешения ответственных лиц и в присутствии сотрудника архива.

Руководителям организаций, в которых существует архив, рекомендуется не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке исправности технического оснащения помещений архива и состояние температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима.

В особых ситуациях (угроза затопления, пожара, и т.п.) заведующий архивом ставит о них в известность руководителя организации. По результатам осмотра помещения составляют акт, который утверждает руководитель организации.

Архив оснащают специальным оборудованием для размещения дел. Хранилища оборудуют стационарными металлическими или деревянными (при условии обработки огнезащитным составом) стеллажами.

Существует установленный для архивов порядок размещения стеллажей.

Параметры размещения стеллажей:

• ширина между рядами стеллажей - 120 см;

• ширина проходов между стеллажами - 75 см;

• расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

• расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

• расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см;

• расстояние между полками по высоте - 40 см.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние от окон и батарей было менее

0,6 м.

Размеры стеллажей:

- высота – 220-240 см, ширина – 35-40 см при горизонтальном хранении коробок, связок, расстояние между полками по высоте – 40 см;

- ширина 25-30 см при вертикальном хранении, расстояние между полками – 35 см.

Для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) конструкция и размер стеллажей определяются размерами этих документов.

В металлических шкафах и сейфах хранят:

• учетные документы (описи, дела фондов и т.п.);

• особо ценные дела;

• дела, имеющие конфиденциальную или секретную информацию.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилищах или рабочих комнатах могут устанавливаться картотечные шкафы. В рабочих комнатах устанавливают персональные компьютеры, телефоны, аппарат для чтения микрофильмов.

Для работы у стеллажей и перемещения дел используют библиотечные тележки, устойчивые легкие стремянки, передвижные и откидные столики.

Дела постоянного хранения помещают в специальные картонные коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов.

Коробки и связки располагают так, чтобы они не выступали за пределы полок стеллажей. Размещать дела на полу в штабелях, на подоконниках и т.п. не допускается.

Стеллажи и шкафы в пределах каждого хранилища слева направо от входа.

Для более эффективного поиска дел в архиве составляют постеллажные топографические указатели. Карточки указателя составляют по порядку номеров стеллажей. В них указывают все изменения, которые происходят в размещении документов.

Дела с документами временного хранения (свыше 10 лет) допускается хранить в связках. Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой или связкой для циркуляции воздуха должна быть не менее 5 см.

По пожарной безопасности помещения архивов относят к категории "В". В помещениях архива применяют только скрытую проводку. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Осветительную аппаратуру применяют полугерметическую.

В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Люминесцентные лампы используют с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливают вне хранилищ и рабочих комнат. Все электрооборудование обеспечивают заземлением.

Основным средством пожаротушения архивов являются углекислотные огнетушители, которые устанавливают из расчета не менее одного огнетушителя на 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Пожарные краны устанавливают на лестничных площадках так, чтобы рукав крана мог достигать до крайних точек помещений архива.

Во всех помещениях архива запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

На видном месте в рабочих комнатах вывешиваются инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов на случай пожара.

7.2. Физико-химические и биологические факторы разрушения документов

Техника и режим хранения документов

На физико-химическое состояние документов оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры, излишняя сухость воздуха, прямые солнечные лучи, повышенная влажность, сырость, что отрицательно влияет на структуру бумаги (желтеет, становится ломкой, развивается плесень, выцветает текст, теряет эластичность, кожа переплетов ссыхается и трескается).

При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно-влажностный режим, соответствующий следующим данным:

Группы документов	Помещения с регулируемым климатом		Помещения с нерегулируемым климатом
Группы документов	Температура, ^оС	Влажность, %	Температура, ^оС	Влажность, %
Документы на бумажной основе ……….	+17-+19	50-55	+14-+20	45-60
Фотодокументы	+15-+20	40-50	+15-+25	30-60
Кинодокументы	+15-+20	40-50	+15-+25	30-60
Фонодокументы	+18-+2	60-5	не выше +20	40-70

В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т.п. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не ранее 1 раза в неделю.

Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров, психрометров. Климатические параметры воздуха меряют не менее двух раз в неделю в одно и то же время. Показания носят в специальные регистрационные журналы. Контрольно-измерительные приборы устанавливают в каждом хранилище главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке. Накопление пыли допустимо не более, чем в количестве 0,15 мг/куб.м.

Для защиты от пыли необходимо:

• оборудовать помещение плотно закрывающимися оконными проемами и дверями,

• оборудовать помещение установками, очищающими воздух от пыли и вредных примесей;

• ежегодно проводить в хранилище обеспыливание коробок, папок, стеллажей и всего помещения с помощью пылесоса или ватно-марлевых тампонов, смоченных раствором формалина;

• систематически проводить влажную уборку помещений (пола, подоконников, плинтусов);

• проветривать помещение хранилища (с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха).