4.3.4. Автоматическое формирование проводок в команде Учет покупок
Закладка Проводки служит для отображения на экране хозяйственных операций, связанных с приобретением и оплатой товаров (рис. 4.3.4.1).
Все хозяйственные операции и проводки программа создает автоматически после ввода исходных данных по свершившимся фактам хозяйственной деятельности организации.
Закладка Проводки взаимосвязана с закладками Приход и Оплата, поскольку вся исходная информация для формирования проводок вводится на указанных закладках. В соответствии с различными условиями поставки и оплаты товаров, программа формирует соответствующие этим условиям п роводки.
Рис. 4.3.4.1. Закладка Проводки
Из рис. 4.3.4.1 видно, что для отображения проводок на закладке используется таблица, состоящая из следующих граф:
Дата, в которой записаны даты формирования проводок;
Д – дебетуемые счета в соответствии с планом счетов. Среди них только счет 41.1 «Товары на складах» вводится на закладке Приход, остальные счета 19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам по ставке 18%», 68.2 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость», 60.2 «Расчеты с поставщиками за поставленные ценности» выбираются программой автоматически. Одновременно с этим пользователь в случае необходимости может выбрать и другие счета, обратившись к кнопке распечатки списка, которая расположена правее дебетуемого счета;
Аналитика Д и Аналитика К предназначены для указания способа организации аналитического учета соответственно по дебетуемым и кредитуемым счетам. Если по счету в соответствии с планом счетов предусмотрена возможность организации аналитического учета, то в графе записан объект аналитики, в противном случае клетка программой не заполняется. Так, по счету 19.3 организован аналитический учет в разрезе контрагента-поставщика, по счету 68.2 – аналитический учет не предусмотрен;
К – кредитуемый счет, вводятся программой из плана счетов по умолчанию, за исключением 51.1 «Расчетный счет организации», который введен на закладке Оплата. Кредитуемые счета используются по тем же правилам, что и дебетуемые;
Сумма – содержит сумму по проводкам;
Содержание – отражает содержание проводок,
Таким образом, программа сформировала все требуемые бухгалтерским учетом проводки в соответствии с условиями поступления товара. Первая отражает факт оприходования в бухгалтерии поступившего от поставщика товара, вторая – учета суммы НДС, третья – принятия к зачету НДС, четвертая – погашение задолженности перед поставщиком.
В организациях ведется параллельный учет товаров отдельно на складах и в бухгалтерии. Закладка Проводки может быть открыта в двух вариантах. В первом закладка включает все сформированные в бухгалтерии проводки (рис. 4.3.4.1), во втором – проводки, относящиеся к движению товара на складе (рис. 4.3.4.3). Для открытия закладки Проводка во втором варианте необходимо:
На закладке Приход активизировать параметр Информация по складам. На экране автоматически появиться сообщение о количестве отмеченного товара на складе (рис. 4.3.4.2).
Рис.4.3.4.2. Количество товара
Открыть закладку Проводки с вариантом Только складские (рис. 4.3.4.3).
Рис. 4.3.4.3. Складские проводки
4.3.5. Автоматическая запись проводок в журнал операций
Журнал операций – важнейший бухгалтерский документ, в котором хранятся все проводки за отчетный период.
При учете поступления товаров программа автоматически отображает проводки не только в окне команды Учет товаров, но и автоматически записывает их в журнал операций (рис. 4.3.5.1).
Просмотр содержимого журнала операций выполняется пиктограммой Операции на панели инструментов, либо командой Учет → Журнал операций.
Рис. 4.3.5.1. Проводки в журнале операций
Журнал операций имеет следующие особенности:
В окне журнала операций так же как и в команде Учет покупок указан период времени (интервал), за который это окно открыто. Интервал просмотра определяет перечень проводок, распечатанных на экране. На экран всегда выводятся проводки, дата которых входит в интервал просмотра. Остальные проводки хранятся в базе данных, но не отображаются на экране. Для их просмотра следует изменить интервал.
Кнопки Добавить, Удалить, Править соответственно служат для вставки новой проводки, удаления, корректировки ошибочной. Кроме этого если реквизиты вводимой проводки во многом совпадают с реквизитами имеющейся в журнале операций проводки, то проводка может быть создана копированием имеющейся (кнопка Копировать). В этом случае в новую проводку вводят только отличающиеся данные. Отметим, что проводки, порожденные какой-либо командой, корректируются и удаляются в окне этой команды. Так, все проводки, представленные на рис. 4.3.5.1, сформированы командой Учет покупок, поэтому при попытке их удаления либо корректировки программа напечатает предупреждающее сообщение о недопустимости удаления или корректировки в журнале операций.
Кнопка Исключить позволяет исключить проводку из расчетов. Исключенная строка зачеркивается.
Кнопка Фильтр служит для отображения в журнале операций проводок, удовлетворяющих определенным условиям - соответствующих заданному интервалу времени, сумма в которых варьируется в заданных границах, а также ошибочных проводок.
Рабочая область окна – таблица, в строках которой расположены проводки. В ней указаны дата формирования проводки, дебетуемый и кредитуемый счета, сумма, содержание проводки. В нижней части окна находится полная информация о выделенной проводке, в том числе, номер и вид породившего документа, объекты аналитики.
Для распечатки журнала операций предназначена кнопка Отчеты, которая позволяет сформировать все внутренние документы, среди них документы, касающиеся содержимого журнала операций (рис. 4.3.5.2):
отчет по журналу операций;
отчет по проводкам;
сводные проводки.
Рис. 4.3.5.2. Перечень внутренних документов
Для формирования любого из перечисленных документов следует:
щелкнуть по кнопке Отчеты;
выбрать вариант Список отчетов;
в окне Печать выбрать требуемый документ, например, Отчет по проводкам. В результате формируется представленный ниже документ.
|
Отчет по проводкам:
|
|
|
|
|
за период
|
c 01.01.2012 по 31.12.2012
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата
|
Операции
|
Дебет
|
Наименование аналитики
|
15.02.2012
|
Учтена сумма НДС
|
19.3
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
15.02.2012
|
Оприходовано: Халат женский трикотажный
|
41.1
|
Халат женский трикотажный
|
15.02.2012
|
Перечислены денежные средства поставщику (подрядчику)
|
60.2
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
15.02.2012
|
Принят НДС к зачету
|
68.2
|
|
Всего:
|
|
|
|
Кредит
|
Наименование аналитики
|
Сумма
|
Сумма в валюте
|
Количество
|
60.2
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
12 060,00
|
0,00
|
100
|
60.2
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
67 000,00
|
0,00
|
100 шт
|
51.1
|
|
79 060,00
|
0,00
|
|
19.3
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
12 060,00
|
0,00
|
100
|
|
|
170 180,00
|
0,00
|
|
Рис. 4.3.5.3. Журнал операций
В окне Журнала операций, как и во многих других формах, имеется возможность фильтрации информации, которая позволяет находить и отбирать для просмотра требуемые пользователю данные, либо строки. В отфильтрованном окне выводятся только те строки, которые содержат значения, отвечающие определенным, установленным критериям. Остальные строки становятся скрытыми. Указанная возможность ускоряет поиск нужных объектов, исправление ошибок, контроль правильности ведения бухгалтерского учета.
При этом фильтры могут быть простыми и расширенными. Так, в Журнале операций предлагаются три фильтра: обычный, расширенный, показывать только складские операции (рис. 4.3.5.4).
Рис. 4.3.5.4. Фильтры Журнала операций
Фильтр «Показывать только складские операции» применяется без указания каких-либо параметров и, по умолчанию, отображает на экране строки со складскими операциями.
В случае простых критериев для отбора строк применяется фильтр «Обычный», с помощью которого можно просмотреть проводки, сформированные в определенный период времени (Дата), имеющие заданные суммы (Сумма), количество (Кол-во) и т.д. (рис. 4.3.5.5).
Рис. 4.3.5.5. Окно Фильтр обычный
Кроме этого, параметр Источник позволяет выбрать проводки, связанные с определенными хозяйственными операциями – учетом покупок, продаж, заработной платой и другими.
При использовании более сложных критериев применяется фильтр расширенный.
Отмена всех настроек фильтра и возврат к исходному состоянию просмотра журнала операций выполняется командой Отменить фильтр.
4.3.6. Автоматическое формирование банковских документов об оплате товара
Основным принципом работы программ торговой марки «БухСофт» является однократный ввод исходных данных и автоматическое заполнение всех сопутствующих документов, предусмотренных законодательством. При учете поступления товаров программа автоматически заполняет не только перечисленные выше документы, но и все взаимосвязанные документы, включая банковские.
Чтобы убедиться в этом щелкнем по пиктограмме Банк на панели инструментов (Учет → Учет денежных средств → Банк, либо Alt+5). На экране появиться окно Банк, в которое уже имеется строка с платежным поручением № 1 от 15.02.2012 г. о перечислении денежных средств ООО «Швейная фабрика «Пике»!
Рис. 4.3.6.1. Окно Банк
В нижней части окна указаны дебетуемый и кредитуемый счет, сумма перечисленных денежных средств, содержание операции, контрагент – получатель платежа.
Кнопка Отчеты в верхней части окна позволяет сформировать (рис. 4.3.6.2):
платежное поручение об оплате товара (строка Платежка);
реестр платежных поручений (Реестр исходящих ПП);
сводные отчеты по платежным поручениям (Оборотка по проводкам, документам).
Рис. 4.3.6.2. Окно с перечнем банковских документов
Для просмотра и сохранения платежного поручения достаточно:
щелкнуть по кнопке Отчеты и выбрать строку Платежка. На экране появиться окно Платежное поручение, которое заполнено всеми введенными ранее данными (рис. 4.3.6.3);
дополнить платежное поручение недостающими сведениями (вид платежа, статус налогоплательщика и т.п.);
щелкнуть по кнопке Печать в нижней части окна, сформировав тем самым платежное поручение, которое можно сохранить, распечатать в бумажном варианте (рис. 4.3.6.4).
Рис. 4.3.6.3. Окно Платежное поручение
Остальные из перечисленных документов заполняются программой автоматически без участия пользователя. Так, строка Реестр исходящих ПП формирует «Реестр платежных поручений», который состоит из проведенных платежных поручений организации. Для рассматриваемого примера – это платежное поручение № 1 (первая графа № п/п) от 15.02.2012 г. (графа Дата), по которой с расчетного счета организации переведены денежные средства в сумме 79060 руб. (Сумма) поставщику ООО «Швейная фабрика «Пике» (Контрагент). В строке Итого указывается рассчитанная программой итоговая сумма перечисленных денежных средств по всем платежным поручениям за выбранный интервал (рис. 4.3.6.5).
Рис. 4.3.6.4. Платежное поручение об оплате товара
Реестр платежных поручений
|
|
|
|
|
За
|
15 февраля 2012
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
51.1 – Расчетный счет организации
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
№п/п
|
Дата п/п
|
Сумма
|
Контрагент
|
Назначение платежа
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1
|
15.02.2012
|
79060
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
Перечислены денежные сред-ства поставщику (подрядчику)
|
Итого:
|
79060
|
Х
|
Х
|
Рис. 4.3.6.5. Реестр платежных поручений
4.3.7. Автоматическое формирование журнала полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок в команде Учет покупок
Кнопка Отчеты в команде Учет покупок позволяет оформить самые разнообразные документы, связанные с учетом товаров, в том числе (рис. 4.3.7.1):
первичные документы (Доверенность, Платежное поручение);
выходные документы (Книга покупок, Отчет по учету покупок, Журнал учета счетов-фактур, Расчеты с комитентами, Авансовые отчеты),
документы, связанные с инвентаризацией товаров (Инвентаризация).
Рис. 4.3.7.1. Перечень документов
Журнал учета счетов фактур соответствует документу «Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур», который применяется при расчетах по налогу на добавленную стоимость в соответствии с Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1134. Он объединяет два отдельно существовавших ранее журнала в один и состоит из двух частей: часть 1 «Выставленные счета-фактуры», часть 2 «Полученные счета-фактуры».
В команде Учет покупок полученные от поставщика счета-фактуры автоматически регистрируются в части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала.
Для распечатки «Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур необходимо»:
щелкнуть по кнопке Отчеты;
выбрать строку Книга покупок;
в открывшемся окне Книга покупок и продаж нажать кнопку Печать;
выбрать строку Журнал регистрации.
В результате формируется документ «Часть 2. Полученные счета-фактуры», который в соответствии с требованиями вышеназванного Постановления предназначен для регистрации различных счетов-фактур, в том числе, корректировочных (рис. 4.3.7.2, 4.3.7.3).
Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур, сформированный программой, в соответствии с требованиями к его оформлению включает 19 граф:
а) в графе 1 - порядковый номер записи счета-фактуры – 1;
б) в графе 2 - дата получения счета-фактуры – 15.02.2012;
в) в графе 3 - код способа выставления полученного счета-фактуры – 1, указана цифра 1, так счет-фактура получена на бумажном носителе;
г) в графе 4 - код вида операции полученного счета-фактуры – 01 в соответствии с кодом вида операции, введенном ранее при формировании счета-фактуры полученной;
д) в графах 5 и 6 - номер счета-фактуры и дата составления счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры – 133 от 15.02.2012;
е) графы 7, 8, 9, 10 не заполнены, так как счет-фактура не корректировочная и не исправленная;
ж) в графе 11 - наименование налогоплательщика-продавца, указанное в строке 2 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры – ООО «Швейная фабрика «Пике»;
з) в графе 12 - идентификационный номер налогоплательщика-продавца и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца, указанные в строке 2б счета-фактуры - 213000002345/212401001;
к) в графе 13 - наименование и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют, указанные в строке 7 счета-фактуры - Российский рубль, 643;
л) в графе 14 - стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре, указанная в графе 9 счета-фактуры - 79060;
м) в графе 15 - сумма налога на добавленную стоимость по счету-фактуре, указанная в графе 8 счета-фактуры - 12060;
н) графы 16, 17, 18, 19 не заполнены, так как в них указывают разницы, отражающие уменьшение (увеличение) стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, которые введены в корректировочные или исправленные счета-фактуры.
Рис. 4.3.7.2. Графы 1 – 11 документа «Часть 2. Полученные счета-фактуры»
Рис. 4.3.7.3. Графы 12 – 19 документа «Часть 2. Полученные счета-фактуры»
Книга покупок заполняется в программе автоматически на базе исходных данных, введенных в окне счета-фактуры полученной.
Распечатка Книги покупок предполагает следующий порядок:
кнопка Отчеты → Книга покупок формирует окно, содержащее две закладки Книга покупок, Книга продаж, которые позволяют открыть обе книги (рис. 4.3.7.4);
кнопка Печать → Книга покупок формирует заполненный документ Книга покупок, фрагмент которого представлен на рис. 4.3.7.5, 4.3.7.6.
Рис. 4.3.7.4. Закладки Книга покупок, Книга продаж
Отметим, что форма, заполненная программой, соответствует новым требованиям оформления книги покупок, которые указаны в разделе «Правилах ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость» Постановления № 1134.
Рис. 4.3.7.5. Графы 1 – 5 Книги покупок
Рис. 4.3.7.5. Графы 7 – 12 Книги покупок
4.3.8. Журнал документов
Основой бухгалтерского учета являются первичные документы, которые документально подтверждают правильность ведения бухгалтерского учета. Все документы, созданные в организации, поступающие со стороны, подлежат обязательной регистрации в предусмотренных журналах.
Функции регистрации первичных документов выполняет Журнал документов (Учет → Журнал документов). В него автоматически записываются все первичные документы, сформированные программой.
Рассмотрим особенности Журнала документов (рис. 4.3.8.1).
Журнал операций можно открыть за любой интервал времени.
Параметр Источник, по сути, является фильтром, принимает различные значения (все, учет внеоборотных активов, учет продаж, зарплата и т.д.), в зависимости от которых в журнале отображаются все документы, либо связанные с тем или иным объектом автоматизации.
Аналогичные функции выполняют параметры Вид и Название. Вид отбирает и выводит на экран все документы, либо их группы, например, документы по учету внеоборотных активов, расчетам с покупателями; Название – документы определенного наименования (счет, счет-фактуру на отгрузку и другие).
В этой связи журнал документов представляет собой средство группировки видов документов в различные журналы.
Рис. 4.3.8.1. Окно Журнал документов
В таблице находятся строки со следующими характеристиками документов: дата формирования, название, номер, контрагент, сумма. В нижней части окна в дополнение к вышеназванным реквизитам указаны приоритет документа и его статус «В наличии», «Оформляется», «Отсутствует».
