6Оформление документации на закупку
6.1 После включения поставщика в «Перечень признанных поставщиков», бухгалтер по учету нефинансовых активов и расчетов по доходам направляет поставщику заявку на поставку продукции, запрашивает проект договора и необходимую нормативную документацию. При необходимости (если поставщик ранее не анкетировался) также направляет анкету поставщика (приложение Б).
6.2 Заявка на поставку содержит следующие данные, четко описывающие заказываемую продукцию:
наименование, марку, сортность продукции;
технические требования к материалу (ссылки на нормативную документацию (ГОСТ, ТУ), которой должна соответствовать продукция; чертежи, технология изготовления и т.п.), получаемые бухгалтером по учету нефинансовых активов и расчетов по доходам от подразделений НИЦ НовГУ;
сроки и виды отгрузки;
условия поставки;
формы оплаты (согласуется с руководителем финансового отдела);
объем и методы испытаний продукции (согласуются с руководителями подразделений НИЦ НовГУ);
требования к технологическому процессу (по согласованию с поставщиком), дополнительные технические требования (при необходимости);
требования к представлению с отгружаемыми партиями продукции нормативной документации на неё и/или изменений к ней и данных по техническому контролю, испытаниям;
другие требования, согласованные с поставщиком (требования к квалификации персонала и СМК поставщика).
6.3 В случае предложения поставщиком новых нормативных документов, замены материала на другой материал (аналог применяемому материалу) по причине прекращения выпуска требуемого материала или по другим основаниям, бухгалтер по учету нефинансовых активов и расчетов по доходам запрашивает руководителей подразделений НИЦ НовГУ (в зависимости от вопроса) о возможности использования этого материала. Запрос осуществляется подачей служебной записки на имя руководителей подразделений НИЦ НовГУ, которые в рамках своей деятельности в течение трех рабочих дней проводят необходимые испытания и апробирование материала и принимают окончательное решение о возможности использования материала, после чего направляют ответную служебную записку на имя бухгалтера по учету нефинансовых активов и расчетов по доходам.
6.4 После согласования замены материала сотрудники указанных подразделений НИЦ НовГУ в течение двух рабочих дней вносят соответствующие изменения в КД и/или ТД согласно СТО СМК 7.5-2011, либо оформляют карту разрешения по форме приложения Г.
6.5 Руководитель МТО (бухгалтер по учету нефинансовых активов и расчетов по доходам) обеспечивает получение нормативной документации от поставщика на новый материал и направляет её инженеру по стандартизации НИЦ НовГУ для учета и хранения в соответствии с СТО СМК 4.2.01-2011.
6.6 Руководитель МТО (бухгалтер по учету нефинансовых активов и расчетов по доходам) осуществляет закупку опытной партии материала.
6.7 При получении положительных результатов испытаний и технологического апробирования нового материала руководитель МТО информирует об этом поставщика и производит закупку материала в необходимом количестве.
6.8 После получения от поставщика проекта договора на поставку руководитель МТО анализирует его и организует работу по согласованию и подписанию договора.
При заключении договора с поставщиком руководитель МТО включает в его содержание технические требования к материалу: наименование ГОСТ,ТУ, которым должна соответствовать продукция.
Все замечания, возникающие в процессе согласования, оформляются руководителем МТО в виде протокола разногласий. Протокол разногласий подписывается ректором НовГУ и отправляется руководителем МТО поставщику вместе с договором.
6.9 После получения от поставщика подписанного протокола разногласий договор считается заключенным.
6.10. Финансирование закупок (оплата поставщикам) производится на основе служебной записки от руководителя МТО на имя руководителя финансового отдела с указанием изделия, для производства которого требуется закупка материалов, банковских и иных реквизитов поставщика, а также заключенных договоров поставок и счетов на оплату от поставщика.
6.10 Ответственность за перечисление денег поставщикам несет заместитель главного бухгалтера НИЦ НовГУ.
|
