Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов определяется как - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.6
Функция контроля одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта:
контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений;
контроль за сроками исполнения.
Контроль по существу решения вопроса, т. е. фактически контроль за качеством исполнения, одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации.
Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.
Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.
Целью контроля является - содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей.
Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.
Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:
получение данных постановки документа на контроль;
проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;
получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;
снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;
обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.
Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.
Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения.
Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому они называются типовыми сроками исполнения) указами Президента, постановлениями Правительства, законами РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др.
Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после утверждения которого они становятся типовыми.
Индивидуальный срок исполнения документа это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.
Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию (реквизит 28). Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.
Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.
Срок исполнения может корректироваться только руководителем автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. На левом поле контрольного документа на уровне заголовка предусмотрено проставление реквизита 18 «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или слова «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).
При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК.
Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.
Форма контроля выбирается в зависимости от объема документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.
Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях (фирмах) при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.
Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки.
Контрольно-сроковая картотека при небольшом объеме документооборота может быть одна на организацию, при больших объемах их может быть несколько по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления коллегии и др.), однако внутри картотеки документы группируются по срокам исполнения.
Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам исполнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном экземпляре РКК (как правило, на оборотной стороне).
Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т. е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации на экран дисплея.
Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.
Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).
Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль за исполнением документа по существу и что исполнение проведено качественно.
Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.
В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку:
карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку;
карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.
Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии исполнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:
общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;
количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков;
количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов.
Контрольная служба путем проведенного анализа выявляет, что является характерными причинами неисполнения документов в срок недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей и др.
Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.
В случае применения автоматизированного контроля исполнения документов, который наиболее рационален сегодня, цели, последовательность контрольных операций, нормативные документы, регламентирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применением компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объемы контролируемых массивов.
Автоматизированный контроль, как указано в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.
Исполнение документов
Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в организацию осуществляется в централизованном порядке экспедицией или специально выделенным работником. Под первоначальной обработкой надо понимать проверку правильности доставки и целостности вложений.
Все, не регистрируемые документы, включая адресованные в общественные организации и с пометкой «Лично», непосредственно передают по назначению. Регистрируемые документы передают по назначению только после их регистрации.
Передача документов на рассмотрение или исполнение производится в зависимости от содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц.
Во всех случаях руководству организации передают документы правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации.
В экстренных случаях разрешается документы, подлежащие рассмотрению руководством организации, передавать исполнителям, но с обязательным последующим докладом о них руководителю.
Документы должны быть переданы руководству или исполнителям в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов.
Рассмотрение документов должно производится в кратчайший срок по общему правилу: в день поступления документов.
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель наделяется правом созыва соисполнителей. Вместе с тем соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по конкретным вопросам.
Зарегистрированные документы передают для исполнения конкретному работнику предприятия. Он несет полную ответственность за документы с момента получения и вплоть до его выбытия. У работника на руках сразу оказывается несколько документов, поэтому следует использовать папку с разделителями.
Знакомить с содержанием документа можно только тех лиц, которые имеют к нему отношение. Сразу же после получения документов с ними следует ознакомиться, обратив в первую очередь внимание на их общее количество и комплектность. Если, например, в поступившем заявлении указано «Справка прилагается», надо обязательно проверить ее наличие.
Затем следует вникнуть в суть дела, чтобы определить свою компетентность в решении данного вопроса. Если возникнут какие-либо сомнения, необходимо обратиться к лицу, выдавшему для работы документы. Если документы поступили комплектные, их следует зарегистрировать.
Если документ по ошибке порван, то его необходимо восстановить.
При обнаружении ошибок в оформлении документ возвращают для исправления.
Рабочие места исполнителей смежной работы по возможности следует располагать близко друг к другу.
В рабочих помещениях необходимо соблюдать соответствующие санитарно-гигиенические условия. Поскольку эта работа требует напряжения зрения и внутреннего сосредоточения. Работникам приходится иметь дело с большим количеством документации, поэтому их столы должны быть большими и вместительными.
Отправка документов
Обработка и отправка документов по почте осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства. В небольших учреждениях прием корреспонденции для отправления осуществляет секретарь. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными.
Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы и другие отправки в службу делопроизводства (секретарю) в часы, установленные для этого инструкцией по делопроизводству учреждения.
Сотрудник экспедиции (секретарь) проверяет правильность оформления документов:
наличие подписи;
наличие даты (в случае отсутствия ее проставляют) и номера;
наличие заголовка документа;
наличие отметки об исполнителе;
наличие на отпусках виз, в т. ч. визы исполнителя;
правильность расположения реквизитов согласно государственных стандартов;
правильность адресования;
наличие адреса, если документ направляется учреждению, которую не внесен в адресную книгу (список) постоянных корреспондентов;
наличие списка на расписку (если документ рассылается более чем в четыре адреса);
наличие всех листов документа и всех приложений, указанных в основном документе;
соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документов как по почте, так и по факсу.
Подготовка исходящих документов к отправке осуществляется в следующем порядке:
сортировка корреспонденции по видам почтовых отправлений;
написание адресов на конвертах;
фальцовки документов (сворачивание листов) и вкладывания их в конверты;
заклеивания конвертов;
определение стоимости отправления;
составление списка на заказную и ценную корреспонденцию;
передача в отделение связи.
Ответственность за упаковку документов возлагается на исполнителя документа и службу делопроизводства.
Во время обработки исходящей корреспонденции следует придерживаться следующих правил:
документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня;
в случае отправки корреспонденции в другие города, кроме названия организации, должности и фамилии адресата, следует указывать точный адрес в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи;
оригиналы распорядительных и других внутренних документов остаются в учреждении, которая является их автором. До других учреждений направляют их заверенные копии;
на оригиналах документов, подлежащих возврату в учреждение, на верхнем правом берегу первой страницы проставляют штамп: "Подлежит возвращению";
на заказную и ценную корреспонденцию составляется опись вложения, в которой сотрудник экспедиции (секретарь) проставляет свою фамилию и дату отправки;
документы с электронными носителями, посылки и бандероли должны быть в упаковке, соответствующей техническим требованиям и требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации;
обязательная сопроводительная документация к некоторым категориям документов с электронными носителями; документов, в которых не предусмотрено указание даты, регистрационного индекса и адреса получателя; посылок и бандеролей) проходит экспедиционное обработки на общих основаниях;
для отправки документов, направляемых постоянным адресатам, рекомендуется использовать конверты с заранее напечатанными адресами;
все документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается название того корреспондента, которому направляется экземпляр письма.
В последние годы с развитием отправки документов с помощью средств электрической связи (телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, уменьшается.
Передача информации адресатам с помощью средств электрической связи осуществляется быстро и оперативно. В то же время и в этом случае следует придерживаться определенных правил.
Телеграммы, принимаются сотрудником службы делопроизводства для отправки, должны быть завизированы, подписаны, датированы, зарегистрированы и иметь отметку о категории и вид отправления.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи на основании подписанного соответствующим должностным лицом текста телефонограммы.
При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими правилами:
документы должны быть подписаны и зарегистрированы;
объем документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;
документ для передачи по каналам факсимильной связи подается с заявкой, подписанным руководителем структурного подразделения.
Виды документов, которые передаются по каналам факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству учреждения.
В случае отправки электронных сообщений централизованно службой делопроизводства ее работник запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, в котором указывает имя, дату и время отправления, электронный формат, информацию об использовании электронной подписи, объем документа, информацию о "сжатия" документа с указанием используемой программы.
Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком на рассылку. Каждому абоненту выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики.
Поскольку при передаче документов по электронной почте возникает проблема заверение подписи (авторизации документа), необходимо пользоваться специальной программой, что дает возможность применять электронную цифровую подпись или электронная подпись (при условии заключения соглашения об авторизации с определенным корреспондентом).
Виды документов, информация которых передается по электронной почте, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом технических и программных средств, функционирующих в учреждении.
В случае внедрения в учреждении системы электронного документооборота исполнителям обычно пересылается РКК документа с прикрепленным файлом, который содержит электронный образ документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и бумажный оригинал документа. Применение такой технологии дает возможность уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в учреждении, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей делопроизводственным персоналом.
|