Кнопка Печать служит для распечатки содержимого журнала документов. При этом в зависимости от настроек бумажный вариант журнала может включать перечень всех документов за определенный период времени, либо документы определенного вида и наименования.
|
|
Журнал документов
|
|
|
|
за
|
2012
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата
|
Документ
|
Номер
|
Контрагент
|
Сумма
|
Примечание
|
15.02.2012
|
П\п
|
1
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
79 060,00
|
|
15.02.2012
|
Сч-ф.
|
133
|
ООО «Швейная фабрика «Пике»
|
79 060,00
|
|
Рис. 4.3.8.2. Содержимое журнала документов
4.3.9. Формирование документов, предшествующих поступлению товара
Приемка товаров вне организации – покупателя товара, т.е. на складе поставщика, на железнодорожной станции, на пристани, в аэропорту, осуществляется материально-ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта.
Доверенность является документом, который официально подтверждает, что лицо, предъявившее доверенность, уполномочено организацией на приемку товара вне организации.
Доверенность является бланком строгой отчетности и регистрируется в журнале доверенностей с отметкой о получении доверенности и ее использовании.
Таким образом, доверенность как документ, оформляется до поступления товара на склад.
Рассмотрим особенности формирования доверенности в программе «БухСофт: Предприятие».
Для формирования доверенности необходимо открыть окно команды Учет покупок, активизировать кнопку Отчеты и выбрать команду (строку) Доверенность, которая отображает на экране окно Доверенность (рис. 4.3.9.1).
Рис. 4.3.9.1. Окно Доверенность
В этом окне программа автоматически формирует номер доверенности, который является порядковым номером, начиная с отчетного года. Номер доверенности можно изменить на любой требуемый, например, 12.
В клетках Период указывается срок действия доверенности, например, с 17.02.2012 г. по 17.02.2012 г.
В клетке Получатель указывается сотрудник организации, на которого оформляется доверенность. Выбор материально-ответственного лица осуществляется из перечня, представленного в окне Выберите наименование аналитики (рис. 4.3.9.2). В нем отображаются сотрудники, сведения о которых введены в справочник Кадры, содержащий все реквизиты работников организации. Заполнение справочника сотрудников является необходимым условием точного заполнения документов. Особенности справочника сотрудников описаны в «4.5. Справочник Список сотрудников».
Как видно на рис. 4.3.9.2, в справочник сотрудников введен Краснов В.И., который в соответствии с веденными ранее данными является материально-ответственным лицом склада товарный (справочник Складов).
Выберем из окна Введите наименование аналитики Краснова В.И., указав тем самым, что доверенность составляется на Краснова В.И.
Параметр Регистрировать в журнале доверенностей позволяет автоматически зарегистрировать сформированную доверенность в журнале доверенностей. Установим флажок для записи доверенности в журнал
Рис.4.3.9.2. Фрагмент окна Выберите наименование аналитики
После выбора сотрудника пользователь автоматически возвращается в окно Доверенность и может с помощью кнопки Печать распечатать бумажный вариант доверенности и журнала доверенностей (рис. 4.3.9.3).
Среди них доверенности по формам М-2, М-2а и журнал регистрации доверенностей.
Рис. 4.3.9.3. Документы, связанные с формированием доверенностей
В программе доверенность по форме М-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а, расположена на двух листах «Титульный лист» и «Оборотная сторона» (рис. 4.3.9.4).
Рис. 4.3.9.4. Фрагмент окна Excel
На «Титульном листе» указаны реквизиты организации, дата выдачи и срок действия доверенности, должность, фамилия имя отчество, паспортные данные лица, которому выдана доверенность, организация, от которой получают товар (рис. 4.3.9.5).
Рис. 4.3.9.5. Титульный лист доверенности
На «Оборотной стороне» - перечень материальных ценностей, подлежащих получению, руководитель организации и главный бухгалтер, удостоверяющих своими подписями разрешение на получение ТМЦ (рис. 4.3.9.6).
Рис. 4.3.9.6. Оборотная сторона доверенности
Необходимо отметить, что доверенность составлена по уже поступившему товару. Однако, поскольку доверенность – документ, который составляется до поступления товара, то для заполнения доверенности, соответствующей реальным условиям ее формирования, необходимо в команде Учет покупок ввести счет-фактуру без указания реквизитов, перечень товаров без указания даты оприходования и сформировать доверенность. В этом случае формируется доверенность, в которой заполнены титульный лист и оборотная сторона. Затем после поступления товара скорректировать информацию о поступившем товаре в окне Учет покупок.
Задание. Сформировать доверенность на имя Краснова В.И. сроком действия 15.02.2012 г. на получение в ООО «Швейная фабрика «Пике» халата женского трикотажного в количестве 100 шт.
|
