4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ
4.1. Структура документации в РГУ имени С.А. Есенина
Структура документации, функционирующей в рамках системы менеджмента качества РГУ имени С.А. Есенина, представлена на рисунке 1.
Рисунок 1.
Структура документации РГУ имени С.А. Есенина
 
Государственная нормативно-прав. док.
1 уровень
Миссия, Видение, Стратегические цели, Политика и цели в области качества
Руководство по качеству
2 уровень
Документированные процедуры,
требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2008
3 уровень
Управленческая документация:
- организационно-правовая,
- плановая;
- распорядительная;
- информационно-справочная;
- учебно-методическая;
- учебно-организационная;
- кадровая документация;
- договорная;
- обеспечение финансами;
- материально-техническое обеспечение.
4 уровень
Зарегистрированные данные по качеству - записи
Ведомственная нормативно- прав. док.
Внутренняя документация
К государственной нормативно-правовой документации относятся: Законы Российской Федерации, Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации и другие документы, регламентирующие деятельность государственных высших образовательных учреждений.
К ведомственной нормативно-правовой документации относятся: приказы, распоряжения, инструктивные письма и другие документы Министерства образования и науки Российской Федерации, а также документация, подтверждающая правовой статус университета (лицензия Министерства образования Российской Федерации, свидетельство о государственной аккредитации), и другая.
Политикой в области качества, целями в области качества, входящими, в состав руководства по качеству (РК) представлен уровень 1.
Уровень 2 составляют документированные процедуры, которые описывают деятельность, необходимую для внедрения СМК. Они используются руководителями структурных подразделений, служб, деканами факультетов/директорами институтов и заведующими кафедрами. Контроль за исполнением требований документированных процедур осуществляется ответственными в рамках конкретной процедуры.
Уровень 3 представлен управленческой документацией: положениями о структурных подразделениях, положениями о видах деятельности, рабочими инструкциями, методическими рекомендациями, правилами и другими документами. Эти документы позволяют обеспечить эффективное планирование, осуществление процессов и управление ими.
Уровень 4 представлен зарегистрированными данными по качеству - записями. Процедура управления записями описана в СМК–ДП–СП–04.04.«Управление записями».
4.1.1. Политика в области качества
Политика в области качества – это общие намерения, направления деятельности университета в области качества, официально сформулированные высшим руководством.
Политика тиражируется РГУ имени С.А. Есенина и передается уполномоченным по качеству или руководителям структурных подразделений, которые знакомят с ней сотрудников своих подразделений. Политика в области качества размещается на информационных стендах.
Политику в области качества формирует руководство университета, рассматривает Ученый совет и утверждает ректор.
Задачи в области качества подлежат ежегодному пересмотру Ученым советом. При внесении изменений в Политику в области качества ответственность за её актуализацию возложена на представителя высшего руководства по качеству. Ответственность за доведение политики до всех сотрудников университета и её понимание и выполнение также возложена на представителя высшего руководства по качеству РГУ имени С.А. Есенина.
Знание и реализация Политики в области качества являются обязательными для всех сотрудников университета.
4.1.2. Руководство по качеству
Руководство по качеству – документ, который определяет область применения СМК, включая обоснование исключений; описывает СМК в соответствии с определенной стратегией развития и Политикой в области качества университета, а также требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008; содержит ссылки или ссылается на документированные процедуры СМК.
Ответственным за разработку РК является представитель высшего руководства по качеству, начальник Центра менеджмента качества образования. Основными пользователями РК являются руководство университета, руководители структурных подразделений и заинтересованные стороны.
РК разрабатывается с учётом актуальных потребностей университета и нормативно-законодательной базы. РК пересматривается с учётом изменений и дополнений в СМК университета, которые были признаны необходимыми по результатам разработки, согласования и утверждения документированных процедур СМК и итогам проведения внутренних аудиторских проверок СМК.
Процесс разработки РК включает:
определение структуры РК и назначение ответственных за разработку его разделов;
разработку проекта РК и обсуждение его разделов с заинтересованными подразделениями;
доработку РК по замечаниям;
окончательный анализ и утверждение Советом по качеству, ректором;
доведение содержания РК до персонала.
Экземпляры РК имеют идентификационный шифр (номер) и подразделяются на: контрольные и рабочие.
Требования РК являются обязательными для руководителей и работников структурных подразделений университета.
4.1.3. Документированные процедуры
Документированные процедуры описывают основные процессы университета, различные уровни управления ими в соответствии с требованиями, предъявляемыми к СМК ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
Требованием к оформлению ДП является Рабочая инструкция «Порядок оформления документов системы менеджмента качества» (СМК-РИ-00-01.04).
Основными пользователями ДП являются руководство университета, руководители и сотрудники структурных подразделений университета.
Требования ДП являются обязательными для руководителей и сотрудников структурных подразделений университета.
На каждую разработанную ДП заполняется лист согласования и лист внесения изменений, прикладываются к документу. ДП утверждаются Ученым советом и вводятся в действие приказом ректора (датой ввода является дата утверждения). Документация СМК, включая Миссию, Видение, Политику, цели в области качества РГУ имени С.А. Есенина и подразделений, ДП и другие документы распространяется следующим образом: контрольные экземпляры Политики в области качества, РK, КП, ДП хранятся в ЦМКО. Отсканированные экземпляры размещаются в локальной сети университета.
Инициативу по актуализации РК и ДП осуществляет ректор, ПВРК, руководители структурных подразделений. Свои предложения для внесения дополнений или изменений в ДП также могут давать другие сотрудники университета, руководствующиеся ими в своей деятельности.
Разработка изменений и дополнений проводится ПВРК при взаимодействии с руководителями структурных подразделений, задействованных в процедурах и процессах. Изменения и дополнения утверждаются на заседаниях Ученого совета и/или ПВРК. Данные об изменениях и дополнениях доводятся до сведения всех сотрудников через сообщения по электронной почте (all.rsu.edu.ru) о размещении в локальной сети университета.
4.1.4. Система управленческой документации
Система управленческой документации позволяет организовать эффективное планирование, обеспечить осуществление, управление и улучшение процессов и видов деятельности университета.
Система управленческой документации, включает следующие подсистемы:
организационно-правовая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная документация;
учебно-методическая;
учебно-организационная;
договорная документация;
плановая документация;
документация по обеспечению кадрами;
документация по обеспечению финансами;
документация по материально-техническому обеспечению;
документация по документационному обеспечению деятельности университета.
4.1.4.1. Организационно-правовая документация университета
Организационно-правовые документы университета – это комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи и функции вуза, организацию его работы, права, обязанности, ответственность руководства и сотрудников РГУ имени С.А. Есенина. К ним относятся:
Устав университета;
правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах (советах и комиссиях);
должностные инструкции.
Коллективный договор;
Положение об оплате труда.
Устав университета – основной документ, регламентирующий деятельность РГУ имени С.А. Есенина.
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт университета, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными Федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в университете.
Целью разработки правил внутреннего трудового распорядка являются: укрепление трудовой и учебной дисциплины, эффективное использование рабочего и учебного времени, улучшение качества учебного процесса и организации работы вуза в целом.
Правила внутреннего распорядка университета готовятся группой разработчиков, утверждаются решением Конференции научно-педагогических работников, представителей других категорий работников и обучающихся в РГУ имени С.А. Есенина. Правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к коллективному договору.
Штатное расписание – это организационный документ, содержащий перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностные оклады, тарифные ставки, категории условий труда, надбавки, месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносятся начальником планово-экономического отдела на основании докладной заведующих кафедрами или начальников соответствующих структурных подразделений. Изменения в штатное расписание вносятся приказом ректора вуза.
Положение о структурном подразделении – организационный документ, определяющий правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. В нем могут содержаться следующие разделы:
общие положения (правовой статус института/факультета, кафедры или структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, квалификационные требования к руководителю подразделения, порядок его замещения в период его отсутствия, а также правовые акты и нормативные документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности);
основные задачи (направления деятельности подразделения);
руководство и структура подразделения;
права и обязанности (права, необходимые для выполнения функций подразделения и обязанности по отношению к другим учебным заведениям и сторонним организациям);
ответственность (устанавливается ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением его функций и не использование предоставленных прав);
финансирование и материально-техническое обеспечение;
взаимоотношения и связи (служебные взаимоотношения с другими структурными подразделениями и сторонними организациями по вопросам учебно-организационной и методической деятельности);
организация работы (порядок деятельности института/факультета, кафедры, структурного подразделения, организация контроля и проверки его деятельности, а также его реорганизация и ликвидации).
Положение о структурном подразделении разрабатывается его руководителем на основании типовых положений, согласуется с заинтересованными структурными подразделениями, утверждается ректором вуза/Ученым советом.
Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ ректора университета по докладной записке руководителя структурного подразделения.
Должностная инструкция – организационный документ, определяющий функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Должностная инструкция состоит из разделов:
общие положения (наименование должности; квалификационные требования; порядок назначения и освобождения от занимаемой должности; подчиненность и перечень должностных лиц, которыми руководит; порядок замещения на время отсутствия; основополагающие организационно-правовые документы, регламентирующие деятельность);
должностные обязанности (конкретные задачи, возложенные на специалиста);
должностные права (конкретизация деятельности по организации своей работы);
ответственность (виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей и не использование предоставленных работнику прав);
заключительные положения (сроки вступления инструкции в силу и обязательность исполнения ее требований).
Должностная инструкция разрабатывается на основании положения об институте/факультете, кафедре, структурных подразделениях и Типового положения на руководителей, специалистов и служащих, утверждается ректором университета.
Изменения в должностные инструкции вносятся на основании приказа ректора вуза по докладной записке руководителя структурного подразделения или начальника отдела кадров.
Требования к управлению, содержанию и оформлению должностных инструкций изложены в «Методических рекомендациях по разработке и составлению должностных инструкций должностей сотрудников федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина».
4.1.4.2. Распорядительная документация университета
К распорядительной документации вуза относятся:
приказы по университету (Приложение 1);
распоряжения (ректора, проректоров, директоров институтов, деканов факультетов, заведующих кафедрами).
Приказ – правовой акт, издаваемый ректором института для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом.
Приказ по основной деятельности – это нормативный документ, отражающий управленческие решения по вопросам учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрения работников.
Распоряжение – нормативный документ, предполагающий управленческие решения по вопросам учебной, учебно-организационной, методической деятельности, планированию, отчетности и других видах деятельности.
Приказы по работе с обучающимися, издаются по вопросам, связанным с передвижением обучающихся, организацией процесса их обучения и проживания.
Проекты приказов формируются в деканатах институтов/факультетов и структурных подразделениях.
Приказы и распоряжения оформляются на основе «Положение по делопроизводству»
Контроль за исполнением возлагается на лицо, указанное в приказе. Приказы и распоряжение регистрируются в листы регистрации приходов и распоряжений (Приложение 3).
Проекты распоряжений готовятся руководителями различных структурных подразделений РГУ имени С.А. Есенина (Приложение 23).
4.1.4.3. Информационно-справочная документация
Информационно-справочная документация служит для сообщения сведений, необходимых для принятия управленческих решений. К справочно-информационным и информационно-аналитическим документам относятся: отчетная документация, акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности вуза за определенный период времени – год, семестр, квартал, месяц.
Отчетная документация университета состоит из нескольких комплексов документов:
государственная статистическая отчетность;
ведомственная отчетность;
внутриучрежденческая отчетность.
Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г № 130. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются Министерством образования и науки РФ и Рособрнадзором.
Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности университета: о результатах деятельности кафедр и факультетов/институтов и в целом вуза, о результатах научно-исследовательской деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.
4.1.4.4. Система учебно-организационной и учебно-методической документации
К учебно-организационной документации относят:
распределение учебной нагрузки;
расписание занятий.
