4.5. СПРАВОЧНИК СПИСОК СОТРУДНИКОВ
Все сведения о сотрудниках хранятся в справочнике Список сотрудников (Учет Зарплата и кадры Кадры. Этот справочник включает персональные и кадровые данные сотрудников, которые необходимы для выполнения расчетов по материально-ответственным лицам, кадрового учета, учета заработной платы, а также для сдачи отчетов в налоговые органы, Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования.
Для записи в справочник сотрудника следует щелкнуть по кнопке Добавить.
Окно справочника состоит из 4 закладок: Личная карточка, Кадровые данные, Образование, Прочее (рис. 4.5.1).
Личная карточка, в свою очередь, содержит следующие закладки.
Персональные данные, куда заносятся:
фамилия, имя, отчество работника – Краснов Владимир Иванович;
дата и место рождения - 01.01.1971 г.; СССР, ЧАССР, г. Чебоксары, ул. Николаева, д. 12, кв. 34;
адрес регистрации и фактический, даты регистрации - Россия, 428035, Чувашская Республика, г. Чебоксары, ул. Ахазова, д. 3, кв. 12; 10.01.1987 г.;
паспортные данные - серия 97 00, номер 140412, выдан 12.10.2000 г. Московским РОВД г. Чебоксары Чувашской Республики;
гражданство – Россия;
Налогообложение используется для указания:
ИНН работника - 2130010000511;
кода инспекции ФНС, выдавшей ИНН работнику - 2130;
ОКАТО (код ОКАТО г. Чебоксары 97401000000) заполняется по умолчанию;
сведений об инвалидности;
сведений о льготах и различных вычетах ;
сведений о доходах с предыдущего места работы (если сотрудник принят в организацию не с начала года).
Рис. 4.5.1. Закладка Личная карточка окна Список сотрудников
В программе выделены стандартные вычеты на сотрудника и иждивенцев, а также имущественные вычеты. При этом для ввода стандартных вычетов необходимо активизировать параметр Стандартные вычеты, затем щелкнуть по Добавить и выбрать требуемый вариант из предлагаемого перечня. На рассматриваемой закладке предлагаются различные стандартные вычеты (рис. 4.5.2):
1400 на первого ребенка (код 114). При этом вначале указана сумма вычета, затем наименование и код в скобках;
500 на налогоплательщика (код 104);
3000 на налогоплательщика (код 105) и другие.
Рис. 4.5.2. Фрагмент закладки Налогообложение окна Список сотрудников
Стандартные вычеты подразделяются на два типа: вычеты на самого работника (3000, 500 руб. за каждый месяц) и на его детей (1400 руб. на первого ребенка за каждый месяц).
3. Долги – начисленные, но не выплаченные доходы прошлых лет, в том числе долг налогоплательщика по НДФЛ по различным ставкам. В этом же окне определяют долг налогоплательщика по различным ставкам НДФЛ (9%, 13%, 30%, 35%).
4. Начисления - указываются различные виды начислений и удержаний, которые связаны с учетом зарплаты (рис. 4.5.3). При этом виды начислений указываются в поле Основание области Постоянные начисления; виды удержаний – в поле Основание области Постоянные удержания. Кроме этого вводятся основания для начисления зарплаты, которые выбираются из предлагаемого перечня. Для записи начислений и удержаний служит кнопка Добавить.
Записываем постоянные начисления Краснова В.И. - оплата по окладу, сумма оклада – 12000 руб.
 
Рис. 4.5.3. Закладка Начисления окна Список сотрудников
В программе предлагается около 80 различных оснований для начисления зарплаты, в том числе:
оплата по окладу. При выборе данного варианта вводится сумма оклада;
сдельная;
в процентах от дохода;
в натуральной форме;
за работу в ночное время;
за работу в выходные и праздничные дни;
сверхурочные;
доплаты за профессиональное мастерство, совмещение профессий;
премии;
районный коэффициент и другие.
5. Прочее используется для указания семейного положения, состава семьи (мать, отец, жена, муж, сын, дочь, сноха и т.д.), даты рождения членов семьи, а также сведений о воинском учете сотрудника.
Закладка Кадровые данные включает следующие 5 карточек.
Кадровые данные используется для ввода (рис. 4.5.4):
табельного номера, который автоматически формируется программой и равняется порядковому номеру сотрудника - 1;
статуса сотрудника в качестве налогоплательщика (резидент, не резидент) – выбираем вариант резидент, т.е. налогоплательщик;
вида на жительство (есть, нет, временно проживающий) - есть;
места работы (основное, неосновное) - основное;
условий труда (нормальные, вредные, тяжелые, особо тяжелые) - нормальные;
характера работы (постоянно, временно, сезонно) - постоянно;
общий стаж работы – с 01.08.1991 г.;
номера страхового свидетельства - 015-56-700 78;
банковского счета сотрудника, если зарплата перечисляется на его расчетный счет.
Рис. 4.5.4. Закладка Кадровые данные окна Список сотрудников
При этом значительная часть параметров выбирается из предлагаемого перечня. Например, вид на жительство может принять значения «Есть» или «Нет»; условия труда - «Нормальные», «Тяжелые», «Вредные», «Особо тяжелые»; характер работы – «Постоянно», «Временно», «Сезонно».
Перемещения служит для указания кадровых перемещений сотрудника (прием на работу, перевод, изменение оклада, увольнение), а также изменение должности, суммы оклада, подразделения, в котором трудится сотрудник. Указанные сведения вводятся в нижней части окна и отражаются в таблице, которая расположена в верхней части (рис. 4.5.5).
