Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина
Скачать 2.28 Mb.
|
| Тема 3.4. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов ЭЦД в учреждениях Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации. Первый этап проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства: • при составлении номенклатуры дел; • при оформлении дел и проверке правильности формирования дел • перед передачей в архив организации; • при проверке правильности отнесения документов к тем или иным делам; • при проверке правильности установления сроков хранения документов; • при проверки дел на дублетность и т.д. Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описей: • на дела постоянного хранения; • на дела по личному составу; • актов о выделении дел к уничтожению и т.п. При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. При определении состава документов, характеризующих основную деятельность организации (постановления, решения, протоколы, приказы, планово-отчетная документация), необходимо уточнять, где (в каких структурных подразделениях) откладывают основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры (за исключением особо ценных) выделяют к уничтожению. Важное значение при экспертизе ценности документов имеет факт повторения информации. Отбирают документы, наиболее полно отражающие конкретные вопросы деятельности организации. Состав учетных документов: • опись дел постоянного хранения; • опись дел по личному составу; • опись дел временного хранения (свыше 10 лет); • акт о выделении дел и документов к уничтожению. Экспертизу ценности всего комплекса документов целесообразно проводить за единый хронологический период (лучше всего за 1 год). Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок их хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с документами, срок хранения которых 5 лет, законченные в 1994 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 года. Указанные акты рассматривают на заседании ЭК одновременно с описями за данный хронологический период. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.
На основании ____________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов __________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________ ____________________________________________________________________________ (название фонда)
Итого _______________________________ дел за ______________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от __________ № _______________). Наименование должности лица, проводившего экспертизу документов подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ____________ № ___________ Документы в количестве ________________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _____________________ кг сданы в _____________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________________ № __________________________________ Наименование должности работника Расшифровка организации, сдавшего документы подпись подписи Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива (службы делопроизводства), Расшифровка внесшего изменения в учетные документы подпись подписи Дата Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (наименование государственного архива*) (название фонда) Фонд № ________ Опись № ________ (название описи) Крайние даты дел ______________ --------- * Заполняется в государственном архиве. Форма титульного листа законченной описи дел постоянного хранения Тема 3.5. Организация работы по ЭЦД в государственных архивах Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и" т. п. Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива. Проверка проводится строго по фондам, очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата. Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории — раз в 10 лет, фонды II и III категорий — раз в 20 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов. Периодически (один раз в год, в квартал) должны проверяться дела, которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из хранилищ. Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер дела, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов) с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки наличия нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда. Если опись составлена на большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его продолжение. При проверке наличия дел, документы которых (ввиду их художественной ценности или по иным причинам, например материалы личных фондов, картографические материалы) не могут быть подшиты, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится проверка наличия листов. Итоги такой проверки фиксируются в листе проверки, наличия и состояния дел, в соответствующих графах которого проставляются не номера дел, а номера листов. В ходе проверки наличия не разрешается делать какие-либо пометки в описи и нарушать порядок систематизации дел. После завершения проверки в описи проставляется штамп “проверено в ……г.” и подписи исполнителей. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния, в котором указываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов. Одновременно с актом проверки в случае необходимости могут составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др. Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе. Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплета, реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий микрофотокопировання и реставрации документов. Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел, числящихся по описи, что может быть результатом ошибок в учете документов, когда происходившие изменения в объеме фонда (экспертиза, передача дел) своевременно не вносились в учетные документы, или следствием утраты материалов. В любом случае факт отсутствия дел свидетельствует о нарушениях в сохранности документов и требует принятия неотложных мер. О недостаче дел архив обязан проинформировать вышестоящий архивный орган и одновременно начать работу по розыску, который, как и проверка наличия дел одного фонда, должен быть завершен в течение одного года. Розыск необнаруженных материалов требует тщательной проверки всех учетных документов фонда и анализа его истории (когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились и т. д.). Результаты розыска должны рассматриваться в архиве специальной комиссией, решение которой поступает на утверждение в вышестоящее архивное управление (отдел), который может вынести решение о снятии дел с учета и о внесении изменений в учетные документы архива. Таким образом, проверка наличия является важным элементом в обеспечении сохранности архивных материалов. 3.6. Комплектование архивов, списки учреждений, организаций и предприятий, передающих документы на госхранение Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент. Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними. Комплектование - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем. Система мероприятий по комплектованию архива включает: 1. Определение источников комплектования 2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив 3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет. В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков. Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и не источники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий", являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов". В 90-е гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее - в системе государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей народного хозяйства и культуры, представленных государственными и негосударственными организациями, воплотилось в критерий "функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия "значение организации" он оценивает то место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т.е. по старым критериям, не были бы приняты в состав АФ РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все организации). Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации. Определение источников комплектования предполагает: 1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы. 2. Анализ состава организаций и их документации 3. Установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования. При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы. В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами. ГЛАВА 4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ |
Похожие:
 | Курс лекций по дисциплине «Технология обработки конструкционных материалов» составлен для студентов заочного отделения |  | Тезисы лекций по учебной дисциплине «Основы полиграфического производства» разработаны на основе Федерального государственного образовательного... |
| В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... | | Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| «Государственный архив Алтайского края» (далее – «кгку гаак») в 2014 году осуществлялась в соответствии с утвержденными годовыми... | | Курс лекций по дисциплине «Маркетинговое управление каналами распределения и сбытом товаров»1 |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |