Курсовая работа мдк документационное обеспечение управления Тема: Характеристика основных этапов документооборота

Скачать 489.89 Kb.

Название	Курсовая работа мдк документационное обеспечение управления Тема: Характеристика основных этапов документооборота
страница	1/4
Тип	Курсовая

filling-form.ru > Договоры > Курсовая

1 2 3 4

КУРСОВАЯ РАБОТА

МДК Документационное обеспечение управления

Тема: Характеристика основных этапов документооборота

Выполнил:

студент

группы ДОУ-93

Шагарова С.М.

Проверил:

преподаватель

Слуцкая Н.В.

2015

Содержание

Введение ……………………………………………………………………………….3

1 Основные характеристики и этапы документооборота…………………………….4

1.1 Понятие, принципы организации документооборота…………………………4

1.2 Основные составляющие документооборота, их характеристика………….4

1.3 Понятие электронного документооборота, задачи систем электронного документооборота…………………………………………………………………7

1.4 Основные этапы документооборота………………………………………….9

1.4.1 Прием поступающих документов, их первичная обработка…………9

1.4.2 Доставка документов по назначению…………………………………11

1.4.3 Рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений……………………………12

1.4.4 Регистрация документов……………………………………………….13

1.4.5 Информационно справочная работа…………………………………17

1.4.6 Контроль исполнения документов……………………………………23

1.4.7 Исполнение документов………………………………………………29

1.4.8 Отправка документов…………………………………………………31

2 Характеристика организации…………………………………………………………36

2.1 Основные сведения…..……………………………………………………….36

2.2 Структура и органы управления учреждения ……………………………….37

Заключение …………………………………………………………………………41

Список использованных источников ………………………………….42

Приложения ………………………………………………………………………..43

приложение 1………………………………………………………………………..43

приложение 2 ………………………………………………………………………44

приложение 3 ……………………………………………………………………..45

приложение 4 ……………………………………………………………………..46
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время с невероятной скоростью развивается документооборот, как традиционный так и электронный. В связи с этим тема этапов документооборота является актуальной.

Целью данной курсовой работы является изучение основных этапов документооборота. Данная тема актуальна, так как документооборот это неотъемлемая часть нашей жизни и благодаря этапам документооборота возможно облегчить и сократить время, затрачиваемое на неструктурированную и непоследовательную работу с документами организации.

Задачи для достижения поставленной цели:

изучить литературу по теме курсовой работы;
сформулировать основные характеристики документооборота;
выявить основные этапы документооборота и уметь охарактеризовать их;
изучить основные характеристики электронного документооборота, для сравнения с традиционным.

Объект исследования: документооборот.

Предмет исследования: этапы документооборота.
Методы исследования:

исследование научной литературы;
анализ основных этапов документооборота;
метод обобщения;
метод сравнения;

ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ И ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Понятие, принципы организации документооборота

Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки¹.

Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Общими принципами организации документооборота являются следующие:

оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Основные составляющие документооборота, их характеристика

Документооборот делится на составляющие – потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении.

По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки:

входящие (документы, поступающие в организацию);
исходящие (документы, отправляемые из организации);
внутренние (документы, не выходящие за пределы организации).

Прием и обработка входящих документов производится работником службы делопроизводства или секретарем.

Движение поступивших документов и работа с ними происходит по следующим этапам:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение, распределение, разметка;
регистрация;
рассмотрение руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение;
подшивка в дела;
использование в информационно-справочной работе.

Прием поступающих в организацию документов производится после тщательной проверки адресных корреспонденции, а также ее количества. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. После первичной обработки все конверты уничтожаются.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится с целью их распределения на:

регистрируемые (на регистрируемых документах проставляется штамп, где указывается их порядковый учетный номер и дата поступления);
нерегистрируемые (передаются непосредственно в структурные подразделения организации).

Обработка исходящих документов происходит по следующим этапам:

составление исполнителем проекта;
согласование проекта;
доработка проекта (в случае необходимости);
визирование (в случае необходимости);
проверка правильности оформления проекта;
подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждения);
регистрация (внесение сведений в журнал регистрации исходящих документов);
отправка адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) в дело;
использование в информационно-справочной работе.

Исходящие документы могут быть подписаны не только руководителем организации, но и руководителями структурных подразделений.

Адресату документ передается после регистрации и присвоения документу номера (в этот же день).

На этапах подготовки и оформления внутренних документов этапы такие же как и у исходящих документов:

составление проекта исполнителем;
проверка правильности оформления;
согласование проекта;
подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждением);
регистрация (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов и когда большие объемы документов).

На этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы с ними будет таким же, как с входящими документами:

передача исполнителю (при наличии нескольких исполнителей – копирование документа);
контроль исполнения;
исполнение;
проставление отметки об исполнении;
подшивка в дело;
использование в информационно-справочной работе.

Внутренние документы могут использоваться в течение 1-3 лет.

Совершенствование документооборота разумнее всего начать с внутренних документов.

Понятие электронного документооборота, задачи систем электронного документооборота

Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)².

Электронный документооборот осуществляется с применение информационной системы – СЭД (система электронного документооборота).

Система электронного документооборота - компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.)³.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах⁴.

Задачи систем электронного документооборота:

обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает, и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота.

Основные этапы документооборота

Прием поступающих документов, их первичная обработка

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства.

Сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой делопроизводства, так и другими работниками организации. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
получена доплатная корреспонденция;
полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него, на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем.

Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Доставка документов по назначению

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса.

Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме - секретарь-референт. Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.

Задача секретаря-референта на данном этапе освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов - немедленно.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

1 2 3 4

	М. В. Ватолина организация и документационное обеспечение управления персоналом «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800...		Методические указания по оформлению отчета о прохождении учебной... «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение»
	Программа учебной дисциплины "Документационное обеспечение управления" «Технология продукции общественного питания». Дисциплина "Документационное обеспечение управления" является общепрофессиональной...		Учебно-методический комплекс по специальности: 080507 Менеджмент организации Калининград 2010 г Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы...
	Л. Ю. Сербинович документационное обеспечение управления Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом: методические указания по выполнению лабораторных...		Документационное обеспечение управления Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления»...
	Пояснительная записка Методические указания по выполнению практических... «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по...		Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления Значение организационных документов стр
	Методические указания по выполнению курсовой работы по мдк 01. 01.... Она выполняется студентами во 2 семестре 1 курса и сдаётся в срок, установленный графиком учебного процесса		Программа по учебной и производственной практике по специальности... Рабочая программа составлена на основе Федерального государственного образовательного стандарта спо по специальности 46. 02. 01....

Курсовая работа мдк документационное обеспечение управления Тема: Характеристика основных этапов документооборота

Похожие: