Рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений
После регистрации наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности организации в целом, передаются руководителю для рассмотрения.
Срочные, особо важные документы передаются руководителю до регистрации.
Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления их в организацию.
Корреспонденция с пометкой "лично" вскрывается руководителем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в секретариат для регистрации и направлении на исполнение.
Руководитель определяет исполнителя документа, дает четкие указания в виде резолюции. Сведения о резолюции заносятся в регистрационный журнал, карточку регистрации или в ПК.
Если документ берется на контроль, то срок исполнения документа берется из резолюции.
После рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения.
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.
Резолюция переносится в регистрационную форму.
Регистрация документов
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.5
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов (Приложение 1). Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (так как существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства.
В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии.
В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь.
В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.
При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. (Приложение 2,3,4)
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
регистрировать документы на различных рабочих местах;
организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
организовать контроль за исполнением документов.
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:
дата получения (регистрации) документа;
номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер);
наименование корреспондента;
дата документа;
номер документа;
краткое содержание;
автор резолюции;
текст резолюции;
наименование исполнителей;
срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);
ход исполнения;
дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);
номер дела (в которое подшит исполненный документ).
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
название структурного подразделения;
количество листов в документе;
количество листов приложений;
вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
названия связанных документов;
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
вид документа - так как количество видов документов ограничено;
автор резолюции - список руководящих лиц организации;
структурное подразделение - список структурных подразделений;
исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя.
Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях:
номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Информационно справочная работа
Эффективное использование информации для принятия решений в учреждениях обеспечивают поисковые системы по документам (базы данных о документах учреждения). Информация о документах, указанная при их регистрации, поступает в поисковую систему, в которую входят картотеки и классификационные справочники.
Служба делопроизводства и секретарь (в небольших учреждениях) с помощью базы данных обязаны обеспечить в случае необходимости быстрый поиск данных о том, у кого, где, на какой стадии подготовки находится документ, в каких документах можно найти информацию по определенному вопросу.
Обязательное условие организации поисковой системы - понятность. Это особенно важно учитывая то, что текучесть кадров в современном делопроизводстве является довольно распространенным явлением. Поисковая система должна соответствовать следующим требованиям:
наиболее полно раскрывать состав и содержание документов;
обеспечивать оперативный поиск документов, информации, контроль за их выполнением.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главная задача службы делопроизводства.
Информационно-справочная работа, как и регистрация документов, может быть организована традиционно - в виде справочных картотек, а также в автоматизированном режиме.
Традиционная форма поиска документов
В случае применения карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек (далее РКК), из которых можно составить такие самостоятельные картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, их авторами и т.п.);
контрольные (по срокам выполнения, исполнителям и т.п.);
кодификационные, или тематические (нормативно-правовые акты, распорядительные документы и т.д.);
по обращениям граждан;
алфавитные.
Количество картотек в учреждении определяется степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения.
Ручная картотека - это ящик или нескольких ящиков, в которых в определенной последовательности расположены карточки. Для регистрации разных категорий документов целесообразно изготавливать карточки разного цвета или же на верхнем берегу обычных карт делать специальные отметки цветными полосами. Разделы и рубрики картотеки отделяются друг от друга картонными или пластмассовыми разделителями, на которых указываются названия разделов или индексы рубрик. Размещение карточек в рубриках осуществляется по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.д.
Картотеки организовывают за разными схемами. Их построение зависит от структуры учреждения, степени централизации справочной работы, характера информационных запросов, их количества и других факторов. Так, в случае применения централизованной системы регистрации документов справочные картотеки формируются в службе делопроизводства; децентрализованная система предусматривает формирование картотек в структурных подразделениях, смешанная - в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.
Справочные картотеки являются основными видами картотек в учреждениях. В этих картотеках РКК группируются (систематизируются) по следующим признакам:
алфавитной (с фамилиями, названиями объектов или предметов);
географической (по названиям административно-хозяйственных единиц);
корреспондентской (по названиям учреждений, с которыми ведется переписка);
номинальной (по названиям видов документов);
предметно-вопросительной или тематической (согласно содержанию документов или сферы деятельности, к которой относятся документы);
структурной (по принадлежности документов до структурных подразделений учреждения);
хронологической (по датам поступления документов, их исполнения, подписание, отправка).
Справочная картотека, как правило, состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы.
Первая часть предназначена для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их выполнения и в случае необходимости обеспечивает контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурными подразделениями, корреспондентами или сроками исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с соответствующими отметками перемещают из первой части картотеки разделов и рубрик второй части.
Вторая часть картотеки предназначена для поиска уже исполненных документов и строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направления, функции и вопросы деятельности учреждения. Карты во второй части картотеки систематизируются, как правило, по номенклатуре дел. Разделы и рубрики картотеки соответствуют при этом разделам и статьям номенклатуры дел. Главным поисковым признаком документа является его содержание.
В зависимости от видов (групп) документов, формируют отдельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, обращений граждан, нормативно-правовых актов, распорядительных документов и т.д.
Формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется по хронологическому признаку.
Справочные картотеки создают отдельно на каждый календарный год. В оперативной работе применяют также картотеки за текущий и прошлый годы. Общий срок хранения карточек - три года.
Контрольные (срочные) картотеки предназначены для осуществления контроля за сроками исполнения документов. На разделителях их рубрик могут быть проставлены календарные числа месяцев, названия структурных подразделений и фамилии исполнителей.
Тематические (кодификационные) картотеки, наиболее полно раскрывают содержание документов, создающих нормативно-правовые акты органов высшего уровня, распорядительные документы учреждения, договоры и т.п. Для формирования таких картотек составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, отраженные в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от его содержания, может быть расписан на нескольких карточках. Информация систематизируется в соответствии с рубрик внутрисистемного классификатора вопросов деятельности учреждения.
Картотеки нормативно-правовых актов и распорядительных документов формируются предметно-вопросительной (тематическому) признаку и по хронологии. В такой картотеке карточки держат до замены документов новыми.
Тематические картотеки используются только со справочной целью, их не применяют как контрольные картотеки.
Картотеки по обращениям граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей.
Повышение эффективности поисковой системы достигают путем разработки таких классификационных справочников как:
классификатора вопросов деятельности учреждения;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Автоматизированная система поиска документов
В настоящее время в учреждениях получают распространение автоматизированные системы регистрации документов, что дают возможность заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам учреждения.
В автоматизированных поисковых системах, как правило, поиск информации производится централизованно на автоматизированных местах регистрации и обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации, знать о местонахождении документа на определенный час. Справки выдаются:
по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;
за темой (содержанием) - конкретный документ, группа документов;
за корреспондентом (автором) - конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за указанный период;
по регионам - по стране, области, городу, району.
Для поиска документа или группы документов могут указываться следующие реквизиты:
входные, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
вид документа (письмо, поручение, приказ, договор и т.п.);
приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или (для внутренних документов) подписание документа);
регион, по которому ведется поиск (страна, область);
организация (корреспондент/адресат);
содержание (тема).
Поиск сведений относительно конкретного документа можно осуществлять, задав его номер. К тому же, поиск может производиться по неисполненным документам, по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также, в случае необходимости, по архивной базе данных (документы предыдущих лет).
Информация о документе отображается на экране, при необходимости распечатывается регистрационная форма. Если речь идет о группе документов, то результаты поиска отображаются на экране и распечатываются в табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация о том, в каком структурном подразделении (у которого исполнители) документ находится на время поиска. Если документ выполнен, то на экране отображается информация о его местонахождении.
|