Разработка и утверждение учебно-организационной документации осуществляется в соответствии с ГОС, ФГОС ВПО и примерными рабочими учебными планами, рекомендациями УМО по специальности, а также в соответствии с нормативной документацией РГУ имени С.А. Есенина, представленной на сайте университета. К учебной документации относят учебные издания (в т.ч. на электронном носителе), которые в зависимости от функционального назначения подразделяются на:
учебно-программные – рабочий учебный план, рабочая программа дисциплины, программа практики;
учебно-теоретические – учебник, учебное пособие, обучающий курс (компьютерный), учебное пособие по части курса, отдельная лекция, тексты лекций, курс лекций, конспект лекций;
учебно-практические – практикум, сборник упражнений, сборник задач (задачник), сборник иностранных текстов, сборник описаний лабораторных работ, сборник планов семинарских занятий, сборник контрольных заданий, контролирующий курс (компьютерный), хрестоматия;
учебно-методические – учебно-методический комплекс, методические указания по изучению дисциплины, методические указания по выполнению контрольных, творческих, курсовых и дипломных проектов (работ), рефератов;
учебно-справочные – учебный толковый словарь, учебной терминологический словарь, учебный справочник (справочник) и др.;
учебно-наглядные – атлас, альбом, плакат (комплект плакатов), фильм, слайд, компакт-диск (CD) и др.;
учебно-библиографические – учебно-вспомогательное библио-
графическое пособие, учебный библиографический справочник.
Присвоение учебным изданиям университета грифа Министерства образования и науки Российской Федерации происходит на основании приказа Минобразования России от 14.07.1999 №81 «Об утверждении положения о порядке присвоения учебным изданиям грифа Министерства образования Российской Федерации».
4.1.4.5. Договорная документация
В систему договорной документации входят договоры, заключаемые между вузом и физическими и юридическими лицами, другие документы.
Договоры разрабатываются специалистами планово-экономического отдела, отдела кадров, других структурных подразделений при участии юриста.
Они бывают:
между университетом и студентом (попечителем);
между университетом, студентом (попечителем) и предприятием;
между университетом и субъектом Федерации;
между университетом и предприятием.
Составными частями договора являются:
дата, место заключения, номер;
наименование сторон;
предмет договора;
обязательства сторон;
условия и порядок оплаты;
дополнительные условия;
юридические адреса сторон;
подписи и печати сторон.
Количество экземпляров договора зависит от количества сторон, его подписывающих. Один экземпляр договора хранится в бухгалтерии РГУ имени С.А. Есенина, другие экземпляры - у физического/их (юридического/их) лица (сторон/ы), его заключивших.
4.1.4.6. Плановая документация
К плановой документации в вузе относятся планы развития (на 5 лет) и оперативные (на год) планы, разрабатываемые в университете и его структурных подразделениях, которые составляются в соответствии с п. 5.4.2. Руководства по качеству.
4.1.4.7. Другие виды документации
Управление документацией по обеспечению кадрами осуществляется в соответствии с СМК-ДП-ПП-21.06. «Кадровое обеспечение».
К документации по документационному обеспечению деятельности университета относятся сводная номенклатура дел института и номенклатуры дел подразделений.
Порядок и правила составления номенклатуры дел, формирования, оформления, хранения и передачи в архив дел разработаны на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий и организаций, с указанием сроков хранения».
В РГУ имени С.А. Есенина обращаются документы строгой отчётности – дипломы о высшем образовании, дипломы о неполном высшем образовании, академические справки, свидетельства о повышении квалификации и др. Бланки этих документов получает начальник общего отдела, о чём делается соответствующая запись в «Книге учёта бланков строгой отчётности». Выдача дипломов, академических справок, свидетельств и сертификатов о повышении квалификации и других документов строгой отчётности осуществляется на основании приказов о выпуске специалистов, бакалавров, магистров, об окончании курсов повышения квалификации с обязательной фиксацией выдачи документа в Книге регистрации выдачи документов строгой отчётности.
Расходование бланков строгой отчётности оформляется в отчётах об использовании бланков строгой отчётности.
|
