3.Настройка приложения
В связи с появление нового раздела подсистемы для ведения кадрового учета, изменились и функции настройки подсистемы. Теперь они состоят из начальной настройки и режима управления учетными периодами. Кроме того, к настроечным режимам далее отнесено формирование специфического справочника, используемого в табельном учете (справочника кодов использования рабочего времени). Формально он может применяться и в приказах по персоналу, однако полностью нацелен именно на ведение табельного учета.
3.1.Начальная настройка
Перед началом использования приложения необходимо выполнить его начальную настройку. Для ввода данных используется специальный режим Кадры. Табельный учет -> Настройка, сервис -> Настройка приложения. При входе в режим на экране открывается форма с закладками следующего вида.
Появление раздела табельного учета привело к тому, что в форме для настройки приложения была добавлена специальная закладка Табельный учет, на которой и собраны все параметры настройки ведения табельного учета.
Ведение табеля. Признак ведения табельного учета в этом приложении. Если признак указан, то при сохранении настроечных данных выполняется переход от табельного учета в приложении Заработная плата к учету в приложении Кадры. При переключении выполняется ряд обязательных проверок. Одновременно блокируются функции ведения табельного учета в подсистеме Заработная плата.
Начало ведения табеля. Вводится номер учетного периода, в котором будет начато ведение табельного учета. Программа выполняет проверку кадровых документов и находит первый учетный период, который не содержит ни одного кадрового документа в статусе Исполнен или выше. Этот период и предлагается по умолчанию. Пользователь может выбрать любой другой период, но не раньше периода по умолчанию.
Текущий период табеля. Информационное поле. В нем показывается текущий учетный период для ведения табельного учета. В начальный момент он совпадает с периодом начала табельного учета, а далее они расходятся. Для управления текущим периодом используется режим Управление периодами.
Время работы по умолчанию. Группа полей, в которых устанавливается временные границы рабочей смены по умолчанию. Здесь устанавливается время начала и окончания работы, общая продолжительность, время начала и продолжительность обеденного перерыва. Эти значения устанавливаются в графиках рабочего времени для смены I в качестве значений по умолчанию.
Рис. 3-1. Настройка приложения.
Пользователь имеет возможность отказаться от ведения табельного учета в приложении Кадры. Табельный учет (для этого достаточно снять признак ведения табельного учета). Однако, отказаться можно только в том случае, если текущий период совпадает с периодом начала ведения табелей в этой подсистеме. Иначе говоря, обратный переход возможен до тех пор, пока не изменен текущий период, или в том случае, когад выполнен откат к периоду начала табелирования в кадровой подсистеме. При этом учетные данные будут потеряны.
3.2.Управление периодами
Как только в подсистеме учета кадров появляются функции табельного учета, так непрерывный по форме учет трансформируется в учет в разрезе учетных периодов. Введем понятие о текущем (учетном, расчетном) периоде. До сих пор в кадровой подсистеме этого понятия не было, поскольку сам по себе ввод кадровых документов формально по периодам не делится. В табельном учете ситуация прямо противоположная. Табель составляется на один учетный период, который равен месяцу. Данные по табелям передаются в подсистему расчетов по оплате труда, которая сама ведется строго по периодам. Это заставляет перейти на учет по периодам и в табельном учете. Но табели зависят от информации кадрового учета. Соответственно, требуется учет периодов и в кадрах.
Учитывая это обстоятельство, разделим непрерывный во времени учетный процесс на периоды, равные одному календарному месяцу каждый. Среди этих периодов выделим один период, в котором ведется табельный учет в настоящее время. Этот период называется текущим (учетным, расчетным). Мы полагаем, что в предшествующих периодах учет уже закончен, данные введены и их корректировка запрещается. Ввод информации осуществляется только в текущем периоде. Однако документ, введенный в текущем периоде, может влиять на этот же период, предшествующий и будущий период. Поэтому выделим понятие фактического периода, т.е. того периода, в котором происходит изменение. Для управления текущим периодом используются операции закрытия периода, а также отката к предшествующим периодам. При закрытии периода выполняется проверка возможности закрытия, вычисляются некоторые итоговые данные, и готовится информация для следующего периода.
Рис. 3-2. Управление учетными периодами.
В программе вводится режим управления периодами подсистемы кадрового учета. При входе в режим на экране отображается список учетных периодов с указанием уже закрытых и открытых периодов. Общий вид показан на рисунке 3-2. В режиме управления расчетными периодами пользователю доступны всего две операции, вызываемые через опцию «Операции» нижнего кнопочного меню:
Закрыть период. Операция обеспечивает переход от текущего учетного периода к следующему учетному периоду. В общем случае она состоит из фазы проверки готовности приложения к закрытию периода и собственно переходу к следующему периоду. При этом в закрываемом периоде не должно быть документов кадрового учета и табелей, которые имеют статус выше, чем Проект. Если условие соблюдено, программа выставляет периоду статус Закрыт и устанавливает в качестве текущего следующий период.
Откат периода. Операция обеспечивает возврат от текущего учетного периода к предшествующему периоду. При этом необходимо, чтобы предшествующий период был и по нему сохранены данные кадрового и табельного учета. Если условие соблюдено, программа снимает статус Закрыт у первого закрытого периода и устанавливает его в качестве текущего периода.
|