На закладке указывают:
Тип договора, который выбирается из предлагаемого перечня (трудовой договор, гражданско-правовой договор, выплаты без договора). Выбираем вариант трудовой договор;
Дата – дата составления приказа – 26.12.2011 г.;
Тип приказа включает перечень кадровых приказов, выбираем прием на работу;
Основание для приема на работу – заявление;
Должность, на которую принимают работника – кладовщик, выбирается из справочника должностей;
Подразделение, в котором числится работник – Склады, выбирается из справочника подразделений.
Для записи приказа в журнал документов активизируется параметр В журнал документов.
Рис. 4.5.5. Закладка Перемещения окна Список сотрудников
Больничные листы (Бол. листы), Отпуск, Командировки служат для расчета начислений по больничным листам, отпускных и командировочных.
Закладка Образование состоит из карточек Образование, Аттестация, Квалификация, Переподготовка, Прочее и включает сведения об образовании сотрудника, его специальности, квалификации, дипломах об образовании, аттестации, повышении квалификации, переподготовке, знании иностранных языков, которые автоматически отражаются в личной карточке сотрудника.
Кнопка Печать служит для формирования всех предусмотренных законодательством кадровых документов, которые формируются кадровой службой предприятия. Среди них трудовой договор, приказ о приеме на работу, приказ о приеме на работу работников, штатное расписание, личная карточка и другие (рис. 4.5.6).
 
Рис. 4.5.6. Перечень документов отдела кадров
Рассмотрим некоторые из перечисленных документов.
Приказ о приеме и Приказ о приеме работников соответствуют приказу (распоряжению) о приеме работника на работу (форма Т-1) и приказу (распоряжению) о приеме работников на работу (Т-1а), которые служат для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. В приказах указывают наименование структурного подразделения, должность, условия приема на работу (рис. 4.5.7).
Личная карточка, сформированная программой, соответствует личной карточке работника по форме Т-2, которая в соответствии с вышеназванным Постановлением Госкомстата заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов.
Личная карточка занимает в программе 4 листа и включает все данные, введенные в справочник Сведения о сотрудниках (рис. 4.5.8).
Рис. 4.5.7. Фрагмент документа «Приказ о приеме на работу»
Строка Штатное расписание формирует документ штатное в соответствии с унифицированной формой Т-3, которая используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Документ в соответствии с Постановлением включает перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, тарифные ставки (оклады), надбавки и месячный фонд заработной платы.
Фрагмент штатного расписания представлен на рис. 4.5.9. В него программа включила данные из справочников Должности и Подразделения. Отметим, что в графе «Структурное подразделение (наименование)» имеются незаполненные строки, поскольку указанные должности являются не занятыми, так как в справочник сотрудников не введены данные о Ильине Н.М. (генеральном директоре), Кириенко В.П. (главном бухгалтере) и т.д.
Рис. 4.5.8. Фрагмент личной карточки
Рис. 4.5.9. Фрагмент документа «Штатное расписание»
Таким образом, заполнив справочник Сведения о сотрудниках, пользователь одновременно, заполнил все необходимые кадровые приказы!
Задание. Ввести в справочник Список сотрудников трех сотрудников, работающих в администрации, сведения о которых представлены в табл.4.2. Сформировать и сохранить личную карточку по каждому сотруднику.
При заполнении справочника по всем сотрудникам указать одинаковые значения перечисленных ниже реквизитов:
гражданство – Россия;
инвалидность – не является инвалидом;
код вычета на налогоплательщика - 104;
ОКАТО организации – 97401000000;
вид оплаты – по окладу;
статус – резидент;
место работы – основное;
условия труда – нормальные;
характер работы – постоянно;
категория плательщика страховых взносов – наемный работник;
тип договора – трудовой;
тип приказа – прием на работу от 26.12 предыдущего года;
работник принят на работу с 1 января текущего года.
Таблица 4.2
Фамилия И.О.
|
Дата, место рождения
|
Адрес фактический, дата, регистрации
|
Ильин Николай Михайлович
|
20.12.56 г.
СССР, ЧАССР, 428000
г. Чебоксары, ул. Петрова, д. 12
|
Россия, 428028 Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр. Тракторостроителей, д. 100, кв. 14, 23.08.1980 г.
|
Кириенко Вера Петровна
|
15.08.70 г.
СССР, ЧАССР,
г. Канаш, ул. Советская, д. 34, кв. 5
|
Россия, 428009 Чувашская Республика, г. Чебоксары, ул. Университетская, д. 12, кв. 187, 09.06.2008 г.
|
Петрова Клавдия Леонидовна
|
14.04.72
СССР, ЧАССР,
428000 г. Чебоксары, ул. К. Иванова, д. 78, кв. 90
|
Россия, 428008 Чувашская Республика, г. Чебоксары, ул. Кадыкова, д. 56, корп. 1, кв. 206, 11.03.2005 г.
|
Таблица 4.2 (окончание)
Удостоверение
|
ИНН
|
Номер в пенсионном фонде
|
Количество иждивенцев
|
Оклад
|
Паспорт, серия 90 56, №608107, выдан 16.09.2006 РОВД Калининского р-на г. Чебоксары
|
212103400581
|
015-056-700 24
|
1
|
35000
|
Паспорт, серия – 90 40, №506490, выдан 09.06.2008 РОВД Московского р-на г. Чебоксары
|
213010068033
|
015-350-803 56
|
1
|
28000
|
Паспорт, серия – 64 00, №209067, выдан 11.03.2005 РОВД Калининского р-на г. Чебоксары, дата регистрации -
|
213030067061
|
015-048-906 77
|
2
|
12000
|
|
